Seriendruck: Auswählen von Empfängern

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Zum Auswählen der Empfänger für den Seriendruck müssen Sie das Dokument mit einer Datenquelle herstellenoder einer Datendatei. Wenn Sie bereits über eine Datenquelle besitzen, können Sie den Erstellen einer Datenquelle , während das Seriendrucks.

Wichtig : Bei Verwendung einer vorhandenen Liste müssen Sie sicherstellen, dass sie die von Ihnen gewünschten Informationen enthält, einschließlich aller Spalten und Zeilen. Sie können während des Seriendrucks einige Änderungen vornehmen, aber Ihre Datenquelle dabei nicht separat öffnen. Der Seriendruckvorgang ist einfacher, wenn die Datenquelle fertig ist, bevor Sie eine Verbindung damit herstellen.

Wenn Sie benutzerdefinierte Kontaktfelder bei der Liste Kontakte in Microsoft Outlook oder aber einen Kontakteordner in öffentlichen Ordnern verwenden möchten, müssen Sie den Seriendruckvorgang in Outlook beginnen.

Inhalt dieses Artikels

Wählen Sie aus einer vorhandenen Datenquelle

Tipps zum Arbeiten mit Microsoft Office Outlook-Kontaktliste

Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden.

Aktivieren der anzeigen diesen Ordner als e-Mail-Adressbuch-Eigenschaft

Ändern des Outlook-Benutzerprofils

Ich erhalte Fehlermeldungen zu e-Mail-Clients und Tabellen

Ich kann keine Verbindung zu einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herstellen

Tipps zum Formatieren von Daten in Excel

Erstellen einer Datenquelle, indem Sie eine neue Liste eingeben

Auswählen einer vorhandenen Datenquelle

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen.

    Office 2010-Menüband

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: 

    • Verwenden von Outlook-Kontakten    Wenn Sie die Liste Kontakte in Microsoft Outlook verwenden möchten, klicken Sie auf Aus Outlook-Kontakten auswählen.

      Wichtig : Weitere Informationen zur Verwendung der Liste Kontakte finden Sie unter Tipps zum Arbeiten mit Microsoft Outlook-Kontaktliste.

    • Verwenden einer vorhandenen Datenquellendatei    Wenn Sie mit einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt, einer Microsoft Access-Datenbank oder einem anderen Datendateityp arbeiten, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden, und suchen Sie dann im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach der Datei.

      Bei Excel können Sie Daten aus allen Tabellen und allen benannten Bereichen innerhalb eines Arbeitsblatts auswählen. Bei Access können Sie Daten aus jeder beliebigen in der Datenbank definierten Tabelle oder Abfrage auswählen.

      Wichtig : Tipps zum Formatieren der Daten in einem Excel-Arbeitsblatt für den Seriendruck finden Sie unter Tipps zum Formatieren von Daten in Excel.

      Wählen Sie bei einem anderen Datendateityp die Datei im Dialogfeld Datenquelle auswählen aus. Wenn die Datei dort nicht aufgeführt ist, wählen Sie den entsprechenden Dateityp aus, oder klicken Sie im Feld Dateityp auf Alle Dateien. Für den Seriendruck können Sie die folgenden Datendateitypen verwenden:

      • Dateien aus dateibasierten Single-Tier-Datenbankanwendungen, für die Sie einen OLE DB-Provider oder einen ODBC-Treiber installiert haben. Einige dieser Treiber sind im Lieferumfang von Microsoft Office 2010 enthalten.

      • Eine HTML-Datei, die eine einzelne Tabelle enthält. Die erste Zeile der Tabelle muss Spaltennamen und die anderen Zeilen müssen Daten enthalten.

      • Ein Microsoft Word-Dokument. Das Dokument sollte eine einzelne Tabelle enthalten. Die erste Zeile muss Überschriften und die anderen Zeilen müssen die Datensätze enthalten, die Sie für den Seriendruck verwenden möchten.

      • Eine beliebige Textdatei, die durch Tabstoppzeichen oder Kommas voneinander getrennte (abgegrenzte) Datenfelder sowie durch Absatzmarken getrennte Datensätze enthält.

    • Erstellen einer neuen Datendatei in Word    Wenn Sie noch nicht über einer Datendatei verfügen, klicken Sie auf Neue Liste eingeben, und verwenden Sie dann das Formular, das geöffnet wird, um die Liste zu erstellen. Die Liste wird als eine MDB-Datei gespeichert, die Sie wiederverwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Datenquelle, indem Sie eine neue Liste eingeben.

Hinweis : Wenn Sie Microsoft Office 2010 (statt nur Word 2010) installiert haben, können Sie auch mithilfe von Microsoft Query eine Abfrage erstellen und die gewünschten Daten aus einer Externe Datenquelle abrufen.

Weitere Informationen zur Arbeit mit Outlook-Kontakten oder mit Daten aus Excel-Arbeitsmappen finden Sie im folgenden Abschnitt.

Tipps für das Arbeiten mit der Microsoft Office Outlook-Kontaktliste

Das Herstellen einer Verbindung zu Ihrem Outlook-Kontaktordner ist in der Regel ein einfacher Prozess. Falls dennoch Probleme auftreten, haben Sie folgende Möglichkeiten, diese zu beheben:

Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden.

Möglicherweise müssen Sie in Outlook Aktivieren Sie diesen Ordner als e-Mail-Adressbuch Eigenschaft anzeigen oder möglicherweise müssen Sie Ihr Outlook-Benutzerprofil ändern.

Hinweis : Bei einem Outlook-Benutzerprofil handelt es sich um eine Gruppe von E-Mail-Konten und Adressbüchern. Sie benötigen im Allgemeinen nur ein Profil, wenn Sie jedoch den Computer mit anderen Benutzern gemeinsam verwenden oder unterschiedliche Adressbücher für unterschiedliche Zwecke haben, ist es sinnvoll, mehrere Profile einzurichten. Wenn Sie beim Beginnen des Seriendrucks ein Profil verwenden, das den gewünschten Kontakteordner nicht enthält, ist der Ordner auch nicht verfügbar.

Aktivieren der Eigenschaft "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen"
  1. Klicken Sie in Microsoft Office auf Kontakte.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Kontakte, der die Informationen enthält, die Sie für den Seriendruck von E-Mails verwenden möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

  3. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte Outlook-Adressbuch das Kontrollkästchen Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

Ändern des Outlook-Benutzerprofils
  1. Starten Sie Outlook erneut.

  2. Wenn Sie für eines Profils aufgefordert, wählen Sie das Profil, das den Ordner Kontakte enthält, den Sie in den Seriendruck verwenden möchten.

    Wenn Sie nicht zur Verfügung eines Profils aufgefordert, und Sie wissen, dass Sie mehr als eins, hier die haben, wie Outlook so einrichten, dass Sie aufgefordert werden:

    1. Beenden Sie Outlook.

    2. Klicken Sie in der Systemsteuerung auf Mail.

    3. Klicken Sie auf Profile anzeigen.

    4. Damit Sie beim Starten von Outlook immer aufgefordert werden, ein Profil auszuwählen, klicken Sie auf Zu verwendendes Profil bestätigen, und klicken Sie dann auf OK.

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Ich erhalte Fehlermeldungen zu E-Mail-Clients und Tabellen.

Wenn Sie Outlook als Ihr Standard-e-Mail-Programm festgelegt ist, möglicherweise eine Meldung wie diese in Word angezeigt: "Es ist kein standardmäßiger e-Mail-Client oder der aktuellen e-Mail-Client kann die messaging-Anfrage nicht erfüllen. Bitte führen Sie Microsoft Office Outlook und legen Sie es als Standardprogramm für e-Mail."

Weise das Problem zu beheben:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen.

  2. Aktivieren Sie unter Startoptionen das Kontrollkästchen Outlook als Standardprogramm für E-Mail, Kontakte und Kalender einrichten, und klicken Sie auf OK.

  3. Starten Sie Word erneut, öffnen Sie das Serienbriefdokument, und stellen Sie eine Verbindung zu Ihrem Outlook-Kontakteordner her.

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Ich kann keine Verbindung zu einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herstellen.

Wenn Sie Kontakte aus einem öffentlichen Ordner für den Seriendruck verwenden möchten, starten Sie den Seriendruck in Outlook aus.

  1. Wechseln Sie in den öffentlichen Ordner, und wählen Sie die Kontakte, die Sie in den Seriendruck verwenden möchten, klicken Sie in Outlook.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in Outlook wechseln Sie zu Aktionen, und klicken Sie auf Seriendruck.

    Ausführliche Informationen zum Starten des Seriendrucks in Outlook finden Sie unter Verwendung von Outlook-Kontakte als Datenquelle für einen Seriendruck

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Tipps zum Formatieren von Daten in Excel

Befindet sich die Datendatei in einem Excel-Arbeitsblatt, das Prozentsätze, Währungen oder Postleitzahlen enthält, können Sie die numerische Formatierung der Daten beibehalten, wenn Sie die Verbindung zum Excel-Arbeitsblatt aus Word mithilfe des dynamischen Datenaustauschs (Dynamic Data Exchange, DDE) herstellen. Damit können Sie beispielsweise verhindern, dass die fünfstellige Postleitzahl "07865" aus der Datendatei als Zahl "7865" (ohne die führende Null) angezeigt wird.

Führen Sie die folgenden Schritte in Word aus, bevor Sie die Verbindung zum Arbeitsblatt herstellen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen.

    Klicken Sie in Word 2007 klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Word-Optionen.

  2. Klicken Sie auf Erweitert.

  3. Wechseln Sie zum Abschnitt Allgemein, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.

  4. Klicken Sie auf OK.

  5. Klicken Sie bei geöffnetem Hauptdokument für den Seriendruck auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen, und klicken Sie dann auf Vorhandene Liste verwenden.

  6. Suchen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach dem Excel-Arbeitsblatt, und doppelklicken Sie darauf.

  7. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls), und klicken Sie anschließend auf OK. Wenn Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls) nicht angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle anzeigen.

  8. Wählen Sie im Dialogfeld Microsoft Excel unter Benannter oder Zellbereich den Zellbereich oder das Arbeitsblatt mit den Daten aus, die zusammengeführt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf OK.

    Hinweis : Sie können das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen nach dem Herstellen einer Verbindung mit dem Arbeitsblatt deaktivieren, um zu verhindern, dass bei jedem Öffnen einer Datendatei eine Eingabeaufforderung erscheint.

Erstellen einer Datenquelle durch Eingabe einer neuen Liste

  1. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste die Daten für die erste Adresse oder den ersten Datensatz ein, der in den Seriendruck einbezogen werden soll.

    Wenn Sie Spalten hinzufügen oder entfernen möchten, klicken Sie auf Spalten anpassen und nehmen dann die gewünschten Änderungen vor.

  2. Nach der Eingabe aller Daten für den ersten Datensatz klicken Sie auf Neuer Eintrag und geben dann die Daten für den nächsten Datensatz ein. Fahren Sie fort, bis die Daten für alle Datensätze eingegeben wurden, die aufgenommen werden sollen.

  3. Wenn die neue Liste vollständig ist, klicken Sie auf OK.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für die neue Liste ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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