SharePoint-Kalender IV: Tipps und Tricks

Übersicht

Hand, die einen Kalender dreht

Steigern Sie Ihre Effektivität beim Arbeiten mit einem Kalender auf einer SharePoint-Website im Browser und in Outlook 2007.

Sie besitzen 2007 Microsoft Office System noch nicht? Dann können Sie eine kostenlose 60-Tage-Testversion herunterladen.

Am Ende dieses Kurses beherrschen Sie Folgendes:

  • Optimale Nutzung des Kalenders auf der SharePoint-Website: Wissen, wann sich Veranstaltungsdetails ändern; schnelles Suchen von Kalenderelementen; einfaches Steuern des Erscheinungsbilds für den Kalender.

  • Erleichtern Ihrer Arbeit mit dem SharePoint-Kalender, wenn er in Outlook angezeigt wird: Mithilfe von Benachrichtigungen behalten Sie den Überblick und sind stets informiert; außerdem können Sie eine Freigabenachricht senden, die es anderen Benutzern ermöglicht, den SharePoint-Kalender mit Outlook zu verbinden.

Dieser Kurs umfasst Folgendes:

  • Eine Lektion zum Selbststudium.

  • Einen kurzen Test am Ende der Lektion; der Test wird nicht bewertet.

  • Eine Kurzübersichtskarte, die Sie nach dem Kurs behalten können.

Dies ist der letzte in einer Reihe von vier Kursen. Nachfolgend finden Sie Links zu den anderen Kursen:

SharePoint-Kalender I: Optimale Nutzung des Teamkalenders

SharePoint-Kalender II: Verbinden eines SharePoint-Kalenders mit Outlook

SharePoint-Kalender III: Erstellen eines eigenen Kalenders

Wird in Ihrem Unternehmen Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwendet? Setzen Sie auf der SharePoint-Website einen Kalender zur gemeinsamen Nutzung von Informationen ein? Dann bietet der vorliegende Kurs, der vierte in einer Reihe zu SharePoint-Kalendern, einige hilfreiche Tipps zur Arbeit mit dieser Art von Kalender in Ihrem Browser und in Outlook 2007.

Wenn Sie mehr über diesen Kurs erfahren möchten, lesen Sie unter Ziele und Informationen zu diesem Kurs nach, oder werfen Sie einen Blick ins Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie dann auf Weiter, um mit der ersten Lektion zu beginnen.

Tipps zur Arbeit in einem SharePoint-Kalender

Tipps zu Benachrichtigungen, Ansichten, Suche und Freigabe

Wenn Sie die anderen Kurse in dieser Reihe durchgearbeitet haben, sind Ihnen die Grundlagen vertraut. Nun können Sie einige erweiterte Features ausprobieren und so einen SharePoint-Kalender voll nutzen.

Empfangen von E-Mail-Benachrichtigungen und Wissen, wann Änderungen vorgenommen wurden

Befehl 'Benachrichtigen' im Menü 'Aktionen'

Animation zum Einrichten einer Benachrichtigung von der SharePoint-Website aus

Es ist ärgerlich, den Kalender immer wieder überprüfen zu müssen, um zu sehen, ob irgendjemand Änderungen daran vorgenommen hat. Haben sich die Urlaubstermine geändert? Wurde die Konferenz neu geplant? Wenn ein Kalender auf einer SharePoint-Website eingesetzt wird, können Sie sich mithilfe von E-Mail-Benachrichtigungen informieren lassen, wenn Änderungen daran vorgenommen wurden.

Benachrichtigungen werden auf der SharePoint-Website eingerichtet. Sie beginnen bei dem Kalender, zu dem Sie Benachrichtigungen empfangen möchten, und klicken dann im Menü Aktionen auf Benachrichtigen. Ausführliche Anweisungen hierzu erhalten Sie über den Link "Siehe auch" auf der Kurzübersichtskarte am Ende dieses Kurses.

Wenn Sie eine Animation der erforderlichen Schritte zum Einrichten einer E-Mail-Benachrichtigung sowie ein Beispiel anzeigen möchten, wie eine solche Benachrichtigung aussieht, klicken Sie über der Abbildung auf Wiedergabe.

Gleichzeitiges Anzeigen aller Elemente im Kalender

Befehl 'Alle Ereignisse'

Animation zum Wechseln zwischen Kalenderansicht und Ansicht "Alle Ereignisse"

Möchten Sie jede in den Kalender eingetragene Veranstaltung sofort sehen können? Kein Problem! Weil es sich beim Kalender um eine Liste von Ereignissen handelt, können Sie jedes Ereignis (bzw. jede Veranstaltung) darin anzeigen, indem Sie im Feld Ansicht (im oberen rechten Bereich der Website) auf Alle Ereignisse klicken. Daraufhin wird der Kalender als eine einfache Liste angezeigt, die sich mühelos sortieren lässt. Das kann praktisch sein, falls Sie Kalendereinträge durchsuchen möchten, ohne beispielsweise zwischen Monaten oder Wochen navigieren zu müssen. (Wenn der Kalender jedoch viele Einträge enthält, ist ein Bildlauf erforderlich, um nach einem bestimmten Element zu suchen.) Zum Zurückwechseln zur Kalenderansicht klicken Sie im Menü Ansicht auf Kalender.

Sie können ein animiertes Beispiel zum Wechseln zwischen Ansichten anzeigen, wenn Sie über der Abbildung auf Wiedergabe klicken.

Anzeigen nur der gewünschten Daten mithilfe einer benutzerdefinierten Ansicht

Schritte zum Erstellen einer Ansicht

Animation zum Erstellen einer Ansicht

Angenommen, Ihre Arbeitsgruppe verfolgt Zeitpläne, einschließlich der Urlaubszeiten der Mitarbeiter, anhand eines Kalenders auf einer SharePoint-Website. Wenn Sie eine spezielle Ansicht erstellen möchten, in der nur die Urlaubszeiten angezeigt werden, ist dies problemlos möglich. Dazu klicken Sie zunächst im Menü Einstellungen auf Ansicht erstellen. Ausführliche Anweisungen zum Erstellen einer Ansicht erhalten Sie über den Link "Siehe auch" auf der Kurzübersichtskarte am Ende dieses Kurses.

Sie können ein animiertes Beispiel anzeigen, wenn Sie über der Abbildung auf Wiedergabe klicken.

Suchen nach einem bestimmten Element (Methode 1)

Feld 'Suchen' auf der SharePoint-Website

Sie suchen nach einem Kalendereintrag, können sich jedoch nur an wenige Einzelheiten erinnern? Vielleicht wissen Sie noch, dass Sie an einem Seminar teilnehmen sollen, haben aber alle zugehörigen Einzelheiten vergessen. In diesem Fall können Sie über das Feld Suchen den gesamten Kalender durchsuchen, indem Sie die Ihnen noch erinnerlichen Details als Suchkriterien eingeben.

In der Abbildung wird ein Beispiel gezeigt.

1. Geben Sie im Feld Suchen die Suchkriterien ein (in der Abbildung wurde Seminar eingegeben, um die Kalendereinträge zum Seminar zu suchen).

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche starten.

3. Die Ergebnisse werden auf einer Suchergebnisseite angezeigt.

Suchen nach einem bestimmten Element (Methode 2)

Bereich 'Suchergebnisse' in Outlook

Auf der vorherigen Seite haben Sie erfahren, dass Sie von der SharePoint-Website aus nach Elementen im Kalender suchen können. Doch was ist, wenn Sie den freigegebenen Kalender in Outlook anzeigen? Wahrscheinlich haben Sie die Antwort erraten – es besteht tatsächlich die Möglichkeit, direkt in Outlook nach Elementen im SharePoint-Kalender zu suchen.

Wenn Sie bereits mit der Suche in Outlook vertraut sind, müssen Sie sich einen einzigen zusätzlichen Schritt merken: Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Namen des freigegebenen Kalenders. Damit wird Ihre Suche ausschließlich auf diesen Kalender beschränkt.

Falls Sie noch keine Suche in Outlook durchgeführt haben, enthält die Abbildung eine Zusammenfassung aller erforderlichen Schritte:

1. Klicken Sie auf den Namen des freigegebenen Kalenders.

2. Geben Sie im Feld Suchen die gewünschten Suchkriterien ein.

3. Die Suchergebnisse werden im Bereich "Suchergebnis" angezeigt.

Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Namen des Hauptkalenders (der in der Abbildung eingerahmt ist), um zur normalen Kalenderansicht zurückzukehren.

Informieren anderer Benutzer über den Kalender in Outlook

Erstellen einer Freigabenachricht

Animation zum Senden einer Freigabenachricht bezüglich des SharePoint-Kalenders

Im ersten Kurs dieser Reihe wurde erläutert, wie wichtig es ist, dass andere Personen über einen freigegebenen Kalender informiert werden. Außerdem wurde gezeigt, wie Sie einen Link von Ihrem Webbrowser aus senden können. Sobald der Kalender mit Outlook verbunden ist, können Sie eine ähnliche Nachricht direkt in Outlook senden. Ausführliche Anweisungen hierzu finden Sie auf der Kurzübersichtskarte am Ende dieses Kurses.

Sie können ein animiertes Beispiel anzeigen, wenn Sie über der Abbildung auf Wiedergabe klicken.

Prüfen Sie mit dem folgenden Test, ob Sie die bisherigen Erörterungen verstanden haben.

Mit E-Mail-Benachrichtigungen von einem Kalender auf einer SharePoint-Website aus lässt sich Folgendes erledigen:

Sie werden an anstehende Ereignisse erinnert.

Nein. Zu diesem Zweck können Sie den Kalender mit Outlook verbinden und Benachrichtigungen von dort aus einrichten. Bedenken Sie jedoch, dass diese Benachrichtigungen nur für Sie bestimmt sind und nur in Outlook angezeigt werden.

Sie werden über Änderungen informiert, die am Kalender vorgenommen wurden.

Ja, diese Antwort ist richtig.

Sie werden benachrichtigt, dass die Website für Wartungsarbeiten heruntergefahren wird.

Nein. Diese Art einer Benachrichtigung würde vom Websiteadministrator gesendet. Was sonst könnte es sein? Versuchen Sie es erneut.

In einer Ansicht können Sie nur bestimmte Elemente eines Kalenders sehen.

Falsch

Nein, das ist nicht richtig. Eine Ansicht ermöglicht es Ihnen tatsächlich, nur bestimmte Elemente des Kalenders anzuzeigen (und zu sehen).

Richtig

Ja, diese Antwort ist richtig.

Sie können von dem folgenden Speicherort aus nach bestimmten Kalenderelementen suchen:

Nur von Outlook aus.

Nein, es gibt einen weiteren Speicherort für den Zugriff auf die Suchfunktion. Wir haben es nun fast schon verraten. Welche Antwort könnte richtig sein? Versuchen Sie es erneut.

Nur von der SharePoint-Website aus.

Nein, es gibt mehr als einen Speicherort für den Zugriff auf die Suchfunktion. Welche Antwort könnte richtig sein? Versuchen Sie es erneut.

Von beiden Speicherorten (Outlook und der SharePoint-Website) aus.

Ja, diese Antwort ist richtig. Sie können von beiden Speicherorten aus nach Kalendereinträgen suchen.

Wenn Sie eine Freigabenachricht in Outlook senden, können die Empfänger direkt von der Nachricht in Outlook aus eine Verbindung mit dem freigegebenen Kalender herstellen.

Richtig

Ja, diese Antwort ist richtig. Über eine Schaltfläche in der Nachricht kann der Empfänger direkt eine Verbindung mit dem Kalender herstellen.

Falsch

Die Aussage ist tatsächlich wahr. Über eine Schaltfläche in der Nachricht können die Empfänger direkt eine Verbindung mit dem Kalender herstellen.

Feedback

Kurzübersichtskarte

Hier erhalten Sie einige Tipps zum effektiveren Arbeiten mit einem SharePoint-Kalender in Microsoft® Office Outlook® 2007 sowie auf einer Windows® SharePoint® Services 3.0-Website oder einer Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-Website.

Dies ist der letzte in einer Reihe von vier Kursen. Nachfolgend finden Sie Links zu den anderen Kursen:

SharePoint-Kalender I: Optimale Nutzung des Teamkalenders

SharePoint-Kalender II: Verbinden eines SharePoint-Kalenders mit Outlook

SharePoint-Kalender III: Erstellen eines eigenen Kalenders

Siehe auch

Erstellen einer Benachrichtigung

Erstellen und Ändern von Ansichten

Suchen von Kalenderelementen von der SharePoint-Website aus

  1. Zeigen Sie den Kalender an, den Sie durchsuchen möchten. (Klicken Sie beispielsweise auf der Schnellstartleiste auf Kalender, um den integrierten Kalender anzuzeigen.)

  2. Geben Sie im Feld Suchen die gewünschten Suchkriterien ein.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche starten.

Die Ergebnisse werden auf einer Suchergebnisseite angezeigt.

Suchen von Kalenderelementen in Outlook

  1. Wenn der Kalender in Outlook nicht bereits angezeigt wird, klicken Sie im Navigationsbereich auf Kalender.

  2. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Andere Kalender auf den Namen des freigegebenen Kalenders.

  3. Geben Sie im Feld Suchen die gewünschten Suchkriterien ein.

Die Suchergebnisse werden im Bereich "Suchergebnis" angezeigt.

Senden einer Freigabenachricht in Outlook

Sobald Sie einen SharePoint-Kalender mit Outlook verbunden haben, können Sie den Kalender mühelos für andere Benutzer freigeben.

Befehl 'Freigeben' im Kontextmenü

1. Klicken Sie unter Andere Kalender mit der rechten Maustaste auf den Namen des freigegebenen Kalenders (der Name des freigegebenen Kalenders in der Abbildung lautet "Teamwebsite – Kalender").

2. Klicken Sie auf Freigeben "SharePoint-Kalendername" (wobei SharePoint-Kalendername für den Namen des freigegebenen Kalenders steht).

Daraufhin wird eine Freigabenachricht erstellt. Füllen Sie das Feld An aus, und klicken Sie auf Senden.

Den Empfängern der Nachricht werden Schaltflächen angezeigt, über die sie eine Vorschau des freigegebenen Kalenders aufrufen oder eine Verbindung mit dem Kalender herstellen können (sofern sie über Zugriff auf die SharePoint-Website verfügen).

Registerkarte 'Freigeben'

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