Seriendruck: Seriendruckfeld einfügen

Inhalt dieses Artikels

Informationen zu Seriendruckfeldern

Hinzufügen der Felder oder von Platzhaltern

Informationen zu Seriendruckfeldern

Die Platzhalter, z. B. Adresse oder Grußformel, werden als Seriendruckfelder bezeichnet. Felder in Word entsprechen den Spaltenüberschriften in der ausgewählten Datendatei.

Datendatei mit Spalten (Kategorien) und Zeilen (Datensätzen)

1. Spalten in einer Datendatei stellen Datenkategorien dar. Felder, die zum Hauptdokument hinzugefügt werden, sind Platzhalter für diese Kategorien.

2. Die Zeilen in einer Datendatei stellen Datensätze dar. Beim Ausführen eines Seriendrucks generiert Word eine Kopie des Hauptdokuments für jeden Datensatz.

Mit dem Einfügen eines Felds in das Hauptdokument geben Sie an, dass dort eine bestimmte Datenkategorie angezeigt werden soll, z. B. Name oder Adresse.

In ein Word-Dokument eingefügte Felder

Hinweis : Wenn Sie ein Seriendruckfeld in das Hauptdokument einfügen, ist der Feldname immer in Chevrons (« ») eingeschlossen. Diese Chevrons sind in den zusammengeführten Dokumenten nicht enthalten, sondern dienen nur dazu, die Felder im Hauptdokument von normalem Text zu unterscheiden.

Beim Importieren werden die Felder im Hauptdokument durch die Daten aus der ersten Zeile in der Datendatei ersetzt, um das erste Seriendruckdokument zu erstellen. Dann werden die Felder durch die Daten aus der zweiten Zeile in der Datendatei ersetzt, um das zweite Seriendruckdokument zu erstellen usw.

Zusammenführen von Information aus einer Datendatei in einem Dokument

Hinzufügen der Felder oder von Platzhaltern

  1. Geben Sie im Hauptdokument beliebige Inhalte ein, die in jeder Kopie des Dokuments enthalten sein sollen.

    Zum Einfügen einer Grafik, z. B. eines Logos, klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf Bild.

  2. Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der das Feld eingefügt werden soll.

  3. Verwenden Sie die Gruppe Felder schreiben und einfügen auf der Registerkarte Sendungen.

    Office 2010-Menüband

  4. Fügen Sie beliebige der folgenden Elemente hinzu:

    Adressblock mit Name, Adresse und anderen Informationen

    1. Klicken Sie auf Adressblock.

    2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen die einzubeziehenden Adresselemente und die gewünschten Formate aus, und klicken Sie anschließend auf OK.

    3. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise einige der für den Adressblock erforderlichen Daten nicht finden. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

    Grußzeile

    1. Klicken Sie auf Grußzeile.

    2. Wählen Sie das Grußzeilenformat aus. Dazu gehören die Begrüßung, das Namensformat und die darauf folgende Zeichensetzung.

    3. Wählen Sie den Text aus, der angezeigt werden soll, wenn Microsoft Word den Namen des Empfängers nicht interpretieren kann. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn die Datenquelle für einen Empfänger keinen Vor- oder Nachnamen enthält, sondern nur einen Firmennamen.

    4. Klicken Sie auf OK.

    5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für die Grußzeile erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

    Einzelne Felder

    Sie können Informationen aus einzelnen Feldern einfügen, z. B. Vorname, Telefonnummer oder den Beitrag aus einer Liste von Spendern. Um ein Feld aus der Datendatei schnell zum Hauptdokument hinzuzufügen, klicken Sie auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf den Feldnamen.

    Gehen Sie wie folgt vor, um weitere Optionen zum Einfügen einzelner Felder in das Dokument zu erhalten:

    1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Seriendruckfeld einfügen.

    2. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen eine der folgenden Aktionen aus:

      • Klicken Sie zum Auswählen von Adressfeldern, die Feldern in der Datenquelle selbst dann automatisch zugeordnet werden, wenn die Namen der Felder in der Datenquelle nicht den Namen Ihrer Felder entsprechen, auf Adressfelder.

      • Zum Auswählen von Feldern, die immer Daten direkt aus einer Spalte in der Datendatei übernehmen, klicken Sie auf Datenbankfelder.

    3. Klicken Sie im Feld Felder auf das gewünschte Feld.

    4. Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen.

    5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Microsoft Word möglicherweise die für das Einfügen des Felds erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

      Hinweis : Wenn Sie ein Feld aus der Liste Datenbankfelder einfügen und später zu einer Datenquelle wechseln, die keine Spalte mit dem Namen dieses Felds enthält, kann Word die darin enthaltenen Daten nicht in das zusammengeführte Dokument einfügen.

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