SharePoint-Dokument­bibliotheken I: Einführung in das Freigeben von Dateien

Übersicht

Nach freigegebener Datei greifende Hände

Wird in Ihrem Unternehmen eine Windows SharePoint Services 3.0-Site oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwendet? Falls ja, sollten Sie unbedingt wissen, wie Sie Dateien mithilfe von SharePoint-Dokumentbibliotheken freigeben.

Sie besitzen 2007 Microsoft Office System noch nicht? Laden Sie die kostenlose 60-Tage-Testversion herunter, oder kaufen Sie die Software jetzt.

Am Ende dieses Kurses beherrschen Sie Folgendes:

  • Lernen Sie die wertvollen Vorteile kennen, die Sie und Ihre Kollegen aus einer Dokumentbibliothek ziehen können.

  • Stellen Sie Dateien anderen Benutzern zur Verfügung, indem Sie die Dateien zu einer Dokumentbibliothek hinzufügen.

  • Bearbeiten und speichern Sie Dateien in einer Dokumentbibliothek.

  • Finden Sie heraus, was passiert, wenn zwei Personen gleichzeitig versuchen, eine Datei zu bearbeiten, und lernen Sie, wie Sie in so einem Fall vorgehen.

Dieser Kurs umfasst Folgendes:

  • Zwei Lektionen zum Selbststudium.

  • Einen kurzen Test am Ende jeder Lektion; die Tests werden nicht bewertet.

  • Eine Kurzübersichtskarte, die Sie nach dem Kurs behalten können.

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Wird in Ihrem Unternehmen eine Windows SharePoint Services 3.0-Site oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwendet? Falls ja, sollten Sie unbedingt wissen, wie Sie Dateien mithilfe von SharePoint-Dokumentbibliotheken freigeben. Mit diesem Kurs, dem ersten in einer Reihe von fünf Kursen, wird der Einstieg zum Kinderspiel.

Wenn Sie mehr über diesen Kurs erfahren möchten, lesen Sie unter Ziele und Informationen zu diesem Kurs nach, oder werfen Sie einen Blick ins Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie dann auf Weiter, um mit der ersten Lektion zu beginnen.

Vorteile von Dokumentbibliotheken

Nach freigegebener Datei greifende Hände

Bereit zum Freigeben von Dateien?

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Das gemeinsame Verwenden von Dateien mit anderen Benutzern ist heutzutage unerlässlich, um Aufgaben effizient erledigen zu können. Sie benötigen Feedback zu einer neuen Microsoft Office PowerPoint®-Präsentation? Geben Sie die Präsentation für andere Benutzer frei. Sie müssen eine Tabelle bereitstellen, damit Sie von anderen Benutzern gelesen werden kann? Geben Sie die Tabelle frei. Sie möchten eine neue Richtlinie mit einem Microsoft Office Word-Dokument ankündigen? Geben Sie es frei.

Aber wie geben Sie Dateien frei? Sie könnten sie per E-Mail an andere Benutzer senden oder in einem Netzwerkordner ablegen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch über eine Windows SharePoint Services 3.0-Site oder über Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügt, besteht die beste Methode zum Freigeben von Dateien in der Verwendung einer Dokumentbibliothek.

Was ist eine Dokumentbibliothek?

Dokumentbibliothek mit einer Liste freigegebener Dateien

Ein Beispiel für eine Dokumentbibliothek.

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Eine SharePoint-Dokumentbibliothek ist ein zentrales Verzeichnis auf einer Site, in dem Sie Dateien zusammen mit anderen Benutzern erstellen, sammeln und aktualisieren können. In diesem Beispiel verwenden die Mitarbeiter von Contoso Pharmaceuticals eine Dokumentbibliothek namens "Freigegebene Dokumente". Sie haben der Bibliothek Dateien hinzugefügt, und andere Benutzer können nun Änderungen daran vornehmen. Diese Änderungen werden in der Bibliothek (nicht auf den eigenen Computern) gespeichert. Da sich die Bibliothek auf einer Website befindet, können andere Benutzer über einen Webbrowser problemlos auf die Dateien zugreifen, sofern sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Gute Gründe für das Verwenden einer Bibliothek

Vier Gründe, warum die Verwendung einer Dokumentbibliothek einem Netzwerkordner vorzuziehen ist.

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Vielleicht fragen Sie sich, warum Sie eine Datei nicht einfach Ihren Kollegen per E-Mail senden oder einen Netzwerkordner zum Freigeben von Dateien verwenden können.

Die Antwort: Weil SharePoint-Dokumentbibliotheken mehr Steuerungsmöglichkeiten bieten. Hierzu stehen viele Optionen zur Verfügung. Hier folgen vier Beispiele:

  • Auschecken     Sie können eine Datei auschecken, um sie für die eigene Verwendung zu reservieren, damit andere Benutzer keine Änderungen vornehmen können, während Sie die Datei bearbeiten.

  • Versionen     Eine Bibliothek kann auch eingerichtet werden, um frühere Versionen zu Archivierungszwecken zu speichern.

  • Benachrichtigungen     Sie können E-Mail-Benachrichtigungen einrichten, damit Sie benachrichtigt werden, wenn ein anderer Benutzer Änderungen an einer Datei vornimmt.

  • Suchen     Bibliotheken können auch so eingerichtet werden, dass sie "Durchsuchbar" sind. "Durchsuchbar" bedeutet, dass Sie einfach die gesamte Bibliothek nach allen Dateien durchsuchen können, die einen bestimmten Suchbegriff enthalten. Wenn Sie beispielsweise nur Dateien mit Umsatzberichten anzeigen müssen, könnten Sie den Suchbegriff "Umsatzbericht" eingeben.

Nachdem Sie in diesem ersten Kurs die Grundlagen erfahren haben, erhalten Sie in den verbleibenden Kursen Informationen darüber, wie diese und viele andere hilfreiche Features angewendet werden.

So finden Sie eine Dokumentbibliothek

Homepage der SharePoint-Website

Ein typisches Beispiel für eine Windows SharePoint Services 3.0- oder Office SharePoint Server 2007-Site.

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Wo finden Sie also eine Dokumentbibliothek? Auf einer Windows SharePoint Services-Site. Und wie finden Sie eine Windows SharePoint Services-Site? Sie erhalten die Webadresse (oder die URL) der Site von der IT-Abteilung oder von einem anderen Mitarbeiter des Unternehmens, sodass Sie über den Webbrowser darauf zugreifen können. In den meisten Fällen verfügt die Site über eine Standarddokumentbibliothek namens Freigegebene Dokumente. Auf der linken Seite der Homepage können Sie wie in dieser Abbildung dargestellt auf diese Bibliothek zugreifen.

Wichtig     Bei der hier dargestellten Site handelt es sich um eine Beispielsite, die Sie in Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 finden könnten. Diese Kursreihe bezieht sich nur auf diese Versionen. Wenn Sie über eine ältere Version verfügen, kann diese in Darstellung und Funktionalität von den in diesem Kurs verwendeten Beispielen abweichen. Wie können Sie feststellen, über welche Version Sie verfügen? Dies ist eine häufige Frage, denn Excel ist kein Datenbankverwaltungssystem. Fragen Sie den für die Site verantwortlichen Administrator. Wenn Sie selbst der oder die Verantwortliche sind, fragen Sie die Person, die den Server eingerichtet hat. Dies ist wahrscheinlich ein Mitarbeiter der IT-Abteilung.

Die URL ist wichtig.


Der Hauptteil der URL der Bibliothek.

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Nachdem Sie die gewünschte Dokumentbibliothek gefunden haben, möchten Sie sich vermutlich über die URL der Bibliothek informieren. Die URL der Bibliothek befindet sich oben in der Adressleiste. Sie müssen sich ausschließlich mit dem Teil vor "Forms/AllItems.aspx" vertraut machen. Wenn es sich also bei diesem Beispiel um Ihre Bibliothek handelt, müssen Sie nur mit der Angabe "http://contoso/shared/%20/documents" vertraut sein. Das Prozentzeichen und die Zahl "20" stellen ein Leerzeichen in einer URL dar.

Fügen Sie diese URL zu den Favoriten im Webbrowser hinzu, um schnell und problemlos darauf zugreifen zu können. Vielleicht kennen Sie die Adresse auch schon auswendig, weil Sie sie häufig zum Zugreifen auf Dateien verwenden. Sie werden sie sogar zum Speichern von Dateien verwenden, wie Sie in der nächsten Lektion erfahren werden.

Testen Sie Ihr Wissen

Prüfen Sie mit dem folgenden Test, ob Sie die bisherigen Erörterungen verstanden haben.

Wo finden Sie eine Dokumentbibliothek?

Sie können eine Dokumentbibliothek in Ihrer Kopie von Word 2007, Excel 2007 oder PowerPoint 2007 finden.

Das ist nicht richtig. Obwohl diese Programme uneingeschränkt mit Dokumentbibliotheken zusammenarbeiten, enthalten sie diese nicht wirklich. Versuchen Sie es erneut.

Sie stehen nur zur Verfügung, wenn das Unternehmen Microsoft Office SharePoint Server.

Nein, das ist nicht ganz richtig. Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügt über Dokumentbibliotheken. Dies gilt aber auch für eine andere Technologie. Versuchen Sie es erneut.

Sie können eine Dokumentbibliothek auf einer Microsoft Windows SharePoint Services-Site oder auf einer Microsoft Office SharePoint Server-Site finden.

Ja, diese Antwort ist richtig. Diese Kurse befassen sich speziell mit Bibliotheken auf Windows SharePoint Services 3.0- und Microsoft Office SharePoint Server 2007-Sites.

Auf jedem verfügbaren Netzwerkserver.

Das ist nicht richtig. Dokumentbibliotheken stehen nicht auf jedem Server zur Verfügung. Versuchen Sie es erneut.

Dieser Kurs befasst sich nur mit Windows SharePoint Services 3.0 und Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Richtig.

Richtig. Wenn Sie über eine ältere Version verfügen, kann die Dokumentbibliothek in Darstellung und Funktionalität von den in diesem Kurs verwendeten Beispielen abweichen. Fragen Sie den für die Site verantwortlichen Administrator nach der vorhandenen Version.

Falsch.

Nein, das ist nicht richtig. Bei den hier behandelten Sites handelt es sich um Sites, die Sie unter Windows SharePoint Services 3.0 und Microsoft Office SharePoint Server 2007 finden. Wenn Sie über eine ältere Version verfügen, kann die Dokumentbibliothek in Darstellung und Funktionalität von den in diesem Kurs verwendeten Beispielen abweichen. Fragen Sie den für die Site verantwortlichen Administrator nach der von Ihnen verwendeten Version.

Wie können Sie feststellen, welche Version von Windows SharePoint Services oder Office SharePoint Server für die Site verwendet wird?

Klicken Sie auf das Menü "Hilfe" und dann auf "Info".

Diese Antwort ist nicht richtig. Dieses Menü und der Befehl sind in Windows SharePoint Services oder Office SharePoint Server nicht verfügbar. Versuchen Sie es erneut.

Fragen Sie einen Mitarbeiter der IT-Abteilung oder die Person, die die Site für Sie eingerichtet hat.

Genau. Dies ist die richtige Vorgehensweise.

Wenn auf der linken Seite die Verknüpfung "Freigegebene Dokumente" angezeigt wird, wissen Sie, dass Sie über Version 3.0 verfügen.

Nein, das ist nicht richtig. Es sind andere Versionen dieser Technologie vorhanden, die eine Verknüpfung auf "Freigegebene Dokumente" bereitstellen. Versuchen Sie es erneut.

Gehen Sie zum verwendeten Servercomputer, und suchen Sie nach der Versionsnummer, die sich außen am Gehäuse befindet.

Nein, das ist nicht richtig. Die Versionsnummer ist dort nicht verfügbar. Versuchen Sie es erneut.

Mit welchem Teil der folgenden URL müssen Sie sich befassen?

http://sharepoint/Marketing%20Team%20Documents/Forms/AllItems.aspx

http://sharepoint/Marketing%20Team%20Documents/Forms/

Nein, das ist nicht richtig. Die Antwort ist dicht dran, aber definitiv nicht richtig. Versuchen Sie es erneut.

http://sharepoint/Marketing%20Team%20Documents/

Ja, das stimmt.

http://sharepoint/marketing

Nein, das ist leider nicht richtig. Versuchen Sie es erneut.

http://sharepoint

Diese Antwort ist nicht richtig. Versuchen Sie es erneut.

Eine SharePoint-Dokumentbibliothek ist:

Eine von Ihnen verwaltete Sammlung von Dateien auf dem Computer.

Nein, die Antwort ist leider nicht richtig. Die Dateien in einer Bibliothek werden nicht auf Ihrem Computer gespeichert. Versuchen Sie es erneut.

Eine an eine E-Mail-Nachricht angefügte Gruppe von Dokumenten.

Nein, diese Antwort ist nicht richtig. Sie können sicherlich Dateien an E-Mail-Nachrichten anfügen, aber mit SharePoint ist dies häufig nicht erforderlich.

Ein zentrales Verzeichnis auf einer SharePoint-Site, dem Sie nur Word-Dokumente, jedoch keine Excel- oder PowerPoint-Dateien hinzufügen können.

Diese Antwort ist nicht richtig. Tatsächlich können Sie fast jeden Dateityp in eine Bibliothek hochladen. Sie können eine Datei jedoch nur direkt aus einer Bibliothek bearbeiten, wenn das von Ihnen verwendete Programm mit Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist. Word, Excel und PowerPoint 2007 sind drei Beispiele für derartige Programme. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ziehen Sie die Produktdokumentation zu Rate, oder fragen Sie die an Ihrem Standort zuständige Person.

Ein zentrales Verzeichnis auf einer SharePoint-Site, in dem Sie Dateien zusammen mit anderen Benutzern erstellen, sammeln und aktualisieren können.

Ja, das stimmt.

Hinzufügen und Bearbeiten von Dateien

Sind Sie bereit für Informationen zum Freigeben dieser Dateien?

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Sie möchten erfahren, wie Sie mit einer Dokumentbibliothek arbeiten können? Hier sind Sie an der richtigen Stelle. In dieser Lektion lernen Sie, wie Sie Bibliotheksdateien mithilfe von Word, Excel und PowerPoint 2007 hinzufügen und bearbeiten. Außerdem erfahren Sie, was passiert, wenn zwei Personen gleichzeitig versuchen, eine Datei zu bearbeiten, und wie Sie in so einem Fall vorgehen.

So speichern Sie eine Datei in einer Bibliothek

[Untitled] Speichern von Dokumenten in einer Bibliothek mithilfe des Dialogfelds 'Speichern unter'

Animation zum Speichern einer Word 2007-Datei in einer Bibliothek.

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Wir haben hier eine Bibliothek ohne Dateien. Das wird geändert. Das Hinzufügen einer Datei zu einer Bibliothek ist mit dem Speichern von Dateien auf dem Computer vergleichbar. Statt jedoch beim Speichern der Datei einen Speicherort auf dem Computer anzugeben, geben Sie die URL der Bibliothek (d. h. alle Angaben vor "Forms/AllItems.aspx") ein. Klicken Sie zum Starten der Animation, in der dieser Vorgang gezeigt wird, auf Wiedergabe. In der Abbildung wird Word 2007 verwendet, Excel 2007 und PowerPoint 2007 weisen jedoch dieselbe Funktionsweise auf.

So laden Sie Dateien in eine Bibliothek

[Untitled] Hochladen von Dokumenten in eine Bibliothek mithilfe des Fensters 'Dokument hochladen'

Animation zum Hochladen von Dateien mithilfe des Webbrowsers.

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Wie gehen Sie vor, wenn Sie die Dateien bereits auf dem Computer gespeichert haben und sie jetzt nur noch in die Bibliothek hochladen müssen? Hierzu wechseln Sie im Webbrowser zur Dokumentbibliothek und klicken dann auf Hochladen. Klicken Sie zum Starten der Animation, in der dieser Vorgang gezeigt wird, auf Wiedergabe.

So bearbeiten Sie eine Datei

[Untitled] Öffnen von Dokumenten aus einer Bibliothek zum Bearbeiten

Animation zum Öffnen und Bearbeiten einer Word, Excel oder PowerPoint 2007-Datei.

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Wie nutzen Sie die hochgeladenen Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien? Wie würden Sie beispielsweise vorgehen, wenn Sie dieses Dokument mit der Marketingstrategie bearbeiten möchten?

Wenn Sie mit einer Datei arbeiten müssen und Änderungen daran vornehmen, dann bearbeiten Sie die Datei. Klicken Sie auf Wiedergabe, um die Vorgehensweise in Word 2007 anzuzeigen, aber denken Sie daran, dass der Vorgang in Excel 2007 und PowerPoint 2007 der gleiche ist.

Anmerkung    Zum Bearbeiten einer Datei aus einer SharePoint-Bibliothek benötigen Sie Internet Explorer 6.0 (oder höher).

Benutzer können Dateien einzeln bearbeiten.

[Untitled] Öffnen von Dokumenten aus einer Bibliothek zum Bearbeiten

Animation, die zeigt, wie Benutzer nacheinander gemeinsam an einem Dokument arbeiten können.

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Wenn Benutzer einer Bibliothek Dateien jeweils einzeln bearbeiten, findet echte Zusammenarbeit statt. Jeder Benutzer kann zu einer beliebigen Zeit seine eigenen Vorschläge in die Datei einfließen lassen. Es müssen nicht mehr extra Besprechungen einberufen oder zusätzliche Kopien gedruckt werden, und Sie müssen auch nicht mehr durch alle Büros laufen, um Ihre Kollegen zu bitten, ein Dokument zu überarbeiten usw. Beispiel: Frank und Tanja müssen an der hier angezeigten Contoso-Marketingstrategie arbeiten. Klicken Sie auf Wiedergabe, um zu sehen, wie sie das Dokument abwechselnd bearbeiten.

Wenn Sie sich nicht mit anderen abwechseln...

[Untitled] Meldung 'Datei wird bereits verwendet'

Animation, die zeigt, was geschieht, wenn zwei Benutzer versuchen, die Datei gleichzeitig zu bearbeiten.

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Was passiert, wenn Sie sich nicht mit anderen abwechseln? Der erste Benutzer, der die Datei bearbeitet, sperrt sie für den anderen Benutzer. Mit anderen Worten: Es ist nicht möglich, dass zwei Personen dieselbe Datei gleichzeitig bearbeiten.

In dieser Animation geben Andreas und Heike Umsatzzahlen in die Tabelle für die Umsatzzahlen des Jahres 2009 ein. Zuerst bearbeitet Andreas die Datei. Wenn Heike jedoch zum gleichen Zeitpunkt versucht, die Datei zu bearbeiten, erhält sie die Fehlermeldung Datei wird bereits verwendet. Sobald Andreas die Datei schließt, kann Heike sie bearbeiten.

Klicken Sie auf Wiedergabe, um zu sehen, wie das funktioniert.

Sperren der Datei durch Schließen verhindern

Klicken auf den Befehl 'Schließen'

So schließen Sie eine Datei und vermeiden das Sperren anderer Benutzer

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In der vorherigen Animation haben Sie erfahren, wie ein Benutzer eine Datei für andere Benutzer sperren kann, wenn diese die Datei geöffnet haben. Durch Schließen der Datei können Sie die Sperre aufheben. Diesen Schritt sollten Sie sich unbedingt merken. Stellen Sie sicher, dass Sie die Datei schließen, wenn Sie fertig sind.

Wenn Sie die Datei nicht schließen, kann dies zu Verwirrung führen. Welche Art von Verwirrung? Dies wird auf der nächsten Seite erläutert.

Was passiert, wenn Sie eine Datei nicht schließen

Datei ist auf Dieters Computer geöffnet, und auf Ninas Computer wird die Meldung 'Datei wird bereits verwendet' angezeigt.

Dieter hat den Zugriff auf seine Datei für Nina gesperrt.

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Sehen Sie sich die Situation von Dieter und Nina an. Dieter bearbeitet eine Tabelle aus einer Bibliothek. Ein paar Sekunden später versucht Nina, dasselbe zu tun. Da jedoch nicht zwei Benutzer gleichzeitig an derselben Datei arbeiten können, erhält Nina die Fehlermeldung Datei wird verwendet.

Wenn Dieter die Datei schließt, ist sie nicht mehr gesperrt. Was passiert jedoch, wenn er die Datei nicht schließt? Was ist, wenn er zwei Stunden Mittagspause macht? Nun, er kann die Datei nur für eine bestimmte Zeit für Nina sperren. Wenn er Microsoft Windows XP verwendet, kann er sie nach dem letzten Speichervorgang für 15 Minuten sperren. Bei Verwendung von Windows Vista sperrt er sie für 60 Minuten.

Verstreicht die jeweilige Zeit ohne Speichern, kann Nina die Datei bearbeiten und die von ihr vorgenommenen Änderungen in der Bibliothek speichern. Wenn Dieter die Datei weiterhin geöffnet hat und Änderungen daran vornimmt, kann er Ninas Änderungen überschreiben. Dann wird Nina verwirrt sein, weil ihre Änderungen nicht mehr angezeigt werden. Vielleicht sind Sie schon verwirrt, wenn Sie nur versuchen, das Ganze aufzulösen.

Das Auschecken vor dem Bearbeiten der Datei stellt eine Möglichkeit dar, derartiger Verwirrung vorzubeugen. Dies sollte erfolgen, wenn Sie davon ausgehen, dass Sie mehr als 15 Minuten für die Änderungen benötigen.

Wie wird eine Datei ausgecheckt? Dies wird auf der nächsten Seite erläutert.

So checken Sie eine Datei aus

Klicken auf den Befehl 'Auschecken'

Auschecken einer Datei.

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Zum Auschecken einer Datei führen Sie vor dem Bearbeiten der Datei noch einen weiteren Schritt aus. Sie platzieren den Zeiger auf dem Dateinamen, klicken auf den angezeigten Pfeil nach unten und dann auf Auschecken. Dadurch wird die Datei nur für Sie reserviert, sodass andere Benutzer keine Änderungen daran vornehmen können.

Sollten Sie Dateien grundsätzlich auschecken? Nicht unbedingt. Wenn Sie schnell etwas ändern möchten und wissen, dass Sie dafür nur wenige Minuten benötigen, dann ist kein Auschecken erforderlich. Wenn das Vornehmen der Änderungen jedoch länger als 15 Minuten dauern könnte, empfiehlt es sich, die Datei vor dem Bearbeiten auszuchecken.

Es gibt noch weitere Einzelheiten und Vorteile in Verbindung mit dem Auschecken. Wenn Sie mit diesem Kurs fertig sind, stellen Sie sicher, dass Sie den Kurs "SharePoint-Dokumentbibliotheken II: Alles Wissenswerte zum Auschecken". Die Kursübersichtskarte am Ende dieses Kurses stellt eine Verknüpfung bereit.

Unnötiges Sperren der Datei vermeiden

Cursor beim Klicken auf den Dateinamen (Schreibschutzoption)

Eine weitere Möglichkeit, das Sperren einer Datei zu verhindern, ist es, sie schreibgeschützt zu öffnen.

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Neben der Möglichkeit, Dateien nach Abschluss der Änderungen zu schließen, um das Sperren der Dateien zu verhindern, können Sie Dateien auch schreibgeschützt öffnen. Dies ist empfehlenswert, wenn Sie keine Änderungen an der Datei vornehmen müssen, sie jedoch lesen oder darauf Bezug nehmen müssen. Nach dem Öffnen der Datei können Sie natürlich keine Änderungen vornehmen. Andere Benutzer können die Datei jedoch weiterhin bearbeiten, wenn Sie die Datei schreibgeschützt geöffnet haben, weil sie dadurch nicht für andere gesperrt ist.

Prüfen Sie mit dem folgenden Test, ob Sie die bisherigen Erörterungen verstanden haben.

Die URL-Adresse der Bibliothek lautet wie folgt. Welcher Teil davon ist zum Speichern in Word, Excel oder PowerPoint 2007 erforderlich?

http://sharepoint/Team%20Files/Forms/AllItems.aspx

http://sharepoint/upload_files_here

Falsch. Versuchen Sie es erneut.

http://sharepoint/Team%20Files/

Ja, fast richtig. Lassen Sie "Forms/AllItems.aspx" weg und es funktioniert.

http://sharepoint/Team%20Files/Forms/

Nein, das ist nicht ganz richtig. Versuchen Sie es erneut.

http://sharepoint/

Nein, viel zu kurz. Versuchen Sie es erneut.

Wie bearbeiten Sie eine Datei beim Arbeiten mit einer Dokumentbibliothek zur Verwendung in Word, Excel oder PowerPoint 2007?

Klicken Sie auf den Namen der Datei, und wählen Sie dann die Option "Bearbeiten" aus.

Richtig. So einfach ist das.

Klicken Sie auf den Namen der Datei, und wählen Sie dann die Option "Schreibgeschützt" aus.

Nein, das ist nicht die richtige Bearbeitungsweise. Versuchen Sie es erneut.

Platzieren den Zeiger auf dem Dateinamen, klicken Sie auf das Menü, und wählen Sie dann "Auschecken" aus.

Diese Antwort ist nicht richtig. Dadurch wird die Datei für Sie ausgecheckt, aber nicht zur Bearbeitung geöffnet. Sie müssen auf den Namen der Datei klicken, damit diese bearbeitet werden kann. Versuchen Sie es erneut.

Platzieren den Zeiger auf dem Dateinamen, klicken Sie auf das Menü, und klicken Sie dann auf "Eigenschaften".

Diese Antwort ist nicht richtig. Wenn Sie diese Datei jedoch umbenennen müssen, ist dies die richtige Vorgehensweise. Versuchen Sie es erneut.

Saskia bearbeitet eine Datei in einer SharePoint-Bibliothek. Die Datei ist weiterhin auf ihrem Computer geöffnet. Ein paar Sekunden später versucht Franziska, die Datei zu bearbeiten. Was geschieht?

Franziska kann zur selben Zeit wie Saskia Änderungen vornehmen und sie in der Bibliothek speichern.

Falsch. Zwei Personen können eine Datei nicht gleichzeitig bearbeiten. Versuchen Sie es erneut.

Franziska kann Änderungen vornehmen, Saskia jedoch nicht.

Nein, das ist falsch. Franziska kann zu diesem Zeitpunkt nicht die Kontrolle über die Datei erlangen. Versuchen Sie es erneut.

Franziska erhält die Meldung "Datei wird bereits verwendet" und kann die Datei nicht anzeigen.

Fast, aber nicht ganz.

Franziska erhält die Meldung "Datei wird bereits verwendet" und kann zwar keine Änderungen vornehmen, sie kann die Datei jedoch anzeigen.

Ja, die Antwort ist richtig.

Saskia arbeitet mit Microsoft Windows XP. Sie bearbeitet eine Datei, speichert diese und lässt die Datei dann auf dem Computer geöffnet. Nach einer Stunde ist die Datei auf dem Computer immer noch geöffnet. Dann versucht Franziska diese Datei zu bearbeiten. Was geschieht?

Franziska kann die Datei bearbeiten und ihre Änderungen speichern.

Richtig. Saskia verwendet Windows XP. Da die Datei seit dem letzten Speichern mehr als 15 Minuten geöffnet war, ist ihre Sperre abgelaufen und daher kann die Datei von anderen Benutzern bearbeitet werden.

Franziska kann die Datei weder bearbeiten noch speichern.

Diese Antwort ist nicht richtig. Saskia kann die Datei für andere Benutzer nur für eine bestimmte Zeit sperren. Versuchen Sie es erneut.

Franziska kann die Datei bearbeiten und speichern, ist aber nicht in der Lage, Änderungen von Saskia erneut zu ändern.

Falsch. Die von Saskia vorgenommenen Änderungen sind nicht automatisch geschützt. Versuchen Sie es erneut.

Die Version von Saskia wird automatisch ausgecheckt und kann von keinem anderen Benutzer geändert werden.

Diese Antwort ist nicht richtig. Nach so vielen Minuten erfolgt kein automatisches Auschecken. Versuchen Sie es erneut.

Wenn Sie länger als 15 Minuten an einem Dokument arbeiten müssen und Sie sicherstellen möchten, dass die Datei nur von Ihnen geändert werden kann, dann sollten Sie wie folgt vorgehen:

Klicken Sie auf den Dateinamen und anschließend auf "Bearbeiten". So lange die Datei auf Ihrem Computer geöffnet ist, kann sie von keinem anderen Benutzer geändert werden.

Diese Antwort ist nicht richtig. Wenn Sie Windows XP verwenden und die Datei geöffnet lassen ohne zu speichern, dann kann ein anderer Benutzer die Datei mit seinen Änderungen speichern. Versuchen Sie es erneut.

Klicken Sie auf den Dateinamen und dann auf "Schreibgeschützt". Dadurch steht die Datei anderen Benutzern nur noch schreibgeschützt zum Lesen zur Verfügung und nicht zum Bearbeiten.

Diese Antwort ist nicht richtig. Durch die Option "Schreibgeschützt" wird sie Ihnen angezeigt. Sie wird anderen Benutzern nicht zur Verfügung gestellt, so lange diese keine entsprechenden Maßnahmen ergreifen. Versuchen Sie es erneut.

Platzieren Sie den Zeiger auf dem Dateinamen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten und dann auf "Auschecken".

Richtig. Wenn Sie länger als 15 Minuten an der Datei arbeiten müssen, ist dies die empfohlene Vorgehensweise.

Bewegen Sie den Mauszeiger über den Dateinamen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten und dann auf "Löschen".

Diese Antwort ist nicht richtig. Sie wollen die Datei auf keinen Fall löschen. Das wäre doch ein wenig widersinning, oder?

Feedback

Kurzübersichtskarte

Siehe auch:

So speichern Sie eine Bibliothek mithilfe von Microsoft® Office Word, Excel® oder PowerPoint® 2007

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche für Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Speichern unter.

  2. Geben Sie im Feld Dateiname die URL für Ihre Bibliothek ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

  3. Nachdem die Bibliothek angezeigt wird, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken auf die Schaltfläche Speichern.

So laden Sie eine Datei in eine Bibliothek hoch

  1. Geben Sie die URL der Bibliothek in den Webbrowser ein, um zu dieser zu wechseln.

  2. Klicken Sie im Menü Hochladen auf Dokument hochladen.

  3. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die hinzuzufügende Datei zu suchen. Wählen Sie die Datei aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  4. Klicken Sie auf OK.

  5. Wenn Ihre Dateien in der Bibliothek nicht angezeigt werden, aktualisieren Sie die Ansicht im Browser.

So bearbeiten Sie eine Datei für die Verwendung in Word, Excel oder PowerPoint 2007

  1. Geben Sie die URL der Bibliothek in den Webbrowser ein, um zu dieser zu wechseln.

  2. Klicken Sie auf die Datei.

  3. Wählen Sie die Option zum Bearbeiten der Datei aus.

So checken Sie eine Datei aus

  • Zeigen Sie auf den Dateinamen, um einen Pfeil nach unten anzuzeigen.

  • Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, und klicken Sie dann im daraufhin angezeigten Menü auf Auschecken.

Gilt für: Word 2007



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