Seriendruck

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Um zu zeigen, wie der Seriendruck funktioniert, erstellen wir zunächst eine E-Mail-Nachricht. Sie beginnen mit einem Hauptdokument, fügen eine Liste mit Empfängerinformationen an und fügen dann Seriendruckfelder hinzu. Anschließend füllt Word die Felder automatisch mit den Empfängerdaten und generiert alle Einzeldokumente.

Einfügen von Seriendruckfeldern

  • Word enthält die Felder Grußzeile und Adressblock, mit denen alle Felder für einen Gruß oder eine Adresse hinzugefügt werden, sodass Sie diese Felder nicht einzeln hinzufügen müssen.

Über das Seriendruckfeld Grußzeile können Sie z. B. einer E-Mail-Nachricht oder einem Brief einen Standardgruß hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf die Stelle, an der der Gruß eingefügt werden soll.

  2. Klicken Sie auf Grußzeile.

  3. Wählen Sie das gewünschte Namensformat, und legen Sie weitere Optionen fest.

  4. Um sicherzustellen, dass das Feld wie gewünscht formatiert ist, wählen Sie das gesamte Feld einschließlich der Markierungen an beiden Enden aus.

  5. Klicken Sie auf START, und überprüfen Sie die Schriftart und den Schriftgrad.

  6. Klicken Sie auf Zeilenabstand, um dafür zu sorgen, dass der Zeilenabstand dem Abstand im restlichen Dokument entspricht.

Geben Sie, nachdem Sie die Felder für den Seriendruck hinzugefügt haben, die Informationen ein, die in allen E-Mail-Nachrichten identisch sein sollen, die Sie als Serien-E-Mail senden.

Hinzufügen einzelner Felder

Wenn Sie aus Ihrer Adressliste einen angepassten Gruß oder andere Informationen hinzufügen möchten, können Sie Felder einzeln nacheinander hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf die Stelle Ihres Dokuments, an der Sie das Seriendruckfeld hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen und dann auf den Feldnamen.

  3. Wenn der Name Ihres Felds in der Liste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen.

  4. Klicken Sie auf Datenbankfelder, um die Liste der Felder in Ihrer Datenquelle anzuzeigen.

  5. Klicken Sie auf das Feld, das hinzugefügt werden soll.

  6. Klicken Sie auf Einfügen.

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Verwenden von Word-Seriendruck für E-Mails

Beim Seriendruck geht es um Massensendungen, die Sie für jeden Empfänger individuell anpassen.

Sie können individuelle Elemente zu jedem Bereich eines Etiketts, Briefs, Umschlags

oder einer E-Mail hinzufügen. Dies gilt für die Grußzeile bis hin zum gesamten Dokument und sogar für Bilder.

Sie beginnen mit einem Hauptdokument, hängen eine Liste mit Empfängerinformationen an und fügen Seriendruckfelder hinzu.

Dann füllt Word die Felder automatisch mit Empfängerinformationen auf und generiert die einzelnen Dokumente.

In diesem Kurs werden zunächst E-Mails und dann Briefe und Umschläge behandelt.

Hier eine schnelle Möglichkeit für den Einstieg. Klicken Sie auf der Registerkarte 'Sendungen' auf 'Seriendruck starten' und dann auf 'Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen'.

Wählen Sie den Dokumenttyp aus, für den Sie den Seriendruck verwenden möchten, und klicken Sie auf 'Weiter'.

Hier können Sie ein neues Dokument anhand einer Vorlage oder eines vorhandenen Dokuments erstellen.

Da das Dokument bereits geöffnet ist, wähle ich 'Aktuelles Dokument verwenden' aus.

Eine Empfängerliste kann einen von drei Orten als Ursprung haben: eine vorhandene Liste, z. B. eine Verteilerliste, die Sie in Microsoft Excel erstellt haben,

Microsoft Outlook-Kontakte oder eine neue Liste, die Sie eingeben.

Nehmen wir einmal an, Sie möchten die E-Mail an Kunden unter den Outlook-Kontakten senden.

Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie auch auswählen, welcher Kontakteordner verwendet werden soll.

Wählen Sie bei Aufforderung ein Outlook-Profil aus.

Ich habe bereits einen Ordner für meine Kundenkontakte in Outlook erstellt. Also wähle ich diesen aus und klicke auf 'OK'.

Word fügt die Kontakte zu einer Empfängerliste hinzu.

Wenn Sie möchten, können Sie die Liste durchsehen und bearbeiten, bevor Sie den Seriendruck ausführen.

Wenn Sie z. B. über eine sehr umfangreiche Liste verfügen, möchten Sie die E-Mails vielleicht in Gruppen senden.

Sie können auf den Pfeil neben 'Nachname' klicken und die Liste in aufsteigender Reihenfolge sortieren.

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen ganz oben, um die Auswahl aller Kontakte aufzuheben.

Dann senden Sie die E-Mail zuerst nur an Kontakte, deren Nachname mit B, C und D beginnt. Klicken Sie anschließend auf 'OK'.

Als Nächstes werden die Seriendruckfelder zur E-Mail-Nachricht hinzugefügt.

Ich zeige mal ein einfaches Beispiel und füge nur ein Feld für die Grußzeile hinzu. Ich lösche die Zeile, die aktuell vorhanden ist, und klicke auf 'Grußzeile'.

Zuerst wähle ich ein Format aus. Ich behalte 'Sehr geehrte(r)' bei,

ändere aber das Namensformat in eine weniger formelle Form. Das Komma behalte ich bei.

Wenn ein Problem mit einem Empfängernamen auftritt, fügt Word diese allgemeine Grußzeile ein.

Ich ändere sie in 'Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde' mit einem Komma.

Hier unten können Sie durch die Kontakte klicken und eine Vorschau der einzelnen Grußzeilen anzeigen. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf 'OK',

und Word fügt das Seriendruckfeld ein.

Klicken Sie auf 'Weiter', und Word ersetzt die Seriendruckfelder vorübergehend durch Einträge aus der Empfängerliste,

sodass Sie eine Vorschau auf das Aussehen jeder E-Mail erhalten, bevor sie gesendet wird.

Dies ist besonders nützlich, wenn Ihre E-Mail eine Vielzahl von Seriendruckfeldern enthält.

Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf 'Weiter', um den Seriendruck abzuschließen.

Klicken Sie auf 'E-Mail', fügen Sie eine Betreffzeile für die E-Mails ein, und klicken Sie auf 'OK', wenn Sie zum Senden bereit sind.

Mithilfe des Assistenten können Sie also schnell einen Seriendruck ausführen,

doch wenn Sie die Vorgehensweise erst einmal kennen, geht es häufig schneller, wenn Sie die Optionen direkt eingeben.

Im nächsten Video werde ich das anhand des Druckens von Briefen mit der Seriendruckfunktion zeigen.

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