Seriendruck mit Umschlägen

Die Seriendruckfunktion erleichtert das Drucken von Umschlägen für die Personen in Ihrer Adressliste. Der ganze Vorgang besteht aus fünf Schritten, und Sie können Zeit sparen, indem Sie mit gut aufbereiteten Daten beginnen und besonders auf die Details achten.

Um die Briefe zu personalisieren, die Sie in den gedruckten Umschlägen versenden möchten, lesen Sie Personalisieren von Dokumenten mit der Seriendruckfunktion. Wenn Sie eine Serien-E-Mail erstellen möchten, lesen Sie Verwenden von Word für eine Serien-E-Mail. Wenn Sie Etiketten mit der Seriendruckfunktion erstellen möchten, lesen Sie Erstellen von Etiketten mit der Seriendruckfunktion.

1. Einrichten der Adressliste

Das Erfolgsgeheimnis bei der Seriendruckfunktion ist die Überprüfung der Daten, bevor Sie loslegen. Word extrahiert Daten aus der Liste in jeden Umschlag. Je besser die Daten, desto besser die Ergebnisse.

Wenn Ihre Adressliste in einer Excel-Tabelle enthalten ist, vergewissern Sie sich, dass die Spalte für Postleitzahlen als Text formatiert ist, damit keine Nullen entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Formatieren von Zahlen, Datumsangaben und anderen Werten für den Seriendruck.

Wenn Sie mit Ihren Outlook-Kontakten arbeiten möchten, stellen Sie sicher, dass Outlook Ihr standardmäßiges E-Mail-Programm ist. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Outlook als Standardprogramm für E-Mail-Nachrichten, Kontakte und Kalender.

Wenn Sie noch keine Liste haben, erhalten Sie die Möglichkeit, während des Seriendrucks in Word eine Liste zu erstellen. Führen Sie am besten alle Ihre Adresslisten zusammen, bevor Sie beginnen. (Nachdem Sie eine Liste in Word eingegeben haben, können Sie sie speichern und beim nächsten Seriendruck nutzen.)

2. Einrichten der Umschläge

Das Einrichten des Umschlags ist ein langer Vorgang, der aber nicht lange dauert.

Einrichten des Umschlags und Überprüfen, wie er gedruckt wird

Bevor eine Reihe von Umschlägen Ihren Drucker falsch durchläuft, testen Sie die Druckeroptionen, und ändern Sie sie bei Bedarf.

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Leeres Dokument.

  2. Klicken Sie auf Sendungen > Umschläge.

    Bedrucken von Umschlägen

  3. Geben Sie im Feld Empfängeradresse etwas Text ein.

    Feld 'Empfängeradressen' für einen Umschlag

    Damit testen Sie, wie die gedruckten Umschläge aussehen werden. Dieser Testtext wird im Seriendruck nicht angezeigt.

  4. Geben Sie im Feld Absenderadresse Ihre Absenderadresse ein.

    Feld 'Absenderadresse'

  5. Klicken Sie auf Optionen > Registerkarte Umschlagoptionen.

  6. Klicken Sie im Feld Umschlagformat auf die Option, die der Größe Ihrer Umschläge entspricht.

    Registerkarte 'Umschlagoptionen' zum Festlegen des Umschlagformats und der Schriftarten für die Adressen

    Wenn keine der Optionen der Größe Ihrer Umschläge entspricht, führen Sie in der Liste einen Bildlauf nach unten durch, klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Format, und geben Sie dann die Abmessungen Ihrer Umschläge in die Felder Breite und Höhe ein.

  7. Klicken Sie in den Bereichen Empfängeradresse und Absenderadresse auf Schriftart, um eine Schriftart auszuwählen.

  8. Ändern Sie bei Bedarf die Adresspositionen in den Feldern Von links und Von oben.

    Im Bereich Vorschau wird das Layout des Umschlags angezeigt.

  9. Klicken Sie nun auf die Registerkarte Druckoptionen.

    Der Drucker teilt Word mit, wie der Umschlag in den Drucker eingelegt werden soll. Diese Informationen werden unter Zufuhrmethode angezeigt.

  10. Legen Sie den Umschlag so ein, wie es unter Zufuhrmethode angezeigt wird.

    Abbildung der Zufuhroptionen für das Einlegen von Umschlägen in den Drucker

  11. Klicken Sie auf OK.

  12. Klicken Sie auf Drucken, um den Umschlag zu bedrucken.

  13. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie von Word aufgefordert werden, die Absenderadresse zu speichern.

  14. Überprüfen Sie, ob der Umschlag richtig gedruckt wurde.

  15. Wenn der Umschlag nicht richtig gedruckt wurde, versuchen Sie, die Optionen unter Zufuhrmethode anzupassen.

Wenn der Testumschlag wunschgemäß gedruckt wurde, können Sie mit dem Seriendruck beginnen.

Starten des Seriendrucks

  1. Klicken Sie auf Sendungen > Seriendruck starten > Umschläge.

    Menü 'Seriendruck starten'

  2. Klicken Sie im Feld Umschlagoptionen auf OK.

    Dies haben Sie bereits beim Drucken Ihres Testumschlags eingerichtet.

Word erstellt ein Dokument, das an die Abmessungen des Umschlags angepasst ist.

Die Absenderadresse wird in einem Rahmen auf der Seite angezeigt. Wenn Sie den Rahmen für die Empfängeradresse sehen möchten, klicken Sie auf die Position, an der die Adresse wahrscheinlich angezeigt wird.

3. Verbinden der Umschläge mit der Adressliste

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf Empfänger auswählen und dann auf die Option, die Ihrer Liste entspricht.

Wenn Ihre Adressliste in einer Excel-Tabelle, einer Access-Datenbank oder einem anderen Typ einer Datendatei enthalten ist, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden. Wechseln Sie dann zu Ihrer Liste, und klicken Sie auf Öffnen.

Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte verwenden, klicken Sie auf Aus Outlook-Kontakten auswählen.

Wenn Sie noch keine Adressliste haben, klicken Sie auf Neue Liste eingeben. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Seriendruckliste mit Word oder Outlook.)

Befehl 'Neue Liste eingeben'

Wenn Sie Umschläge für alle Empfänger in Ihrer Liste drucken, fahren Sie mit Schritt 4 fort. Wenn nur einige Personen in der Liste den Brief erhalten sollen, z. B. alle Personen im Umkreis von 30 km Ihrer Veranstaltung, wählen Sie die gewünschten Empfänger aus.

  1. Klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten.

Befehl 'Empfängerliste bearbeiten'

  1. Klicken Sie auf den Namen der Empfänger, an die der Brief gesendet werden soll.

Auswählen von Zeilen durch Aktivieren des Kontrollkästchens

Sie können die Liste auch sortieren oder filtern, um sich das Auffinden von Namen und Adressen zu erleichtern.

4. Hinzufügen des Adressblocks auf dem Umschlag

  1. Klicken Sie auf die Stelle, an der die Adressen angezeigt werden sollen, und klicken Sie dann auf Adressblock.

Seriendruckfeld 'Adressblock einfügen'

  1. Wählen Sie aus, wie der Name angezeigt werden soll.

Adressblockoptionen

Tipp    Um sicherzustellen, dass Word die Namen und Adressen in Ihrer Liste findet, klicken Sie auf Übereinstimmende Felder festlegen. Prüfen Sie, ob die gewünschten Felder in der Liste enthalten sind. Wenn für ein Feld Nicht übereinstimmend angezeigt wird, klicken Sie auf die Dropdownliste dieses Felds und dann auf den Namen, der dieser Spalte in Ihrer Liste entspricht.

5. Drucken der Umschläge

  1. Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse und anschließend auf die Pfeile, damit die Namen und Adressen auf den Umschlägen ordnungsgemäß aussehen.

Gruppe 'Vorschau Ergebnisse'

  1. Klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken.

Optionen 'Fertig stellen und zusammenführen'

Speichern des Seriendruckumschlags für eine erneute Verwendung

Wenn Sie das Dokument "Seriendruckumschlag" speichern, bleibt es mit Ihrer Adressliste verbunden. Wenn Sie den Umschlag erneut verwenden möchten, öffnen Sie ihn, und klicken Sie auf Ja, wenn Word Sie fragt, ob Sie diese Verbindung beibehalten möchten. Wenn Sie danach ändern möchten, welche Adressen im Seriendruck enthalten sein sollen, klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten, um diese zu sortieren, zu filtern und auszuwählen. Weitere Informationen zum Sortieren und Filtern einer Adressliste finden Sie unter Sortieren und Filtern der Daten für einen Seriendruck.

Gilt für: Word 2013



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