Senden einer E-Mail in einem Workflow

Senden einer E-Mail in einem Workflow

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Das Senden einer e-Mail, wenn in einigen Versionen von SharePoint ein Listenelement hinzugefügt wurde, erforderte zahlreiche Schritte, die Sie unten ausführlich finden können. Wenn Sie jedoch die aktuellste Version von SharePoint verwenden, können Sie einen Flow direkt aus Ihrer Liste hinzufügen. Eine Microsoft Flow-Vorlage zum Senden einer e-Mail-Nachricht, wenn ein Listenelement hinzugefügt wird , enthält die grundlegenden Schritte, die für einen schnellen Einstieg erforderlich sind.

Senden von e-Mails aus dem Workflow

Senden einer einfachen E-Mail-Nachricht aus einem Workflow

Dynamisches Auswählen von Benutzern oder Gruppen zum Empfangen der Nachricht

Einfügen von Informationen zum aktuellen Element

Einfügen eines statischen Links

Einfügen eines Links in das aktuelle Element

Einfügen eines Bilds

Optionen, die nicht unterstützt werden

Senden einer einfachen E-Mail-Nachricht aus einem Workflow

Neues Element, das den Workflow zum Senden einer E-Mail-Nachricht auslöst

Durch Verwenden der Aktion E-Mail senden im Workflow-Designer können Sie einen benutzerdefinierten Workflow so einrichten, dass aus ihm E-Mail-Nachrichten an Sie oder einen anderen angegebenen Benutzer oder eine angegebene Gruppe gesendet werden. Für eine E-Mail-Nachricht sind die folgenden Felder verfügbar: An, CC, Betreff und Text. Diese Felder können sowohl statischen Text als auch Text enthalten, der dynamisch aus Workflow-Nachschlagevorgängen generiert wurde.

Sie können die Aktion E-Mail senden verwenden, um viele Arten von Nachrichten zu generieren, etwa Benachrichtigungen, die ausgelöst werden, wenn der Workflow bestimmte Phasen erreicht oder bestimmte Aktionen ausgeführt hat (z. B. das Starten und Beenden des Workflows), sowie Erinnerungen an Aufgaben, die am Fälligkeitsdatum nicht abgeschlossen sind.

Hinweis: Auf dem Server müssen zunächst die Einstellungen für ausgehende E-Mails konfiguriert werden, damit der Workflow E-Mail-Nachrichten senden kann. Wenden Sie sich an den Serveradministrator, wenn Ihnen die aktuellen E-Mail-Einstellungen des Servers nicht bekannt sind. Links zu weiteren Informationen über die Einstellungen für ausgehende E-Mails finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

In diesem Beispiel richten Sie den Workflow so ein, dass er Ihnen jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung sendet, wenn er für ein neuen Element gestartet wird. Verwenden Sie die Version von SharePoint Designer, die Ihrer SharePoint Server-Version entspricht. Verwenden Sie beispielsweise für SharePoint Server 2010SharePoint Designer 2010. Und für alle Versionen nach SharePoint Server 2010, einschließlich SharePoint Server 2016 und SharePoint Online, verwenden Sie SharePoint Designer 2013. Sie können SharePoint Designer 2013 aus dem Microsoft Download Center herunterladen und weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

Öffnen von SharePoint Designer 2013 und Herstellen einer Verbindung mit einer SharePoint-Website

SharePoint Designer 2013 wird als Office 2013-Anwendung installiert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um SharePoint Designer 2013 zu öffnen und eine Verbindung mit einer SharePoint-Website herzustellen:

  1. Öffnen Sie SharePoint Designer 2013, indem Sie es im Startmenü auswählen. Klicken Sie auf Start Symbol, klicken Sie auf Alle Programme, klicken Sie auf Microsoft Office 2013, und klicken Sie dann auf SharePoint Designer 2013.

  2. Klicken Sie auf der Startseite von SharePoint Designer 2013 auf Website öffnen .

  3. Geben Sie die SharePoint-Website ein, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten. Beispiel: http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Klicken Sie auf Öffnen , um die Website zu öffnen.

  5. Geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. (Wenn die Sicherheit nicht in den Computer integriert ist, in dem Sie sich angemeldet haben, werden Sie aufgefordert, Ihre Anmeldeinformationen einzugeben.) Stellen Sie sicher, dass Sie Anmeldeinformationen verwenden, die Zugriff auf die SharePoint-Website haben.

Erstellen eines Listen Workflows basierend auf der SharePoint-Workflow Plattform

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Knoten Workflows .

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Workflows im Abschnitt neu auf die Dropdownliste Workflow .

  3. Wählen Sie die Liste aus, die Sie dem neuen Workflow zuordnen möchten.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Listenworkflow erstellen einen Namen und eine Beschreibung für den Workflow ein, und stellen Sie dann sicher, dass der Plattformtyp auf SharePoint 2013-Workflowfestgesetzt ist.

Wählen Sie OK aus, um den Workflow zu erstellen.

Nachdem der Workflow erstellt wurde, können Sie Aktionen, Bedingungen, Stadien, Schritte und Schleifen hinzufügen, um den Workflow zu erstellen. Diese Workflow Komponenten stehen im Menüband von SharePoint Designer 2013 zur Verfügung.

Hinweis: Wenn SharePoint 2013-Workflow nicht als verfügbarer Plattformtyp angezeigt wird, ist der Workflow-Manager nicht für die Arbeit mit der SharePoint-Farm konfiguriert. Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Workflow-Manager für die Arbeit mit der SharePoint Server 2013-Farm.

Weitere Informationen zur verfügbaren Liste der Workflowaktionen finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

Erstellen der Aktion zum Senden einer e-Mail-Nachricht

  1. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann auf e-Mail senden .

  2. Klicken Sie in der Aktion auf diese Benutzer

  3. Wählen Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren die Option Benutzer aus den vorhandenen Benutzern und Gruppen aus, oder geben Sie Ihre eigene e-Mail-Adresse in das Feld an ein.

    Hinweise: 

    • , Um eine e-Mail an eine externe e-Mail-Adresse zu senden. Sie müssen in der Lage sein, Informationen vom jeweiligen e-Mail-Server abzurufen.

    • Die An-Adresse einer Nachricht kann entweder eine bestimmte statische Adresse (z. B. NORTHWINDTRADERS\junmin oder junmin@northwindtraders.com) oder ein Workflow-Nachschlagevorgang zu variablen Informationen sein. Weitere Informationen zum Verwenden von Workflow-Lookups zum dynamischen Adressieren von e-Mail-Nachrichten, die vom Workflow gesendet werden, anstatt statische Adressen zu verwenden, finden Sie im nächsten Abschnitt dynamisches auswählen von Benutzern oder Gruppen zum Empfangen der Nachricht.

    • Die Absenderadresse der gerenderten Nachricht ist immer die E-Mail-Adresse des Serveradministrators, es sei denn, der Serveradministrator hat die Absenderadresse für die aktuelle Webanwendung oder für alle Webanwendungen geändert. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von ausgehenden e-Mails für eine bestimmte Web-App.

  4. Geben Sie im Feld Betreff einen Betreff für die Nachricht ein, oder klicken Sie auf Daten Bindungs Schaltflächensymbol anzeigen, um einen Workflow-Lookup für den hier gewünschten Text zu definieren.

    Hinweis: Sie müssen etwas im Feld Betreff eingeben, damit der Workflow ordnungsgemäß kompiliert werden kann.

  5. Geben Sie in das große Feld unter dem Feld Betreff den Textkörper der Nachricht ein, oder fügen Sie ihn ein.

  6. Wählen Sie OK aus.

  7. Aktion auswählen > zu einer Phase wechseln

  8. Auswählen des Workflow Endes

  9. Klicken Sie auf veröffentlichen.

Weitere Erweiterte Optionen zum Ändern des Inhalts der e-Mail finden Sie in den folgenden Abschnitten.

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Dynamisches Auswählen von Benutzern oder Gruppen zum Empfangen der Nachricht

Wenn Sie im An- und CC-Feld der Nachricht statische Adressen angeben, müssen Sie den Workflow jedes Mal, wenn Sie die Empfänger ändern, im Workflow-Designer öffnen und die Änderungen manuell vornehmen. Wenn sich die Adressen häufig ändern, ist es ratsam, in den Feldern An und CC Workflow-Nachschlagevorgänge zu verwenden. In Nachschlagevorgängen können Adressen aus einem Feld im aktuellen Element, aus einem Feld in einem Element in einer anderen Liste oder Bibliothek oder aus Workflowvariablen abgerufen werden.

Verwenden einer benutzerdefinierten Liste, um Empfängeradressen zu speichern

Wenn sich die Empfänger zwar regelmäßig, aber nicht besonders häufig ändern, sodass sie jedes Mal, wenn der Workflow gestartet wird, in einem Startformular (Initiierungsformular) angegeben werden müssen, können Sie eine benutzerdefinierte Empfängerliste erstellen, die ein Listenelement für jeden Workflow enthält, der darauf verweist, und dann Spalten erstellen, in denen Sie die Adressen speichern können, an die jede E-Mail-Nachricht aus jedem Workflow gesendet werden soll. Wenn sich die Empfänger für irgendeine Workflownachricht ändern, müssen Sie lediglich die Adressen im betreffenden Feld im Empfängerlistenelement für diesen Workflow ändern.

Wichtig: Die Spalten, in denen Sie die Adressen für Workflow-E-Mail-Nachrichten speichern, können Spalten für einzeiligen Text, Spalten für mehrzeiligen Text oder Spalten vom Typ "Person oder Gruppe" sein. Wenn Sie eine "Person oder Gruppe"-Spalte verwenden, ist in jedem Feld, aus dem E-Mail-Adressen für den Workflow abgerufen werden, nur ein Eintrag zulässig. Wenn Sie die Spalte erstellen, müssen Sie darauf achten, unter Mehrfachauswahl zulassen die Option Nein auszuwählen. Wenn Sie diesen Typ von Spalte verwenden möchten, um mehrere Empfänger anzugeben, können Sie eine SharePoint-Gruppe erstellen, die die Personen enthält, an die der Workflow die E-Mail adressieren soll, und dann diese Gruppe in dem Feld angeben. Wenn Sie die Spalte erstellen, müssen Sie darauf achten, unter Folgende Auswahl zulassen die Option Personen und Gruppen auszuwählen. Einen Link zu weiteren Informationen über das Erstellen von Listen und Hinzufügen von Spalten finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Hinweis: Stellen Sie beim Erstellen von SharePoint-Gruppen sicher, dass jede Gruppe mindestens Leseberechtigungen für die Website hat und dass im Bereich Gruppeneinstellungen der Seite "Neue Gruppe" unter Wer kann die Mitgliedschaft der Gruppe anzeigen die Option Jeder ausgewählt ist.

So verwenden Sie einen Workflow-Nachschlagevorgang in eine benutzerdefinierte Empfängerliste

  1. Erstellen Sie im Browser eine benutzerdefinierte Liste namens "Empfänger" mit den folgenden drei Spalten:

    • Ändern Sie den Namen der Standardspalte Titel in Workflowname. Lassen Sie alle anderen Optionen unverändert. Einen Link zu weiteren Informationen zum Ändern der Spalte in einer Liste oder Bibliothek finden Sie im Siehe auch Abschnitt.

    • Fügen Sie eine "Person oder Gruppe"-Spalte namens An hinzu. Lassen Sie in dieser Spalte die Auswahl von Personen und Gruppen, aber keine Mehrfachauswahl zu. Lassen Sie alle anderen Optionen unverändert. Einen Link zu weiteren Informationen zum Erstellen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek finden Sie im Siehe auch Abschnitt.

    • Fügen Sie eine "Eine Textzeile"-Spalte namens CC hinzu. Lassen Sie alle anderen Optionen unverändert.

  2. Erstellen Sie in der Liste "Empfänger" ein neues Element erstellen, und gehen Sie dann folgendermaßen vor:

    • Geben Sie Dokumentüberprüfung im Feld Workflowname ein. "Dokumentüberprüfung" ist der Name des hier verwendeten Beispielworkflows.

    • Klicken Sie im Feld an auf Adressbuch Schaltflächensymbol , und wählen Sie dann im Dialogfeld Personen und Gruppen auswählen eine einzelne Person oder Gruppe aus, an die Nachrichten adressiert werden sollen.

    • Geben Sie im Feld CC die E-Mail-Adressen der Empfänger ein, an die Kopien adressiert werden sollen, wobei Sie die Adressen durch Semikolons trennen.

  3. Erstellen eines neuen Workflows

  4. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann auf E-Mail senden.

  5. Klicken Sie in der Aktion auf diese Benutzer.

  6. Klicken Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren am Ende des Felds an auf Adressbuch- Schaltflächensymbol .

  7. Klicken Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen in der Liste vorhandene Benutzer und Gruppen auswählen auf Workflow-Lookup für einen Benutzer..., und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

  8. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Person oder Gruppe die folgenden Optionen aus:

    • Datenquelle: Empfängeroder der Name Ihrer benutzerdefinierten Liste.

    • Feld aus Quelle: anoder das Feld, in dem sich die Adresse befindet, an der die Zeile ausgerichtet werden soll.

    • Rückgabe Feld als: Login-Name, damit wird das "bis"-Feld Format in der e-Mail entschieden

    • Feld: Recipients: Workflow Name

    • Wert: Geben Sie Dokumentüberprüfung oder den Namen des aktuellen Workflows ein.

      Dieser Nachschlagevorgang besagt, dass aus der Empfängerliste der Wert des Felds "An" ausgewählt werden soll, wobei der Workflowname gleich "Dokumentüberprüfung" ist.

      In der oberen Hälfte des Dialogfelds werden die Liste und die Spalte, in der unteren Hälfte des Dialogfelds wird die Zeile angegeben.

  9. Klicken Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Person oder Gruppe auf OK.

  10. Klicken Sie in der Meldung über das Sicherstellen eindeutiger Nachschlagevorgänge auf OK.

  11. Klicken Sie erneut auf OK, um das Dialogfeld Benutzer auswählen zu schließen.

  12. Klicken Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren am Ende des Felds CC auf Adressbuch- Schaltflächensymbol .

  13. Klicken Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen in der Liste vorhandene Benutzer und Gruppen auswählen auf Workflow-Lookup für einen Benutzer..., und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

  14. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    • Datenquelle: Empfängeroder der Name Ihrer benutzerdefinierten Liste.

    • Feld aus Quelle: CCoder dem Feld, das die gewünschte Adresse in der CC-Zeile enthält.

    • Rückgabe Feld als: Login-Name, damit wird das "bis"-Feld Format in der e-Mail entschieden

    • Feld: Recipients: Workflow Name

    • Wert: Geben Sie Dokumentüberprüfung oder den Namen des aktuellen Workflows ein.

      Dieser Nachschlagevorgang besagt, dass aus der Empfängerliste der Wert des Felds "CC" ausgewählt werden soll, wobei der Workflowname gleich "Dokumentüberprüfung" ist.

  15. Klicken Sie auf OK, klicken Sie in der Warnmeldung erneut auf OK, und klicken Sie dann nochmals auf OK, um das Dialogfeld Benutzer auswählen zu schließen.

Wenn der Workflow nun diese E-Mail-Nachricht sendet, wird sie an die Adressen gesendet, die in den Feldern "An" und "Cc" des "Dokumentüberprüfung"-Elements in der benutzerdefinierten Empfängerliste aufgeführt sind. Sollen Empfänger geändert werden, nehmen Sie die gewünschten Änderungen einfach im Listenelement vor.

Ein einzelner Workflow kann mehrere e-Mail-Nachrichten senden, und die Nachrichten werden möglicherweise nicht an dieselben Empfänger gesendet. Zum Speichern weiterer Adressen für zusätzliche Nachrichten, die von diesem Workflow gesendet werden, können Sie der Liste Spalten hinzufügen, um die anderen Adressen zu speichern. In diesem Fall sollten Sie die Spalten "erste Nachricht an", "zweite Nachricht an" und so weiter benennen.

Alternativ können Sie die Liste so gestalten, dass Sie, statt ein Element für jeden Workflow, ein Element für jede Nachricht erstellen, die der Workflow sendet. In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass der Name, mit dem jede Nachricht identifiziert wird, eindeutig ist, sodass Nachschlagevorgänge, die die Adressen abrufen, den gewünschten eindeutigen Wert zurückgeben.

Verwenden des Workflowinitiierungsformulars, um Empfänger anzugeben

Sollen die Empfänger jedes Mal angegeben werden, wenn ein Workflow manuell gestartet wird, können Sie das Workflowinitiierungsformular so anpassen, dass die Adressen von der Person gesammelt werden, der den Workflow startet. Der Workflow kann dann entweder einfach die eingegebenen Adressen direkt verwenden oder diese in Felder im aktuellen Element kopieren, wo sie zu Referenzzwecken immer noch verfügbar sind, nachdem der Workflow seine aktuelle Instanz beendet hat. Ist der Workflow so eingerichtet, dass er auch automatisch startet, können Sie im Initiierungsformular Standardadressen angeben, die bei jedem automatischen Start verwendet werden.

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Einfügen von Informationen zum aktuellen Element

Bisher ist der Textkörper in der Beispielnachricht statisch: Jedes Mal, wenn der Workflow eine Instanz der Nachricht erstellt, ist der Text derselbe.

Es kann jedoch nützlich sein, Text einzufügen, der sich in Bezug auf das Element ändert, für das der Workflow derzeit ausgeführt wird. So kann es z. B. hilfreich sein, den Titel des Dokuments, das überprüft werden muss, in den Textkörper der Nachricht einzufügen. Zum Einbeziehen dieser Art von dynamischen Informationen verwenden Sie einen Workflow-Nachschlagevorgang. In Nachschlagevorgängen werden Daten aus verschiedenen Datenquellen, etwa Listen, Bibliotheken und Workflowdaten, abgerufen.

So fügen Sie den Titel des Dokuments dem Nachrichtentext hinzu

  1. Geben oder fügen Sie den statischen Text ein, in dem die Informationen aus dem Nachschlagevorgang angezeigt werden sollen.

  2. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der sich der Nachschlagevorgang befinden soll.

    Tipp: Sobald der Nachschlagevorgang eingefügt wurde, kann er nicht mehr an eine andere Position gezogen werden. (Allerdings ist es möglich, einen Nachschlagevorgang zu "verrücken", indem anderer Text um ihn herum gezogen wird.) Ebenso ist es nicht möglich, einen Nachschlagevorgang oder einen Text, der einen Nachschlagevorgang enthält, auszuschneiden, zu kopieren oder einzufügen.

  3. Klicken Sie auf nach schlagen hinzufügen oder ändern.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld nach schlagenfür zeichenFolge im Feld Datenquelle die Option Aktuelles Element aus, und geben Sie im Feld aus Quelle den Namen ein.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Der eingefügte Nachschlagevorgang wird im Nachrichtentext angezeigt.

  7. Klicken Sie auf veröffentlichen , um den Workflow zu veröffentlichen.

Wenn der Workflow ausgeführt und die Nachricht generiert wird, wird der Nachschlagevorgang durch den Titel des Dokuments ersetzt.

Einfügen von Titel 5

Das Einfügen des Titels des Dokuments ist nützlich, aber es wäre vielleicht sogar noch nützlicher, einen Link einzufügen, über den Sie direkt zu dem Dokument gelangen könnten. Dazu fügen Sie einen Nachschlagevorgang in den Link ein.

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Einfügen eines statischen Links

Sie können einen statischen Hyperlink, der immer mit der gleichen Adresse oder dem gleichen Speicherort verknüpft ist, in den Textkörper ihrer Workflow-e-Mail aufnehmen, indem Sie die Schaltfläche " Hyperlink bearbeiten " in der oberen rechten Ecke des Formatierungstools im Bereich " e-Mail-Nachricht definieren " verwenden. (Dialogfeld)

  1. Geben oder fügen Sie den statischen Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll.

  2. Markieren Sie den Text, und klicken Sie auf Link bearbeiten .

  3. Geben Sie im Dialogfeld Link bearbeiten die Adresse der Website ein.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Der eingefügte Hyperlink wird im Nachrichtentext angezeigt.

Hinweis: Auf Text basierte e-Mail-Programme wird der Link nicht gerendert.

Informationen, wie ein Workflow-Nachschlagevorgang dazu verwendet werden kann, einen dynamischen Link zu erstellen, der je nach Element, für das der Workflow aktuell ausgeführt wird, auf unterschiedliche Adressen verweist, finden Sie im nächsten Abschnitt Einfügen eines Links in das aktuelle Element.

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Einfügen eines Links in das aktuelle Element

Im vorherigen Abschnitt, Einfügen eines statischen Links, enthält die Adresse im Linkbeispiel keine variablen Informationen: Jedes Mal, wenn der Workflow die E-Mail-Nachricht sendet, verweist der Link auf dieselbe Seite.

Durch Verwenden eines Workflow-Nachschlagevorgangs können Sie jedoch einen dynamischen Link erstellen, in dem Informationen über das aktuelle Element verwendet werden, um zu entscheiden, auf welche URL verwiesen werden soll.

Wenn das aktuelle Element ein Dokument in einer Dokumentbibliothek ist

Sie könnten in das Beispiel zur Workflowstartbenachrichtigung einen Link zu dem neuen Dokument einfügen:

  1. Geben oder fügen Sie den statischen Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll.

  2. Markieren Sie den Text, und klicken Sie auf Link bearbeiten.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Link Bearbeiten auf Funktion (FX).

    Tipp: Sobald der Nachschlagevorgang eingefügt wurde, kann er nicht mehr an eine andere Position gezogen werden. (Allerdings ist es möglich, einen Nachschlagevorgang zu "verrücken", indem anderer Text um ihn herum gezogen wird.) Ebenso ist es nicht möglich, einen Nachschlagevorgang oder einen Text, der einen Nachschlagevorgang enthält, auszuschneiden, zu kopieren oder einzufügen.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Zeichenfolge im Feld DatenQuelle die Option Aktuelles Element aus.

  5. Wählen Sie im Feld aus Quelle die Option CODIERTe absolute URLaus, und klicken Sie dann auf OK.

    Einfügen eines Links für das aktuelle Element 1 Einfügen eines Links für das aktuelle Element 2 Einfügen eines Links für das aktuelle Element 3

Wenn der Empfänger der Nachricht auf den Link klickt, wird das Dokument zum Anzeigen oder Bearbeiten geöffnet.

Wenn das aktuelle Element ein Listenelement ist

Wenn Sie einen Link zu einem Listenelement (z. B. eine Ankündigung oder ein Kalenderereignis) erstellen, können Sie auswählen, ob der Link das Anzeigeformular ("DispForm.aspx") oder das Bearbeitungsformular ("EditForm.aspx") des Listenelements öffnen soll.

So erstellen Sie einen Link zum Öffnen des Listenelements:

  1. Navigieren Sie im Browser zu der Liste, in der Sie diesen Workflow erstellen möchten.

  2. Öffnen Sie das Listenelement für ein vorhandenes Dokument in der Bibliothek, und verwenden Sie das Elementansicht , wenn Sie möchten, dass der Link das Anzeigeformular oder das Element bearbeiten öffnet, wenn Sie möchten, dass der Link das Bearbeitungsformular öffnet.

  3. Kopieren Sie die Adresse in der Adressleiste von Anfang http: oder https: durch das erste Gleichheitszeichen (=)

    Einfügen eines Links für Listenelement 1

  4. Der Text ?ID= ist ein Abfragezeichenfolgeparameter, von dem die Seite angewiesen wird, das Formular für das Element in der aktuellen Liste oder Bibliothek anzuzeigen, das die auf das Gleichheitszeichen (=) folgende Listen-ID hat. Dies ist in diesem Beispiel die Listen-ID des aktuellen Elements, das durch den Workflow-Nachschlagevorgang angegeben ist.

    Hinweis: Wenn das aktuelle Element eine Aufgabe ist, die von einer der drei Aufgabenaktionen für Workflows erstellt wurde, und wenn der Link das benutzerdefinierte Aufgabenformular öffnen soll (anstelle des standardmäßigen Anzeige- oder Bearbeitungsformulars für die Aufgabenliste), lesen Sie den Abschnitt Wenn das aktuelle Element ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular ist. Für Aufgaben, die nicht durch eine Aufgabenaktion für Workflows erstellt wurden, und für die Anzeigeformulare für die Aufgaben, die über eine der Aufgabenaktionen für Workflows erstellt wurden, benötigen Sie lediglich die aktuelle Vorgehensweise.

  5. Geben oder fügen Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren den statischen Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll (wenn Sie beispielsweise das Listenelement anzeigen möchten, klicken Sie hier).

  6. Markieren Sie den Text, und klicken Sie auf Link bearbeiten .

  7. Wählen Sie in Link bearbeiten die Option Zeichenfolgen-Generator für das Feld Adresse aus.

  8. Fügen Sie im Dialogfeld Zeichenfolgen-Generator die Adresse ein.

  9. Positionieren Sie die Einfügemarke direkt hinter dem Gleichheitszeichen (=), und klicken Sie dann auf nach schlagen hinzufügen oder ändern.

  10. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Zeichenfolge im Feld Quelle die Option Aktuelles Element und ID im Feld aus Quelle aus .

    Einfügen eines Links für Listenelement 3

  11. Klicken Sie auf OK.

    Die endgültige Zeichenfolge im Zeichenfolgen-Generator sollte mit http:// oder https:// beginnen und mit [%Current Item:ID%] Einfügen eines Links für Listenelement 4 enden.

    Wichtig: Während der aktuelle Element-ID-Nachschlagevorgang nützlich ist, um Links zum aktuellen Listenelement zu erstellen, können die folgenden Nachschlagevorgänge zu Fehlern in den gerenderten Pfaden führen, weshalb sie nicht in Links für E-Mail-Nachrichten eingefügt werden sollten: "Pfad", "Serverrelative URL", "Quell-URL" und "URL-Pfad".

  12. Zweimal OK auswählen

Ihre Links werden in blauem Text mit einer Unterstreichung in der e-Mail-Nachricht angezeigt.

Einfügen eines Links für Listenelement 5

Wenn Sie beabsichtigen, den Link mehrmals zu verwenden, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.

Speichern der Adresse eines Listenelements als Workflowvariable

Sie können die URL des Anzeige- oder Bearbeitungsformulars eines Listenelements in einer Workflowvariablen speichern, sodass Sie die URL an mehreren Stellen im selben Workflow verwenden können.

  1. Klicken Sie im Workflow-Designer-Fenster auf Aktionen, und klicken Sie dann auf Teilzeichenfolge aus Index der Zeichenfolge extrahieren .

    Variable 1

  2. Klicken Sie in der Phase auf Zeichenfolge , und klicken Sie auf die Schaltfläche Ellipsen [...]

  3. Fügen Sie im Dialogfeld Zeichenfolgen-Generator den statischen TEXTTEIL der URL ein (aber nicht die Suche nach der aktuellen Element-ID).

    Variable 2

  4. Positionieren Sie die Einfügemarke hinter dem Gleichheitszeichen (=), und klicken Sie dann auf nach schlagen hinzufügen oder ändern .

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Zeichenfolge im Feld DatenQuelle die Option Aktuelles Element und im Feld aus Quelle die ID aus.

    Variable 3

  6. Klicken Sie auf OK.

    Der Verweis wird dem Text im Dialogfeld hinzugefügt.

    Variable 4

  7. Klicken Sie auf OK , um das Dialogfeld Zeichenfolgen-Generator zu schließen.

  8. Klicken Sie auf 0, wenn Sie bei 0 beginnen und durch 1 ersetzen.

    Hinweis: Beim Start von hat einen Wert größer als 1, die endgültige Zeichenfolge wird Zeichen entfernt.

  9. Select- Variable : SUBSTRING oder Variable: substring1 in Output to Variable: SUBSTRING

  10. Klicken Sie in der Liste auf neue Variable erstellen , und geben Sie dann im Dialogfeld Variable bearbeiten einen Namen für die neue Variable ein.

  11. Stellen Sie sicher, dass der Typ auf Zeichenfolgefestgesetzt ist, und klicken Sie dann auf OK Variable 5

  12. Klicken Sie unterhalb der soeben erstellten Aktion, und fügen Sie die Aktion e-Mail-Nachricht senden zu den Aktionen hinzu, und klicken Sie dann in der Aktion auf diese Benutzer . Variable 6

  13. Wenn Sie die neue Variable im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren verwenden möchten, geben Sie den Text ein, in dem der Link angezeigt werden soll, oder fügen Sie ihn in den Nachrichtentext ein. Markieren Sie den Text, und klicken Sie im Menü Formatierung auf Hyperlink bearbeiten. Klicken Sie auf [FX], oder klicken Sie auf die Schaltfläche Ellipsen [...], und klicken Sie dann auf nach schlagen hinzufügen oder ändern .

  14. Wählen Sie im Dialogfeld Nachschlagen für Zeichenfolge in der Liste Daten Quellen Feld die Option Workflow Variablen und Parameter aus.

  15. Wählen Sie im Feldaus Quell Liste die Option Variable: Name der Variablenaus, und klicken Sie dann im nächsten Feld auf OK und OK .

    Variable 7 Bildschirm "e-Mail-Nachricht definieren" nach dem Einfügen einer Variablen

Sie können diese Variable nun an jeder Stelle im aktuellen Workflow einfügen.

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Einfügen eines Bilds

Sie können eine Grafik in Ihre Nachricht einfügen, indem Sie eine Variable erstellen und mithilfe des HTML- <img/> "Bildtag" eine Verknüpfung zu einem Bild herstellen, das als JPEG-Datei (JPG) gespeichert und in eine Bildbibliothek auf Ihrer Website hochgeladen wurde.

  1. Klicken Sie im Workflow-Designer-Fenster auf Aktionen, und klicken Sie dann auf Workflow Variable einrichten.

  2. Klicken Sie auf Workflowvariable , und wählen Sie neue Variable erstellen...

  3. Geben Sie im Dialogfeldvariable bearbeiten einen Namen für die neue Variable ein, und stellen Sie sicher, dass Typ auf Zeichenfolgefestgesetzt ist, und klicken Sie dann auf OK.

  4. Klicken Sie auf Wert , und klicken Sie auf die Schaltfläche Ellipsen [...], und fügen Sie im Fenster Zeichenfolgen-Generatordie URL für die JPEG-Bilddatei in das HTML-Tag-Format ein, und fügen Sie Sie ein- <img src ="URL"/> Zeichenfolgen-Generator für Bild

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Die eingefügte Aktion wird wie folgt angezeigt. Einstellungs Variable zum Einfügen eines Bilds

  7. Klicken Sie unterhalb der soeben erstellten Aktion, und fügen Sie der Aktion eine e-Mail-Aktion senden hinzu, und klicken Sie dann in der Aktion auf diese Benutzer . Einfügen einer e-Mail-Aktion

  8. Klicken Sie im Dialogfeld e-Mail-Nachricht definieren auf nach schlagen hinzufügen oder ändern.

  9. Wählen Sie im Dialogfeld Lookup for String in der Liste Datenquelle die Option Workflow Variablen und Parameteraus.

  10. Wählen Sie im Feld aus der Liste Quelle die Option Variable: Name der Variablene aus, und wählen Sie OKaus. E-Mail-Zeichenfolge im Bild Workflow Workflow-e-Mail-Mesage Body mit Bild

  11. Klicken Sie erneut auf OK , um das Fenster e-Mail-Nachricht definieren zu schließen und den Workflow zu veröffentlichen.

 Wenn die Nachricht gesendet wird, wird anstelle des verknüpfenden Tags das Bild aus der JPEG-Datei angezeigt.

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Optionen, die nicht unterstützt werden

Die folgenden Optionen werden von der aktuellen Version der Aktion E-Mail senden nicht unterstützt:

  • Angeben einer Adresse in der Von-Zeile. (E-Mail-Nachrichten, die vom Workflow gesendet wurden, enthalten immer die E-Mail-Adresse, die der Serveradministrator in der Von-Zeile angegeben hat. Diese Einstellung kann nur vom Serveradministrator geändert werden, und sie kann nur für die Benachrichtigungen in der aktuellen Webanwendung geändert werden, nicht pro Workflow.)

  • Verwenden eines eingebetteten Cascading Stylesheets (CSS), um Nachrichteninhalt zu formatieren. Text kann mithilfe des Formatvorlagen Attributs formatiert werden, aber die <style> -Tags-und CSS-Klassen werden nicht unterstützt.

  • Verwenden eines Workflow-Nachschlagevorgangs im Feld An oder CC, der auf eine "Person oder Gruppe"-Spalte verweist, die mehrere Werte enthält.

  • Angeben eines Bcc-Empfängers für eine Nachricht

  • Einfügen einer anderen Datei mit einer Nachricht als Anlage.

  • EinBetten von Bild-oder Grafikdateien in eine Nachricht Fügen Sie stattdessen ein Bild ein.

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Siehe auch

SharePoint 2013 Schritt für Schritt: Einrichten der Einstellung für ausgehende e-Mails

Einführung in SharePoint Designer

Konfigurieren von ausgehenden e-Mails für eine bestimmte Web-App

Konfigurieren des Workflow-Managers für die Arbeit mit der SharePoint Server 2013-Farm

Kurzübersicht über Workflow Aktionen

Erstellen einer Liste in SharePoint

Erstellen einer Spalte in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek

Ändern einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek

Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds in SharePoint Online, SharePoint 2016 und SharePoint 2013

Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds in SharePoint 2010

Grundlegende Tipps zur Problembehandlung 

Die folgende Liste von Fragen kann helfen, die Ursache eines Problems beim Erstellen eines Workflows zu ermitteln:

  1. Können Sie einen anderen Workflowtyp in der gleichen Liste erstellen? Versuchen Sie beispielsweise, einen Genehmigungsworkflow zu erstellen

  2. Können Sie denselben Workflow erstellen?

    • in einer anderen Liste auf der gleichen Website?

    • auf einer anderen Website unter derselben Websitesammlung?

    • in einer anderen Websitesammlung unter derselben Web-Anwendung?

    • in einer anderen Webanwendung?

    • sind Sie mit einem anderen Konto angemeldet?

    • Verwenden Sie einen anderen Computer?

 Erweiterte Tipps zur Problembehandlung

Wenn keiner der grundlegenden Tipps zur Problembehandlung die Ursache eines Workflow Problems ermitteln kann, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen auf Website-und Workflowebene verfügen. Wechseln Sie zu Websiteeinstellungen _GT_ Websiteberechtigungen _GT_ überprüfen Sie Berechtigungen/Listeneinstellungen _GT_ Berechtigungen für diese Liste , und überprüfen Sie, ob die Ergebnisse der Berechtigungsprüfung den folgenden Kriterien entsprechen:

    1. Minimale Berechtigungen zum Entwerfen eines Workflows (speichern und veröffentlichen):

      1. auf der SharePoint-Website: Design

      2. in der SharePoint-Liste: Bearbeiten

    2. Minimale Berechtigungen zum Starten eines Workflows:

      1. auf der SharePoint-Website: nur anzeigen/lesen

      2. in der SharePoint-Liste: Contribute

  2. Stellen Sie sicher, dass die Einstellungen für ausgehende e-Mails auf den richtigen Exchange-Server eingestellt sind.

    1. Eingabeaufforderung als Administrator öffnen

    2. Führen Sie nslookup <Exchange Server address>aus. Beispiel: nslookup-Exch.contoso.com

    3. Sie sollten die aufgelöste IP-Adresse des _Z0Z_ -Servers in der Ausgabe sehen. Wenn dies nicht der Fall ist, wenden Sie sich an Ihren Exchange-Administrator und Fragen Sie nach dem korrekten Exchange-vollqualifizierten Domänennamen (FDQN).

  3. Senden Sie eine e-Mail an dieselbe Person, indem Sie die SendEmail -Funktion der Utility -Klasse mit der SharePoint-Verwaltungsshell ausführen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

    1. Öffnen Sie die SharePoint-Verwaltungsshell als Administrator. (Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf SharePoint Management Shell > als Administrator ausführen)

    2. Führen Sie das folgende Skript aus. Wenn das Skript mit " true " antwortet und der Benutzer eine e-Mail von SharePoint erhält, wird SMTP in SharePoint ordnungsgemäß konfiguriert.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Senden einer e-Mail an denselben Benutzer vom _Z0Z_ -Server mithilfe der SMTP-Funktionalität. Führen Sie die Schritte unter Verwenden von Telnet zum Testen der SMTP-Kommunikationaus.

Hinweis: Standardmäßig erstellt SharePoint keine Protokolleinträge für ausgehende Nachrichten. SharePoint sendet keine e-Mails direkt. Die e-Mail-Nachrichten werden über den in Zentraladministration konfigurierten SMTP-Server (Exchange ) weitergeleitet. Führen Sie die oben beschriebenen Schritte zur Problembehandlung bei diesem Workflowtyp aus.

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