Seriendruck mit Umschlägen

Wenn Sie Massensendungen an Personen auf Ihrer Adressenliste zu versenden haben, können Sie den Seriendruck verwenden, um einen Stoß adressierter Umschläge zu erstellen. Jeder Umschlag weist eine Adresse aus der Adressenliste auf. Sie können auch Umschläge erstellen und drucken, ohne den Seriendruck zu verwenden.

Am Erstellen und Drucken von Umschlägen mithilfe des Seriendrucks sind folgende Dokumente beteiligt:

  • Ihr Hauptdokument Dieses Dokument enthält den Text und die grafischen Elemente (z. B. ein Logo oder Bild), die für jede Version des Seriendruckumschlags identisch sind. Die Absenderadresse auf dem Umschlag ist ein Beispiel für identischen Inhalt.

  • Ihre Adressenliste Dieses Dokument enthält die Adressen, die auf die Umschläge gedruckt werden.

Wenn Sie diese beiden Dokumente anhand der folgenden Schritte kombinieren, haben Sie adressierte Umschläge.

Die Adressenliste ist Ihre Datenquelle. Hierbei kann es sich um eine Excel-Tabelle, ein Verzeichnis mit Outlook-Kontakten, eine Access-Datenbank oder eine Office-Adressenliste handeln. Sie enthält die Datensätze, aus denen Word Informationen abruft, um die auf die Umschläge zu druckenden Adressen zu erstellen.

Tipps

  • Wenn Sie keine Adressenliste besitzen, können Sie eine während des Seriendrucks erstellen. Bevor Sie den Seriendruckprozess starten, sammeln Sie alle Ihre Adressenlisten, und fügen Sie diese Ihrer Datenquelle hinzu.

  • Stellen Sie bei Verwendung einer Excel-Tabelle sicher, dass die Spalte für Postleitzahlen als Text formatiert ist, damit keine Nullen verloren gehen. Weitere Informationen finden Sie unter Formatieren von Zahlen, Datumsangaben und anderen Werten für den Seriendruck in Excel.

  • Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Outlook Ihr Standard-E-Mail-Programm ist.

Ein vorab auszuführender Schritt im Seriendruckprozess ist das Einrichten des Umschlags für den Seriendruck. Es empfiehlt sich immer, eine kleine Testreihe von Umschlägen zu erstellen, bevor Sie einen wirklichen Seriendruck ausführen.

Hinweis : Wenn Sie mit dem Drucken von Umschlägen auf Ihrem System vertraut sind, können Sie mit Schritt 3 fortfahren.

  1. Wählen Sie in Word nacheinander Datei > Neu > Leeres Dokument aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Erstellen die Option Umschläge aus.

    Bedrucken von Umschlägen

  3. Geben Sie im Feld Empfängeradresse eine Beispieladresse ein, um zu testen, wie ein gedruckter Umschlag aussieht.

    Feld 'Empfängeradressen' für einen Umschlag

    Hinweis : Die Beispieladresse wird im Seriendruck nicht angezeigt.

  4. Geben Sie in das Feld AbsenderadresseIhre Adresse ein.

    Feld 'Absenderadresse'

  5. Wählen Sie Optionen > Umschlagoptionen aus, und gehen Sie folgendermaßen vor:

    • Wählen Sie in der Dropdownliste Umschlagformat das entsprechende Format Ihres Umschlag oder Benutzerdefiniertes Format aus.

      Registerkarte 'Umschlagoptionen' zum Festlegen des Umschlagformats und der Schriftarten für die Adressen

      Hinweis : Wenn Sie Benutzerdefiniertes Format auswählen, geben Sie die Abmessungen des Umschlags in die Felder Breite und Höhe ein. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK aus.

    • Wählen Sie unter Empfängeradresse und Absenderadresse eine Schriftart sowie die Versatzposition links und oben für jede Adresse aus.

      Hinweis : Nehmen Sie mithilfe der Vorschau für das Umschlaglayout alle notwendigen Anpassungen entsprechend Ihren Wünschen vor.

  6. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte Druckoptionen die richtige Zufuhrmethode ausgewählt ist, legen Sie den Umschlag gemäß der Abbildung ein, und wählen Sie dann OK.

    Hinweis : Der Drucker teilt Word mit, wie der Umschlag in den Drucker eingelegt werden soll. Diese Informationen werden unter Zufuhrmethode angezeigt.

    Abbildung der Zufuhroptionen für das Einlegen von Umschlägen in den Drucker

  7. Wählen Sie Drucken und dann Ja aus, um die Absenderadresse als Standardadresse zu speichern.

    Hinweis : Wenn der Umschlag richtig gedruckt wurde, können Sie mit dem nächsten Schritt im Seriendruckprozess fortfahren. Wenn der Umschlag nicht wie erwartet gedruckt wurde, kehren Sie zu Schritt 5 zurück, und passen Sie die Optionen für das Umschlaglayout sowie die Optionen für den Seitenvorschub nach Bedarf an.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten den Befehl Seriendruck starten > Umschläge aus.

    Menü 'Seriendruck starten'

  2. Richten Sie den Umschlag im Dialogfeld Umschlagoptionen ein, indem Sie Optionen auswählen, wie unter Schritt 2: Testen des Umschlaglayouts beschrieben, und wählen Sie dann OK aus.

    Hinweis : Word erstellt ein Dokument, das den Abmessungen des Umschlags entspricht, und zeigt an, wo sich die Absenderadresse auf dem Umschlag befindet.

  3. Wenn Sie eine Absenderadresse oder ein Logo zum Umschlag hinzufügen möchten, ist jetzt ein guter Zeitpunkt dafür.

  4. Wählen Sie Datei > Speichern aus, und fügen Sie einen Dateinamen hinzu.

Jetzt können Sie die Datenquelle für Ihre Adressenliste öffnen.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten den Befehl Empfänger auswählen aus, und wählen Sie dann eine Option aus.

    Befehl "Neue Liste eingeben"

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie keine Adressenliste haben, wählen Sie Neue Liste eingeben aus, und erstellen Sie eine.

      oder

    • Wenn Ihre Adressenliste in einer Excel-Tabelle, einer Access-Datenbank oder einem anderen Typ einer Datendatei enthalten ist, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden. Wechseln Sie dann zu Ihrer Liste, und wählen Sie Öffnen aus.

      oder

    • Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte verwenden, wählen Sie Aus Outlook-Kontakten auswählen aus.

  3. Klicken Sie auf Datei > Speichern.

Bearbeiten Ihrer Adressenliste

Wenn Sie Umschläge für alle Personen in Ihrer Liste drucken möchten, fahren Sie mit Schritt 5: Hinzufügen des Adressblocks auf dem Umschlag fort. Wenn Sie Umschläge für Personen in Ihrer Liste drucken möchten, die beispielsweise in einem Umkreis von 20 Kilometern von einer von Ihnen durchgeführten Veranstaltung wohnen, verwenden Sie einen Filter, z. B. eine Postleitzahl, zum Einschränken der Liste. Weitere Informationen zum Filtern Ihrer Daten finden Sie unter Sortieren und Filtern der Daten für einen Seriendruck.

Tipp : Die Filterfunktion kann hilfreich sein, um Kontakte herauszufiltern, für die Sie über keine postalische Anschrift verfügen. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Umschläge, die nicht versendet werden können.

Zum Auswählen einzelner Personen in Ihrer Liste, für die Sie Umschläge erstellen möchten, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Wählen Sie Empfängerliste bearbeiten aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word. Der Befehl "Empfängerliste bearbeiten" ist hervorgehoben.

  2. Überprüfen Sie die Namen der Personen, die Empfänger der Sendung sein sollen.

    Auswählen von Zeilen durch Aktivieren des Kontrollkästchens

    Sie können die Liste auch sortieren oder filtern, um sich das Auffinden von Namen und Adressen zu erleichtern.

Der Adressblock ist ein Seriendruckfeld. Das Seriendruckfeld ist eine Art Platzhalter, mit dem Sie angeben, an welcher Stelle sich die Adressen auf dem Umschlag befinden sollen.

Hinweis : Das richtige Ausrichten des Adressblocks ist häufig einfacher, wenn Sie zuerst die Anzeige von Absatzmarken (¶) aktivieren. Dazu wechseln Sie im Menüband zur Registerkarte Start und klicken auf die Schaltfläche ¶ ein-/ausblenden, oder drücken Sie STRG+UMSCHALT+8.

  1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der sich der Adressblock befinden soll. Wenn Sie die Anzeige von Absatzmarken aktiviert haben, klicken Sie unmittelbar hinter der Absatzmarke (¶), die von Word in der Mitte des Umschlags platziert wird.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen den Befehl Adressblock aus.

    Seriendruckfeld "Adressblock einfügen"

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen ein Format für den Namen des Empfängers aus, wie er auf dem Umschlag angezeigt werden soll.

    Adressblockoptionen

    Hinweis : Wählen Sie unter Vorschau die Schaltfläche für den nächsten Schaltfläche "Nächster Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck oder vorherigen Schaltfläche "Vorheriger Datensatz" für die Vorschauergebnisse des Seriendrucks Datensatz aus, um durch die Datensätze in der Datenquelle zu navigieren und zu überprüfen, wie eine Adresse auf dem Umschlag dargestellt wird.

  4. Wählen Sie OK aus.

  5. Wählen Sie Datei > Speichern aus, um das Seriendruckdokument zu speichern, bevor Sie fortfahren.

Überprüfen der Seriendruckfeldnamen

Stellen Sie sicher, dass Word die Namen und Adressen aus Ihrer Adressenliste an den richtigen Stellen auf dem Umschlag platziert.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen den Befehl Übereinstimmende Felder festlegen aus.

  2. Im Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen enthält die Spalte auf der linken Seite die Namen der Felder, die Word in einem Adressblock verwendet. In der Spalte auf der rechten Seite können Sie die Felder in der Datenquelle mit diesen Feldnamen abgleichen. Stellen Sie sicher, dass die Namen der Felder, die auf der linken Seite angezeigt werden, mit den Namen der Spaltenüberschriften für Datensätze in Ihrer Adressenliste übereinstimmen, damit Word die richtigen Daten an der richtigen Stelle auf dem Umschlag verwenden kann.

    Übereinstimmende Felder festlegen (Dialogfeld)
  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn die angezeigten Feldnamen mit den Spaltenüberschriften übereinstimmen, die Sie für Datensätze in Ihrer Adressenlisten-Datenquelle verwendet haben, machen Sie nichts.

      oder

    • Wenn (nicht übereinstimmend) in einem Feldnamen angezeigt wird, bei dem Sie erwartet haben, dass er mit einer Spaltenüberschrift in Ihrer Datenquelle übereinstimmt, wählen Sie den Dropdownpfeil aus, und wählen Sie dann den Feldnamen in Ihrer Adressenlisten-Datenquelle aus. Wiederholen Sie diesen Schritt nach Bedarf.

  4. Wählen Sie OK aus.

Überprüfen Sie die Umschläge ein letztes Mal, bevor Sie sie drucken.

  1. Wählen Sie Vorschau Ergebnisse und dann die Schaltfläche für den nächsten Schaltfläche "Nächster Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck oder vorherigen Schaltfläche "Vorheriger Datensatz" für die Vorschauergebnisse des Seriendrucks Datensatz aus, um sicherzustellen, dass die Namen und Adressen auf allen Umschlägen wie gewünscht aussehen.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word mit der Gruppe "Vorschau Ergebnisse"

    Tipp :  Um zum Anfang der Liste zu gelangen, wählen Sie die Schaltfläche Erster Datensatz Schaltfläche "Erster Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck aus, und um zum Ende der Liste zu gelangen, wählen Sie die Schaltfläche Letzter Datensatz Schaltfläche "Letzter Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck aus.

  2. Wählen Sie Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word mit dem Befehl "Fertig stellen und zusammenführen" und den zugehörigen Optionen

Wenn Sie das Seriendruckdokument für Umschläge speichern, bleibt es mit Ihrer Adressenliste verbunden, sodass Sie es für die nächste Massensendung verwenden können.

So verwenden Sie das Seriendruckdokument für Umschläge erneut

  • Öffnen Sie das Seriendruckdokument für Umschläge, und wählen Sie Ja aus, wenn Sie von Word gefragt werden, ob Sie die Verbindung beibehalten möchten.

So ändern Sie Adressen im Seriendruckdokument für Umschläge

  • Öffnen Sie das Seriendruckdokument für Umschläge, und wählen Sie Empfängerliste bearbeiten aus, um Adressen zu sortieren, zu filtern und bestimmte Adressen auszuwählen.

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Siehe auch

Seriendruck – Eine kostenlose, 10-minütige videobasierte Schulung

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