Sammeln von Signaturen in einem Dokument mithilfe eines Workflows

Wenn für ein Dokument von mehreren Personen an verschiedenen Orten digitale Signaturen benötigt werden, ist es unter Umständen nicht so einfach, diese Signaturen systematisch und innerhalb einer bestimmten Frist zu anzufordern. Wenn Sie versuchen, das Signaturverfahren per E-Mail abzuwickeln, müssen Sie das Dokument wahrscheinlich mehrmals an die einzelnen Personen, die es signieren sollen, versenden. Außerdem müssen Sie die Übersicht darüber behalten, wer Ihr Dokument bereits signiert hat und wer es noch signieren muss.

Wenn Sie das Signaturverfahren auf einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website mithilfe eines Workflows zum Sammeln von Signaturen verwalten, können Sie das Sammeln aller erforderlichen Signaturen in einem einzigen Schritt koordinieren. Der Workflow zum Sammeln von Signaturen sorgt dafür, dass die vom Menschen auszuführenden Aufgaben dieses Verfahrens verwaltet und nachverfolgt werden, und stellt zum Abschluss ein Protokoll des Signaturverfahrens zur Verfügung. Sie können direkt in Microsoft Office Word 2007 oder Microsoft Office Excel 2007 einen Workflow für Ihr Dokument starten. Auch die Workflowteilnehmer können ihre Workflowaufgaben direkt von Microsoft Office Outlook 2007 aus erledigen.

Wichtig : Die Möglichkeit, von Office Word 2007 oder Office Excel 2007 aus einen Workflow zum Sammeln von Signaturen zu starten, steht nur in Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 und Microsoft Office Ultimate 2007 sowie in den eigenständigen Versionen von Office Word 2007 und Office Excel 2007 zur Verfügung.

Inhalt dieses Artikels

Verwendung eines Workflows zum Verwalten des digitalen Signaturverfahrens

Voraussetzungen

Starten eines Workflows zum Sammeln von Signaturen für ein Dokument

Signieren eines Dokuments im Rahmen einer Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen

Verwendung eines Workflows zum Verwalten des digitalen Signaturverfahrens

Office SharePoint Server 2007 unterstützt die digitale Signaturfunktion von Office Word 2007 und Office Excel 2007 durch die Bereitstellung des Workflows "Signaturen sammeln", mit dem Sie das Sammeln vieler verschiedener digitaler Signaturen innerhalb eines Dokuments verwalten können.

Funktionsweise digitaler Signaturen

In Office Word 2007 und Office Excel 2007 besteht die Möglichkeit, Signaturzeilen in Dokumente und Arbeitsmappen einzufügen, um digitale Signaturen zu erfassen. Eine Signaturzeile sieht genauso aus wie ein normaler Signaturplatzhalter in einem gedruckten Dokument, hat aber eine andere Funktion. Wenn eine Signaturzeile in ein Office-Dokument eingefügt wird, kann der Dokumentautor Informationen über den gewünschten Signierer sowie für diesen bestimmte Anweisungen eingeben. Wenn vom gewünschten Signierer eine elektronische Kopie des Dokuments geöffnet wird, sieht dieser die Signaturzeile sowie die Benachrichtigung darüber, dass seine Signatur angefordert wird. Der Signierer kann auf die Signaturzeile klicken, um das Dokument digital zu signieren. Anschließend kann er entweder eine Signatur eingeben, ein digitales Bild seiner Signatur auswählen, oder mithilfe des Freihandfeatures auf dem Tablet PC unterschreiben. Wenn der Signierer dem Dokument ein Abbild seiner Signatur hinzufügt, wird gleichzeitig eine digitale Signatur hinzugefügt, um die Identität des Signierers zu authentifizieren. Nachdem ein Dokument digital signiert wurde, wird es gegen Überschreiben geschützt, um die nachträgliche Änderung des Inhalts zu verhindern.

Dokument mit Unterschrift auf der Signaturzeile

Durch die Möglichkeit, digitale Signaturen mithilfe von Signaturzeilen in Office-Dokumenten zu erfassen, können Organisationen papierlose Signierprozesse für Dokumente wie Verträge oder andere Abkommen einsetzen. Im Gegensatz zu Signaturen auf Papier können digitale Signaturen exakt belegen, was signiert wurde, und die Signatur kann in der Zukunft überprüft werden. Verknüpfungen zu weiteren Informationen über digitale Signaturen in 2007 Office Release finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Sammeln von Signaturen mithilfe eines Workflows

Wenn Sie Ihre Dokumente auf einer Office SharePoint Server 2007-Website speichern, können Sie zur Verwaltung des Signaturverfahrens ganz einfach einen Workflow zum Sammeln von Signaturen verwenden. Auf einer Office SharePoint Server 2007-Website ist der Workflow "Signaturen sammeln" standardmäßig dem Inhaltstyp "Dokument" zugeordnet und steht daher für in Dokumentbibliotheken gespeicherte Dokumente automatisch zur Verfügung.

Wenn Sie zum Sammeln von Signaturen einen Workflow verwenden, werden sämtliche Aufgaben vom Server verwaltet.

Starten des Workflows    Wenn Sie den Workflow "Signaturen sammeln" für ein 2007 Office Release-Dokument oder eine Arbeitsmappe starten, werden Sie aufgefordert, ein Workflowinitiierungsformular auszufüllen, in dem Sie die Namen der Personen angeben, die das Dokument signieren sollen. In diesem Formular werden automatisch die Namen der vorgeschlagenen Signierer angezeigt, die innerhalb des Dokuments oder der Arbeitsmappe angegeben sind. Sie können die Signieraufgaben wahlweise in der Reihenfolge zuweisen, in der die Signaturen angezeigt werden, oder allen Signierern gleichzeitig.

Durchführen einer Workflowaufgabe    Nachdem der Workflow gestartet wurde, weist der Server jedem Teilnehmer eine Signieraufgabe zu. Wenn für den Server E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert wurden, sorgt der Server ebenfalls dafür, dass jeder Teilnehmer eine E-Mail-Benachrichtigung über seine Signieraufgabe erhält. Die Teilnehmer können in der Office Outlook 2007-Aufgabennachricht auf die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten klicken, um das Dokument oder die Arbeitsmappe zu öffnen, das bzw. die signiert werden soll, und ihre Signieraufgabe erledigen.

Anzeigen des Workflowstatus    Während sich der Workflow "Signaturen sammeln" in Bearbeitung befindet, können der Workflowbesitzer und teilnehmer die Workflowstatusseite aufrufen, um festzustellen, welche Teilnehmer ihre Workflowaufgabe abgeschlossen haben. Wenn alle Workflowteilnehmer ihre Workflowaufgaben erledigt haben, endet der Workflow und der Workflowbesitzer wird per E-Mail darüber benachrichtigt, dass der Workflow abgeschlossen ist. In dieser E-Mail-Nachricht sind die Namen sämtlicher Personen aufgeführt, die das Dokument signiert haben, zusammen mit den Namen der Personen, die ursprünglich als vorgeschlagene Signierer angegeben waren.

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Voraussetzungen

Das Starten eines Workflows zum Sammeln von Signaturen ist ganz einfach: Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, klicken Sie auf Workflows und dann auf Starten.

Stellen Sie jedoch zunächst sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Sie arbeiten mit einer Office Excel 2007-Arbeitsmappe oder einem Office Word 2007-Dokument.

  • Sie haben die Datei in einer Dokumentbibliothek auf einer Office SharePoint Server 2007-Site gespeichert. Weitere Informationen über das Speichern einer Datei in einer SharePoint-Bibliothek finden Sie im Artikel Speichern von Dateien in einer SharePoint-Bibliothek oder an anderer Stelle im Internet.

  • Sie haben mindestens eine Signaturzeile in die Datei eingefügt. Dies wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Wenn einer der im folgenden Verfahren verwendeten Befehle nicht zur Verfügung steht, sollten Sie Folgendes wissen:

  • Um einen Workflow zum Sammeln von Signaturen direkt aus einem 2007 Office Release-Programm zu starten, benötigen Sie mindestens die Berechtigung "Elemente bearbeiten" für die Bibliothek, in der das Dokument gespeichert ist. Bei einigen Workflows ist es unter Umständen erforderlich, dass Sie ebenfalls über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, um einen Workflow zu starten. Mit anderen Worten: Es sind dieselben Berechtigungen wie bei Verwendung eines Browsers erforderlich. Wenden Sie sich bei Bedarf an den Websitebesitzer.

  • Ein Workflow kann vom Websitebesitzer aus einer bestimmten Liste oder Bibliothek entfernt werden. Sie müssen das Dokument in einer Bibliothek speichern, in der der Workflow "Signaturen sammeln" zur Verfügung steht. Wenden Sie sich an den Besitzer der Website.

  • Ein Websitesammlungsadministrator kann einen bestimmten Workflowtyp, wie den Workflow zum Sammeln von Signaturen, für alle Websites einer Websitesammlung deaktivieren.

  • Die Möglichkeit, aus Office Excel 2007 oder Office Word 2007 einen Workflow zum Sammeln von Signaturen zu starten, steht nur in Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 und Office Ultimate 2007 sowie in den eigenständigen Versionen von Office Excel 2007 und Office Word 2007 zur Verfügung.

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Starten eines Workflows zum Sammeln von Signaturen für ein Dokument

Der Workflow "Signaturen sammeln" unterscheidet sich von anderen vordefinierten Workflows auf einer Office SharePoint Server 2007-Website insofern, als Sie diesen Workflow in dem 2007 Office Release-Programm starten müssen, in dem die Signieraufgabe durchgeführt wird. Es ist nicht möglich, diesen Workflow aus der Dokumentbibliothek heraus im Browser zu starten.

Hinweis : Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Workflowteilnehmer nach dem Start des Workflows E-Mail-Benachrichtigungen und -Erinnerungen zu ihren Workflowaufgaben erhalten, wenden Sie sich an den Serveradministrator, um zu überprüfen, ob E-Mail-Benachrichtigungen für Ihre Website aktiviert wurden.

  1. Öffnen Sie das Dokument oder die Arbeitsmappe, in dem/der die digitalen Signaturen gesammelt werden sollen.

    Hinweis : Zum Starten des Workflows können Sie das Dokument sowohl schreibgeschützt als auch im Bearbeitungsmodus öffnen.

    Öffnen Sie ein Serverdokument in einem Office-Programm.

    1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Öffnen.

    2. Klicken Sie unter Suchen in auf Netzwerkumgebung oder auf Meine SharePoint-Websites.

    3. Klicken Sie auf den Namen der SharePoint-Website, in der sich Ihre Datei befindet, und klicken Sie dann auf Öffnen.

      Tipp : Alternativ können Sie auf den Namen der Website, die Sie öffnen möchten, doppelklicken. Sie können auch auf eine Bibliothek oder Datei doppelklicken, um diese zu öffnen.

      Hinweis : Wenn der gesuchte Server in keiner der Kategorien angezeigt wird, geben Sie die URL für den Server in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Öffnen.

    4. Klicken Sie auf den Namen der Bibliothek, die die Datei enthält, z. B. Freigegebene Dokumente, und klicken Sie dann auf Öffnen.

    5. Klicken Sie auf den Namen der zu öffnenden Datei und dann auf Öffnen.

  2. Sofern das Dokument oder die Arbeitsmappe noch keine Signaturzeilen zur Erfassung der digitalen Signaturen enthält, fügen Sie diese jetzt ein.

    Fügen Sie eine Signaturzeile hinzu.

    1. Positionieren Sie den Cursor innerhalb des geöffneten Office Word 2007-Dokuments oder der Office Excel 2007-Arbeitsmappe an der Stelle, an der Sie eine Signaturzeile einfügen möchten.

    2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf den Pfeil neben Signaturzeile, und klicken Sie dann auf Microsoft Office-Signaturzeile.

    3. Geben Sie im Dialogfeld Signatureinrichtung Informationen zu der Person ein, deren Signatur auf dieser Signaturzeile eingefügt werden soll. Diese Informationen werden direkt unter der Signaturzeile im Dokument angezeigt. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

      • Geben Sie im Feld Vorgeschlagener Signierer den Namen des Signierers ein.

      • Geben Sie bei Bedarf im Feld Position des vorgeschlagenen Signierers die Position des Signierers innerhalb der Organisation ein.

      • Geben Sie bei Bedarf im Feld E-Mail-Adresse des vorgeschlagenen Signierers die E-Mail-Adresse des Signierers ein.

    4. Wenn Sie Anweisungen für den Signierer bereitstellen möchten, geben Sie diese Anweisungen in das Feld +++Anweisungen für Signaturgeber ein. Diese Anweisungen werden im Dialogfeld Signieren angezeigt, das vom Signierer beim Signieren des Dokuments verwendet wird.

    5. Wenn Sie dem Signierer die Möglichkeit geben möchten, zusätzlich zur Signatur auch Kommentare einzugeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Signierer darf im Dialogfeld zum Signieren Kommentare hinzufügen.

    6. Wenn das Datum, an dem die Signatur hinzugefügt wird, in der Signaturzeile angezeigt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Signaturdatum in der Signaturzeile anzeigen.

    7. Klicken Sie auf OK.

    8. Wenn Sie weitere Signaturzeilen hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7.

  3. Wenn Sie neue Signaturzeilen hinzugefügt haben, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

  4. Wenn das Dokument ausgecheckt ist , müssen Sie es vor dem Starten des Workflows zunächst einchecken. Klicken Sie hierzu auf die Microsoft Office-Schaltfläche, zeigen Sie auf Server, und klicken Sie dann auf Einchecken.

  5. Klicken Sie zum Starten des Workflows auf die Microsoft Office-Schaltfläche und anschließend auf Workflows.

    Befehl 'Workflow'

  6. Wählen Sie im Dialogfeld Workflows den Workflow Signaturen sammeln aus, und klicken Sie dann auf Starten.

    Dialogfeld 'Workflows'

    Hinweise : 

    1. Wenn das Dokument für Sie ausgecheckt ist, werden Sie aufgefordert, es einzuchecken. Anschließend müssen Sie erneut versuchen, den Workflow zu starten.

    2. Wenn in Ihrer Organisation eine benutzerdefinierte Version des Workflows "Signaturen sammeln" bereitgestellt wurde, steht dieser möglicherweise unter einem anderen Namen zur Verfügung.

  7. Geben Sie im Dialogfeld Workflowname die Namen der Personen ein, die das Dokument auf den entsprechenden Signaturzeilen signieren sollen, oder klicken Sie auf Signiert von, um die Namen der Personen oder Gruppen auszuwählen, denen Sie Workflowaufgaben zuweisen möchten.

  8. Wenn Sie die Signieraufgaben in der Reihenfolge der Signaturzeilen im Dokument zuweisen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Signaturen der obigen Reihenfolge nach anfordern, anstatt alle auf einmal.

    Hinweis : Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Dokument mehr als eine Microsoft Office-Signaturzeile enthält.

  9. Wenn Sie möchten, dass beim Starten des Workflows weitere Personen Benachrichtigungen (keine Aufgabenzuweisungen) erhalten, geben Sie deren Namen in die Zeile CC ein, oder klicken Sie auf CC, um Personen und Gruppen auszuwählen.

  10. Klicken Sie auf Starten.

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Signieren eines Dokuments im Rahmen einer Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen

Wenn Sie per E-Mail benachrichtigt werden, dass Sie die Aufgabe erhalten haben, ein Dokument zu signieren, können Sie Ihre Aufgabe direkt von dieser E-Mail-Nachricht aus in Office Outlook 2007 erledigen.

  1. Klicken Sie in der E-Mail-Nachricht auf die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten, und klicken Sie anschließend auf Dokument öffnen.

    Schaltfläche 'Diese Aufgabe bearbeiten' in einer Outlook-Nachricht

    Die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten steht auch dann am oberen Rand einer Aufgabenbenachrichtigung zur Verfügung, wenn diese im Lesebereich angezeigt wird.

  2. Klicken Sie auf der Statusleiste am oberen Rand des aktiven Dokuments auf Signieren.

    Anzeige einer Workflowbenachrichtigung über eine Signieraufgabe in der Statusleiste

    Hinweise : 

    • Wenn die Konfiguration der Bibliothek, in der das betreffende Dokument gespeichert ist, vorsieht, dass Dokumente vor dem Bearbeiten ausgecheckt werden, müssen Sie möglicherweise zunächst auf der Statusleiste auf Auschecken klicken, bevor Sie auf Signieren klicken.

    • Wenn Ihre Signatur an mehreren Stellen innerhalb des Dokuments angefordert wird, klicken Sie auf der Statusleiste auf Workflowaufgaben anzeigen. Wählen Sie im Dialogfeld Workflowtasks eine Aufgabe aus, und klicken Sie auf Öffnen, um das Dokument an einer bestimmten Stelle zu signieren. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle aufgeführten Signieraufgaben.

  3. Führen Sie im Dialogfeld Signieren eine der folgenden Aktionen aus, um dem Dokument Ihre Signatur hinzuzufügen:

    • Geben Sie Ihren Namen in das Feld neben dem X ein, um eine gedruckte Version Ihrer Signatur hinzuzufügen.

    • Klicken Sie auf Bild auswählen, um ein Bild von Ihrer Unterschrift als Signatur auszuwählen. Navigieren Sie dann im Dialogfeld Signaturbild auswählen zum Speicherort Ihrer Signaturbilddatei, wählen Sie die gewünschte Datei aus, und klicken Sie auf Auswählen.

    • Unterschreiben Sie unter Verwendung des Freihandfeatures in dem Feld neben dem X, um eine handschriftliche Signatur hinzuzufügen (nur Tablet PC-Benutzer).

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Signieren auf Signieren.

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