Senden automatischer Abwesenheitsantworten aus Outlook

Sie können mit diesen Schritten automatische Abwesenheitsantworten nur dann senden, wenn Sie ein Office 365-, Outlook.com- oder Exchange-Konto verwenden. Anweisungen für alle anderen E-Mail-Konten finden Sie unter Automatisches Weiterleiten und Umleiten von E-Mails.

  1. Wählen Sie Datei > Automatische Antworten aus.

    Automatische Antworten

  2. Wählen Sie im Feld Automatische Antworten die Option Automatische Antworten senden aus.

    Legen Sie ggf. einen Datumsbereich für Ihre automatischen Antworten fest. Dadurch werden automatische Antworten an dem Datum und zu der Uhrzeit deaktiviert, die Sie für das Ende eingeben. Andernfalls müssen Sie automatische Antworten manuell deaktivieren.

    Hinweis : Wenn "Automatische Antworten" nicht angezeigt wird, verwenden Sie wahrscheinlich Outlook mit einem POP- oder IMAP-Konto. Anweisungen zum Einrichten von automatischen Antworten finden Sie unter Automatisches Weiterleiten und Umleiten von E-Mails .

  3. Geben Sie auf der Registerkarte Innerhalb meiner Organisation die während Ihrer Abwesenheit an Teammitglieder oder Kollegen zu sendende Antwort ein.

    Eingeben der Nachricht für automatische Antworten

    Hinweis : Durch die Auswahl von Jeder außerhalb meiner Organisation werden Ihre automatischen Antworten an alle E-Mail-Adressen gesendet, also auch an Absender von Newslettern, E-Mail-Werbung und potenziellen Junk-E-Mails. Wenn Sie automatische Antworten an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, empfiehlt sich die Auswahl von Nur meine Kontakte.

  4. Wählen Sie OK aus, um die Einstellungen zu speichern.

Deaktivieren automatischer Abwesenheitsantworten

Wenn Outlook für das Senden automatischer Antworten eingerichtet ist, wird unterhalb des Menübands eine Meldung mit dieser Information angezeigt. Wählen Sie Deaktivieren aus, um automatische Abwesenheitsantworten zu deaktivieren. Wenn Sie die Datumsangaben für die automatische Antwort oder die gesendete Nachricht ändern möchten, führen Sie die oben genannten Schritte zum Ändern Ihrer Einstellungen aus.

Deaktivieren der automatischen Antworten

Problembehandlung: "Automatische Antworten" wird nicht angezeigt

Wenn nach der Auswahl von "Datei" die Option " Automatic Replies" nicht angezeigt wird, verwenden Sie wahrscheinlich ein Gmail-, Yahoo- oder anderes POP- oder IMAP-Konto, das das Feature "Automatische Antworten in Outlook" nicht unterstützt. Sie können eine Regel einrichten, mit der auf eingehende Nachrichten geantwortet wird, aber nur, wenn Outlook weiter ausgeführt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln.

Automatische Antworten können auf zwei verschiedene Weisen eingerichtet werden. Die für Sie geeignete Methode richtet sich nach dem Typ des E-Mail-Kontos, das Sie in Outlook konfiguriert haben.

Ich besitze ein Exchange Server-Konto

Ich besitze ein Outlook.com-, Hotmail-, Gmail-, Yahoo!- oder anderes POP3- oder IMAP-Konto

Ich weiß nicht genau, über welchen Kontotyp ich verfüge

Ich besitze ein Exchange Server-Konto

Aktivieren oder Deaktivieren des Abwesenheits-Assistenten

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.

    Befehl 'Abwesenheits-Assistent' im Menü 'Extras'

    Hinweis : Das Menü Extras wird im Outlook-Hauptfenster angezeigt. Das Hauptfenster ist das Fenster, das beim Starten von Outlook geöffnet wird. Es weist die Menüs Datei, Bearbeiten, Ansicht, Wechseln zu, Extras, Aktionen und ? auf. Das Menü Extras ist nicht in Fenstern verfügbar, in denen Sie Elemente wie E-Mail-Nachrichten, Kontakte oder Aufgaben erstellen oder anzeigen.

    Wenn der Befehl Abwesenheits-Assistent nicht angezeigt wird, steht für alle Outlook-Benutzer eine alternative Methode für automatische Antworten auf Nachrichten zur Verfügung. Fahren Sie mit Ich besitze ein Outlook.com-, Hotmail-, Gmail-, Yahoo!- oder anderes POP3- oder IMAP-Konto fort.

  2. Klicken Sie auf Abwesenheitsnotizen senden.

  3. Bei Bedarf aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur in diesem Zeitraum senden, um einen Zeitplan festzulegen, wann die Antworten bei Abwesenheit aktiv sind. Wenn Sie keine Start- und Endzeit angeben, werden so lange automatische Antworten gesendet, bis Sie auf das Kontrollkästchen Keine automatischen Abwesenheitsantworten senden klicken.

  4. Geben Sie auf der Registerkarte Innerhalb meiner Organisation die während Ihrer Abwesenheit zu sendende Antwort ein.

    Zum Senden von automatischen Antworten an Personen außerhalb Ihrer Organisation fahren Sie mit den Schritten 4 und 5 fort.

  5. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation das Kontrollkästchen Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden, und geben Sie dann die Antwort ein, die während Ihrer Abwesenheit gesendet werden soll.

    "Organisation" bezieht sich normalerweise auf Ihr Unternehmen und umfasst die Personen, die in Ihrem E-Mail-System über ein Exchange Server-Konto verfügen.

    Ist das Kontrollkästchen Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden aktiviert, wird (An) auf der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation neben dem Namen der Registerkarte angezeigt.

  6. Wenn Sie die Personen angeben möchten, an die automatische Antworten gesendet werden sollen, klicken Sie auf der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation auf Nur meine Kontakte oder Jeder außerhalb meiner Organisation.

    Hinweis : Der Kontakt muss in Ihrem Exchange Server-Ordner Kontakte enthalten sein. Wenn der Kontakt nur in einem Ordner vorhanden ist, der Bestandteil der Datei Persönliche Ordner (PST) ist, wird die automatische Nachricht nicht gesendet.

Ich besitze ein Outlook.com-, Hotmail-, Gmail-, Yahoo!- oder anderes POP3- oder IMAP-Konto

Sie können eine Outlook-E-Mail-Vorlage mit Outlook-Regeln kombinieren, um die Funktionen des Abwesenheits-Assistenten, der nur für Benutzer von Exchange Server-Konten verfügbar ist, zu simulieren. Auf diese Weise können Sie mit Ihrem E-Mail-Konto automatische Antworten auf eingehende Nachrichten senden.

Wichtig : Ihr Computer muss eingeschaltet bleiben und Outlook muss ausgeführt werden, damit die automatischen Antworten gesendet werden können.

Schritt 1: Erstellen einer Nachrichtenvorlage

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf E-Mail-Nachricht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Format auf Nur-Text.

  3. Geben Sie in den Textbereich der Nachricht die als automatische Antwort zu sendende Nachricht ein.

  4. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche und dann auf Speichern unter.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Dateityp auf Outlook-Vorlage (*.oft).

  6. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Nachrichtenvorlage ein, und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Schritt 2: Erstellen einer Regel für das automatische Antworten auf neue E-Mail-Nachrichten

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf Neue Regel.

  3. Klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen auf Nachrichten bei Ankunft prüfen und anschließend auf Weiter.

  4. Aktivieren Sie unter Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen? das Kontrollkästchen die nur an mich gesendet wurde, und wählen Sie ggf. weitere Kriterien aus. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

  5. Wenn ein Dialogfeld mit dem Hinweis angezeigt wird, dass diese Regel für jede empfangene Nachricht angewendet wird, klicken Sie auf Ja.

  6. Aktivieren Sie unter Was soll mit dieser Nachricht passieren? das Kontrollkästchen diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten.

  7. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) auf einer bestimmten Vorlage.

  8. Klicken Sie im Dialogfeld Antwortvorlage auswählen im Feld Suchen in auf Vorlagen im Dateisystem.

  9. Wählen Sie die im vorherigen Abschnitt erstellte Vorlage aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  10. Klicken Sie auf Weiter.

  11. Optional können Sie auch die entsprechenden Kontrollkästchen für Ausnahmen von der Regel für automatische Antworten aktivieren.

  12. Klicken Sie auf Weiter.

  13. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen für die Regel für das automatische Antworten ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Tipp : Erwägen Sie das Erstellen einer Outlook-Aufgabe oder einer Aufgabenerinnerung, die Sie daran erinnert, diese Regel zu deaktivieren, wenn keine automatischen Antworten mehr gesendet werden sollen.

Wenn mit dem Regel-Assistenten die Regel diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten aktiviert wurde, wird die automatische Antwort nur einmal pro Sitzung an die einzelnen Absender gesendet. Mit dieser Regel wird verhindert, dass Outlook wiederholt Antworten an einen einzelnen Absender sendet, von dem Sie mehrere Nachrichten erhalten. Während einer Sitzung werden von Outlook die Benutzer, an die bereits eine Antwort gesendet wurde, in einer Liste protokolliert. Wenn Sie Outlook schließen und erneut starten, wird allerdings die Liste der Sender, die bereits eine automatische Antwort erhalten haben, zurückgesetzt.

Wichtig : Damit der Regel-Assistent automatisch eine Antwort sendet, muss Outlook ausgeführt werden und so konfiguriert sein, dass regelmäßig der Eingang neuer Nachrichten geprüft wird.

Deaktivieren der automatischen Antworten

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.

  2. Deaktivieren Sie auf der Registerkarte E-Mail-Regeln unter Name das Kontrollkästchen der zu deaktivierenden Regel.

Ich weiß nicht genau, über welchen Kontotyp ich verfüge

Die einfachste Methode, um herauszufinden, ob Sie ein Exchange Server-Konto verwenden, besteht darin, Ihren Ordner Posteingang zu öffnen und zu überprüfen, ob im Menü Extras der Befehl Abwesenheits-Assistent vorhanden ist. Wenn Sie unten im Menü eine Erweiterungsschaltfläche Schaltflächensymbol sehen, klicken Sie darauf, damit alle Befehle im Menü Extras angezeigt werden.

Befehl 'Abwesenheits-Assistent' im Menü 'Extras'

Wenn der Befehl fehlt, verwenden Sie höchstwahrscheinlich kein Exchange Server-Konto, und der Abwesenheits-Assistent ist somit nicht verfügbar. Es steht eine alternative Methode zum automatischen Beantworten von Nachrichten zur Verfügung. Fahren Sie mit Ich besitze ein POP3-, IMAP- oder Outlook.com-Konto fort.

Hinweis : Das Menü Extras befindet sich im Outlook-Hauptfenster. Das Menü Extras wird nicht in Fenstern angezeigt, in denen Sie Elemente wie E-Mail-Nachrichten, Kontakte oder Aufgaben erstellen oder anzeigen.

Wenn Sie wissen, dass Sie ein Exchange Server-Konto verwenden, der Befehl Abwesenheits-Assistent im Menü Extras aber nicht angezeigt wird, empfehlen wir, einen Microsoft-Supportmitarbeiter zu kontaktieren.

Siehe auch

Verwenden des Outlook 2007-Kalenders zum Anzeigen von Büroabwesenheitszeiten

Senden automatischer Abwesenheitsantworten für Outlook für Mac

Ihre Fähigkeiten erweitern
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