Schnellstart: Verwenden von Chat und Anwesenheit

Dieser Schnellstart gibt einen Abriss der grundlegenden Aufgaben für die Kommunikation mithilfe der Microsoft® Lync™ 2010-Kommunikationssoftware. Es wird erläutert, wie Sie Lync 2010 dazu nutzen können, um mit Kollegen an Ihrem Arbeitsplatz zusammenzuarbeiten.

Inhalt dieses Artikels

Anmelden und erste Schritte

Personalisieren Ihrer Kontaktinformationen

Ändern Ihrer Bildeinstellungen

Ausblenden der Bilder Ihrer Kontakte

Ausblenden oder Ändern Ihres Bilds

Erstellen der Kontaktliste

Aufnehmen von Kontakt über Chatnachrichten

Anzeigen Ihrer aufgezeichneten Chatunterhaltungen

Anmelden und erste Schritte

Wenn Sie bereits beim Netzwerk Ihrer Organisation angemeldet sind, melden Sie sich wie folgt bei Lync an:

  1. Klicken Sie auf der Windows®-Taskleiste auf Start, klicken Sie auf Alle Programme, klicken Sie auf Microsoft Lync und klicken Sie dann auf Microsoft Lync 2010. Wenn das Lync-Hauptfenster geöffnet wird und Sie Ihren Namen und Ihren Anwesenheitsstatus sehen, sind Sie angemeldet.

  2. Klicken Sie unter Ihrem Namen auf das Verfügbarkeitsmenü und klicken Sie dann auf Ihren Anwesenheitsstatus oder auf Status zurücksetzen, damit dieser von Lync auf Grundlage Ihrer Aktivität und Ihres Microsoft® Outlook®-Kalenders automatisch festgelegt wird.

Lync-Anwesenheitsstatus

In der folgenden Tabelle werden alle Anwesenheitsstatusindikatoren mit ihrer Bedeutung beschrieben und es wird erläutert, wie sie festgelegt werden.

Anwesenheitsstatus

Beschreibung

So wird der Status eingestellt

Lync-Anwesenheit „Verfügbar“   Verfügbar

Sie sind online und für Kontakte verfügbar.

Lync legt diesen Status fest, wenn erkannt wird, dass Sie Ihren Computer verwenden. Sie können diesen Status auch festlegen, wenn Sie andere wissen lassen möchten, dass Sie im Büro sind, auch wenn Ihr Computer im Leerlauf ist.

Lync-Anwesenheit „Beschäftigt“   Beschäftigt

Sie sind beschäftigt und möchten nicht unterbrochen werden.

Lync legt diesen Status fest, wenn Sie laut der Planung in Ihrem Outlook-Kalender in einer Besprechung sind. Sie können diesen Status auch im Dropdownmenü auswählen.

Lync-Anwesenheit „Beschäftigt“ In einer Telefonkonferenz/In einer Besprechung

Sie befinden sich in einem Lync-Anruf oder einer Lync-Besprechung und möchten nicht gestört werden.

Lync legt diesen Status fest, wenn erkannt wird, dass Sie an einem Lync-Anruf oder einer Onlinebesprechung teilnehmen.

Lync-Anwesenheit „Nicht stören“   Nicht stören

Sie möchten nicht gestört werden und Unterhaltungsbenachrichtigungen nur dann sehen, wenn diese wurde von jemandem aus Ihrer Arbeitsgruppe gesendet werden.

Dieser Status wird im Dropdownmenü ausgewählt.

Lync-Anwesenheit „Abwesend“   Bin gleich zurück

Sie sind für kurze Zeit nicht an Ihrem Computer.

Dieser Status wird im Dropdownmenü ausgewählt.

Lync-Anwesenheit „Abwesend“   Inaktiv/Abwesend

Sie sind angemeldet, aber Ihr Computer war im Leerlauf oder Sie waren für einen bestimmten Zeitraum nicht an Ihrem Computer.

Lync legt Ihren Status auf „Inaktiv“ fest, wenn Ihr Computer fünf Minuten lang im Leerlauf gewesen ist, und auf „Abwesend“, wenn Ihr Status fünf Minuten lang „Inaktiv“ gewesen ist. (Zum Ändern dieser Standardwerte klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen  Optionssymbol , klicken Sie auf Status und klicken Sie dann auf die Pfeile neben Als „Inaktiv“ anzeigen, wenn Computer im Leerlauf seit (Minuten): und Als „Abwesend“ anzeigen, wenn Status „Inaktiv“ seit (Minuten):.) Sie können diesen Status auch im Dropdownmenü auswählen.

Lync-Anwesenheit „Abwesend“   Nicht bei der Arbeit

Sie arbeiten nicht und es kann kein Kontakt mit Ihnen aufgenommen werden.

Dieser Status wird im Dropdownmenü ausgewählt.

Lync-Anwesenheitssymbol 'Offline'   Offline

Sie sind nicht angemeldet. Sie werden für Personen, für die Sie die Anzeige Ihrer Anwesenheit blockiert haben, mit dem Status „Offline“ angezeigt.

Lync legt diesen Status fest, wenn Sie sich von Ihrem Computer abmelden.

Lync-Anwesenheit „Unbekannt“   Unbekannt

Ihre Anwesenheit ist unbekannt.

Dieser Status kann für Kontakte angezeigt werden, die Lync nicht als Chatprogramm verwenden.

Hinweis : Ein rotes Sternchen neben dem Status eines Kontakts zeigt an, dass die Person ihre Abwesenheitsbenachrichtigung in Outlook aktiviert hat.

Weitere Informationen zum Festlegen Ihres Anwesenheitsstatus finden Sie unter Ändern Ihres Anwesenheitsstatus.

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Personalisieren von Kontaktinformationen

Sie können Ihre Kontaktinformationen wie den Ort, Telefonnummern und Anwesenheitsinformationen personalisieren. Beispielsweise können Sie Ihre Mobiltelefonnummer hinzufügen und diese nur engen Kontakten zur Verfügung stellen.

  1. So fügen Sie eine persönliche Notiz hinzu, in der andere erfahren, was heute bei Ihnen ansteht:

    • Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf das Notizfeld über Ihrem Namen und geben Sie dann eine Notiz ein, z. B. „Arbeite von zu Hause aus“ oder „Arbeite unter Termindruck, Kontaktaufnahme bitte nur per Chatnachricht“.

    • Wenn Sie eine persönliche Notiz entfernen möchten, löschen Sie den Inhalt des Notizfelds vollständig.

    • Wenn Sie einen Ort festlegen möchten, um anderen mitzuteilen, wo Sie sich heute aufhalten, klicken Sie auf den Pfeil neben Standort festlegen oder neben Ihrem aktuellen Standort und klicken Sie dann im Menü mit den Orten (˅) auf Anderen meinen Standort anzeigen. Weitere Informationen zum Festlegen Ihres Standorts finden Sie unter Festlegen Ihres Standorts.

Festlegen Ihres Standorts für Lync

  1. Um Ihre Telefonnummer hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen  Optionssymbol und klicken Sie dann auf Telefone.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche für die Telefonnummer, die hinzugefügt werden soll (etwa Telefon (geschäftlich) oder Mobiltelefon).

  3. Geben Sie im Feld Rufnummer bearbeiten die Rufnummer ein und klicken Sie dann auf OK. Weitere Informationen zum Hinzufügen und Ändern von Telefonnummern finden Sie unter Festlegen von Telefonoptionen und Telefonnummern.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meiner Visitenkarte hinzufügen und klicken Sie dann auf OK.

  5. Um die privaten Beziehungen für die Personen zu ändern, denen Ihre privaten Telefonnummern angezeigt werden sollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Kontaktliste auf den Namen des Kontakts, klicken Sie auf Private Beziehung ändern und klicken Sie dann auf Freunde und Familie.

Personalisieren von Kontaktinformationen

Weitere Informationen zur Anwesenheit und zu privaten Beziehungen finden Sie unter Steuern des Zugriffs auf Ihre Anwesenheitsinformationen.

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Ändern Ihrer Bildeinstellungen

Sie können entscheiden, ob Sie die Bilder Ihrer Kontakte anzeigen möchten. Sie können auch Ihr eigenes Bild ändern oder gar keins anzeigen lassen.

Ausblenden der Bilder Ihrer Kontakte

  1. Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf die Schaltfläche Optionen  Optionssymbol .

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Lync – Optionen auf Persönliche Einstellungen.

  3. Deaktivieren Sie unter Anzeigefoto das Kontrollkästchen Fotos von Kontakten anzeigen, um die Bilder anderer Personen auszublenden, und klicken Sie dann auf OK.

Ausblenden von Fotos

Ausblenden oder Ändern Ihres Bilds

  1. Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf die Schaltfläche Optionen  Optionssymbol .

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Lync – Optionen auf Mein Bild.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Zum Ausblenden Ihres Bilds klicken Sie auf Mein Bild nicht anzeigen.

    • Zum Ändern Ihres Bilds klicken Sie auf Bild von Webadresse anzeigen, geben Sie die Adresse einer Fotowebsite ein (beispielsweise OneDrive oder Facebook), einschließlich des Dateinamens, und klicken Sie auf die Schaltfläche Mit Bild verbinden.

Ändern Ihres Fotos

Hinweis : Die Fotodatei darf höchstens 30 KB groß sein. Wenn das gewünschte Foto größer als 30 KB ist, finden Sie Informationen hierzu unter Vorbereiten eines Fotos für Lync 2010.

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Erstellen der Kontaktliste

Fügen Sie Ihrer Kontaktliste die Personen hinzu, mit denen Sie häufig zu tun haben oder zu denen Sie den Kontakt nicht verlieren möchten.

  1. Geben Sie im Lync-Hauptfenster den Namen oder die E-Mail-Adresse der betreffenden Person in das Suchfeld ein.

  2. Klicken Sie in den Suchergebnissen mit der rechten Maustaste auf die Person.

  3. (Optional) Wenn Sie häufig Kontakt zu dieser Person aufnehmen, klicken Sie auf An häufige Kontakte anheften.

  4. Fügen Sie Kontakte einer Gruppe hinzu, indem Sie auf Zur Liste „Kontakte“ hinzufügen klicken. Klicken Sie dann auf den Gruppennamen oder, wenn Sie bisher noch keine Gruppen erstellt haben, klicken Sie auf Zu neuer Gruppe hinzufügen und geben Sie der Gruppe einen Namen. Dieser Gruppe können Sie später weitere Kontakte hinzufügen.

Hinzufügen zu Kontakten

Zum Importieren von Kontakten sowie zum Synchronisieren von Kontaktlisten muss Lync Server 2010 eventuell erst konfiguriert werden. Wenden Sie sich wegen der für Ihre spezifische Computerumgebung verfügbaren Optionen an Ihr Supportteam.

So löschen oder entfernen Sie einen Kontakt

  • Klicken Sie in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf den zu entfernenden Kontakt und klicken Sie dann auf Aus der Liste „Kontakte“ entfernen.

Weitere Informationen zum Verwalten Ihrer Kontakte finden Sie unter Verwalten Ihrer Kontakte und der Kontaktliste.

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Aufnehmen von Kontakt über Chatnachrichten

Wenn Sie eine Chatunterhaltung mit Personen oder Gruppen beginnen möchten, die in Ihrer Kontaktliste enthalten sind, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Doppelklicken Sie im Lync-Hauptfenster in der Kontaktliste auf den Kontakt, mit dem Sie Chatnachrichten austauschen möchten. Hierdurch wird das Unterhaltungsfenster geöffnet.

  2. Geben Sie unten im Unterhaltungsfenster Ihre Nachricht ein und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um die Nachricht abzusenden.

Wenn die andere Person die Nachricht erhält, kann sie ihre Antwort ebenfalls eingeben. Sie können sehen, wenn Ihr Unterhaltungspartner Text eingibt, da eine Nachricht darauf hinweist, dass die andere Person Text eingibt.

Sie können die Symbole für Schriftarten und Smileys am unteren Rand des Unterhaltungsfensters verwenden, um Schriftart, -schnitt, -farbe oder andere Formatierungen zu ändern bzw. um Ihrer Chatnachricht ein Smiley hinzuzufügen. (Die in Lync vorhandenen Smileys sind voreingestellt und können weder geändert noch erweitert werden.) Sie können auch Text, Tabellen oder Links aus anderen Microsoft Office-Anwendungen kopieren und in Ihre Chatnachricht einfügen. Zwar können Sie Screenshots, Fotos oder anderen Grafiken nicht direkt in das Chatunterhaltungsfenster einfügen, Sie können aber Anzeigegrafiken aus dem Chatunterhaltungsfenster auf verschiedene Arten freigeben:

  • Klicken Sie auf Freigeben und dann auf Desktop. Alles, was auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird, wird den Teilnehmern an Ihrer Chatsitzung angezeigt.

  • Klicken Sie auf Freigeben, dann auf Neues Whiteboard und schließlich auf die Schaltfläche „Bild einfügen“ am unteren Rand des Whiteboards. Wechseln Sie anschließend zu dem anzuzeigenden Bild und doppelklicken Sie darauf.

Da Lync-Chat eine schnelle und formlose Kommunikationsmethode darstellt, findet keine Rechtschreibprüfung statt.

Weitere Informationen zum Senden einer Chatnachricht finden Sie unter Erstellen und Senden einer Chatnachricht.

So laden Sie zusätzliche Personen zu einer Chatunterhaltung ein

  1. Ziehen Sie aus dem Hauptfenster von Lync einen Kontaktnamen aus der Kontaktliste in das Unterhaltungsfenster und legen Sie ihn dort ab. Um Kontakte von außerhalb Ihrer Organisation (denen Sie keine Chatnachrichten senden können) der Unterhaltung per E-Mail hinzuzufügen, klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf das Menü Optionen für Personen und klicken Sie dann auf Per E-Mail einladen.

Per E-Mail einladen

  1. Zum Teilnehmen klicken Sie in der E-Mail-Nachricht auf einen Link (externe Benutzer können unabhängig davon an der Unterhaltung teilnehmen, ob sie Lync installiert haben).

Um eine Chatnachricht zu beantworten, doppelklicken Sie auf die eingehende Benachrichtigung, dann klicken Sie unten im Textfeld an eine beliebige Stelle (im Bereich mit den Symbolen für Schriftarten und Smileys), geben Sie Ihre Antwort ein und drücken Sie die EINGABETASTE auf der Tastatur.

Tipps : Lync sendet Ihnen standardmäßig immer sowohl eine optische als auch eine akustische Benachrichtigung, wenn jemand versucht, Sie mittels Chatnachricht zu erreichen, es sei denn, Sie haben Benachrichtigungen so festgelegt, dass diese nicht angezeigt werden, wenn Sie den Status „Nicht stören“ haben. Natürlich kann Ihnen auch gelegentlich eine Chatnachrichtanfrage entgehen. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Chatbenachrichtigungen bemerken, versuchen Sie Folgendes:

  • Legen Sie Ihre Anzeige so fest, dass Lync immer im Vordergrund angezeigt wird. Klicken Sie hierzu auf den Dropdownpfeil neben der Schaltfläche „Optionen“, klicken Sie auf Tools und dann auf Immer im Vordergrund.

  • Wenn Sie zur Anzeige mehrere Monitore verwenden, gewöhnen Sie es sich an, das Hauptfenster von Lync auf den Monitor zu verschieben, an dem Sie arbeiten.

  • Vergewissern Sie sich, dass die Lautstärke der Computerlautsprecher und Ihrer anderen Audiogeräte hoch genug eingestellt ist.

  • Vergewissern Sie sich, dass Lync für akustische Benachrichtigungen konfiguriert ist. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Optionen“, klicken Sie auf Klingeltöne und Sounds, aktivieren Sie Sounds in Lync wiedergeben (einschließlich Klingeltöne für eingehende Anrufe und Chatbenachrichtigungen) und stellen Sie sicher, dass die anderen Kontrollkästchen im Bedienfeld nicht aktiviert sind.

  • Wählen Sie eventuell einen besser unterscheidbaren oder hörbaren Benachrichtigungssound aus. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“, dann auf Klingeltöne und Sounds, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen für Sounds und schließlich auf die Registerkarte Sounds.

  • Ziehen Sie den Schieberegler im Anzeigebereich „Programmereignisse“ nach unten bis zu den Microsoft Lync 2010-Einträgen.

  • Klicken Sie auf Eingehende Chatnachricht. In der Anzeige „Sounds“ am unteren Rand des Fensters sollte „COMMUNICATOR_iminvite“ stehen.

  • Klicken Sie nun auf den daneben befindlichen Dropdownpfeil und probieren Sie einen der anderen Sounds in der Liste aus.

  • Wenn Sie einen Sound für Ihre Chatbenachrichtigungen gefunden haben, klicken Sie auf Übernehmen. In der Anzeige „Programmereignisse“ sollte jetzt „Eingehende Chatnachricht“ stehen und im Bereich „Sounds“ der Name der jeweiligen WAV-Datei, die Sie ausgewählt haben. (Sie können zu diesem Zweck auch eigene WAV-Dateien aufzeichnen, dann zu einer dieser Dateien wechseln und sie als Ihre Chatbenachrichtigung auswählen.

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Anzeigen Ihrer aufgezeichneten Chatunterhaltungen

Standardmäßig speichert Lync Ihre aufgezeichneten Chatunterhaltungen automatisch. Wenn Sie eine vorhergehende Chatunterhaltung anzeigen oder fortsetzen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf das Symbol Unterhaltungen (oberhalb des Suchfelds).

Lync zeigt Ihre aufgezeichneten Unterhaltungen an.

  1. Doppelklicken Sie auf die Unterhaltung, die Sie fortsetzen möchten.

Weitere Informationen zu vorherigen Unterhaltungen finden Sie unter Suchen von vorhergehenden Unterhaltungen.

So löschen oder entfernen Sie Elemente aus Ihren aufgezeichneten Chatunterhaltungen:

  • Klicken Sie in den aufgezeichneten Unterhaltungen mit der rechten Maustaste auf die Chatnachricht, die entfernt werden soll, und klicken Sie dann auf Unterhaltung löschen.

So deaktivieren Sie das automatische Speichern Ihrer aufgezeichneten Chatunterhaltungen:

  1. Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf die Schaltfläche Optionen  Optionssymbol .

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Lync – Optionen auf Persönliche Einstellungen.

  3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Chatnachrichtenunterhaltungen im E-Mail-Ordner „Aufgezeichnete Unterhaltungen“ speichern.

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