Senden und Empfangen von E-Mails

Abwesenheitsnotiz automatisch versenden

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Legen Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz fest, um anderen Personen mitzuteilen, dass Sie nicht sofort auf E-Mails reagieren können. Wenn Sie bereit sind, können Sie die automatischen Antworten deaktivieren.

Automatische Antworten senden
  1. Wählen Sie Datei > Informationen > Automatische Antworten aus.

  2. Wählen Sie Automatische Antworten senden aus.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur in diesem Zeitraum senden, und wählen Sie dann die Angaben für Startzeit und Endzeit aus.

  4. So legen Sie eine automatische Antwort fest, die jeder Person in Ihrer Organisation angezeigt wird

    • Wählen Sie die Registerkarte Innerhalb meiner Organisation aus.

    • Geben Sie im Nachrichtentext die Meldung ein, die den Personen angezeigt werden soll.

    • Wählen Sie OK aus.

    Ihre Nachricht zur Abwesenheit für Personen in Ihrer Organisation wird für den von Ihnen gewählten Zeitraum aktiviert.

  5. So legen Sie eine automatische Antwort fest, die Personen außerhalb Ihrer Organisation angezeigt wird

    • Wählen Sie die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation aus.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden.

    • Wählen Sie entweder Nur meine Kontakte oder Jeder außerhalb meiner Organisation aus.

    • Geben Sie im Nachrichtentext die Meldung ein, die den Personen angezeigt werden soll.

    • Wählen Sie OK aus.

    Ihre Nachricht zur Abwesenheit für Personen außerhalb Ihrer Organisation wird für den von Ihnen gewählten Zeitraum aktiviert.

  6. Wählen Sie den Pfeil Zurück aus, um zum Posteingang zurückzukehren.

Deaktivieren der automatischen Antworten
  1. Wählen Sie Datei > Informationen > Automatische Antworten aus.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine automatischen Antworten senden.

  3. Wählen Sie OK aus.

  4. Wählen Sie den Pfeil Zurück aus, um zum Posteingang zurückzukehren.

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Senden automatischer Abwesenheitsantworten aus Outlook für Windows

Automatisches Beantworten von E-Mails ohne Exchange Server-Konto

Während Ihrer Abwesenheit am Arbeitsplatz für eine längere Zeit, in der Sie sich im Urlaub oder auf einer Geschäftsreise befinden, können Sie in Outlook Ihre eingehenden E-Mails an bestimmte Personen weiterleiten, oder dem Absender eine automatische Abwesenheitsinformation per E-Mail zukommen lassen.

Die einzelnen Schritte zeige ich Ihnen in diesem Video.

Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Schritte in diesem Beispiel nur in Verbindung weiterer Technologien, wie beispielsweise der Exchange in Verbindung mit Outlook, durchgeführt werden können.

Um die Einstellungen jetzt vorzunehmen, wechsle ich einmal in das Register "Datei".

Im Bereich "Informationen" befindet sich die große Schaltfläche "Automatische Antworten".

Als kleiner Hinweis: In früheren Versionen hieß diese Funktionalität "Abwesenheitsassistent".

Ich klicke auf die Schaltfläche und ich kann jetzt folgende Einstellungen vornehmen.

Möchten Sie nicht, dass eine automatische Abwesenheitsinformation per Mail während Ihrer Abwesenheit versendet wird, so belassen Sie die Option "Keine automatischen Antworten senden".

Soll von Outlook während Ihrer Abwesenheit eine automatische Abwesenheitsinformation per E-Mail versandt werden, sobald Ihnen jemand eine E-Mail zukommen lässt, dann aktivieren Sie die Option "Automatische Antworten senden".

Direkt darunter können Sie den Zeitraum festlegen, von wann bis wann Sie nicht anwesend sind, und im unteren Bereich haben Sie die Möglichkeit, die jeweilige automatische Abwesenheitsinformation einmal innerhalb Ihrer Organisation und einmal außerhalb der Organisation zu versenden.

Innerhalb meiner Organisation bedeutet, dass die Informationen, die ich in dieses Feld schreibe, über dieses Register, erhalten nur meine Kollegen, also unternehmensinterne Personen.

während in diesem Register nur Kontakte, die unternehmensextern sind, diese Nachricht erhalten, die hier im unteren Bereich eingegeben wird.

Ich habe schon einmal etwas vorbereitet für die Kollegen.

Ich klicke also direkt auf das Register innerhalb meiner Organisation und gebe den Text ein.

Sie sehen, ich habe hier im Bereich "Meine E-Mails werden an Michaela Fabian weitergeleitet" hinzugefügt.

Einfach, um darauf hinzuweisen, dass meine E-Mails gelesen werden während meiner Abwesenheit.

Hätte ich keine Weiterleitungsregel erstellt, so hätte ich die Kollegen hier auch einmal informiert, dass die E-Mails nicht gelesen werden, sondern erst nach meiner Rückkehr.

Wie schon angedeutet, im Register außerhalb meiner Organisation legen Sie die Nachricht fest, die an unternehmensexterne Personen gesendet werden sollen, und auch hier habe ich schon einmal etwas vorbereitet.

Ich füge den Text ein, und hier auch nochmal ein Hinweis: Falls bei Ihnen die Signaturen automatisch einer E-Mail hinzugefügt werden, müssen Sie hier im unteren Bereich keine Signatur einfügen, denn sonst wäre innerhalb einer E-Mail zweimal die Signatur vorhanden.

Sobald Sie alle Angaben gemacht haben, bestätigen Sie mit OK.

Nach Ihrer Rückkehr werden keine automatischen Abwesenheitsinformationen mehr versandt, da wir ein Datum für den Abwesenheitszeitraum festgelegt haben.

Bei frühzeitiger oder zwischenzeitlicher Rückkehr erhalten Sie von Outlook, sobald Sie es öffnen, eine Abfrage, ob die automatischen Antworten beendet werden sollen.

Sie werden jedoch nicht an die Regeln erinnert.

Diese können Sie erneut über die Schaltfläche "Automatische Antworten" öffnen.

Im unteren Bereich gehen Sie über Regeln, und hier können Sie die Regel deaktivieren, in dem Sie das Häckchen entfernen und dann mit OK bestätigen.

In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Nachrichten während Ihrer Abwesenheit weiterleiten können und wie Sie automatische Abwesenheitsinformationen einstellen und festlegen können.

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