Senden einer E-Mail in einem Workflow

Öffnen von SharePoint Designer 2013 und Herstellen einer Verbindung mit einer SharePoint-Website

SharePoint Designer 2013 wird als Office 2013-App installiert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um SharePoint Designer 2013 zu öffnen und eine Verbindung mit einer SharePoint-Website herzustellen:

1. Um SharePoint Designer 2013 zu öffnen, wählen Sie es im Startmenü aus. Wählen Sie Startsymbol>Alle Programme>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013 aus.

2. Wählen Sie auf der SharePoint Designer 2013-Startseite Website öffnen aus.

3. Geben Sie die SharePoint-Website ein, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten, z. B. http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. Um die Website zu öffnen, wählen Sie Öffnen aus.

5. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein. (Wenn die Sicherheit mit dem Computer, den Sie angemeldet haben, nicht integriert ist, werden Sie aufgefordert, Ihre Anmeldeinformationen einzugeben.) Stellen Sie sicher, dass Sie Anmeldeinformationen verwenden, die Zugriff auf die SharePoint-Website haben.

Erstellen eines Listenworkflows basierend auf der SharePoint-Workflowplattform

1. Wählen Sie im Navigationsbereich den Knoten Workflows aus.

2. Wählen Sie im Abschnitt Neu der Registerkarte Workflows die Dropdownliste Workflow auflisten aus.

3. Wählen Sie die Liste aus, die Sie dem neuen Workflow zuordnen möchten.

4. Geben Sie im Dialogfeld Listenworkflow erstellen einen Namen und eine Beschreibung für den Workflow ein, und stellen Sie dann sicher, dass Sie den Plattformtyp auf SharePoint 2013-Workflow festlegen.

5. Klicken Sie auf OK, um den Workflow zu erstellen.

Nachdem der Workflow erstellt wurde, können Sie Aktionen, Bedingungen, Phasen, Schritte und Schleifen hinzufügen, um Ihren Workflow zu erstellen. Diese Workflowkomponenten sind im SharePoint Designer 2013-Menüband verfügbar.

Weitere Informationen zur verfügbaren Liste der Workflowaktionen finden Sie unter Siehe auch.

Erstellen der Aktion zum Senden einer E-Mail

1. Wählen Sie Aktionen und dann Email senden aus.

2. Wählen Sie in der Aktion diese Benutzer aus.

3. Wählen Sie im Dialogfeld Email Nachricht definieren benutzer aus den vorhandenen Benutzern und Gruppen aus, oder geben Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse in das Feld An ein.

   Hinweise: 

   • Um eine E-Mail an eine externe E-Mail-Adresse zu senden. Sie müssen in der Lage sein, Informationen vom jeweiligen E-Mail-Server abzurufen.

   • Die An-Adresse einer E-Mail kann entweder eine bestimmte statische Adresse (z. B. NORTHWINDTRADERS\junmin oder junmin@northwindtraders.com) oder eine Workflowsuche nach variablen Informationen sein. Weitere Informationen zur Verwendung von Workflowsuchvorgängen zum dynamischen Adressieren von E-Mails, die vom Workflow gesendet werden, anstatt statische Adressen zu verwenden, finden Sie unter Dynamisches Auswählen von Benutzern oder Gruppen zum Empfangen der Nachricht.

   • Die Absenderadresse der gerenderten E-Mail ist immer die E-Mail-Adresse des Serveradministrators, es sei denn, der Serveradministrator ändert die Absenderadresse für die aktuelle Web-App oder für alle Web-Apps. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von ausgehenden Email für eine bestimmte Web-App.

4. Geben Sie im Feld Betreff einen Betreff für die E-Mail ein, oder wählen Sie Datenbindung anzeigen aus, um eine Workflowsuche für den hier gewünschten Text zu definieren.

   Hinweis: Damit der Workflow ordnungsgemäß kompiliert werden kann, müssen Sie einen Eintrag im Feld Betreff vornehmen.

5. Geben Sie im großen Feld unter dem Feld Betreff den Textkörper der E-Mail ein, oder fügen Sie ihn ein.

   

6. Wählen Sie OK aus.

7. Wählen Sie Aktion>Zu einer Phase wechseln aus.

8. Wählen Sie Ende des Workflows aus.

9. Wählen Sie Veröffentlichen aus.

Erweiterte Optionen zum Ändern des E-Mail-Inhalts finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Seitenanfang

Verwenden einer benutzerdefinierten Liste, um Empfängeradressen zu speichern

Wenn sich die Empfänger regelmäßig ändern, aber nicht oft genug, dass sie bei jedem Start des Workflows in einem Initiierungsformular angegeben werden müssen, können Sie eine benutzerdefinierte Empfängerliste erstellen, die ein Listenelement für jeden Workflow enthält, der darauf verweist, und dann Spalten erstellen, in denen Sie die Adressen speichern können, an die jede E-Mail von jedem Workflow gesendet werden soll. Wenn sich die Empfänger für irgendeine Workflownachricht ändern, müssen Sie lediglich die Adressen im betreffenden Feld im Empfängerlistenelement für diesen Workflow ändern.

So verwenden Sie einen Workflow-Nachschlagevorgang in eine benutzerdefinierte Empfängerliste

1. Erstellen Sie im Browser eine benutzerdefinierte Liste namens "Empfänger" mit den folgenden drei Spalten:

   • Ändern Sie den Namen der Standardspalte Titel in Workflowname. Lassen Sie alle anderen Optionen unverändert. Weitere Informationen Informationen zum Ändern von Spalten in einer Liste oder Bibliothek finden Sie unter Siehe auch.

   • Fügen Sie eine "Person oder Gruppe"-Spalte namens An hinzu. Lassen Sie in dieser Spalte die Auswahl von Personen und Gruppen, aber keine Mehrfachauswahl zu. Lassen Sie alle anderen Optionen unverändert. Weitere Informationen zum Erstellen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek finden Sie unter Siehe auch.

   • Fügen Sie eine "Eine Textzeile"-Spalte namens CC hinzu. Lassen Sie alle anderen Optionen unverändert.

2. Erstellen Sie in der Liste Empfänger ein neues Element, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus:

   • Geben Sie im Feld Workflownameden Namen Dokumentüberprüfung ein. Dies ist der Name des hier verwendeten Beispielworkflows.

   • Wählen Sie im Feld An die Option Adressbuch aus, und wählen Sie dann im Dialogfeld Personen und Gruppen auswählen eine einzelne Person oder Gruppe aus, an die E-Mails adressieren werden sollen.

   • Geben Sie im Feld Cc die E-Mail-Adressen der Empfänger ein, an die Adresskopien gesendet werden sollen, und trennen Sie mehrere Adressen durch Semikolons.

3. Erstellen Sie einen neuen Workflow.

4. Wählen Sie Aktionen und dann Email senden aus.

5. Wählen Sie unter Aktion diese Benutzer aus.

6. Klicken Sie im Dialogfeld Email Nachricht definieren am Ende des Felds An auf Adressbuch .

7. Wählen Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen in der Liste Oder aus vorhandenen Benutzern und Gruppen auswählen die Option Workflowsuche für einen Benutzer aus, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

8. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Person oder Gruppe die folgenden Optionen aus:

   • Datenquelle: Empfänger oder der Name Ihrer benutzerdefinierten Liste.

   • Feld aus Quelle: An oder das Feld, das die Adresse enthält, die in der Zeile An enthalten sein soll.

   • Rückgabefeld als: Anmeldename. Dadurch wird das Feldformat "An" in der E-Mail festgelegt.

   • Feld: Empfänger: Workflowname

   • Wert: Geben Sie Dokumentüberprüfung oder den Namen des aktuellen Workflows ein.

     

     Dieser Nachschlagevorgang besagt: "Wählen Sie in der Liste Empfänger den Wert des Felds An aus, in dem der Workflowname gleich Dokumentüberprüfung ist."

     Die obere Hälfte des Dialogfelds gibt die Liste und die Spalte an. die untere Hälfte des Dialogfelds gibt die Zeile an.

9. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen nach Person oder Gruppe die Option OK aus.

10. Wählen Sie in der E-Mail zum Sicherstellen eindeutiger Nachschlagevorgänge OK aus.

11. Klicken Sie erneut auf OK, um das Dialogfeld Benutzer auswählen zu schließen.

12. Wählen Sie im Dialogfeld Email Nachricht definieren am Ende des Felds CC die Option Adressbuch aus.

13. Wählen Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen in der Liste Oder aus vorhandenen Benutzern und Gruppen auswählen die Option Workflowsuche für einen Benutzer aus, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

14. Wählen Sie im Dialogfeld Workflowsuche definieren die folgenden Optionen aus:

    • Datenquelle: Empfänger oder der Name Ihrer benutzerdefinierten Liste.

    • Feld aus Quelle: Cc oder das Feld, das die gewünschte Adresse in der Cc-Zeile enthält.

    • Rückgabefeld als: Anmeldename. Dadurch wird das Feldformat "An" in der E-Mail festgelegt.

    • Feld: Empfänger: Workflowname

    • Wert: Geben Sie Dokumentüberprüfung oder den Namen des aktuellen Workflows ein.

      

      Dieser Nachschlagevorgang besagt: "Wählen Sie in der Liste Empfänger den Wert des Felds Cc aus, in dem der Workflowname gleich Dokumentüberprüfung ist."

15. Wählen Sie OK aus, und wählen Sie in der Warnmeldung erneut OK aus.

16. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Benutzer auswählen zu schließen.

Wenn der Workflow diese E-Mail nun sendet, sendet er sie an die Adressen, die in den Feldern An und Cc des Elements Dokumentüberprüfung in der benutzerdefinierten Empfängerliste aufgeführt sind. Sollen Empfänger geändert werden, nehmen Sie die gewünschten Änderungen einfach im Listenelement vor.

Ein einzelner Workflow kann mehrere E-Mails senden, und die E-Mails werden möglicherweise nicht alle an dieselben Empfänger gesendet. Um andere Adressen für zusätzliche E-Mails zu speichern, die von diesem Workflow gesendet werden, können Sie der Liste Spalten hinzufügen, um die anderen Adressen zu speichern. In diesem Fall sollten Sie die Spalten "Erste Nachricht an", "Zweite Nachricht an" usw. nennen.

Alternativ können Sie die Liste so entwerfen, dass Sie ein Element für jede E-Mail erstellen, die der Workflow sendet, anstatt für jeden Workflow ein Element. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass der Name, der zum Identifizieren der einzelnen E-Mails verwendet wird, eindeutig ist, damit die Lookups, die die Adressen abrufen, den gewünschten eindeutigen Wert zurückgeben.

Verwenden des Workflowinitiierungsformulars, um Empfänger anzugeben

Sollen die Empfänger jedes Mal angegeben werden, wenn ein Workflow manuell gestartet wird, können Sie das Workflowinitiierungsformular so anpassen, dass die Adressen von der Person gesammelt werden, der den Workflow startet. Der Workflow kann dann entweder einfach die eingegebenen Adressen direkt verwenden oder diese in Felder im aktuellen Element kopieren, wo sie zu Referenzzwecken immer noch verfügbar sind, nachdem der Workflow seine aktuelle Instanz beendet hat. Ist der Workflow so eingerichtet, dass er auch automatisch startet, können Sie im Initiierungsformular Standardadressen angeben, die bei jedem automatischen Start verwendet werden.

Seitenanfang

Wenn das aktuelle Element ein Dokument in einer Dokumentbibliothek ist

Sie könnten in das Beispiel zur Workflowstartbenachrichtigung einen Link zu dem neuen Dokument einfügen:

1. Geben Sie den statischen Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll, oder fügen Sie ihn ein.

2. Markieren Sie den Text, und wählen Sie Link bearbeiten aus.

3. Wählen Sie im Dialogfeld Link bearbeiten die Option Funktion (fx) aus.

   Tipp: Nachdem Sie eine Suche eingefügt haben, können Sie sie nicht an eine neue Position ziehen. (Allerdings ist es möglich, einen Nachschlagevorgang zu "verrücken", indem anderer Text um ihn herum gezogen wird.) Ebenso ist es nicht möglich, einen Nachschlagevorgang oder einen Text, der einen Nachschlagevorgang enthält, auszuschneiden, zu kopieren oder einzufügen.

4. Wählen Sie im Dialogfeld Zeichenfolge suchen im Feld Datenquelle die Option Aktuelles Element aus.

5. Wählen Sie im Feld Feld aus Quelle die Option Codierte absolute URL und dann OK aus.

   

Wenn der Empfänger der E-Mail den Link auswählt, wird das Dokument zum Anzeigen oder Bearbeiten geöffnet.

Wenn das aktuelle Element ein Listenelement ist

Wenn Sie einen Link zu einem Listenelement erstellen , z. B. eine Ankündigung oder ein Kalenderereignis, können Sie auswählen, dass der Link entweder das Anzeigeformular (DispForm.aspx) oder das Bearbeitungsformular (EditForm.aspx) des Listenelements geöffnet werden soll.

So erstellen Sie einen Link, der das Listenelement öffnet:

1. Navigieren Sie im Browser zu der Liste, in der Sie diesen Workflow erstellen möchten.

2. Öffnen Sie das Listenelement für ein beliebiges vorhandenes Dokument in der Bibliothek, indem Sie Element anzeigen verwenden, wenn Ihr Link das Anzeigeformular öffnen soll, oder Element bearbeiten , wenn Ihr Link das Bearbeitungsformular öffnen soll.

3. Kopieren Sie die Adresse in der Adressleiste vom Anfang http: oder https: bis zum ersten Gleichheitszeichen (=).

   

4. Der Text ?ID= ist ein Abfragezeichenfolgeparameter, von dem die Seite angewiesen wird, das Formular für das Element in der aktuellen Liste oder Bibliothek anzuzeigen, das die auf das Gleichheitszeichen (=) folgende Listen-ID hat. Dies ist in diesem Beispiel die Listen-ID des aktuellen Elements, das durch den Workflow-Nachschlagevorgang angegeben ist.

   Hinweis: Wenn das aktuelle Element eine Aufgabe ist, die von einer der drei Workflowaufgabenaktionen erstellt wird, und wenn Sie möchten, dass der Link das benutzerdefinierte Aufgabenformular (und nicht das Standardanzeige- oder Bearbeitungsformular für die Aufgabenliste) öffnen soll, finden Sie weitere Informationen unter Wenn das aktuelle Element ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular ist. Für Aufgaben, die nicht durch eine Aufgabenaktion für Workflows erstellt wurden, und für die Anzeigeformulare für die Aufgaben, die über eine der Aufgabenaktionen für Workflows erstellt wurden, benötigen Sie lediglich die aktuelle Vorgehensweise.

5. Geben Sie im Dialogfeld Email Nachricht definieren den statischen Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll, oder fügen Sie ihn ein. Beispiel: Klicken Sie hier, um das Listenelement anzuzeigen.

6. Markieren Sie den Text, und wählen Sie Link bearbeiten aus.

7. Wählen Sie im Feld Link bearbeiten als Adressfeld die Option Zeichenfolgen-Generator aus.

8. Fügen Sie im Dialogfeld Zeichenfolgen-Generator die Adresse ein.

9. Positionieren Sie die Einfügemarke direkt hinter dem Gleichheitszeichen (=), und wählen Sie dann Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern aus.

10. Wählen Sie im Dialogfeld Zeichenfolge suchen im Feld Quelle die Option Aktuelles Element und im Feld Feldaus Quelle die Option ID aus.

    

11. Wählen Sie OK aus.

    Die endgültige Zeichenfolge im Zeichenfolgen-Generator sollte mit http:// oder https:// beginnen und mit [%Current Item:ID%].

    Wichtig: Während die Suche nach der aktuellen Element-ID beim Erstellen von Links zum aktuellen Listenelement nützlich ist, können die folgenden Nachschlagevorgänge Fehler im gerenderten Pfad darstellen, und wir empfehlen diese nicht für die Aufnahme in E-Mail-Links: Pfad, Serverrelative URL, Quell-URL und URL-Pfad.

12. Wählen Sie zweimal OK aus.

Ihre Links werden in blauer Text mit einer Unterstreichung in der E-Mail angezeigt.

Wenn Sie den Link mehrmals verwenden möchten, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.

Speichern der Adresse eines Listenelements als Workflowvariable

Sie können die URL des Anzeige- oder Bearbeitungsformulars eines Listenelements in einer Workflowvariablen speichern, sodass Sie die URL an mehreren Stellen im selben Workflow verwenden können.

1. Wählen Sie im Fenster Workflow-Designer die Option Aktionen und dann Teilzeichenfolge aus Index der Zeichenfolge extrahieren aus.

   

2. Wählen Sie in der Phase die Zeichenfolge und dann die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten [...] aus.

3. Fügen Sie im Dialogfeld Zeichenfolgen-Generator den statischen Textteil der URL ein (aber nicht die Suche nach der aktuellen Element-ID).

   

4. Positionieren Sie die Einfügemarke hinter dem Gleichheitszeichen (=), und wählen Sie dann Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern aus.

5. Wählen Sie im Dialogfeld Zeichenfolge suchen im Feld Datenquelle die Option Aktuelles Element und im Feld Feld aus Quelle die Option ID aus.

   

6. Wählen Sie OK aus.

   Der Nachschlagevorgang wird dem Text im Dialogfeld hinzugefügt.

   

7. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Zeichenfolgen-Generator zu schließen.

8. Wählen Sie 0 in Ab 0 aus , und ersetzen Sie ihn durch 1.

   Hinweis: Wenn ab einen Wert größer als 1 aufweist, wurden in der endgültigen Zeichenfolge Zeichen entfernt.

9. Wählen Sie Variable: substring oder Variable: substring1 in Output to Variable: substring aus.

10. Wählen Sie in der Liste Neue Variable erstellen aus, und geben Sie dann im Dialogfeld Variable bearbeiten einen Namen für die neue Variable ein.

11. Stellen Sie sicher, dass Typ auf Zeichenfolge festgelegt ist, und wählen Sie dann OK aus.

12. Wählen Sie unterhalb der soeben erstellten Aktion die Aktion E-Mail senden zu Aktionen hinzufügen aus, und wählen Sie dann diese Benutzer in der Aktion aus.

13. Um die neue Variable im Dialogfeld Email Nachricht definieren zu verwenden, geben Sie den Text, in dem der Link angezeigt werden soll, in den E-Mail-Text ein, oder fügen Sie ihn ein. Wählen Sie den Text aus, und wählen Sie im Formatierungsmenü Link bearbeiten aus. Wählen Sie die Schaltfläche [fx] oder die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten [...] aus, und wählen Sie dann Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern aus.

14. Wählen Sie im Dialogfeld Zeichenfolge suchen in der Feldliste Datenquelle die Option Workflowvariablen und -parameter aus.

15. Wählen Sie in der Liste Feldaus Quelledie Option Variable: Name der Variablen aus, und wählen Sie dann OK und dann OK in das nächste Feld aus.

    

Sie können diese Variable nun an jeder Stelle im aktuellen Workflow einfügen.

Seitenanfang

Grundlegende Tipps zur Problembehandlung 

Die folgende Liste von Fragen kann helfen, die Ursache eines Problems beim Erstellen eines Workflows zu ermitteln:

1. Können Sie einen anderen Workflowtyp für dieselbe Liste erstellen? Versuchen Sie beispielsweise, einen Genehmigungsworkflow zu erstellen.

2. Können Sie denselben Workflow erstellen:

   • auf einer anderen Liste auf derselben Website?

   • auf einer anderen Website unter derselben Websitesammlung?

   • in einer anderen Websitesammlung unter derselben Webanwendung?

   • in einer anderen Webanwendung?

   • mit einem anderen Konto angemeldet?

   • einen anderen Computer verwenden?

 Tipps zur erweiterten Problembehandlung

Wenn keiner der grundlegenden Tipps zur Problembehandlung hilft, die Ursache eines Workflowproblems zu ermitteln, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen auf Website- und Workflowebene verfügen. Wechseln Sie zu Websiteeinstellungen>Websiteberechtigungen>Berechtigungen/Listeneinstellungen überprüfen>Berechtigungen für diese Liste, und überprüfen Sie, ob die Ergebnisse von Berechtigungen überprüfen den folgenden Entsprechen:

   1. Mindestberechtigungen zum Entwerfen eines Workflows (Speichern und Veröffentlichen):

      1. auf der SharePoint-Website: Entwurf

      2. in der liste SharePoint: Bearbeiten

   2. Mindestberechtigungen zum Starten eines Workflows:

      1. auf der SharePoint-Website: Nur anzeigen/Lesen

      2. in der SharePoint Liste: Mitwirken

2. Stellen Sie sicher, dass die Einstellungen für ausgehende E-Mails auf die richtige Exchange Server festgelegt sind.

   1. Eingabeaufforderung als Administrator öffnen

   2. Führen Sie nslookup <Exchange Serveradresse>aus. Beispiel: nslookup exch.contoso.com

   3. Die aufgelöste IP-Adresse des Exchange Servers sollte in der Ausgabe angezeigt werden. Wenden Sie sich andernfalls an Ihren Exchange-Administrator, und fragen Sie nach dem richtigen Exchange vollqualifizierten Domänennamen (Fully Qualified Domain Name, FDQN).

3. Senden Sie mithilfe der SendEmail-Funktion der SPUtility-Klasse mit SharePoint Verwaltungsshell eine E-Mail an dieselbe Person, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

   1. Öffnen Sie SharePoint Verwaltungsshell als Administrator. (Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf SharePoint Verwaltungs-Shell>Als Administrator ausführen)

   2. Führen Sie das folgende Skript aus. Wenn das Skript mit True antwortet und der Benutzer eine E-Mail von SharePoint erhält, wird SMTP in SharePoint ordnungsgemäß konfiguriert.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. Senden Sie mithilfe der SMTP-Funktion eine E-Mail vom SharePoint-Server an denselben Benutzer. Führen Sie die Schritte unter Verwenden von Telnet zum Testen der SMTP-Kommunikation aus.