Sammeln von Daten von einem Benutzer in einem Workflow

Wenn Sie einen Workflow entwerfen, kommt es oft vor, dass Sie Informationen von einem Workflowteilnehmer sammeln möchten und diese Informationen dann weiteren Entscheidungen zugrunde legen. Beispielsweise soll ein Workflow einen Benutzer auffordern, ein Dokument zu überprüfen, und dann soll der Workflow abhängig davon, ob das Dokument genehmigt oder abgelehnt wird, verschiedene Aktionen ausführen.

Flussdiagramm mit von der Antwort des Benutzers abhängigen Verzweigungen

Zu diesem Zweck fügen Sie dem Workflow die Aktion Daten von einem Benutzer sammeln hinzu. Mit dieser Aktion wird dem Teilnehmer eine Aufgabe mit der Aufforderung zugeordnet, die erforderlichen Informationen in einem benutzerdefinierten Aufgabenformular anzugeben. Die Informationen aus dem benutzerdefinierten Aufgabenformular werden in einem Element in der Aufgabenliste gespeichert. Wenn in einem späteren Schritt eine Entscheidung getroffen werden muss, ruft der Workflow die gespeicherten Informationen ab und wertet diese aus, um entscheiden zu können, welche Verzweigung ausgeführt wird.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Daten von einem Workflowteilnehmer sammeln und diese Daten dann im Workflow verwenden, um weitere Entscheidungen zu treffen.

Inhalt dieses Artikels

Welche Aktion soll ich zum Erstellen dieser Aufgabe verwenden?

Was ist ein benutzerdefiniertes Formular?

Was ist eine Listenelement-ID?

Schritt 1: Sammeln von Daten von einem Benutzer

Schritt 2: Festlegen einer Workflowvariablen

Schritt 3: Verwenden der Variablen, um Entscheidungen zu treffen

Kurzübersicht: Zusammenfassung der Schritte

Welche Aktion soll ich zum Erstellen dieser Aufgabe verwenden?

Aufgaben sind am besten geeignet, damit ein Workflow mit den Workflowteilnehmern kommunizieren kann. Wenn ein Workflow von den Teilnehmern Arbeit oder Informationen anfordern soll, dann können Sie den Workflow so konfigurieren, dass er eine Aufgabe erstellt und zuordnet. Wenn ein Workflow eine Aufgabe zuordnet, wird er so lange angehalten, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Der Workflow wird erst wieder fortgesetzt, wenn ein Teilnehmer im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe erledigen klickt.

Es gibt drei verschiedene Aktionen, mit denen eine Aufgabe erstellt werden kann. Jede dieser Aktionen ist für eine bestimmte Situation gedacht:

  • Daten von einem Benutzer sammeln     Mit dieser Aktion wird einem Benutzer oder einer Gruppe eine Aufgabe zugeordnet und die eindeutige ID des Aufgabenelements zurückgegeben, in dem die Antworten des Benutzers gespeichert sind, sodass der Workflow diese Informationen später unter Verwendung der ID nachschlagen kann. In dieser Aktion entwerfen Sie mit dem Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular, in dem die gewünschten Informationen gesammelt werden. Mit dieser Aktion wird eine Aufgabe erstellt, die nur einem Benutzer oder nur einer Gruppe zugeordnet werden kann. Wenn Sie die Aufgabe einer Gruppe zuordnen, erhält jedes Gruppenmitglied eine Aufgabenbenachrichtigung, aber es wird nur ein Aufgabenelement erstellt, und der Workflow wird nur so lange angehalten, bis die erste Person, von der eine Antwort erwartet wird, die Aufgabe abgeschlossen hat.

  • Formular einer Gruppe zuordnen     Mit dieser Aktion wird ein Formular mindestens einem Benutzer zugeordnet, und dann werden die Antworten als Werte in der Aufgabenliste gespeichert. Anders als bei der vorherigen Aktion kann mit dieser Aktion eine Aufgabe separat mehreren Benutzern zugeordnet werden, und der Workflow wird so lange angehalten, bis alle Personen ihre Aufgabe abgeschlossen haben. Und anders als bei der vorherigen Aktion wird mit dieser Aktion nicht die ID des Aufgabenelements für die Antworten zurückgegeben, sodass der Workflow die Informationen später nicht als Grundlage für Vergleichsvorgänge oder Entscheidungen nachschlagen und verwenden kann. In dieser Aktion verwenden Sie auch den Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben, um ein benutzerdefiniertes Formular zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Zuordnen eines Formulars zu einer Gruppe in einem Workflow.

  • Aufgabe zuordnen     Anders als bei den beiden vorherigen Aktionen wird mit dieser Aktion ein Aufgabenformular ohne auszufüllende Formularfelder erstellt, das nur eine Schaltfläche Aufgabe erledigen aufweist, auf die der Benutzer einfach klickt, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist. Diese Aufgabe kann mehreren Personen separat zugeordnet werden, und der Workflow wird so lange angehalten, bis alle Personen ihre Aufgabe als abgeschlossen markiert haben. Mit dieser Aktion wird nicht die ID des Aufgabenelements zurückgegeben; das ist auch nicht wirklich erforderlich, da mit der Aufgabe keine Informationen gesammelt werden, auf die Sie später verweisen können. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Zuordnen einer Aufgabe in einem Workflow.

In der folgenden Tabelle sind die Informationen in einer Übersicht zusammengefasst.

Aktion

Gibt die Aufgaben-ID für Workflow-Nachschlagevorgänge zurück?

Erstellt mehrere Aufgaben?

Ermöglicht die Definition von Feldern im Aufgabenformular?

Daten von einem Benutzer sammeln

Ja

Nein

Ja

Formular einer Gruppe zuordnen

Nein

Ja

Ja

Aufgabe zuordnen

Nein

Ja

Nein

Außerdem gelten für alle drei Aufgabenaktionen mehrere Einschränkungen:

  • Wenn mit einem Workflow eine Aufgabe einer Gruppe zugeordnet wird, die anhand eines Alias oder einer Adresse identifiziert wird, wird mit dem Workflow nur ein Aufgabenelement erstellt, das dann für die gesamte Gruppe freigegeben wird. Jedes Mitglied der Gruppe kann das Aufgabenformular bearbeiten und auf die Schaltfläche Aufgabe erledigen klicken. Wenn Sie einzelne Aufgaben mehreren Benutzern zuordnen möchten (nur mit der Aktion Formular einer Gruppe zuordnen oder Aufgabe zuordnen möglich), müssen Sie jeden Benutzer einzeln im Dialogfeld Benutzer auswählen eingeben.

  • Alle Aufgaben, die mit einer einzelnen Workflowaktion zugeordnet werden, müssen abgeschlossen werden, bevor der Workflow fortgesetzt werden kann. Wenn mit der Workflowaktion einzelne Aufgaben beispielsweise sechs Teilnehmern zugeordnet werden, können Sie den Workflow nicht anweisen, seine Arbeit fortzusetzen, wenn erst drei der sechs Aufgaben abgeschlossen sind.

  • Nachdem eine Aufgabe einem Teilnehmer mit einem Workflow zugeordnet wurde, kann diese Aufgabe keinem anderen Teilnehmer übertragen werden (durch Delegierung, Weiterleitung usw.). Allerdings kann jeder Teilnehmer mit der Standardberechtigungsstufe für die Teilnahme an der Aufgabenliste das Aufgabenelement bearbeiten und somit veranlassen, dass der Workflow fortgesetzt wird.

  • Ein Workflow kann eine Aufgabe nur einmal verwenden. Nachdem Sie eine Aufgabe mit dem Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben erstellt haben, ist es nicht möglich, diese Aufgabe an späterer Stelle im Workflow erneut zu verwenden. Sie können eine weitere Aufgabe erstellen, die dieselbe Funktion ausführt, aber diese Aufgabe muss einen anderen, eindeutigen Namen erhalten.

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Was ist ein benutzerdefiniertes Formular?

Wann immer Sie mithilfe einer dieser drei Aufgabenaktionen eine Aufgabe erstellen, generiert Microsoft Office SharePoint Designer 2007 für diese Aufgabe automatisch ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular. Das benutzerdefinierte Aufgabenformular ist die Seite, die Workflowteilnehmern beim Bearbeiten der Aufgabe im Browser angezeigt wird.

Wenn Sie eine Aufgabe mithilfe der Aktion Daten von einem Benutzer sammeln oder Formular einer Gruppe zuordnen erstellen, kann das benutzerdefinierte Formular beliebig viele Formularfelder aufweisen. In diesem Beispiel wird der Benutzer aufgefordert, Informationen nur in einem Feld namens "Prüfstatus" einzugeben.

Benutzerdefiniertes Aufgabenformular im Browser

In Office SharePoint Designer 2007 wird das benutzerdefinierte Aufgabenformular als ASPX-Seite im Ordner des entsprechenden Workflows angezeigt. Der Dateiname des benutzerdefinierten Aufgabenformulars entspricht dem Namen, den Sie der Aufgabe im Assistenten für benutzerdefinierte Formulare zugewiesen haben.

Benutzerdefiniertes Aufgabenformular in der Ordnerliste

Benutzerdefinierte Aufgabenformulare sind der Standardmasterseite der Website angefügt und enthalten ein Datenformular-Webpart für die Interaktion mit dem Workflow. Das Layout und das Aussehen des benutzerdefinierten Aufgabenformulars können angepasst werden: So können Sie z. B. eine andere Masterseite anfügen oder die Formatvorlagen bearbeiten. Wenn Sie jedoch die Felder ändern möchten, die im Formular angezeigt werden, müssen Sie den Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben im Workflow-Designer verwenden. Es ist nicht möglich, die Formularfelder durch direktes Bearbeiten des Datenformular-Webparts zu ändern. Wenn Sie am Datenformular-Webpart andere Anpassungen vornehmen (für die Präsentation und nicht für die Funktionalität), gehen diese Änderungen bei jeder Neukompilierung des Workflows verloren. Am Rest der Seite vorgenommene Anpassungen bleiben erhalten.

Zum Ändern der Felder im benutzerdefinierten Aufgabenformular müssen Sie den Workflow in Office SharePoint Designer 2007 öffnen (Menü Datei, Befehl Workflow öffnen). Wenn Sie den Workflow öffnen und die Aufgabe mithilfe des Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben bearbeiten, wird die folgende Warnung angezeigt.

Warnmeldung

Wenn Sie das benutzerdefinierte Aufgabenformular ändern und den Workflow neu kompilieren, werden alle ausgeführten Instanzen des Workflows mit dem neuen Formular weiter ausgeführt. Wenn Sie Felder löschen oder ändern (z. B. durch Ändern ihres Typs oder durch Umbenennen), tritt ein Workflowfehler auf, wenn die ausgeführten Instanzen des Workflows auf Daten verweisen, die anders als erwartet sind. Beispielsweise kann ein ausgeführter Workflow einen Nachschlagevorgang ausführen und in einem Feld Daten erwarten (es kann also nicht leer sein), aber nun sind in dem Feld keine Daten mehr enthalten, oder das Feld weist einen anderen Typ auf. Aus diesem Grund sollten Sie keine Änderung vornehmen, mit der Formularfelder gelöscht, umbenannt oder auf andere Weise geändert werden, auf die aktuell ausgeführte Workflowinstanzen möglicherweise verweisen.

Neben dem benutzerdefinierten Aufgabenformular generiert Office SharePoint Designer 2007 bei jeder Verwendung einer der drei Aufgabenaktionen zum Erstellen einer Aufgaben automatisch einen Inhaltstyp für diese Aufgabe in der Aufgabenliste. Der Inhaltstyp definiert die verfügbaren Felder und das Format, das für sie verwendet wird, entsprechend Ihren Angaben im Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben. Der Name des Inhaltstyps entspricht dem Namen, den Sie der Aufgabe im Assistenten für benutzerdefinierte Formulare zuweisen. Wenn Sie z. B. eine Aufgabe namens "Dokument überprüfen" erstellen, wird ein Inhaltstyp mit diesem Namen auf der Seite Einstellungen in der Aufgabenliste angezeigt.

Inhaltstyp einer Aufgabe im Browser

Es wird empfohlen, Inhaltstypen nur zu ändern, indem Sie den Workflow in Office SharePoint Designer 2007 öffnen, nicht durch Ändern der Spalten und anderer Einstellungen für den Inhaltstyp im Browser. Wenn Sie den Inhaltstyp im Browser ändern, kann dadurch das mit ihm verknüpfte benutzerdefinierte Aufgabenformular beschädigt werden.

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Was ist eine Listenelement-ID?

Eine Listenelement-ID ist eine eindeutige Zeilennummer. Wenn ein Workflowteilnehmer im benutzerdefinierten Aufgabenformular auf Aufgabe erledigen oder Entwurf speichern klickt, werden die im Formular übermittelten Informationen in einem Element in der Aufgabenliste gespeichert. Der Inhaltstyp dieser Aufgabe definiert die Spalten, und die Listenelement-ID identifiziert ein bestimmtes Element bzw. eine Zeile. Jedes Element in der Aufgabenliste (oder einer beliebigen Liste oder Bibliothek) weist einen eindeutigen Bezeichner auf. Im Browser können Sie die ID-Spalte jeder Ansicht einer Liste oder Bibliothek hinzufügen.

In der Standardansicht hinzugefügte ID-Spalte

Außerdem wird beim Anzeigen eines Listenelements im Browser, z. B. wenn Sie auf Eigenschaften anzeigen klicken, um die Elementdetails in der Datei DispForm.aspx anzuzeigen, die ID dieses Listenelements in der URL als Teil der Abfragezeichenfolge angezeigt. Alle SharePoint-Standardformulare enthalten einen ID-Parameter in der Abfragezeichenfolge der URL.

In der URL eines Aufgabenelements markierte Listenelement-ID

Wenn ein Workflow die Aktion Daten von einem Benutzer sammeln ausführt, erstellt der Workflow eine einzelne Aufgabe und speichert die Listenelement-ID dieser Aufgabe in einer Variablen. Später kann der Workflow mithilfe dieser Variablen das bestimmte Aufgabenelement nachschlagen.

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Schritt 1: Sammeln von Daten von einem Benutzer

Zuerst verwenden Sie die Aktion Daten von einem Benutzer sammeln, um das benutzerdefinierte Aufgabenformular zu erstellen, die Aufgabe einem Benutzer oder einer Gruppe zuzuordnen und dann die ID des Aufgabenelements in einer Variablen zu speichern. Der Workflow verwendet später die Aufgabenelement-ID, um die vom Benutzer im Aufgabenformular übermittelten Informationen nachzuschlagen.

In diesem Beispiel lädt Ihr Team Dokumente in eine Bibliothek namens "Dokumente zur Überprüfung". Wenn der Bibliothek ein Dokument hinzugefügt wird, erstellt der Workflow eine Aufgabe mit dem Namen "Dokument überprüfen". Die Person, der die Aufgabe zugeordnet ist, muss beim Bearbeiten der Aufgabe eine von zwei Optionen in einem Dropdownmenü auswählen: Genehmigt oder Abgelehnt.

Hinweis : Dieser Workflow ist ein benutzerdefinierter Genehmigungsworkflow. Allerdings wird darin nicht das Feature für die Inhaltsgenehmigung in Windows SharePoint Services verwendet, und das Feld Genehmigungsstatus des Dokuments wird auch nicht geändert. Das Feature für die Inhaltsgenehmigung in Windows SharePoint Services geht von zwei verschiedenen Berechtigungsstufen aus: einer ohne die Berechtigung Elemente genehmigen (für Personen, die Inhalt zur Genehmigung übermitteln) und einer weiteren mit der Berechtigung Elemente genehmigen (für Personen, die Inhalt genehmigen). Allerdings ahmt ein in Office SharePoint Designer 2007 entworfener Workflow immer die Berechtigungsstufe der Person nach, von der der Workflow gestartet wird. Wenn eine Person ohne Berechtigung Elemente genehmigen einen benutzerdefinierten Workflow startet, mit dem das Feld Genehmigungsstatus des aktuellen Elements aktualisiert werden soll, wird der Workflow angehalten, weil die Person, von der der Workflow gestartet wurde, nicht über die Berechtigung zum Genehmigen von Elementen verfügt.

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Workflow.

  2. Auf der ersten Seite des Workflow-Designers weisen Sie dem Workflow einen Namen zu, wählen die Liste oder Bibliothek aus, der der Workflow angefügt werden soll, und aktivieren dann die Kontrollkästchen für die gewünschten Startoptionen.

    Erste Seite des Workflow-Designers

  3. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann auf Daten von einem Benutzer sammeln.

    Klicken Sie auf Weitere Aktionen, wenn diese Aktion in der Liste nicht angezeigt wird, um die vollständige Liste anzuzeigen.

  5. Klicken Sie in der Aktion auf Daten.

  6. Klicken Sie auf der ersten Seite des Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben auf Weiter.

  7. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Aufgabe ein.

    Hinweis : Der Aufgabenname muss auf der aktuellen Website eindeutig sein.

  8. Geben Sie im Feld Beschreibung allgemeine Anweisung für den Empfänger der Aufgabe ein.

    Diese Beschreibung wird oben im benutzerdefinierten Aufgabenformular angezeigt. Fügen Sie hier also keine allgemeine Beschreibung, sondern alle Anweisungen ein, die der Workflowteilnehmer kennen sollte.

    Zweite Seite des Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben

  9. Klicken Sie auf Weiter.

  10. Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein benutzerdefiniertes Formularfeld für die Aufgabe zu definieren.

  11. Geben Sie im Feld Feldname einen Namen für das Feld ein.

  12. Geben Sie im Feld Beschreibung die Frage ein, zu der im Formularfeld die Antwort gespeichert wird.

  13. Wählen Sie in der Liste Informationstyp eine Option aus, um das Feld entsprechend dem Typ der zu sammelnden Informationen zu formatieren.

    Erste Seite des Dialogfelds 'Feld hinzufügen'

  14. Klicken Sie auf Weiter.

  15. Das Aussehen der nächsten Seite des Assistenten hängt vom auf der vorherigen Seite ausgewählten Informationstyp ab. Legen Sie die gewünschten Einstellungen fest.

    Geben Sie in diesem Beispiel Genehmigt ein, drücken Sie die EINGABETASTE, und geben Sie dann Abgelehnt ein.

  16. Klicken Sie in der Liste Anzeigen als auf Dropdownmenü.

  17. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Leeres Feld zulassen, da die Person, von der die Überprüfung ausgeführt wird, eine von zwei Optionen auswählen soll.

    Zweite Seite des Dialogfelds 'Feld hinzufügen'

  18. Klicken Sie zweimal auf Fertig stellen.

    Die folgende Abbildung zeigt, wie die Aufgabe den Workflowteilnehmern beim Bearbeiten der Aufgabe im Browser angezeigt wird. Dies ist das benutzerdefinierte Aufgabenformular Dokument überprüfen.aspx, dass Sie soeben mit dem Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben erstellt haben.

    Benutzerdefiniertes Aufgabenformular im Browser

    Zurück im Workflow-Designer müssen Sie noch den zweiten und dritten Parameter in der Aktion Daten von einem Benutzer sammeln festlegen.

  19. Klicken Sie in der Aktion auf dieser Benutzer.

  20. Geben Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein, oder klicken Sie in der Liste auf einen vorhandenen Benutzer bzw. eine vorhandene Gruppe, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

    Hinweise : 

    • Mit der Aktion Daten von einem Benutzer sammeln erstellt der Workflow nur eine Aufgabe, die nur einer Person oder Gruppe zugeordnet werden kann. Weitere Informationen finden Sie im früheren Abschnitt Welche Aktion soll ich zum Erstellen dieser Aufgabe verwenden?

    • Statt einen bestimmten Benutzernamen bzw. eine bestimmte E-Mail-Adresse einzugeben, können Sie diese Informationen in einer separaten Liste speichern und diese dann in einem Workflow-Nachschlagevorgang abrufen. Auf diese Weise können verschiedene Benutzer als Workflowteilnehmer konfiguriert werden, ohne dass Sie den Workflow selbst ändern müssen. Alternativ können Sie eine neue SharePoint-Gruppe erstellen und dieser dann die Benutzer hinzufügen, die Workflowteilnehmer sein sollen. So können Sie z. B. eine Gruppe namens "Genehmigende Personen" erstellen, dieser Gruppe Benutzer hinzufügen und die Gruppe dann als Teil der Aktion Daten von einem Benutzer sammeln konfigurieren. (Denken Sie dabei daran, dass nur eine Aufgabe erstellt wird, die von nur von einer Person bearbeitet werden kann.)

  21. Klicken Sie auf OK.

  22. Klicken Sie in der Aktion auf den dritten Parameter, und klicken Sie dann auf Neue Variable erstellen.

    Statt den Standardnamen zu verwenden (Variable: sammeln), wenn der Workflow mehrere Variablen aufweist, können Sie eine neue Variable erstellen und dieser einen aussagekräftigeren Namen zuweisen.

    Option 'Neue Variable erstellen'

  23. Geben Sie im Dialogfeld Variable bearbeiten einen Namen ein, der den in der Variablen gespeicherten Wert beschreibt.

    Dialogfeld 'Variable bearbeiten'

    Für diese Variable ist Listenelement-ID die einzige Option in der Liste Typ. Weitere Informationen zu Listenelement-IDs finden Sie im früheren Abschnitt Was ist eine Listenelement-ID?

  24. Klicken Sie auf OK.

    Nun sollte die Aktion folgendermaßen aussehen.

    Aktion 'Daten von einem Benutzer sammeln'

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Schritt 2: Festlegen einer Workflowvariablen

An dieser Stelle im Workflow übermittelt ein Workflowteilnehmer eine abgeschlossene Aufgabe, und der übermittelte Prüfstatus wird in einem Feld oder einer Spalte in der Aufgabenloste gespeichert, wie hier gezeigt.

Prüfstatus in abgeschlossenem Aufgabenelement

Wie können Sie diese Informationen abrufen, um sie in einem anderen Schritt im Workflow zu verwenden? Sie verwenden Sie Aktion Workflowvariable festlegen, um den Wert der durch den Benutzer bearbeiteten Aufgabe im Feld Prüfstatus nachzuschlagen, und Sie speichern den Wert dieses Felds in einer neuen Variable, die in diesem Beispiel den Namen Prüfstatus hat.

Indem Sie den Prüfstatus nachschlagen und in einer neuen Variablen speichern, können Sie diese Variable als Grundlage für spätere Vergleichvorgänge heranziehen. Diese Methode hat sich bewährt, da der Workflow nun verdeutlicht, woher die Daten kommen, und diese Daten können problemloser verwendet werden, wenn erforderlich, auch viele Male.

  1. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann auf Workflowvariable festlegen.

    Klicken Sie auf Weitere Aktionen, wenn diese Aktion in der Liste nicht angezeigt wird, um die vollständige Liste anzuzeigen.

  2. Klicken Sie in der Aktion auf Workflowvariable, und klicken Sie dann auf Neue Variable erstellen.

    Erster Parameter der Option 'Workflowvariable festlegen'

  3. Geben Sie im Dialogfeld Variable bearbeiten einen Namen ein, der den in der Variablen gespeicherten Wert beschreibt.

  4. Klicken Sie in der Liste Typ auf den Datentyp, der in der Variablen gespeichert wird.

    Klicken Sie in diesem Beispiel auf Zeichenfolge, da in dieser Variablen der Prüfstatus Genehmigt oder Abgelehnt gespeichert wird und beide Optionen Textzeichenfolgen sind.

    Dialogfeld 'Variable bearbeiten'

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie in der Aktion auf Wert, und klicken Sie dann auf Datenbindung anzeigen Schaltflächensymbol .

  7. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    • Quelle: Aufgaben    Wenn mehrere Aufgabenlisten verfügbar sind, wählen Sie die Liste aus, in der das benutzerdefinierte Feld enthalten ist, das Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben.

    • Feld: Prüfstatus    Wählen Sie das benutzerdefinierte Formularfeld aus, das Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben.

    • Feld: Aufgaben: ID

    • Wert: Klicken Sie auf Datenbindung anzeigen Schaltflächensymbol .

  8. Wählen Sie im zweiten Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    • Quelle: Workflowdaten

    • Feld: Variable: Variable: ID der Aufgabe "Dokument überprüfen"

      Dialogfeld 'Workflow-Nachschlagevorgang definieren'

  9. Klicken Sie auf OK.

    Der letzte Workflow-Nachschlagevorgang sollte dem folgenden ähneln. Dieser Nachschlagevorgang besagt, dass Sie in der Aufgabenliste zum Feld Prüfstatus und dort zu der Zeile wechseln sollen, deren ID der ID entspricht, die in der Variablen für diese Instanz des Workflows gespeichert ist. Wenn der Workflow ausgeführt wird und eine Aufgabe mit der ID 3 erstellt, ruft dieser Nachschlagevorgang den Wert der Spalte Prüfstatus aus der dritten Zeile in der Aufgabenliste ab. Wenn der Workflow das nächste Mal ausgeführt wird, lautet diese ID ggf. 4, also verwendet der Nachschlagevorgang die vierte Zeile usw.

    Dialogfeld 'Workflow-Nachschlagevorgang definieren'

  10. Klicken Sie auf OK.

    Nun sollte die Regel folgendermaßen aussehen.

    Regel im Workflow-Designer

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Schritt 3: Verwenden der Variablen, um Entscheidungen zu treffen

In Schritt 1 haben Sie ein benutzerdefiniertes Formular zum Sammeln von Daten von einem Benutzer und zum Speichern der ID des Aufgabenelements in einer Variablen erstellt. In Schritt 2 haben Sie mithilfe der Variablen für die Aufgaben-ID die Antwort des Benutzers nachgeschlagen und diese in einer neuen Variablen gespeichert. Nun, da Ihnen diese Variable, in diesem Beispiel Variable: Prüfstatus vorliegt, können Sie sie im Workflow verwenden, damit Entscheidungen getroffen werden. Verwenden Sie dazu die Bedingung Jede Datenquelle vergleichen.

Beispielsweise können Sie dem Workflow einen Schritt hinzufügen, der wie folgt lautet: Wenn Variable: Prüfstatus dem Wert Genehmigt entspricht, sollen diese Aktionen ausgeführt werden. Wenn Variable: Prüfstatus jedoch Abgelehnt entspricht, sollen andere Aktionen ausgeführt werden.

Erstellen der ersten Bedingungsverzweigung

Mit der ersten Bedingungsverzweigung wird der in Variable: Prüfstatus gespeicherte Wert verglichen. Wenn der Wert Genehmigt entspricht, führt der Workflow alle dieser Bedingung zugeordneten Aktionen aus.

  1. Klicken Sie im Workflow-Designer unter Workflowschritte auf Workflowschritt hinzufügen.

  2. Klicken Sie auf Bedingungen, und klicken Sie dann auf Jede Datenquelle vergleichen.

  3. Klicken Sie in der Bedingung auf den ersten Hyperlink Wert und dann auf Datenbindung anzeigen Schaltflächensymbol .

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    • Quelle: Workflowdaten

    • Feld: Variable: Prüfstatus.

      Dialogfeld 'Workflow-Nachschlagevorgang definieren'

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Belassen Sie in der Bedingung gleich als Wert für den zweiten Parameter.

  7. Klicken Sie in der Bedingung auf den zweiten Hyperlink Wert, geben Sie Genehmigt ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

    Bedingung im Workflow-Designer

Erstellen der zweiten Bedingungsverzweigung

Mit der zweiten Bedingungsverzweigung wird die Situation behandelt, in der der in Variable: Prüfstatus gespeicherte Wert Abgelehnt entspricht.

  1. Klicken Sie auf 'Andernfalls wenn'-Bedingungsverzweigung hinzufügen.

  2. Klicken Sie auf Bedingungen, und klicken Sie dann auf Jede Datenquelle vergleichen.

  3. Klicken Sie in der Bedingung auf den ersten Hyperlink Wert und dann auf Datenbindung anzeigen Schaltflächensymbol .

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    • Quelle: Workflowdaten

    • Feld: Variable: Prüfstatus.

      Dialogfeld 'Workflow-Nachschlagevorgang definieren'

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Belassen Sie in der Bedingung gleich als Wert für den zweiten Parameter.

  7. Klicken Sie in der Bedingung auf den zweiten Hyperlink Wert, geben Sie Abgelehnt ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

    Bevor Sie der Bedingung in jeder Verzweigung Aktionen hinzufügen, sollte dieser Workflowschritt wie folgt aussehen.

    'Andernfalls wenn'-Bedingungsverzweigung im Workflow-Designer

  8. Klicken Sie zum Abschließen dieses Schritts im Workflow auf Aktionen, und fügen Sie dann den Bedingungsverzweigungen die gewünschten Aktionen hinzu.

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Kurzübersicht: Zusammenfassung der Schritte

In der folgenden Kurzübersicht finden Sie eine Zusammenfassung der in den drei vorherigen Abschnitten erläuterten Schritte:

  1. Fügen Sie die Aktion Daten von einem Benutzer sammeln hinzu:

    • Verwenden Sie beim ersten Hyperlink den Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben, um das benutzerdefinierte Formular zu erstellen.

    • Wählen Sie beim zweiten Hyperlink einen Benutzer oder eine Gruppe aus, dem bzw. der die Aufgabe zugeordnet werden soll.

    • Erstellen Sie beim dritten Hyperlink eine Variable vom Typ Listenelement-ID, in der die ID des vom Benutzer bearbeiteten Aufgabenelements gespeichert wird.

  2. Fügen Sie die Aktion Workflowvariable festlegen hinzu.

    • Erstellen Sie beim ersten Hyperlink ein Variable, in der der eigentliche Wert (nicht nur die ID) eines bestimmten Felds aus einer bestimmten Zeile in der Aufgabenliste gespeichert wird.

    • Schlagen Sie beim zweiten Hyperlink das Feld nach, dessen Wert in der Aufgabenliste vorhanden sein soll. Verwenden Sie dazu den in der Variablen Listenelement-ID gespeicherten Wert, um das bestimmte Listenelement (bzw. die Zeile) abzurufen.

      Dieser Nachschlagevorgang sollte dem folgenden Beispiel ähneln. Dieser Nachschlagevorgang besagt, dass Sie in der Aufgabenliste zum Feld Prüfstatus und dort zu der Zeile wechseln sollen, deren ID der ID entspricht, die in der Variablen für diese Instanz des Workflows gespeichert ist. Wenn der Workflow ausgeführt wird und eine Aufgabe mit der ID 3 erstellt, ruft dieser Nachschlagevorgang den Wert der Spalte Prüfstatus aus der dritten Zeile in der Aufgabenliste ab. Wenn der Workflow das nächste Mal ausgeführt wird, lautet die ID ggf. 4, also verwendet der Nachschlagevorgang die vierte Zeile usw.

      Dialogfeld 'Workflow-Nachschlagevorgang definieren'

  3. Erstellen Sie einen neuen Workflowschritt.

  4. Fügen Sie die Bedingung Jede Datenquelle vergleichen hinzu:

    • Wählen Sie beim ersten Hyperlink die Variable aus, die Sie in Schritt 2 auf einen tatsächlichen Wert festgelegt haben.

    • Klicken Sie beim zweiten Hyperlink auf einen Vergleich.

    • Geben Sie beim dritten Hyperlink einen Wert ein, der mit dem in der Variablen gespeicherten Wert verglichen werden soll.

  5. Fügen Sie die Aktionen hinzu, die ausgeführt werden sollen, wenn diese Bedingung erfüllt ist.

  6. Klicken Sie auf 'Andernfalls wenn'-Bedingungsverzweigung hinzufügen, und wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, um weitere Verzweigungen zu erstellen.

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