SharePoint-Dokument-bibliotheken III: Arbeiten mit Versionsverlauf

Übersicht

Dateiversionen

Wird in Ihrem Unternehmen eine Windows SharePoint Services 3.0-Website oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwendet? Es ist möglich, dass Ihre Bibliotheken zum Speichern von Versionen eingerichtet sind. In diesem Fall bieten sich Ihnen erhebliche Vorteile. In diesem Kurs erhalten Sie die entsprechenden Informationen.

Am Ende dieses Kurses beherrschen Sie Folgendes:

  • Erfahren Sie, ob Ihre Bibliothek vorherige Versionen für Sie speichert.

  • Zeigen Sie den Versionsverlauf einer Datei an.

  • Stellen Sie eine frühere Version einer Datei wieder her.

  • Erfahren Sie den Unterschied zwischen Haupt- und Nebenversionen und den Grund, warum Sie diese jeweils angeben.

Dieser Kurs umfasst Folgendes:

  • Eine Lektion zum Selbststudium.

  • Einen kurzen Test am Ende jeder Lektion; die Tests werden nicht bewertet.

  • Eine Kurzübersichtskarte, die Sie nach dem Kurs behalten können.

Bevor Sie diesen Kurs beginnen, sollten Sie über Folgendes verfügen:

  • Die Qualifikation zum Hinzufügen und Bearbeiten von Dateien aus einer SharePoint-Bibliothek.

  • Die Qualifikation zum Auschecken von Dateien aus einer SharePoint-Bibliothek.

Alternativ arbeiten Sie die Kurse Dokumentbibliotheken I und Dokumentbibliotheken II durch.

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Wird in Ihrem Unternehmen eine Windows SharePoint Services 3.0-Website    oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwendet? Es ist möglich, dass Ihre Bibliotheken zum Speichern von Versionen eingerichtet sind. In diesem Fall bieten sich Ihnen erhebliche Vorteile. In diesem Kurs erhalten Sie die entsprechenden Informationen.

Wenn Sie mehr über diesen Kurs erfahren möchten, lesen Sie unter Ziele und Informationen zu diesem Kurs nach, oder werfen Sie einen Blick ins Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie dann auf Weiter, um mit der ersten Lektion zu beginnen.

Weitere Inhalte, falls vorhanden

Überprüfen und Wiederherstellen von Versionen

Verschiedene Versionen einer Datei

Wenn Versionen einer Datei gespeichert werden, können Sie auf diese verweisen und sogar wiederherstellen.

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Haben Sie bereits über einem längeren Zeitraum an einem Dokument gearbeitet, z. B. über Wochen, Monate oder sogar Jahre? Es ist erstaunlich, wie viel eine Datei verändern kann. Manchmal kann so viel verändert worden sein, dass das Original kaum wiederzuerkennen ist, wenn Sie dieses gesehen haben.

Aber Moment mal, was ist, wenn Sie das Original sehen wollen? Es kann auch sein, dass Sie eine vorherige Version der Datei anzeigen möchten, um sich an eine bestimmte Entscheidung zu erinnern? Vielleicht haben Sie heute auch einen schweren Fehler gemacht und müssen die "Zeit umdrehen", damit Sie das Dokument in einer älteren Version wiederherstellen können.

Dies ist möglich, wenn Versionen für eine SharePoint-Dokumentbibliothek aktiviert sind.

So erfahren Sie, ob Versionen gespeichert werden

Klicken auf den Befehl 'Versionsverlauf'

Versionsverlauf wird im Menü angezeigt, wenn die Bibliothek zum Speichern von Versionen eingerichtet ist.

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Woher wissen Sie, ob Ihr Bibliothek Versionen nachverfolgt? Platzieren Sie den Mauszeiger auf einer Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und suchen Sie dann nach dem Befehl Versionsverlauf.

Darstellung des Verlaufs

Sechs Versionen einer Datei, jede mit Versionsnummer, Datum und Uhrzeit, Name des Verfassers und Dateigröße

Darstellung des Verlaufs einer Datei.

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Wenn Sie für eine Datei auf Versionsverlauf klicken, wird eine Liste von Versionen angezeigt, wobei jede mit einer Versionsnummer sowie mit Datum und Uhrzeit der Version versehen ist. Sie können außerdem erkennen, von wem die Datei bei den einzelnen Versionen geändert wurde. Die aktuelle Version wird ganz oben in der Liste angezeigt.

In diesem Beispiel ist die aktuelle Version die Version 6.0. Sie wurde zuletzt am 15. Dezember, um 13:33 Uhr von Andreas Herbinger geändert . Die zweitälteste Version ist Versionsnummer 5.0, die zuletzt am 1. Dezember von Joris Kalz geändert wurde. Wenn Sie in der Liste weiter nach unten gehen, werden die Versionen immer älter. Es wird sogar die erste Version angezeigt, die von Shu Ito am 10. März erstellt wurde.

So zeigen Sie ältere Versionen an

[Untitled] Klicken auf den Befehl 'Versionsverlauf'

Animation zum Anzeigen älterer Versionen.

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Wie öffnen Sie eigentlich eine ältere Version einer Datei, damit Sie sich auf diese beziehen können? Sie klicken auf das Datum und die Uhrzeit der Version. Beachten Sie, dass vorherige Versionen schreibgeschützt geöffnet werden und diese somit nicht bearbeitet werden können. Klicken Sie auf Wiedergabe, um eine Animation anzuzeigen, die das Überprüfen des Versionsverlaufs des hier gezeigten Marketingstrategiedokuments veranschaulicht.

Wann Versionen erstellt werden

Wann Versionen einer Datei erstellt werden

Drei Situationen, in denen Versionen erstellt werden.

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Wann werden Versionen erstellt? In einer Reihe von Situationen. Hier sind die wichtigsten Situationen aufgeführt:

1. Beim ersten Hinzufügen der Datei zur Bibliothek.

2. Beim Bearbeiten, Speichern und anschließendem Schließen der Datei.

3. Beim Auschecken, Bearbeiten und Einchecken einer Datei.

Erfassen Ihrer Arbeit als Version

Drei Versionen einer Datei, jede mit Kommentaren zu den einzelnen Versionen

Historische Versionen mit beschreibenden Kommentaren, im Namen von Frank Lee.

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Wenn Sie Kommentare zum Beschreiben der von Ihnen für eine Version vorgenommenen Arbeit verwenden möchten, sollten Sie die Datei auschecken, diese bearbeiten, speichern und dann wieder einchecken. Wenn Sie die Datei einchecken, können Sie Kommentare hinzufügen, die die von Ihnen durchgeführte Arbeit beschreiben.

Auf diese Weise ist Frank Lee mit dieser Datei drei Mal vorgegangen. Jedes Mal hat er die Datei ausgecheckt, bearbeitet und gespeichert und sie anschließend wieder eingecheckt. Bei jedem Einchecken hat er einen Kommentar hinzugefügt. Diese Kommentare werden auf der rechten Seite des Bilds angezeigt.

Er hätte die Datei auch einfach bearbeiten, speichern und schließen können. Die Versionen wären weiterhin für ihn erstellt worden. In dem Fall hätte er aber keine Kommentare hinzufügen können. Kommentare können hinzugefügt werden, nachdem die Datei ausgecheckt und wieder eingecheckt wurde.

Gibt es eine Beschränkung hinsichtlich der Anzahl der Versionen?

Sechs Versionen einer Datei mit überlagerter Frage: Gibt es eine Beschränkung?

Wie weit kann der Verlauf zurückreichen?

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Gibt es eine Beschränkung hinsichtlich der Anzahl der Versionen, die in einer Bibliothek gespeichert werden können? In den meisten Fällen gibt es keine Beschränkung. Beachten Sie aber, dass die für Ihren Standort zuständige Person Beschränkungen festlegen kann, wenn für den Standort Speicherplatz gespart werden soll. Wenn Sie eine derartige Beschränkung erreichen, werden die ältesten Entwürfe zuerst gelöscht. Dies ist häufig kein Problem. Die Qualität von Dokumenten nimmt im Lauf der Zeit häufig zu, daher nimmt die Bedeutung älterer Versionen meist ab. Wenn Sie sich jedoch Gedanken darüber machen, ob jede einzelne frühere Version gespeichert wird, dann wenden Sie sich an die Person, die Ihre Bibliothek eingerichtet hat, damit diese Ihnen die Anzahl der zu speichernden Versionen mitteilt. Bei Bedarf können Sie dann das Auschecken mithilfe des Features Auschecken verwerfen verwerfen, wenn Sie der Meinung sind, dass eine bestimmte Version nicht gespeichert werden muss, an der Sie arbeiten. Auf der Kurzübersichtskarte am Ende dieses Kurses wird das Verwerfen des Auscheckens erläutert.

Haupt- und Nebenversionen

Dialogfeld 'Einchecken' mit zwei Optionen: Nebenversion (Entwurf) und Hauptversion (veröffentlichen)

Eine mögliche Weggabelung: Neben- oder Hauptversion?

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Einige Bibliotheken sind zum Nachverfolgen von zwei Arten von Versionen eingerichtet: Nebenversionen und Hauptversionen. Sie erkennen dies, wenn Sie eine Datei einchecken und dann aufgefordert werden, zwischen diesen beiden Versionen zu wählen. Hier folgt eine Beschreibung der Bedeutung der beiden Versionen:

  • Eine Nebenversion ist eine in Bearbeitung befindliche Version, z. B. eine Version, die unvollständige Umsatzzahlen enthält.

  • Eine Hauptversion ist eine abgeschlossenere Version, die einer größeren Gruppe präsentiert werden kann, z. B. nachdem Sie die abschließenden Umsatzzahlen eingegeben haben.

Wenn Sie aufgefordert werden, zwischen diesen beiden Versionen zu wählen, kann die Bibliothek in Abhängigkeit von der gewählten Version unterschiedlich reagieren. Wenn Sie z. B. eine Nebenversion angeben, kann die Bibliothek die Datei möglicherweise automatisch für die Bibliotheksansicht bestimmter Personen ausblenden. Hierbei kann es sich um Personen handeln, die nicht über die Berechtigung zur Anzeige von in Bearbeitung befindlichen Dateien verfügen. Wenn Sie eine Hauptversion angeben, wird die Datei möglicherweise für einen größeren Personenkreis veröffentlicht, damit diese die Datei anzeigen können. Es können auch andere Personen automatisch benachrichtigt werden, damit Ihre Änderungen vor der Veröffentlichung für einen größeren Personenkreis bestätigt werden können. Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre Bibliothek auf diese Weise verfährt, fragen Sie die Person, die die Bibliothek eingerichtet hat.

So stellen Sie eine ältere Version einer Datei wieder her

[Untitled] Klicken auf den Befehl 'Versionsverlauf'

Animation zum Wiederherstellen einer älteren Version.

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Was geschieht, wenn Ihnen die aktuelle Version der Datei nicht gefällt und Sie eine vorherige Versionen als aktuelle Version wiederherstellen möchten? Auch das ist möglich. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie in der aktuellen Version einen schwerwiegenden Fehler gemacht haben. Was geschieht, wenn Sie z. B. aus Versehen alle Folien in einer PowerPoint-Präsentation gelöscht und die Datei anschließend wieder eingecheckt haben? Klicken Sie auf Wiedergabe, um zu erfahren, wie Sie dieses Problem lösen.

Prüfen Sie mit dem folgenden Test, ob Sie die bisherigen Erörterungen verstanden haben.

Wie können Sie herausfinden, ob in Ihrer Bibliothek Versionen gespeichert werden?

Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und prüfen Sie dann, ob die Option Neben- und Hauptversionen verfügbar ist.

Diese Antwort ist nicht richtig. Eine Bibliothek ist möglicherweise für das Speichern von Neben- und Hauptversionen eingerichtet, aber diese würden hier nicht angezeigt werden. Versuchen Sie es erneut.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und prüfen Sie dann, ob die Option Versionsverlauf verfügbar ist.

Diese Antwort ist richtig. Auf diese Weise prüfen Sie, ob in Ihrer Bibliothek Versionen gespeichert werden.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und prüfen Sie dann, ob die Option Der Verlauf von Versionen verfügbar ist.

Diese Antwort ist nicht richtig. Wir haben diese Option erfunden. Was sieht noch wahrscheinlich aus?

Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und prüfen Sie dann, ob die Option Versionen verwalten verfügbar ist.

Falsch. Es gibt im Menü keinen Befehl "Versionen verwalten". Bitte versuchen Sie es erneut.

Wie können Sie eine vorherige Version einer Datei anzeigen?

Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf In Microsoft Word bearbeiten. Wenn die Datei geöffnet wird, führen Sie einen Bildlauf durch das Dokument durch, um die einzelnen Versionsdaten anzuzeigen. Klicken Sie auf ein Datum, damit das Programm einen Bildlauf zu einer separaten Seite durchführt, die diese Seite enthält.

Falsch. Wenn Sie eine Datei aus einer Bibliothek bearbeiten, werden Sie nicht zur Auswahl einer Version aufgefordert. Versuchen Sie es erneut.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Versionsverlauf. Auf der nächsten Seite klicken Sie auf das oberste Versionsdatum. Sie werden gefragt, welche Version geöffnet werden soll. Klicken Sie auf ein Datum.

Falsch. Die oberste Version ist die aktuelle und keine vorherige Version. Versuchen Sie es erneut.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Versionsverlauf. Auf der nächsten Seite klicken Sie auf ein zurückliegendes Versionsdatum.

Ja, das stimmt.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Historische Entitäten. Auf der nächsten Seite klicken Sie auf Kopien verwalten und dann auf ein zurückliegendes Datum.

Falsch. Auf diese Weise zeigen Sie keine vorherige Version an. Versuchen Sie es erneut.

Welche der folgenden Vorgehensweisen führt NICHT zum Erstellen einer Version?

Wenn Sie die Option Auschecken verwerfen auswählen.

Diese Antwort ist richtig. Bei der Option "Auschecken verwerfen" wird die momentan bearbeitete Version entfernt.

Wenn Sie auf eine Datei klicken, die Option Bearbeiten und Auschecken auswählen, die Datei speichern und sie anschließend schließen.

Falsch. Auf diese Weise wird eine Version in einer Bibliothek gespeichert. Versuchen Sie es erneut.

Wenn Sie auf eine Datei klicken, die Option Bearbeiten auswählen, die Datei speichern und sie anschließend schließen.

Falsch. Dies ist eine der Möglichkeiten zum Speichern einer Version. Versuchen Sie es erneut.

Wenn Sie die Datei in einer Bibliothek speichern.

Nein, dadurch wird eine Version erstellt. Versuchen Sie es erneut.

Wie können Sie vorgehen, wenn Sie einen Kommentar verwenden möchten, um eine Version und die darin enthaltenen Änderungen zu beschreiben?

Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem Dateinamen in der Bibliothek, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Versionsverlauf. Klicken Sie auf ein Versionsdatum, und geben Sie dann Ihre Kommentare ein.

Nein, das ist leider nicht richtig. Kommentare werden auf eine andere Weise eingegeben. Versuchen Sie es erneut.

Checken Sie die Datei aus. Geben Sie beim Bearbeiten der Datei gelegentlich erläuternde Kommentare in die Datei ein. Schließen Sie diese in Klammern ein, damit sie nicht mit dem Inhalt der Datei verwechselt werden.

Ganz und gar nicht. Wenn Sie Kommentare zu einer bestimmten Version in der Bibliothek zuordnen möchten, gibt es einen einfacheren Weg. Was sieht noch wahrscheinlich aus?

Checken Sie die Datei aus, bearbeiten und speichern Sie sie, checken Sie die Datei dann ein, und fügen Sie anschließend den Kommentar hinzu.

Diese Antwort ist richtig. Auf diese Weise versehen Sie eine Version mit einem Kommentar.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem Dateinamen in der Bibliothek, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften bearbeiten. Geben Sie auf der Eigenschaftenseite unter Kommentare eine Beschreibung der vorgenommenen Änderungen ein.

Falsch. Auf der Eigenschaftenseite können Sie eine Reihe von Aufgaben durchführen, einschließlich dem Umbenennen einer Datei. Aber Sie können dort keine Kommentare eingeben. Versuchen Sie es erneut.

Wie können Sie eine vorherige Version als aktuelle Version wiederherstellen?

Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei in der Bibliothek, und klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten. In dem sich öffnenden Menü ist eine Liste mit Datumsangaben für die Wiederherstellung aufgeführt. Wählen Sie ein Datum aus, und klicken Sie dann auf "OK".

Nein, das ist leider nicht richtig. In diesem Menü werden keine Datumsangaben angezeigt. Versuchen Sie es erneut.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Versionsverlauf. Platzieren Sie den Mauszeiger auf einem beliebigen Versionsdatum, das sich nicht am Anfang der Liste befindet. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und im Menü dann auf Wiederherstellen.

Diese Antwort ist richtig. Dies ist die richtige Methode, um eine vorherige Version als aktuelle Version wiederherzustellen.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Versionsverlauf. Bewegen Sie den Mauszeiger auf der nächsten Seite über die oberste Version. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und im Menü dann auf Wiederherstellen.

Falsch. Die oberste Version ist die letzte und aktuelle Version. Diese oberste Version kann nicht wiederhergestellt werden. Versuchen Sie es erneut.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf der Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften anzeigen. Auf der nächsten Seite klicken Sie auf Kopien verwalten, woraufhin eine Liste von Versionen mit Datumsangaben angezeigt wird.

Falsch. Hier stellen Sie keine Versionen wieder her. Versuchen Sie es erneut.

Feedback

Kurzübersichtskarte

Siehe auch:

Anzeigen früherer Versionen

  1. Platzieren Sie den Mauszeiger auf einer Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf den Befehl Versionsverlauf.

  2. Klicken Sie auf ein zurückliegendes Versionsdatum.

Wiederherstellen einer früheren Version als aktuelle Version

  1. Platzieren Sie den Mauszeiger auf einer Datei, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf den Befehl Versionsverlauf.

  2. Platzieren Sie den Mauszeiger auf einer früheren Version, klicken Sie auf den Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Wiederherstellen.

So versehen Sie in Microsoft Office Word, Excel® oder PowerPoint® 2007 eine bestimmte Version mit Kommentaren

  1. Checken Sie die Datei zuerst aus. Zeigen Sie auf den Dateinamen, um einen Pfeil nach unten anzuzeigen. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, und klicken Sie dann im daraufhin angezeigten Menü auf Auschecken.

    Anmerkung    Wenn Sie die Datei auf dem Computer offline bearbeiten möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eigenen lokalen Entwurfsordner verwenden.

  2. Anschließend bearbeiten Sie die Datei, indem Sie auf ihren Namen klicken.

  3. Wenn Sie die Bearbeitung der Datei abgeschlossen haben, schließen Sie diese. Sie werden zum Einchecken sowie zur Eingabe von Kommentaren aufgefordert, die Ihre Arbeit beschreiben.

So verwerfen Sie das Auschecken

  1. Geben Sie den URL der Bibliothek in den Webbrowser ein, um zu dieser zu wechseln.

  2. Zeigen Sie auf den Dateinamen, um einen Pfeil nach unten anzuzeigen.

  3. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, und klicken Sie dann im daraufhin angezeigten Menü auf Auschecken verwerfen.

Gilt für: Excel 2007, PowerPoint 2007, SharePoint Server 2007, Word 2007



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