SharePoint-Dokumentbibliotheken II: Organisieren und Konfigurieren einer Bibliothek

Übersicht

Ordnersymbol Organisieren Sie eine SharePoint-Dokumentbibliothek mit Ordnern und Spalten. Und lernen Sie, wie Sie den SharePoint-Versionsverlauf einrichten und Benutzern Berechtigungen für eine SharePoint-Website erteilen.

Am Ende dieses Kurses beherrschen Sie Folgendes:

  • Erstellen von Ordnern zum Organisieren von Dateien in einer SharePoint-Dokumentbibliothek

  • Erstellen von Spalten zum einfacheren Nachverfolgen, Sortieren und Filtern von Dateien in einer SharePoint-Dokumentbibliothek

  • Einrichten des SharePoint-Versionsverlaufs, Anzeigen früherer Versionen und Wiederherstellen älterer Versionen

  • Erteilen von Berechtigungen für Benutzer, die auf die SharePoint-Bibliothek zugreifen müssen

Dieser Kurs umfasst Folgendes:

  • Eine Lektion zum Selbststudium

  • Eine Kurzübersichtskarte am Ende des Kurses, die Sie drucken können

Sie sollten bereits wissen, wie Sie Dateien in einer Bibliothek anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und löschen. Einen Kurs zu den Grundlagen finden Sie unter SharePoint-Dokumentbibliotheken I: Eine Einführung.

Offlineversion (36.8 MB)

Weitere Kurse finden Sie unter Microsoft Office-Schulungen.

Einführung

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Verwenden von Ordnern

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Verwenden von Spalten

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Tipp: Verwenden von Ordnern und Spalten

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Verwenden des Versionsverlaufs

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Erteilen von Berechtigungen

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Feedback

Kurzübersichtskarte

Siehe auch

Erstellen von Ordnern

Der Befehl Neuer Ordner wird in Bibliotheken standardmäßig angezeigt. Ein Bibliotheksbesitzer oder Benutzer mit Entwurfsberechtigungen für die Bibliothek kann durch Ändern der erweiterten Listeneinstellungen bestimmen, ob der Befehl Neuer Ordner angezeigt wird.

  1. Navigieren Sie zu der Website, die die Liste oder Bibliothek enthält, der Sie einen Ordner hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen der Bibliothek, oder klicken Sie nacheinander auf Websiteaktionen und Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann im entsprechenden Abschnitt für Bibliotheken auf den Namen der Bibliothek.

  3. Klicken Sie im Menüband im Abschnitt Bibliothekstools auf die Registerkarte Dokumente, und klicken Sie dann in der Gruppe Neu auf Neuer Ordner.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Neuer Ordner im Feld Name einen Ordnernamen ein, und klicken Sie dann auf OK

    Hinweis Wenn Sie den Ordnernamen später ändern möchten, wählen Sie den Ordnernamen aus, und klicken Sie dann im Menüband unter dem Abschnitt Bibliothekstools auf der Registerkarte Dokumente in der Gruppe Verwalten auf Eigenschaften bearbeiten, und ändern Sie den Ordnernamen im Feld Name.

Hinzufügen von Websitespalten zur Bibliothek

  1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen. Wenn der Name der Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek. Der Name der Registerkarte variiert je nach Listen- oder Bibliothekstyp. Wenn es sich z. B. bei der Liste um einen Kalender handelt, lautet der Name der Registerkarte Kalender.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Listeneinstellungen oder auf Bibliothekeinstellungen.

    Listeneinstellungen

  4. Klicken Sie auf der Seite Listeneinstellungen oder Bibliothekeinstellungen im Abschnitt Spalten auf Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen.

  5. Wählen Sie auf der Seite Spalten aus Websitespalten hinzufügen im Abschnitt Spalten auswählen die Option Verfügbare Websitespalten aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

    Wenn Sie im Feld Verfügbare Websitespalten eine Spalte auswählen, werden die Gruppe, in der sich die Spalte befindet, sowie eine Beschreibung angezeigt, sofern verfügbar.

    Websitespalte hinzufügen

  6. Wenn Sie die Spalte der Standardansicht hinzufügen möchten, die Benutzern der Website beim ersten Öffnen einer Liste oder Bibliothek automatisch angezeigt wird, wählen Sie unbedingt Zur Standardansicht hinzufügen aus.

    Je nach Listen- oder Bibliothekstyp werden im Abschnitt Optionen möglicherweise weitere Einstellungen angezeigt. Wählen Sie ggf. die gewünschten zusätzlichen Optionen aus.

  7. Klicken Sie auf OK.

Einrichten des Versionsverlaufs

  1. Wechseln Sie zur Bibliothek, in der Sie arbeiten möchten. Wenn der Bibliotheksname nicht auf der Schnellstartleiste angezeigt wird, klicken Sie auf Gesamter Websiteinhalt, und wählen Sie dann den Namen der Bibliothek aus.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Bibliothekstools auf die Registerkarte Bibliothek.

  3. Klicken Sie auf Bibliothekeinstellungen  Schaltfläche 'Bibliothekeinstellungen' im Menüband der SharePoint Foundation-Bibliothek.

  4. Klicken Sie auf der Seite Bibliothekeinstellungen unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen. Das Dialogfeld Versionierungseinstellungen wird angezeigt.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Versionsverlauf für Dokument eine der folgenden Optionen aus:

    • Hauptversionen erstellen – Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie die Anzahl der Hauptversionen begrenzen.

    • Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen – Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie die Anzahl der Hauptversionen und die Anzahl der Versionen begrenzen, für die Entwürfe beibehalten werden sollen.

  6. Optional: Begrenzen Sie die Anzahl der Versionen, die beibehalten werden sollen.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Folgende Anzahl von Hauptversionen beibehalten, wenn Sie die Anzahl der Versionen begrenzen möchten, die in Ihrer Bibliothek beibehalten werden. Falls nicht, aktivieren Sie es nicht. Geben Sie in das Feld unmittelbar unter dem Kontrollkästchen die Anzahl der beizubehaltenden Versionen ein.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Entwürfe für die folgende Anzahl von Hauptversionen beibehalten, wenn Sie die Anzahl der beizubehaltenden Entwürfe begrenzen möchten. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Option Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen ausgewählt ist. Geben Sie in das Feld unmittelbar unter dem Kontrollkästchen die Anzahl von Versionen ein, für die Sie Entwürfe beibehalten möchten.

  7. Optional: Bestimmen Sie, welchen Benutzern Entwurfselemente in der Dokumentbibliothek angezeigt werden sollen. Wählen Sie im Abschnitt Entwurfselementsicherheit eine der folgenden Optionen aus:

    • Alle Benutzer, die Elemente lesen dürfen: Wählen Sie diese Option aus, um allen Benutzern mit Leseberechtigungen für die Website den Zugriff zu erlauben. Diese Option ist nur verfügbar, wenn im Abschnitt Versionsverlauf für Dokument die Option Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen ausgewählt ist.

    • Nur Benutzer, die Elemente bearbeiten dürfen: Wählen Sie diese Option aus, um die Ansicht von Entwürfen auf Benutzer zu beschränken, die über Berechtigungen zum Bearbeiten verfügen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn im Abschnitt Versionsverlauf für Dokument die Option Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen ausgewählt ist.

    • Nur Benutzer, die Elemente genehmigen dürfen (und der Autor des Elements): Wählen Sie diese Option aus, um die Ansicht auf ausschließlich den ursprünglichen Ersteller des Elements und die Benutzer zu beschränken, die über Berechtigungen zum Genehmigen von Elementen in der Bibliothek verfügen. Diese Option ist verfügbar, wenn der Abschnitt Inhaltsgenehmigung auf Ja festgelegt ist.

  8. Optional: Bestimmen Sie, ob für diese Bibliothek das Auschecken erforderlich sein soll. Standardmäßig ist kein Auschecken erforderlich. Wenn Sie die Standardeinstellung ändern möchten, wählen Sie im Abschnitt Auschecken erfordern die Option Ja aus.

  9. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen und zur Seite Dokumentbibliothekseinstellungen zurückzukehren.

Gilt für: SharePoint Server 2010



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