Sichern von Daten vor dem Umstieg auf Office 365 Business-Pläne

Wenn ein Benutzer auf ein anderes Abonnement umgestellt wird, das über weniger datenbezogene Dienste verfügt oder ein Benutzer die Organisation verlässt, kann eine Kopie von dessen Daten, die in Office 365 gespeichert sind, vor dem Umstieg in das neue Abonnement heruntergeladen werden.

Inhalt dieses Artikels

Sichern einer Kopie von Outlook-Daten

Wenn Benutzer über Microsoft Outlook verfügen, können sie ihre E-Mails, den Kalender, die Aufgaben und Kontakte in Form einer Outlook-Datendatei (PST) herunterladen, bevor der Plan umgestellt wird.

Exportieren von Outlook 2013-Daten in eine Outlook-Datendatei (PST)

Hinweis : Bevor Sie beginnen, muss das Konto, aus dem Sie Outlook-Daten exportieren möchten, bereits in der Desktopversion von Outlook eingerichtet worden sein. Informationen zum Hinzufügen eines Kontos in Outlook 2013 finden Sie unter Hinzufügen eines E-Mail-Kontos.

  1. Klicken Sie in Outlook 2013 auf Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren.

    Befehl 'Importieren/Exportieren' in der Backstage-Ansicht

  2. Klicken Sie auf In eine Datei exportieren und dann auf Weiter.

    Option zum Exportieren in eine Datei im Import/Export-Assistenten

  3. Klicken Sie auf Outlook-Datendatei (PST), und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Wählen Sie das zu exportierende Konto aus, indem Sie auf den Namen oder die E-Mail-Adresse klicken, beispielsweise anne@contoso.com. Wenn Sie den gesamten Inhalt Ihres Kontos exportieren möchten, einschließlich E-Mails, Kalender, Kontakten, Aufgaben und Notizen, stellen Sie sicher, dass das Feld Unterordner einbeziehen aktiviert ist.

    Hinweis : Sie können immer ein Konto gleichzeitig exportieren. Wenn Sie mehrere Konten exportieren möchten, wiederholen Sie nach dem Export des einen Kontos die Schritte 1 bis 4.

    Dialogfeld 'Outlook-Datendatei exportieren' mit ausgewähltem Ordner der obersten Ebene und aktiviertem 'Unterordner einbeziehen'

  5. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Pfad zum Speichern der Outlook-Datendatei (PST) auszuwählen und einen Dateinamen für die Datensicherung einzugeben. Klicken Sie dann auf OK, um fortzufahren.

    Hinweis : Wenn Sie zuvor bereits Daten exportiert haben, werden der Pfad und Dateiname des vorherigen Ordners angezeigt. Geben Sie einen anderen Dateinamen ein, bevor Sie auf OK klicken.

  7. Wenn Sie in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST) exportieren möchten, geben Sie unter Optionen an, was beim Export von Elementen geschehen soll, die in der Datei bereits vorhanden sind.

  8. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    Outlook beginnt den Exportvorgang sofort, es sei denn, es wird eine neue Outlook-Datendatei (PST) erstellt oder eine kennwortgeschützte Datei verwendet.

    • Wenn Sie eine Outlook-Datendatei (PST) erstellen, können Sie diese optional mit einem Kennwort schützen. Geben Sie im Dialogfeld Outlook-Datendatei erstellen das Kennwort in die Felder Kennwort und Kennwort bestätigen ein, und klicken Sie dann auf OK. Geben Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort ein, und klicken Sie dann auf OK.

    • Beim Exportieren in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST), die kennwortgeschützt ist, müssen Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort eingeben und dann auf OK klicken.

Zugreifen auf die Outlook-Daten

Nachdem die PST-Datei erstellt wurde, können die Benutzer Outlook verwenden, um eine der folgenden Aktionen auszuführen:

Zusammenführen von Daten aus der PST-Datei in einem anderen E-Mail-Konto

Führen Sie diese Vorgänge durch, um die E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte, die sich in der PST-Datei befinden, in einem anderen E-Mail-Konto zusammenzuführen.

Hinweis : Bevor Sie Outlook-Daten importieren können, müssen Sie die Outlook-Daten aus einem E-Mail-Konto in eine PST-Datei exportieren. Wenn dies noch nicht geschehen ist, lesen Sie Exportieren von Outlook 2013-Daten in eine Outlook-Datendatei an früherer Stelle in diesem Artikel.

  1. Klicken Sie in Outlook 2013 auf Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren.

    Hiermit wird der Import/Export-Assistent geöffnet.

  2. Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Import/Export-Assistent

  3. Wählen Sie Outlook-Datendatei (PST) aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Navigieren Sie zu der PST-Datei, die Sie importieren möchten.

  5. Wählen Sie unter Optionen aus, wie Duplikate behandelt werden sollen.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Wenn der Outlook-Datendatei (PST) ein Kennwort zugewiesen wurde, geben Sie das Kennwort ein, und klicken Sie dann auf OK.

  8. Legen Sie die Optionen für den Import von Elementen fest. Im Normalfall müssen die Standardeinstellungen nicht geändert werden.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Nachdem Sie auf Fertig stellen geklickt haben, importiert Outlook den Inhalt der Datei <Dateiname>.pst in den lokalen Outlook-Datenspeicher auf Ihrem Computer. Nachdem die Daten in den lokalen Datenspeicher kopiert wurden, lädt Outlook die Daten in Ihr Postfach hoch. Wenn das Postfach viele Daten enthält, kann dieser Vorgang einige Stunden dauern. In dieser Zeit sollten Sie Outlook nicht beenden und sicherstellen, dass Sie während des Uploads mit dem gewünschten Zielkonto verbunden sind.

Tipp : Wenn Sie nur wenige Elemente aus einer Outlook-Datendatei (PST)-Datendatei (PST) importieren oder wiederherstellen möchten, können Sie die Outlook-Datendatei öffnen und dann im Navigationsbereich die Elemente aus den Ordnern in der Datei in die vorhandenen Outlook-Ordner ziehen.

Öffnen der PST-Datei, um auf E-Mails zuzugreifen

Wenn Sie nur auf die E-Mails zugreifen möchten, können Sie die PST-Datei öffnen. Der Inhalt der PST-Datei wird in der linken Navigationsleiste in Outlook angezeigt. Von hier aus können Sie E-Mails öffnen oder diese in vorhandene Outlook-Ordner ziehen.

Hinweis : Beim folgenden Verfahren wird davon ausgegangen, dass Sie mit Outlook 2013 arbeiten. Wenn Sie eine ältere Version von Outlook verwenden, folgen Sie stattdessen den Schritten im Artikel Öffnen, Ändern oder Schließen von Outlook-Datendateien.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Öffnen und exportieren, und klicken Sie dann auf Outlook-Datendatei öffnen.

    Öffnen einer Outlook-Datendatei

    Die PST-Datei wird in der linken Navigationsleiste in Outlook angezeigt.

Sichern von Dateien, die in OneDrive for Business gespeichert sind

Bevor sie auf ein anderes Abonnement umgestellt werden, können Benutzer eine Kopie der Dateien abrufen, die sie in OneDrive for Business gespeichert haben, indem sie einfach die Dateien an einen anderen Speicherort wie in einen Ordner auf ihrer Festplatte oder eine Dateifreigabe im Netzwerk ihrer Organisation kopieren.

Teil 1: Zugreifen auf die OneDrive for Business-Dokumente des Benutzers

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center.

  3. Erweitern Sie unten links im Navigationsbereich die Struktur von Administrator, und wählen Sie SharePoint aus.

    Erweitern von "Administrator" für die Anzeige der verfügbaren Admin Center

  4. Wählen Sie Benutzerprofile aus.

  5. Wählen Sie Benutzerprofile verwalten aus.

  6. Suchen Sie nach dem Namen des ehemaligen Mitarbeiters (verwenden Sie den Alias oder den vollständigen Namen).

  7. Wählen Sie das Dropdownmenü neben dem entsprechenden Namen aus, und wählen Sie Websitesammlungsbesitzer verwalten aus.

    Persönliche Website verwalten

  8. Fügen Sie im Feld Websitesammlungsadministratoren Ihren Namen, den Namen des Administrators (siehe Beispiel unten) oder den Namen des zukünftigen Mitarbeiters (sofern bekannt) hinzu.

    Hinzufügen des eigenen Kontos zu den Websitesammlungsadministratoren

  9. Scrollen Sie nach unten, und klicken Sie auf OK.

Teil 2: Kopieren der OneDrive for Business-Dokumente des Benutzers an einen freigegebenen Speicherort

  1. Nachdem Sie unter Benutzerprofile verwalten den Namen des Benutzers ausgewählt haben, wählen Sie das Dropdownmenü erneut aus, und wählen Sie dann Persönliche Website verwalten aus.

    Websitesammlungsbesitzer verwalten

    Hinweis : Dies ist eine Verknüpfung zur OneDrive for Business-Website. Alternativ können Sie "https://<Firmenname>-my.sharepoint.com/persönlich/<Mitarbeiter>_<Firmenname>_onmicrosoft_com" eingeben.

  2. Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Option Dokumente aus.

    Dokumente von persönlicher Website auswählen

  3. Nun sollten die OneDrive for Business-Dokumente des Benutzers angezeigt werden.

    Siehe OneDrive for Business-Dokumente

  4. Kopieren Sie die Dokumente von hier in Ihre eigene OneDrive for Business-Bibliothek oder an einen gemeinsamen Speicherort, beispielsweise auf Ihre Teamwebsite.

In Office 365 stehen verschiedene Möglichkeiten zum Kopieren von Dateien zur Verfügung. Siehe Kopieren von Dateien mit dem Befehl "Mit Explorer öffnen" oder Synchronisieren von OneDrive for Business-Dateien. Laden Sie dann die Dateien in Ihre OneDrive for Business-Bibliothek oder auf Ihre Teamwebsite hoch.

Sichern von Yammer-Daten

Administratoren können alle Nachrichten, Notizen, Dateien, Themen, Benutzer und Gruppen in Form einer ZIP-Datei exportieren. Weitere Informationen finden Sie unter Exportieren von Daten. Entwickler können hierfür auch die Yammer-API verwenden.

Sichern von SharePoint-Daten

Wenn ein Benutzer von einem Abonnement, in dem SharePoint Online verfügbar ist, zu einem Abonnent wechselt, in dem SharePoint Online nicht verfügbar ist, wird die Kachel "Websites" im Office 365-Menü nicht mehr angezeigt.

Kachel für den Zugriff auf SharePoint-Websites in Office 365 Business

Solange sich das neue Abonnement jedoch in derselben Organisation wie der befindet, in der der Umstieg erfolgt ist, sind die Benutzer weiterhin in der Lage, auf die SharePoint-Teamwebsite zuzugreifen. Sie können Notizbücher, Dokumente, Aufgabe und Kalender anzeigen und aktualisieren, indem sie die direkte URL der Teamwebsite aufrufen.

Tipp : Es wird empfohlen, dass Benutzer zur Teamwebsite wechseln, bevor der Wechsel des Abonnements erfolgt, um die URL in den Favoriten oder als Textmarke zu speichern.

Standardmäßig weist die URL der Teamwebsite das folgende Format auf:

https://<orgDomain>/_layouts/15/start.aspx#/SitePages/Home.aspx

Hierbei steht <OrgDomäne> für die URL der Organisation.

Wenn die Domäne der Organisation beispielsweise contoso.onmicrosoft.com lautet, ist die direkte URL der Teamwebsite https://contoso.onmicrosoft.com/_layouts/15/start.aspx#/SitePages/Home.aspx.

Natürlich können die Benutzer ihre SharePoint Online-Dokumente auch jederzeit von der SharePoint-Teamwebsite auf ihre lokalen Computer oder an einen anderen Speicherort herunterladen.

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Siehe auch

Installieren von Office auf Ihrem PC oder Mac

Abrechnung von Office 365 Business – Hilfe für Administratoren

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