Seriendruck mithilfe einer Excel-Tabelle

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Der Seriendruck wird zum gleichzeitigen Erstellen mehrerer Dokumente verwendet. Diese Dokumente müssen in Bezug auf Layout, Formatierung, Text und Grafiken identisch sein. Nur bestimmte Abschnitte der einzelnen Dokumente variieren und werden personalisiert. Zu den Dokumenten, die Word mit der Seriendruckfunktion erstellen kann, zählen Etiketten, Briefe, Umschläge und E-Mails in größeren Mengen. Am Seriendruckprozess sind drei Dokumente beteiligt:

  • Hauptdokument

  • Datenquelle

  • Zusammengeführtes Dokument

Erfahren Sie, dass weitere Informationen zum Verwenden von excel-Daten für den Seriendruck in das folgende Video, die Teil einer Schulungskurs - Optimieren des Seriendrucks auf nächste Ebene ist

Schritt 1: Vorbereiten der Daten in Excel für den Seriendruck

Der wichtigste Schritt im Seriendruckprozess ist das Einrichten und Vorbereiten der Daten. Sie werden hierzu Ihre Excel-Tabelle als Datenquelle für die Empfängerliste verwenden.

Nachfolgend finden Sie einige Tipps für die Vorbereitung der Daten für den Seriendruck. Stellen Sie Folgendes sicher:

  • Die Spaltennamen in der Tabelle stimmen mit den Namen der Felder überein, die in den Seriendruck eingefügt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise Leser in Ihrem Dokument mit dem Vornamen anreden möchten, brauchen Sie separate Spalten für Vor- und Nachnamen.

  • Alle Daten, die zusammengeführt werden sollen, sind auf dem ersten Blatt der Tabelle vorhanden.

  • Dateneinträge mit Prozentwerten, Währungsangaben und Postleitzahlen sind in der Tabelle richtig formatiert, damit Word die Werte ordnungsgemäß lesen kann.

  • Die für den Seriendruck verwendete Excel-Tabelle ist auf dem lokalen Computer gespeichert.

  • Änderungen oder Ergänzungen an der Tabelle sind abgeschlossen, bevor sie in Word mit dem Seriendruckdokument verknüpft wird.

Hinweise : Sie können Daten aus Ihrer Excel-Tabelle importieren, indem Sie Daten aus einer durch Komma getrennten Datei (CSV) oder einer Textdatei (TXT) importieren und den Textimport-Assistenten zum Erstellen einer neuen Tabelle verwenden.

Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Seriendruck in Word.

Schritt 2: Starten des Seriendrucks

  1. Wählen Sie in Word nacheinander Datei > Neu > Leeres Dokument aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten den Befehl Seriendruck starten aus, und wählen Sie dann die Art des gewünschten Seriendrucks aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word mit dem Befehl "Seriendruck starten" und der Liste der verfügbaren Optionen für den auszuführenden Seriendrucktyp

  3. Wählen Sie Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word mit dem Befehl "Empfänger auswählen". Die Option "Vorhandene Liste verwenden" ist ausgewählt.

  4. Wechseln Sie zu Ihrer Excel-Tabelle, und wählen Sie Öffnen aus.

  5. Wenn Sie von Word aufgefordert werden, wählen Sie Tabelle1$ aus, und klicken Sie auf OK.

    Hinweis : Die Excel-Tabelle ist nun mit dem Seriendruckdokument verbunden, das Sie in Word erstellen.


Bearbeiten Ihrer Mailingliste

Sie können den Empfängerkreis für Ihre E-Mails einschränken.

  1. Wählen Sie Empfängerliste bearbeiten aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word. Der Befehl "Empfängerliste bearbeiten" ist hervorgehoben.

  2. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger jeweils das Kontrollkästchen neben dem Namen der Person, die Ihre Sendung nicht erhalten soll.

    Auswählen von Zeilen durch Aktivieren des Kontrollkästchens

    Hinweis : Sie können die Liste auch sortieren oder filtern, um die Suche nach Namen und Adressen zu vereinfachen. Weitere Informationen zum Sortieren und Filtern von Elementen finden Sie unter Sortieren und Filtern der Daten für einen Seriendruck.

Schritt 3: Einfügen eines Seriendruckfelds

Sie können ein oder mehrere Seriendruckfelder einfügen, mit deren Hilfe die Daten aus Ihrer Tabelle in das Dokument übernommen werden.

So fügen Sie einen Adressblock für einen Umschlag, ein Etikett, eine E-Mail-Nachricht oder einen Brief ein

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen den Befehl Adressblock aus.

    Seriendruckfeld 'Adressblock einfügen'

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen ein Format für den Namen des Empfängers aus, wie er auf dem Umschlag angezeigt werden soll.

    Adressblockoptionen

  3. Wählen Sie OK aus.

  4. Klicken Sie auf Datei > Speichern.

So fügen Sie eine Grußzeile in eine E-Mail-Nachricht oder einen Brief ein

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen den Befehl Grußzeile aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word. Der Befehl "Grußzeile" ist hervorgehoben.

  2. Gehen Sie im Dialogfeld Grußzeile einfügen wie folgt vor:

    • Ändern Sie bei Bedarf unter dem Format der Grußzeile die Anrede, indem Sie die gewünschte Anrede (Sehr geehrte(r) ist die Standardeinstellung), das Format für den Namen des Empfängers und die letzte Interpunktion (ein Komma ist die Standardeinstellung) auswählen.

      – und –

    • Wählen Sie unter Grußzeile für ungültige Empfängernamen in der Anredeliste eine Option aus.

  3. Wählen Sie OK aus.

  4. Klicken Sie auf Datei > Speichern.

So fügen Sie Daten aus Ihrer Tabelle in eine E-Mail-Nachricht oder einen Brief ein

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen den Befehl Seriendruckfeld einfügen aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen unter Felder einen Feldnamen (Spaltennamen in der Tabelle) aus, und wählen Sie dann Einfügen aus.

  3. Wiederholen Sie Schritt 2 nach Bedarf, und wählen Sie Schließen aus, wenn Sie Ihre Arbeit beendet haben.

  4. Klicken Sie auf Datei > Speichern.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Feldern aus einer Tabelle zum Dokument für den Seriendruck finden Sie unter Einfügen von Seriendruckfeldern. Weitere Informationen zu den Optionen für das Einrichten von E-Mail-Nachrichten finden Sie bei Bedarf unter Verwenden von Word für eine Serien-E-Mail.

Schritt 4: Anzeigen einer Vorschau und Abschließen des Seriendrucks

Nachdem Sie die gewünschten Seriendruckfelder eingefügt haben, zeigen Sie die Ergebnisse in der Vorschau an, um sicherzustellen, dass der Inhalt in Ordnung ist. Dann können Sie den Seriendruckprozess abschließen.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen die Option Vorschau Ergebnisse aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word mit der Gruppe "Vorschau Ergebnisse"

  2. Navigieren Sie mithilfe der Schaltflächen zum Anzeigen von Datensätzen Weiter Schaltfläche "Nächster Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck oder Zurück Schaltfläche "Vorheriger Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck durch die Datensätze in der Datenquelle, um anzuzeigen, wie die Datensätze später im Dokument aussehen.

  3. Wählen Sie in der Gruppe Fertig stellen den Befehl Fertig stellen und zusammenführen aus. Wählen Sie anschließend Dokumente drucken oder E-Mail-Nachrichten senden aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word mit dem Befehl "Fertig stellen und zusammenführen" und den zugehörigen Optionen

Schritt 5: Speichern des Seriendrucks

Wenn Sie das Seriendruckdokument speichern, bleibt es mit der Datenquelle verbunden. Sie können das Seriendruckdokument für Ihre nächste Massensendung erneut verwenden.

  • Öffnen Sie das Seriendruckdokument, und wählen Sie Ja aus, wenn Sie von Word gefragt werden, ob Sie die Verbindung beibehalten möchten.

Siehe auch

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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