Sichern Ihres Postfachs

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Sichern (archivieren) Sie Ihr Postfach mithilfe des Import/Export-Assistenten, indem Sie seinen Inhalt in eine Datei exportieren. Und stellen Sie die Daten wieder her, indem Sie sie aus der Datei zurück in Ihr Postfach importieren.

Der Import/Export-Assistent

  • Outlook enthält ein Tool namens Import-/Export-Assistent, mit dem Sie Ihr Postfach sichern und wiederherstellen können.

  • Wenn Sie den Assistenten verwenden möchten, klicken Sie auf die Registerkarte DATEI > Öffnen und exportieren > und Importieren/Exportieren.

  • Sie sichern Ihr Postfach, indem Sie es in eine Datei auf Ihrem Computer exportieren und dann die Daten wiederherstellen, indem Sie sie aus der Datei wieder in das Postfach importieren. Sie exportieren die Daten in eine Outlook-Datendatei mit der Erweiterung PST.

  • Wenn Sie lieber zur manuellen Archivierung wechseln möchten, können Sie die AutoArchivierung deaktivieren.

  • Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI > Optionen > Erweitert > Einstellungen für AutoArchivierung. Deaktivieren Sie dann AutoArchivierung alle, und klicken Sie auf OK.

Weitere Tipps gefällig?

Manuelles Archivieren älterer Elemente

Outlook enthält ein Tool, mit dem Sie Ihr Postfach sichern und wiederherstellen können.

Dies ist der 'Import/Export-Assistent'. Um den Assistenten aufzurufen,

klicken Sie auf die Registerkarte 'DATEI', 'Öffnen und exportieren'

und 'Importieren/Exportieren'.

Sie sichern Ihr Postfach, indem Sie es in eine Datei auf Ihrem Computer exportieren

und dann die Daten wiederherstellen,

indem Sie sie aus der Datei zurück in Ihr Postfach importieren.

Zum Starten dieses Vorgangs wählen Sie 'In eine Datei exportieren' aus

und klicken auf 'Weiter'. Der Dateityp, in den Sie exportieren, ist eine Outlook-Datendatei mit

der Erweiterung 'pst'. Klicken Sie auf 'Weiter'.

Hier entscheiden Sie, welche Teile Ihres Postfachs gesichert werden sollen.

Sie könnten zum Beispiel nur Ihren Posteingang oder nur die Kontakte sichern.

Klicken Sie auf 'Filter', um den Export noch genauer einzustellen. Wenn ich beispielsweise

'contoso' eingebe und dann auf 'In' und 'Nur im Feld 'Firma'' klicke,

werden nur Kontakte gesichert, die bei Contoso arbeiten.

Klicken Sie auf 'Abbrechen', um den Filter zu entfernen.

In diesem Fall klicken Sie auf das E-Mail-Konto ganz oben,

um das gesamte Postfach zu exportieren.

Stellen Sie sicher, dass 'Unterordner einbeziehen' aktiviert ist.

Klicken Sie auf 'Weiter',

und dann auf 'Durchsuchen'.

Navigieren Sie zu einem Speicherort, geben Sie einen Namen für die Datendatei ein,

und klicken Sie auf 'OK'.

Als Nächstes können Sie eine dieser Optionen auswählen,

die Duplikate betreffen, wenn Sie in eine vorhandene Datendatei exportieren.

Bei der nächsten Sicherung können Sie beispielsweise in

dieselbe Datei exportieren und 'Keine Duplikate exportieren' auswählen.

Dann exportiert Outlook nur neue Postfachelemente.

Doch weil eine neue Datendatei erstellt wird, ist es egal,

welche Option Sie auswählen. Klicken Sie auf 'Fertig stellen',

fügen Sie bei Bedarf ein Kennwort zum Schutz Ihrer Datei hinzu, und klicken Sie auf 'OK'.

Und Ihr gesamtes Postfach wird in die Outlook-Datendatei heruntergeladen.

Beachten Sie, dass dies bei einem umfangreichen Postfach eine Zeitlang dauern kann.

Jetzt möchte ich Ihnen das Wiederherstellen von Daten zeigen.

Angenommen, Sie möchten einige E-Mails abrufen,

die Sie in Ihrem Onlinepostfach endgültig gelöscht haben.

Wenn die E-Mails gesichert wurden, können Sie sie aus der Sicherungsdatei wiederherstellen.

Klicken Sie auf die Registerkarte 'DATEI',

'Öffnen und exportieren' und 'Importieren/Exportieren'.

Wählen Sie 'Aus anderen Programmen oder Dateien importieren' aus und 'Weiter'.

Wählen Sie 'Outlook-Datendatei' aus und 'Weiter'.

Klicken Sie auf 'Durchsuchen', Suchen Sie die Sicherungsdatei 'Brigittes Postfach und 'Öffnen'.

Als Nächstes müssen Sie festlegen, wie bei Duplikaten verfahren werden soll.

Wenn Sie nur daran interessiert sind, gelöschte Elemente zu importieren,

können Sie 'Keine Duplikate importieren' auswählen.

Ab jetzt importiert Outlook keine Elemente mehr, die in Ihrem Postfach bereits vorhanden sind.

Klicken Sie auf 'Weiter'.

Wählen Sie hier oben den Ordner aus, aus dem Sie importieren möchten.

Da nur Nichtduplikate importiert werden sollen, könnten Sie die ganze Datei wählen,

doch bedenken Sie, dass dadurch Elemente ersetzt werden, die Sie absichtlich

gelöscht haben. Vielleicht möchten Sie nur aus einem bestimmten Ordner importieren,

oder Sie können den Import mithilfe des Filters noch genauer einstellen.

Klicken Sie in diesem Fall auf das E-Mail-Konto ganz oben,

und aktivieren Sie unbedingt 'Unterordner einbeziehen'.

Wählen Sie zum Schluss 'Elemente in denselben Ordner importieren in' und dann Ihr

E-Mail-Konto aus. Klicken Sie anschließend auf 'Fertig stellen'.

Dann werden die Elemente Ihrem Konto hinzugefügt.

Wenn Sie auf 'Fertig stellen' klicken und sofort

eine Fehlermeldung wie diese erhalten, unterstützt Ihr

E-Mail-Dienstanbieter nicht das Hinzufügen von Elementen zum Postfach.

In diesem Fall können Sie auf die Registerkarte 'DATEI' klicken,

anschließend auf 'Öffnen und exportieren' und 'Outlook-Datendatei öffnen'.

Wählen Sie dann die Sicherungsdatei aus, und sie wird

in Ihrer Ordnerliste als Persönlicher Ordner geöffnet.

Nun können Sie auf die Elemente in Ihrer Sicherungsdatei zugreifen.

Im nächsten Video lernen Sie ein Tool kennen,

mit dem Sie Ihr Postfach archivieren können: AutoArchivierung.

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