SharePoint-Listen V: Verfahren zum Verwalten umfangreicher Listen

Übersicht

Symbol 'Umfangreiche Liste' Wenn eine SharePoint-Liste sehr umfangreich ist, werden ggf. Warnungen angezeigt. Beispiel: "Diese Liste überschreitet den Schwellenwert der Listenansicht" oder "Unten werden nur die aktuellsten Ergebnisse angezeigt". Finden Sie heraus, warum diese Warnungen angezeigt werden, und lernen Sie Methoden zum Konfigurieren umfangreicher Listen kennen, damit diese trotzdem nützliche Informationen zur Verfügung stellen.

Am Ende dieses Kurses beherrschen Sie Folgendes:

  • Informationen zum Schwellenwert von Listenansichten und dessen Vorteile.

  • Erstellen eines Indizes, damit ein größerer Umfang von Informationen in einer Ansicht angezeigt wird.

  • Erstellen von Ordnern zum besseren Organisieren umfangreicher Listen.

  • Verwenden der Datenblattansicht zum schnellen Filtern und Sortieren einer umfangreichen Liste.

  • Informationen zum tägliche Zeitfenster für umfangreiche Abfragen.

  • Verwenden von Schlüsselfiltern zum schnellen Filtern in der Standardansicht.

  • Synchronisieren einer umfangreichen Liste mit SharePoint Workspace.

  • Exportieren einer umfangreiche Liste in Excel.

  • Verknüpfen einer umfangreichen Liste in Access.

Dieser Kurs umfasst Folgendes:

  • Eine Lektion zum Selbststudium

  • Einen kurzen Test am Ende der Lektion, der nicht bewertet wird

  • Eine Kurzübersichtskarte, die Sie am Ende des Kurses drucken können

Dieser Kurs setzt Erfahrung beim Arbeiten mit SharePoint-Listen voraus. Sie können jedoch auch die Kurse Listen I: Eine Einführung, Listen II: Erstellen von und Arbeiten mit verschiedenen Listen, Listen III: Erstellen einer Liste auf der Basis einer Kalkulationstabelle und Listen IV: Erstellen einer benutzerdfinierten Liste durcharbeiten.

Weitere Informationen

In diesem Kurs werden die folgenden Warnungen sowie ihre Ursache und ihre Behandlung erläutert:

  • "Unten werden nur die aktuellsten Ergebnisse angezeigt. Wenn Sie alle Ergebnisse anzeigen möchten, schränken Sie die Abfrage ein, indem Sie einen Filter hinzufügen".

  • "Der Wert des Filters kann nicht angezeigt werden. Das Feld ist ggf. nicht filterbar, oder die Anzahl der zurückgegebenen Elemente überschreitet den vom Administrator erzwungenen Schwellenwert für Listenansichten".

  • "Diese Ansicht kann nicht angezeigt werden, weil sie den Schwellenwert der Listenansicht (5.000 Elemente) überschreitet, der vom Administrator erzwungen wird".

  • "Der versuchte Vorgang ist unzulässig, weil er den Schwellenwert der Listenansicht überschreitet, der vom Administrator durchgesetzt wird".

Weitere Kurse finden Sie unter Microsoft Office-Schulungen.

Offlineversion (82.6 MB)

Einführung

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Erstellen und Verwenden eines Indexes

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Verwenden von Ordnern zum Verwalten einer umfangreichen Liste

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Datenblattansicht

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Tägliches Zeitfenster für umfangreiche Abfragen

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Verwenden von Schlüsselfiltern für schnelles Filtern

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Verwenden der Liste außerhalb Ihrer Teamwebsite

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Testen Sie Ihr Wissen

Prüfen Sie mit dem folgenden Test, ob Sie die bisherigen Erörterungen verstanden haben.

Was ist der Schwellenwert für Listenansichten?

10.000 Elemente.

Falsch. Der Schwellenwert für Listenansichten beträgt 5.000 Elemente. Hinweis: Administratoren können den Wert bei Bedarf erhöhen oder verringern. Wiederholen Sie den Vorgang.

Der Wert, ab dem SharePoint die Verwendung einer umfangreichen Liste einschränkt.

Richtig. Der Schwellenwert für Listenansichten beträgt standardmäßig 5.000 Elemente. Wenn Sie eine größere Anzahl von Elementen erstellen, werden Warnungen oder Fehler ausgegeben, die die Verwendung der Liste einschränken.

10.001 Elemente

Falsch. Der Standardschwellenwert für Listenansichten beträgt 5.000 Elemente. Sobald Sie das 5.001. Element hinzufügen, wird die Verwendung der Liste eingeschränkt. Hinweis: Administratoren können den Wert bei Bedarf erhöhen oder verringern. Wiederholen Sie den Vorgang.

Der Wert, ab dem SharePoint die Erstellung neuer Elemente in einer Liste einschränkt.

Falsch. Wenn Sie den Schwellenwert für Listenansichten überschreiten, können auch weiterhin neue Elemente erstellt werden. Wiederholen Sie den Vorgang.

Ihre Liste enthält 5.002 Elemente. Sie erstellen eine Ansicht. Die Ansicht enthält einen Filter, der nur die Elemente anzeigt, deren Spalte Produkt-ID gleich A-101 ist. Sie glauben, dass die Ansicht 510 Elemente enthält. Es wird jedoch die folgende Warnung ausgegeben: "Unten werden nur die aktuellsten Ergebnisse angezeigt".

Normalerweise kümmern Sie sich nicht um diese Warnung. Heute hat Ihr Vorgesetzter Sie jedoch gebeten, einen Bericht zu erstellen, der alle 510 Elemente enthält. Wie gehen Sie vor?

Einfaches Filtern der Liste ohne Verwenden einer Ansicht.

Falsch. Es wird eine Warnung angezeigt, die den Filtervorgang der Liste verhindert. Wiederholen Sie den Vorgang.

Sie bitten Ihren Administrator, die Ansicht zu erstellen.

Falsch. Der Administrator muss die Ansicht nicht erstellen. Wiederholen Sie den Vorgang.

Sie bitten Ihren Administrator, einen Index für die Spalte Produkt-ID zu erstellen.

Richtig. Für die Spalte Produkt-ID muss ein Index erstellt werden. Hinweis: Es ist ratsam, einen Index zu erstellen, bevor die Liste 5.000 Elemente erreicht. Dann muss der Administrator diesen nicht für Sie erstellen.

Sie bitten Ihren Administrator, einen Index für die Spalte Produktname zu erstellen.

Falsch. Dies ist in diesem Fall die falsche Spalte für die Indizierung. Wiederholen Sie den Vorgang.

Was ist das tägliche Zeitfenster für umfangreiche Abfragen?

Ein Zeitraum, in dem Sie Ihre umfangreiche Liste ohne Einschränkungen verwenden können.

Diese Antwort ist richtig. Beachten Sie, dass nicht auf allen Websites ein tägliches Zweitfenster für umfangreiche Abfragen aktiviert ist. Setzen Sie sich daher mit dem Administrator in Verbindung, wenn Sie ein solches benötigen.

Täglich 7:00 bis 19:00 Uhr (GMT).

Falsch. Das tägliche Zeitfenster für umfangreiche Abfragen muss von Ihrem Administrator eingerichtet werden. Es ist nicht für jede SharePoint-Website weltweit gleich.

Ein Zeitraum, den jeder Benutzer in der Zentraladministration konfigurieren kann.

Falsch. Ausschließlich Administratoren können das tägliche Zeitfenster für umfangreiche Abfragen einrichten. Normalen Benutzern ist dies nicht möglich.

Ein Zeitraum, den Ihr Administrator einrichten kann, damit Sie eine umfangreiche Liste mit mehr als 5.000 Elementen erstellen können.

Falsch. SharePoint ermöglicht das Erstellen von Listen, die mehr als 5.000 Elementen aufweisen. Wiederholen Sie den Vorgang.

Ihre Liste enthält 5.002 Elemente. Sie möchten die Spalte Produkt-ID filtern, um alle Elemente anzuzeigen, deren Produkt-ID gleich A-101 ist. Sie glauben, dass 510 Elemente als Ergebnis angezeigt werden. Wenn Sie jedoch auf den Namen der Spalte klicken, um den Filter auszuführen, wird die Warnung "Der Wert des Filters kann nicht angezeigt werden" ausgegeben.

Welche der folgenden Optionen ermöglicht Ihnen NICHT, zu filtern und alle 510 Elemente anzuzeigen?

Datenblattansicht.

Falsch. Diese Option ermöglicht das Filtern und Anzeigen aller 510 Elemente. Wiederholen Sie den Vorgang.

Export in Excel.

Falsch. Diese Option ermöglicht das Filtern und Anzeigen aller 510 Elemente. Wiederholen Sie den Vorgang.

Erstellen einer neuen Ansicht, die auf Produkt-ID gleich A-101 filtert.

Richtig. Diese Aktion ermöglicht Ihnen NICHT, zu filtern und alle 510 Elemente anzuzeigen. Wahrscheinlich wird die Warnung zu den aktuellsten Ergebnissen ausgegeben, und Sie können nicht alle 510 Elemente anzeigen.

Öffnen mit Access.

Falsch. Diese Option ermöglicht das Filtern und Anzeigen aller 510 Elemente. Wiederholen Sie den Vorgang.

Welche der folgenden Aktionen ist die beste Strategie für die Verwaltung einer umfangreichen Liste?

Bitten Sie Ihren Administrator, das tägliche Zeitfenster für umfangreiche Abfragen von 9:00 bis 17: 00 Uhr zu aktivieren.

Falsch. Wenn Sie wie die meisten Unternehmen operieren, liegt Ihre Hauptgeschäftszeit zwischen 9:00 und 17:00 Uhr, und zahlreiche Benutzer verwenden die Website in diesem Zeitraum. Wenn Sie zahlreiche umfangreiche Abfragen gleichzeitig ausführen, kann sich dies negativ auf die Serverleistung auswirken. Wiederholen Sie den Vorgang.

Hinzufügen von maximal 5.000 Elementen zu einer Liste.

Falsch. Sie müssen die Anzahl der Elemente in der Liste nicht auf weniger als 5.000 Elemente einschränken. Wiederholen Sie den Vorgang.

Weisen Sie Benutzer an, die Liste sehr spät in der Nacht zu verwenden, wenn nicht viele Benutzer die Website verwenden.

Falsch. Dies wäre keine praktikable Möglichkeit, mit einer Liste zu arbeiten. Wiederholen Sie den Vorgang.

Erstellen von Ansichten mit Filtern, damit Benutzer kleinere Datenmengen und nicht alle Elemente anzeigen.

Richtig. Wenn Sie die Ansichten mit Filtern erstellen, werden Benutzern kleinere Datenmengen angezeigt.

Feedback

Kurzübersichtskarte

Siehe auch

So erstellen Sie einen Index

  1. Wechseln Sie zu der Liste, für die ein Index festgelegt werden soll.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Liste auf Listeneinstellungen.

  3. Klicken Sie unter Spalten auf Indizierte Spalten.

  4. Klicken Sie auf Neuen Index erstellen.

  5. Wählen Sie unter Primäre Spalte für diesen Index eine Spalte aus, die häufig gefiltert oder sortiert wird.

  6. Klicken Sie auf Erstellen.
    Hinweis: Wenn ein Fehler ausgegeben wird, der verhindert, dass Sie den Index erstellen können, müssen Sie ggf. den Administrator bitten, den Index für Sie zu erstellen. Sie können den Index auch während des täglichen Zeitfensters für umfangreiche Abfragen erstellen.

So erstellen Sie Ordner

  1. Aktivieren Sie zuerst den Befehl Neuer Ordner. Wechseln Sie zu der Liste, für die ein Ordner erstellt werden soll. Klicken Sie auf der Registerkarte Liste auf Listeneinstellungen.

  2. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen.

  3. Klicken Sie unter Soll der Befehl 'Neuer Ordner' zur Verfügung gestellt werden? auf Ja, und klicken Sie dann auf OK.

  4. Wechseln Sie zurück zur Liste. Klicken Sie auf der Registerkarte Elemente auf Neuer Ordner.

Nachdem Sie die Ordner in der Liste erstellt haben, können Sie Elemente in diese Ordner verschieben.

  1. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Websiteverwaltung auf Inhalt und Struktur.
    Hinweis: Dieser Link ist nicht verfügbar, wenn Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen oder wenn Sie nicht SharePoint Server verwenden.

  3. Klicken Sie links auf den Namen der umfangreichen Liste.
    Hinweis: Wenn ein Fehler ausgegeben wird, der verhindert, dass Sie die Liste hier anzeigen können, müssen Sie ggf. den Administrator bitten, die Elemente für Sie zu verschieben. Sie können die Elemente auch während des täglichen Zeitfensters für umfangreiche Abfragen verschieben.

  4. Aktivieren Sie auf der rechten Seite die Kontrollkästchen für die Elemente, die Sie in Ordner verschieben möchten.

  5. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Verschieben.

  6. Klicken Sie im Dialogfeld Verschieben… auf das Pluszeichen neben Ihrer umfangreichen Liste, und klicken Sie dann auf den Ordner, in den die Elemente verschoben werden sollen.

  7. Klicken Sie auf OK.

So konfigurieren Sie Schlüsselfilter

  1. Wechseln Sie zu der Liste, für die Sie einen Schlüsselfilter festlegen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Liste auf Listeneinstellungen.

  3. Klicken Sie auf Navigationseinstellungen für Metadaten.

  4. Wählen Sie unter Verfügbare Schlüsselfilterfelder die Spalte aus, die gefiltert werden soll, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
    Hinweis: Wenn ein Fehler ausgegeben wird, der verhindert, dass Sie den Schlüsselfilter erstellen können, müssen Sie ggf. den Administrator bitten, den Filter für Sie zu erstellen. Sie können den Schlüsselfilter auch während des täglichen Zeitfensters für umfangreiche Abfragen erstellen.

  5. Klicken Sie auf OK.

Erstellen von Indizes und Schlüsselfiltern oder Verschieben von Elementen in einer umfangreichen Liste

Wenn die Liste mehr als 5.000 Elemente enthält, können Fehler ggf. verhindern, dass Sie Indizes oder Schlüsselfilter erstellen bzw. Elemente verschieben können. Mindestens eine der folgenden Aktionen behebt dieses Problem jedoch:

  • Führen Sie diese Aufgaben während des täglichen Zeitfensters für umfangreiche Abfragen aus. Ihr Administrator kann dieses Zeitfenster einrichten. Weisen Sie die zuständige Person auf den Abschnitt unten hin, der den Titel "Aktivieren des täglichen Zeitfensters für umfangreiche Abfragen" trägt.

  • Bitten Sie Ihren Administrator, Indizes oder Schlüsselfilter für Sie zu erstellen bzw. Elemente für Sie zu verschieben.

  • Bitten Sie den Administrator, Ihnen entsprechende Berechtigungen zu erteilen, damit Sie Indizes und Schlüsselfilter erstellen und Elemente verschieben können, ohne Fehler und Warnungen zu erhalten. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass Sie Mitglied der Gruppe Administratoren in Windows Server werden. Hinweis: Dies ist in großen Organisationen häufig nicht umsetzbar.

So aktivieren Sie das tägliche Zeitfenster für umfangreiche Abfragen

  1. Klicken Sie in der Zentraladministration auf der linken Seite auf Anwendungsverwaltung.

  2. Klicken Sie auf Webanwendungen verwalten.

  3. Wählen Sie die Webanwendung aus, die die umfangreiche Liste enthält.

  4. Klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen, und klicken Sie dann auf Ressourcensteuerung.

  5. Aktivieren Sie unter Tägliches Zeitfenster für umfangreiche Abfragen die Option Tägliches Zeitfenster für umfangreiche Abfragen aktivieren.

  6. Legen Sie eine Startzeit und eine Dauer fest, während der die meisten Benutzer nicht arbeiten.

  7. Klicken Sie auf OK.

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