Seriendruck: Auswählen von Empfängern

Für die Auswahl der Empfänger für Ihren Seriendruck müssen Sie das Dokument mit einer Datenquelle verbinden oder mit einer Datendatei. Wenn Sie nicht bereits über eine Datenquelle verfügen, können Sie beim Seriendruck eine Datenquelle erstellen.

Wichtig : Bei Verwendung einer vorhandenen Liste müssen Sie sicherstellen, dass sie die von Ihnen gewünschten Informationen enthält, einschließlich aller Spalten und Zeilen. Sie können während des Seriendrucks einige Änderungen vornehmen, aber Ihre Datenquelle dabei nicht separat öffnen. Der Seriendruckvorgang ist einfacher, wenn die Datenquelle fertig ist, bevor Sie eine Verbindung damit herstellen.

Wenn Sie benutzerdefinierte Kontaktfelder bei der Liste Kontakte in Microsoft Outlook oder aber einen Kontakteordner in öffentlichen Ordnern verwenden möchten, müssen Sie den Seriendruckvorgang in Outlook beginnen.

Inhalt dieses Artikels

Auswählen einer vorhandenen Datenquelle

Tipps für das Arbeiten mit der Microsoft Office Outlook-Kontaktliste

Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden

Aktivieren der Eigenschaft "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen"

Ändern des Outlook-Benutzerprofils

Ich erhalte Fehlermeldungen zu E-Mail-Clients und Tabellen

Ich kann keine Verbindung zu einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herstellen.

Tipps zum Formatieren von Daten in Excel

Erstellen einer Datenquelle durch Eingabe einer neuen Liste

Auswählen einer vorhandenen Datenquelle

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen.

    Office 2010-Menüband

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Outlook-Kontakte verwenden    Wenn Sie die Liste "Kontakte" in Microsoft Outlook verwenden möchten, klicken Sie auf Aus Outlook-Kontakten auswählen.

      Wichtig : Weitere Informationen zur Verwendung der Liste"Kontakte" finden Sie unter Tipps für das Arbeiten mit der Microsoft Outlook-Kontaktliste.

    • Verwenden einer vorhandenen Datenquellendatei    Wenn Sie mit einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt, einer Microsoft Access-Datenbank oder einem anderen Datendateityp arbeiten, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden, und suchen Sie dann im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach der Datei.

      Bei Excel können Sie Daten aus allen Tabellen und allen benannten Bereichen innerhalb eines Arbeitsblatts auswählen. Bei Access können Sie Daten aus jeder beliebigen in der Datenbank definierten Tabelle oder Abfrage auswählen.

      Wichtig : Tipps zum Formatieren der Daten in einem Excel-Arbeitsblatt für den Seriendruck finden Sie unter Tipps zum Formatieren von Daten in Excel.

      Wählen Sie bei einem anderen Datendateityp die Datei im Dialogfeld Datenquelle auswählen aus. Wenn die Datei dort nicht aufgeführt ist, wählen Sie den entsprechenden Dateityp aus, oder klicken Sie im Feld Dateityp auf Alle Dateien. Für den Seriendruck können Sie die folgenden Datendateitypen verwenden:

      • Dateien aus dateibasierten Single-Tier-Datenbankanwendungen, für die Sie einen OLE DB-Provider oder einen ODBC-Treiber installiert haben. Einige dieser Treiber sind im Lieferumfang von Microsoft Office 2010 enthalten.

      • Eine HTML-Datei, die eine einzelne Tabelle enthält. Die erste Zeile der Tabelle muss Spaltennamen und die anderen Zeilen müssen Daten enthalten.

      • Ein Microsoft Word-Dokument. Das Dokument sollte eine einzelne Tabelle enthalten. Die erste Zeile muss Überschriften und die anderen Zeilen müssen die Datensätze enthalten, die Sie für den Seriendruck verwenden möchten.

      • Eine beliebige Textdatei, die durch Tabstoppzeichen oder Kommas voneinander getrennte (abgegrenzte) Datenfelder sowie durch Absatzmarken getrennte Datensätze enthält.

    • Erstellen einer neuen Datendatei in Word    Wenn Sie noch über keine Datendatei verfügen, klicken Sie auf Neue Liste eingeben, und verwenden Sie dann das Formular, das sich zum Erstellen der Liste öffnet. Die Liste wird als Datenbankdatei (MDB-Datei) gespeichert, die Sie wiederverwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Datenquelle durch Eingabe einer neuen Liste.

Hinweis : Wenn Sie Microsoft Office 2010 (statt nur Word 2010) installiert haben, können Sie auch mithilfe von Microsoft Query eine Abfrage erstellen und die gewünschten Daten aus einer Externe Datenquelle abrufen.

Weitere Informationen zur Arbeit mit Outlook-Kontakten oder mit Daten aus Excel-Arbeitsmappen finden Sie im folgenden Abschnitt.

Tipps für das Arbeiten mit der Microsoft Office Outlook-Kontaktliste

Das Herstellen einer Verbindung zu Ihrem Outlook-Kontaktordner ist in der Regel ein einfacher Prozess. Falls dennoch Probleme auftreten, haben Sie folgende Möglichkeiten, diese zu beheben:

Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden

Möglicherweise müssen Sie die Eigenschaft "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen" in Outlook aktivieren oder das Outlook-Benutzerprofil ändern.

Hinweis : Bei einem Outlook-Benutzerprofil handelt es sich um eine Gruppe von E-Mail-Konten und Adressbüchern. Sie benötigen im Allgemeinen nur ein Profil, wenn Sie jedoch den Computer mit anderen Benutzern gemeinsam verwenden oder unterschiedliche Adressbücher für unterschiedliche Zwecke haben, ist es sinnvoll, mehrere Profile einzurichten. Wenn Sie beim Beginnen des Seriendrucks ein Profil verwenden, das den gewünschten Kontakteordner nicht enthält, ist der Ordner auch nicht verfügbar.

Aktivieren der Eigenschaft "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen"

  1. Klicken Sie in Microsoft Office auf Kontakte.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Kontakte, der die Informationen enthält, die Sie für den Seriendruck von E-Mails verwenden möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

  3. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte Outlook-Adressbuch das Kontrollkästchen Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

Ändern des Outlook-Benutzerprofils

  1. Starten Sie Outlook erneut.

  2. Wenn Sie zur Eingabe eines Profils aufgefordert werden, wählen Sie das Profil aus, das den Kontakteordner enthält, den Sie für den Seriendruck verwenden möchten.

    Falls Sie nicht zur Eingabe eines Profils aufgefordert werden, obwohl mehrere Profile vorhanden sind, finden Sie hier Informationen, wie Sie Outlook so einrichten, dass die Eingabeaufforderung angezeigt wird.

    1. Beenden Sie Outlook.

    2. Klicken Sie in der Systemsteuerung auf Mail.

    3. Klicken Sie auf Profile anzeigen.

    4. Damit Sie beim Starten von Outlook immer aufgefordert werden, ein Profil auszuwählen, klicken Sie auf Zu verwendendes Profil bestätigen, und klicken Sie dann auf OK.

Zurück zu Outlook-Tipps

Ich erhalte Fehlermeldungen zu E-Mail-Clients und Tabellen

Wenn Outlook nicht als Standardprogramm für E-Mails festgelegt ist, wird in Word möglicherweise eine Meldung wie diese angezeigt: "Es ist kein standardmäßiger E-Mail-Client vorhanden, oder der aktuelle E-Mail-Client kann die Messaginganforderung nicht erfüllen. Führen Sie Microsoft Outlook aus, und legen Sie Outlook als standardmäßigen E-Mail-Client fest."

Hier wird erläutert, wie Sie das Problem beheben können:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen.

  2. Aktivieren Sie unter Startoptionen das Kontrollkästchen Outlook als Standardprogramm für E-Mail, Kontakte und Kalender einrichten, und klicken Sie auf OK.

  3. Starten Sie Word erneut, öffnen Sie das Serienbriefdokument, und stellen Sie eine Verbindung zu Ihrem Outlook-Kontakteordner her.

Zurück zu Outlook-Tipps

Ich kann keine Verbindung zu einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herstellen.

Wenn Sie Kontakte aus einem öffentlichen Ordner für den Seriendruck verwenden möchten, starten Sie den Seriendruck in Outlook.

  1. Wechseln Sie in Outlook in den öffentlichen Ordner, und wählen Sie die Kontakte aus, die Sie beim Seriendruck verwenden möchten.

  2. Wechseln Sie auf der Registerkarte Start in Outlook zu Aktionen, und klicken Sie auf Seriendruck.

    Weitere Informationen zum Starten des Seriendrucks in Outlook finden Sie unter Verwenden von Outlook-Kontakten als Datenquelle für den Seriendruck.

Zurück zu Outlook-Tipps

Tipps zum Formatieren von Daten in Excel

Befindet sich die Datendatei in einem Excel-Arbeitsblatt, das Prozentsätze, Währungen oder Postleitzahlen enthält, können Sie die numerische Formatierung der Daten beibehalten, wenn Sie die Verbindung zum Excel-Arbeitsblatt aus Word mithilfe des dynamischen Datenaustauschs (Dynamic Data Exchange, DDE) herstellen. Damit können Sie beispielsweise verhindern, dass die fünfstellige Postleitzahl "07865" aus der Datendatei als Zahl "7865" (ohne die führende Null) angezeigt wird.

Führen Sie die folgenden Schritte in Word aus, bevor Sie die Verbindung zum Arbeitsblatt herstellen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen.

    Klicken Sie in Word 2007 auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Word-Optionen.

  2. Klicken Sie auf Erweitert.

  3. Wechseln Sie zum Abschnitt Allgemein, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.

  4. Klicken Sie auf OK.

  5. Klicken Sie bei geöffnetem Hauptdokument für den Seriendruck auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen, und klicken Sie dann auf Vorhandene Liste verwenden.

  6. Suchen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach dem Excel-Arbeitsblatt, und doppelklicken Sie darauf.

  7. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls), und klicken Sie anschließend auf OK. Wenn Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls) nicht angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle anzeigen.

  8. Wählen Sie im Dialogfeld Microsoft Excel unter Benannter oder Zellbereich den Zellbereich oder das Arbeitsblatt mit den Daten aus, die zusammengeführt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf OK.

    Hinweis : Sie können das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen nach dem Herstellen einer Verbindung mit dem Arbeitsblatt deaktivieren, um zu verhindern, dass bei jedem Öffnen einer Datendatei eine Eingabeaufforderung erscheint.

Erstellen einer Datenquelle durch Eingabe einer neuen Liste

  1. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste die Daten für die erste Adresse oder den ersten Datensatz ein, der in den Seriendruck einbezogen werden soll.

    Wenn Sie Spalten hinzufügen oder entfernen möchten, klicken Sie auf Spalten anpassen und nehmen dann die gewünschten Änderungen vor.

  2. Nach der Eingabe aller Daten für den ersten Datensatz klicken Sie auf Neuer Eintrag und geben dann die Daten für den nächsten Datensatz ein. Fahren Sie fort, bis die Daten für alle Datensätze eingegeben wurden, die aufgenommen werden sollen.

  3. Wenn die neue Liste vollständig ist, klicken Sie auf OK.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für die neue Liste ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

Seitenanfang

Ihre Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×