Sammeln von Daten mithilfe von E-Mail-Nachrichten

Microsoft Office Access 2007 erleichtert das Sammeln von Daten von weltweit verteilten Personen, z. B. Mitgliedern des Verkaufsteams, Umfrageteilnehmern oder Kontakten. Die Zusammenarbeit zwischen Office Access 2007 und Microsoft Office Outlook 2007 erleichtert Ihnen das Generieren und Senden einer E-Mail-Nachricht, die ein Dateneingabeformular enthält. Wenn die Empfänger die Formulare ausfüllen und an Sie zurücksenden, werden die Antworten gemäß Ihren Angaben verarbeitet. Wenn Sie z. B. die Antworten automatisch verarbeiten lassen möchten, wird der Inhalt des Formulars der entsprechenden Tabelle in der Datenbank hinzugefügt, sobald die Antworten den Posteingang erreichen. Durch dieses neue Feature, den Assistenten zum Sammeln von Daten über E-Mail-Nachrichten, können Sie viel Zeit sparen, die Sie anderenfalls mit dem Eingeben von Daten für die Benutzer verbringen müssten.

Inhalt dieses Artikels

Verwendungsbereiche für die Datensammlung

Vor Beginn

Ausführen der Schritte des Assistenten

Nach dem Senden der E-Mail-Nachricht

Sammeln von Daten über E-Mail-Nachrichten

Verwendungsbereiche für die Datensammlung

In der folgenden Liste werden einige Szenarien untersucht, für die dieses neue Feature verwendet werden kann.

  • Umfragen    Sie möchten eine Umfrage durchführen und die Ergebnisse in Access kompilieren. Zuerst erstellen Sie eine Access-Datenbank, die die zum Speichern der Ergebnisse notwendigen Tabellen enthält. Dann können Sie mithilfe des Assistenten ein Formular generieren, das die (als Felder angezeigten) Fragen enthält, und diese an die Umfrageteilnehmer senden. Wenn die Teilnehmer antworten, gehen die Antworten direkt in die in der Datenbank angegebene Tabelle.

  • Statusberichte    Ihr Team kann Ihnen in regelmäßigen Intervallen E-Mail-Nachrichten senden, die die aktuellen Informationen enthalten (z. B. die neuesten Bestandszahlen oder aktuelle Informationen zu ausstehenden Problemen), um Sie auf dem Laufenden zu halten.

  • Veranstaltungs-Management    Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, z. B. eine Konferenz oder eine Schulung, können Sie eines oder mehrere Formulare als E-Mail-Nachricht senden, um Kontaktinformationen, Reise- und Hotelvoreinstellungen usw. zu sammeln. Wenn Sie die Antworten automatisch verarbeiten lassen möchten, können die Teilnehmer ihre Voreinstellungen jederzeit ändern, ohne Sie benachrichtigen zu müssen, und Sie haben zum Zweck der Entscheidungsfindung immer Zugriff auf die neuesten Daten.

Um das Generieren und Senden des Dateneingabeformulars als E-Mail-Nachricht zu erleichtern, verwenden Sie den Assistenten zum Sammeln von Daten über E-Mail-Nachrichten, von dem Sie durch alle wichtigen Schritte des Prozesses geführt werden. Dazu gehört auch die Angabe, wie die Antworten beim Erreichen des Posteingangs verarbeitet werden sollen.

Seitenanfang

Vor Beginn

Wenn Sie zum ersten Mal Daten mithilfe von E-Mail-Nachrichten sammeln, führen Sie die folgenden Schritte aus, um den erfolgreichen Abschluss des Datensammlungsprozesses sicherzustellen.

  1. Stellen Sie sicher, dass die folgenden Anwendungen auf dem Computer installiert sind:

    • Office Access 2007    Der Assistent zum Sammeln von Daten über E-Mail-Nachrichten steht nur in Office Access 2007 zur Verfügung.

    • Office Outlook 2007    Auf dem Computer, den Sie zum Senden der E-Mail-Nachrichten verwenden, muss Office Outlook 2007 installiert und konfiguriert sein. Wenn Outlook installiert, aber noch nicht konfiguriert ist, starten Sie Outlook, und folgen Sie den Anweisungen des Outlook Start-Assistenten. Hilfe zum Assistenten finden Sie in der Outlook-Hilfe.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (optional)    Beim Generieren des Dateneingabeformulars können Sie zwischen einem einfachen Formular im HTML-Format und einem benutzerfreundlicheren von InfoPath generierten Formular auswählen. Wenn Office InfoPath 2007 oder höher auf dem Computer nicht installiert ist oder wenn Sie nicht sicher sind, ob bei allen Empfängern der Nachricht Office InfoPath 2007 oder höher installiert ist, wählen Sie das HTML-Formular aus.

      Hinweis : Beachten Sie, dass das zum Sammeln von Daten über E-Mail-Nachrichten verwendete Formular kein Access-Formular ist. Durch den Assistenten wird basierend auf der Auswahl für das HTML- oder InfoPath-Format ein spezielles Formular für Sie generiert.

  2. Stellen Sie sicher, dass bei den Benutzern, die die E-Mail-Nachricht empfangen, die folgenden Anwendungen auf dem Computer installiert sind. Ohne die erforderliche Software können die Benutzer das Formular nicht anzeigen oder bearbeiten.

    • E-Mail-Client mit Unterstützung für das HTML-Format    Wenn Sie ein HTML-Formular senden, muss der Empfänger über ein E-Mail-Programm verfügen, das HTML unterstützt.

    • Office Outlook 2007 und Office InfoPath 2007 (beide optional)    Wenn Sie ein InfoPath-Formular senden, muss auf dem Computer des Empfängers Office Outlook 2007 und Office InfoPath 2007 installiert sein, damit er das InfoPath-Formular anzeigen und bearbeiten kann.

  3. Identifizieren Sie die Zieldatenbank. Die Datenbank kann im MDB- oder ACCDB-Format vorliegen. Zudem werden auch MDE- und ACCDE-Dateien unterstützt.

    Wenn Sie keine vorhandene Datenbank verwenden möchten, müssen Sie eine neue erstellen.

  4. Identifizieren oder erstellen Sie die Tabellen, die mit den Daten aus den Benutzerantworten auf Ihre Nachricht aufgefüllt werden sollen. Wenn Sie Daten für vorhandene Tabellen sammeln, stellen Sie sicher, dass die Tabellen nicht schreibgeschützt sind und dass Sie über die notwendigen Berechtigungen zum Hinzufügen oder Aktualisieren von Inhalten verfügen.

    Weitere Informationen zum Erstellen von Tabellen finden Sie unter Erstellen von Tabellen in einer Datenbank.

    Hinweis : 

    • Felder der folgenden Datentypen können nicht unter Verwendung von E-Mail-Nachrichten gesammelt werden:

      • Anlage

      • AutoWert

      • Mehrwertige Felder

      • OLE

    • Wenn vom Datensammlungsvorgang zwei oder mehr Tabellen aufgefüllt werden, müssen Sie eine Auswahlabfrage erstellen und diese als Datensatzquelle des Formulars verwenden. Stellen Sie sicher, dass die Abfrage alle erforderlichen Felder aus den zugrunde liegenden Tabellen enthält. Wenn Sie eine vorhandene Abfrage verwenden, stellen Sie sicher, dass die Abfrage nicht schreibgeschützt ist und dass Sie über die notwendigen Berechtigungen zum Hinzufügen oder Aktualisieren von Inhalten verfügen.

  5. In den meisten Fällen können Sie entscheiden, ob Sie die gesammelten Daten als neue Datensätze speichern oder die Daten zum Aktualisieren vorhandener Datensätze verwenden möchten. In den folgenden Situationen können Sie die Daten nur als neue Datensätze speichern:

    • Sie sammeln Daten zum Auffüllen von zwei oder mehr Tabellen.

    • Die zugrunde liegende Tabelle verfügt nicht über ein Primärschüsselfeld. Die Primärschlüsselwerte sind notwendig zum Zuordnen der einzelnen Antworten zu vorhandenen Datensätzen. Wenn die Zieltabelle kein Primärschlüsselfeld enthält, fügen Sie es jetzt hinzu, oder weisen Sie ein vorhandenes Feld, das eindeutige Werte enthält, als Primärschlüssel zu.

    • Die zugrunde liegende Tabelle enthält keine Datensätze. Wenn die Tabelle leer ist, wird vom Assistenten angenommen, dass Sie Datensätze hinzufügen möchten.

    • Die E-Mail-Adressen der Empfänger werden nicht als Feld in der Datenbank gespeichert. Wenn Sie Daten zum Aktualisieren von Datensätzen sammeln, können Sie nicht manuell die Adressen in die vom Assistenten generierte Nachricht eingeben. Das Adressfeld muss sich in der Zieltabelle oder in einer Tabelle mit einer Beziehung zur Zieltabelle befinden. Wenn Sie z. B. Daten sammeln, um die Orders-Tabelle (Bestellungen) zu aktualisieren, müssen die Adressen als Feld in der Orders-Tabelle oder in einer verwandten Tabelle (z. B. der Customers-Tabelle (Kunden)) gespeichert werden.

Seitenanfang

Ausführen der Schritte des Assistenten

Sie können jetzt den Assistenten ausführen, von dem Sie beim Einrichten des Datensammlungsprozesses unterstützt werden.

Inhalt dieses Abschnitts

Starten des Assistenten

Auswählen des Typs des Dateneingabeformulars

Angeben, was Sie mit den Daten tun möchten

Auswählen der Formularfelder

Angeben, wie Sie die Daten verarbeiten möchten

Auswählen, wie Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger angeben möchten

Angeben des E-Mail-Adressfelds

Anpassen der E-Mail-Nachricht

Erstellen und Senden von E-Mail-Nachrichten

Starten des Assistenten

  1. Öffnen Sie die Zieldatenbank.

  2. Zum Auffüllen einer einzelnen Tabelle wählen Sie die Tabelle im Navigationsbereich aus. Zum Auffüllen von zwei oder mehr verwandten Tabellen wählen Sie die Abfrage aus, die an diese Tabelle gebunden ist.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um den Assistenten zu starten:

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf E-Mail erstellen. Schaltflächensymbol

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie dann auf Daten über E-Mail sammeln und aktualisieren.

      Wenn die Tabelle keine Felder oder nur Felder vom Typ AutoWert, OLE-Objekt, Anlage oder mehrwertiges Nachschlagefeld enthält, wird in Access die Meldung Die ausgewählte Tabelle oder Abfrage verfügt nicht über Felder, die das Sammeln von Daten per E-Mail unterstützen. angezeigt.

      Wenn die Tabelle Felder enthält, die das Sammeln von Daten unterstützen, wird der Assistent gestartet. Auf der ersten Seite des Assistenten werden die wichtigsten Schritte des Vorgangs angezeigt. Wenn von der Zieltabelle sowohl das Hinzufügen als auch das Aktualisieren von Daten unterstützt wird, führen Sie sechs Hauptschritte im Assistenten aus:

      Die sechs wichtigsten Schritte, wenn die Zieltabelle das Hinzufügen und Aktualisieren von Daten unterstützt

      Wenn vom Objekt nur das Hinzufügen von Datensätzen unterstützt wird, führen Sie fünf Hauptschritte aus:

      Die fünf wichtigsten Schritte, wenn die Zieltabelle nur das Hinzufügen von Daten unterstützt

  4. Klicken Sie auf Weiter.

    Sie werden vom Assistenten aufgefordert, den Typ des zu erstellenden Formulars auszuwählen.

Auswählen des Typs des Dateneingabeformulars

In diesem Schritt müssen Sie auswählen, ob Sie ein HTML-Formular oder ein InfoPath-Formular erstellen möchten. Wie weiter oben in diesem Artikel erwähnt, kann ein Access-Formular nicht zum Sammeln von Daten über E-Mail-Nachrichten verwendet werden – Sie müssen ein HTML-Formular oder ein InfoPath-Formular verwenden, das Sie im Assistenten erstellen.

Wählen Sie das Dateneingabeformular aus, das Sie an Benutzer senden möchten

Wenn InfoPath auf dem Computer nicht installiert ist, steht die Option Microsoft Office InfoPath-Formular nicht zur Verfügung.

Der Typ des Formulars, das Sie erstellen, hängt von zwei Faktoren ab – von der Benutzerfreundlichkeit und davon, ob bei allen Empfängern die notwendige Software auf den Computern installiert ist. Ein InfoPath-Formular ist viel einfacher zu verwenden, aber für ein HTML-Formular gelten geringere Softwareanforderungen.

Durch ein InfoPath-Formular wird eine bessere Dateneingabe- und -bearbeitungsumgebung geboten. Außerdem kann mit einem InfoPath-Formular eine vorläufige Überprüfung der Daten ausgeführt werden, wenn der Benutzer auf die Schaltfläche Senden klickt. Dadurch hat der Benutzer Gelegenheit, falsche Daten zu korrigieren, bevor er die Antwort an Sie sendet.

Ein InfoPath-Formular hat also mehrere Vorteile gegenüber einem HTML-Formular, das jedoch von jedem Benutzer angezeigt und bearbeitet werden kann, dessen E-Mail-Client HTML unterstützt.

  1. Wählen Sie im Assistenten die Option Microsoft Office InfoPath-Formular nur aus, wenn bei allen Empfängern sowohl Office InfoPath 2007 als auch Office Outlook 2007 installiert ist. Wählen Sie anderenfalls die Option HTML-Formular aus.

  2. Klicken Sie auf Weiter.

    Die nächste angezeigte Assistentenseite hängt davon ab, ob vom Zielobjekt das Aktualisieren von Daten unterstützt wird. Wenn das Objekt eine auf mindestens zwei Tabellen basierende Abfrage ist, oder es ist eine Tabelle ist, die kein Primärschlüsselfeld oder keine Datensätze enthält, wird vom Assistenten angenommen, dass Sie neue Datensätze hinzufügen möchten, und Sie werden zum Auswählen der Formularfelder aufgefordert. In allen anderen Fällen werden Sie aufgefordert, anzugeben, ob Sie Daten hinzufügen oder aktualisieren möchten, bevor Sie zum Auswählen der Formularfelder aufgefordert werden.

    Wenn Sie vom Assistenten zum Auswählen von Formularfeldern aufgefordert werden, springen Sie direkt zum Abschnitt Auswählen der Formularfelder dieses Artikels.

Angeben, was Sie mit den Daten tun möchten

Geben Sie in diesem Schritt an, ob Sie der Datenbank neue Datensätze hinzufügen oder vorhandene Datensätze aktualisieren möchten.

Sammeln Sie neue Daten oder aktualisieren Sie vorhandene Daten?

Der Typ des verwendeten Formulars wirkt sich auf die Anzahl der neuen Datensätze aus, die ein Empfänger Ihnen in einer einzigen Antwort senden kann. Beim Aktualisieren von Daten wird durch die Anzahl der zu aktualisierenden Datensätze die Anzahl der vorausgefüllten Formulare identifiziert, die in eine Nachricht eingeschlossen werden. In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Szenarien zusammengefasst:

Formulartyp

Hinzufügen oder Aktualisieren

Ergebnis

HTML

Hinzufügen

Die Empfänger können Ihnen in jeder Antwort nur einen neuen Datensatz senden.

InfoPath

Hinzufügen

Die Empfänger können Ihnen in jeder Antwort mehrere neue Datensätze senden. Hierzu müssen sie unten in der E-Mail-Nachricht auf Zeile einfügen klicken.

Hinweis : Nach dem Angeben der Felder, die in die Nachricht eingeschlossen werden sollen, wird im Assistenten eine Seite angezeigt, auf der Sie verschiedene Optionen festlegen können. Auf dieser Seite können Sie den Outlook-Ordner festlegen, in dem Antworten verarbeitet werden, und außerdem Optionen für die Art der Verarbeitung dieser Antworten festlegen.

HTML

Aktualisierungsabfrage

Jede E-Mail-Nachricht enthält, abhängig von der Anzahl der Datensätze, die einer einzelnen E-Mail-Adresse entsprechen, mindestens ein vorausgefülltes Formular. Der Empfänger kann jedes der Formulare in der Nachricht überprüfen und aktualisieren.

InfoPath

Aktualisierungsabfrage

Jede E-Mail-Nachricht enthält, abhängig von der Anzahl der Datensätze, die einer einzelnen E-Mail-Adresse entsprechen, mindestens ein vorausgefülltes Formular. Der Empfänger kann jedes der Formulare in der Nachricht überprüfen und aktualisieren.

Außerdem kann der Benutzer zusätzliche Datensätze senden, indem er auf Zeile einfügen unten in der E-Mail-Nachricht klickt. Weiter unten in diesem Artikel werden Sie erfahren, wie Sie verhindern können, dass der Benutzer einer Aktualisierungsanforderung neue Datensätze hinzufügt.

  1. Wählen Sie im Assistenten die Option Nur neue Informationen sammeln oder Vorhandene Informationen aktualisieren aus.

    Beachten Sie beim Hinzufügen neuer Datensätze, dass Sie die E-Mail-Adressen beim Erstellen der Nachricht in das Adressfeld der E-Mail-Nachricht eingeben können. Wenn jedoch vorhandene Daten aktualisiert werden sollen, müssen die E-Mail-Adressen der Empfänger als Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage oder in einer verwandten Tabelle gespeichert werden.

  2. Klicken Sie auf Weiter.

    Sie werden vom Assistenten aufgefordert, die Felder auszuwählen, die Sie in das Formular einschließen möchten.

Auswählen der Formularfelder

In diesem Schritt wählen Sie die Felder aus, die Sie in das Formular einschließen möchten.

Geben Sie die Daten an, die Sie sammeln möchten.

Es ist im Allgemeinen nicht notwendig, alle in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage vorhandenen Felder einzuschließen. Es gibt jedoch zwei Ausnahmen:

  • Erforderliche Felder    Wenn Sie neue Datensätze sammeln, werden vom Assistenten automatisch alle Felder eingeschlossen, deren Erforderlich-Eigenschaft auf Ja festgelegt ist. Wenn erforderliche Felder eines Datensatzes leer sind, wird der Datensatz von Access nicht der Tabelle hinzugefügt.

  • Nicht unterstützte Feldtypen    Bestimmte Felder können Sie nicht in das Formular einschließen. Folgendes wird vom Assistenten nicht unterstützt: AutoWert, Anlage, OLE-Objekt und mehrwertige Nachschlagefelder. Felder dieser Typen werden in der Liste Felder in Tabelle oder Felder in Abfrage des Assistenten nicht angezeigt. AutoWert-Felder in der Tabelle werden automatisch aufgefüllt, wenn neue Datensätze hinzugefügt werden. Sie müssen OLE-Objekt-Felder, Anlage-Felder und mehrwertige Nachschlagefelder in der Datenblattansicht oder in der Formularansicht auffüllen, da diese Werte nicht durch einen Datensammlungsprozess hinzugefügt werden können.

  • Primärschlüsselfeld    In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, wann Sie ein Primärschlüsselfeld in ein Formular einschließen können:

Zweck des Sammelns von Daten

Datentyp

Einschließen in ein Formular?

Hinzufügen

AutoWert

Nein. Der Primärschlüsselwert wird automatisch generiert, wenn der Datensatz der Tabelle hinzugefügt wird.

Hinzufügen

Nicht AutoWert

Ja. Der Benutzer kann beim Hinzufügen von Datensätzen einen Wert in das Feld eingeben. Die Antwort wird nicht verarbeitet, wenn der angegebene Wert bereits verwendet wird.

Aktualisierungsabfrage

AutoWert oder nicht AutoWert

Nein. Der Primärschlüsselwert kann im Formular nicht bearbeitet werden. Dieses Feld wird zum Zuordnen der einzelnen Antworten zu vorhandenen Datensätzen verwendet.

  1. Doppelklicken Sie in der Liste Felder in Tabelle oder Felder in Abfrage auf die gewünschten Felder. Wenn Sie alle Felder einschließen möchten, klicken Sie auf >>.

  2. Verwenden Sie die nach oben bzw. nach unten zeigenden Pfeilschaltflächen, um die Felder in der Liste In E-Mail-Nachricht aufzunehmende Felder neu anzuordnen.

  3. Geben Sie für jedes eingeschlossene Feld unter Feldeigenschaften eine Beschriftung an. Klicken Sie auf Schreibgeschützt, wenn Sie Daten aktualisieren und das Feld für den Benutzer anzeigen möchten, jedoch nicht möchten, dass der Benutzer die Daten ändert. Das Feld wird in der E-Mail-Nachricht mit der Beschriftung Dieses Feld ist schreibgeschützt angezeigt. Dieses Feature eignet sich am besten zum Aktualisieren vorhandener Daten.

  4. Klicken Sie auf Weiter.

    Sie werden vom Assistenten aufgefordert, anzugeben, wie die Antworten verarbeitet werden sollen.

Angeben, wie Sie die Daten verarbeiten möchten

In diesem Schritt treffen Sie eine sehr wichtige Entscheidung zur Verarbeitung der Antworten –automatisch oder manuell. Manuelle Verarbeitung impliziert in diesem Kontext nicht die mühsame Dateneingabe in der Datenblattansicht oder Formularansicht. Es bedeutet nur, dass Sie den Exportvorgang manuell starten, um die gesammelten Daten in die Zieltabelle zu übertragen.

Geben Sie an, wie Sie Antworten verarbeiten möchten.

Automatische Verarbeitung

Wenn Sie auswählen, dass die Antworten beim Erreichen des Posteingangs automatisch verarbeitet werden sollen, wird der Formularinhalt der einzelnen Antworten durch die Zusammenarbeit von Outlook und Access in die Zieltabellen in der Datenbank exportiert.

Durch die automatische Verarbeitung können Sie viel Zeit und Mühe sparen. Die Antworten werden erfolgreich exportiert, sofern zum Zeitpunkt des Eintreffens der Antworten im Posteingang folgende Bedingungen erfüllt sind:

  • Outlook muss auf dem Computer bereits ausgeführt werden. Wenn Outlook nicht ausgeführt wird, wird die Verarbeitung beim nächsten Starten von Outlook gestartet.

  • Auf dem Computer muss Access installiert sein.

  • Die Datenbank darf nicht kennwortgeschützt sein und nicht im Exklusivmodus geöffnet sein. Der Name oder Speicherort der Datenbank darf seit dem Senden der E-Mail-Nachricht nicht geändert worden sein.

  • Die Namen der Tabellen und Abfragen und die Eigenschaften der im Formular enthaltenen Felder dürfen seit dem Senden der E-Mail-Nachricht nicht geändert worden sein.

  • Sie müssen weiterhin über die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen oder Aktualisieren der Inhalte der zugrunde liegenden Tabellen und der zugrunde liegenden Abfrage verfügen.

Wenn mindestens eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, schlägt die automatische Verarbeitung fehl. Wenn die Verarbeitung fehlschlägt, versuchen Sie, die Probleme zu beheben, und exportieren Sie dann die fehlgeschlagenen Antworten manuell. Alle Antworten, die den Posteingang nach dem Beheben der Probleme erreichen, werden weiterhin automatisch verarbeitet.

Nur Aktualisierung von Daten zulassen

Wenn Sie Daten aktualisieren und das Kontrollkästchen Antworten automatisch verarbeiten und Daten hinzufügen aktivieren, wird das Kontrollkästchen Nur Aktualisierungen vorhandener Daten verfügbar. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie nicht möchten, dass der Benutzer neue Datensätze senden kann. Wenn Sie nur neue Daten hinzufügen, wird das Kontrollkästchen Nur Aktualisierungen vorhandener Daten nicht angezeigt.

Manuelle Verarbeitung

Wenn Sie steuern möchten, wann und welche Antworten verarbeitet werden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Antworten automatisch verarbeiten und Tabellenname Daten hinzufügen. In diesem Fall erreichen die Antworten den Posteingang, werden jedoch nicht in die Datenbank übertragen. Sie müssen die einzelnen Antworten in Outlook manuell auswählen und mit der rechten Maustaste auf sie klicken und dann im Kontextmenü auf Daten nach Microsoft Access exportieren klicken, um die Datenbank aufzufüllen.

Möglicherweise müssen Sie auch die Antworten, deren automatische Verarbeitung fehlgeschlagen ist, manuell verarbeiten. Wenn Sie das Problem behoben haben, durch das der Fehler verursacht wurde, müssen Sie die einzelnen vorhandenen Antworten manuell exportieren.

Bedenken Sie vor dem Starten eines Exportvorgangs Folgendes:

  • Auf dem Computer muss Office Access 2007 installiert sein.

  • Wenn die Datenbank kennwortgeschützt ist, werden Sie beim Starten des Exportvorgangs zum Eingeben des Kennworts aufgefordert. Außerdem darf die Datenbank nicht im Exklusivmodus geöffnet sein, und der Name oder Speicherort der Datenbank darf seit dem Senden der E-Mail-Nachricht nicht geändert worden sein.

  • Die Namen der Tabellen und Abfragen und die Eigenschaften der im Formular enthaltenen Felder dürfen seit dem Senden der E-Mail-Nachricht nicht geändert worden sein.

  • Sie müssen über die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen oder Aktualisieren der Inhalte der zugrunde liegenden Tabellen und der zugrunde liegenden Abfrage verfügen.

Angeben zusätzlicher Verarbeitungsoptionen

  1. Überprüfen Sie auf der Seite Geben Sie an, wie Sie die Antworten verarbeiten möchten den Namen des Outlook-Ordners, in dem Antworten gespeichert werden. Wenn Sie für die Antworten auf diese Datensammlungsanforderung einen anderen Ordner angeben möchten, klicken Sie auf den Ordnernamen. Wählen Sie im Dialogfeld Ordner markieren einen anderen Ordner aus, oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Ordner zu erstellen. Klicken Sie auf OK, und wechseln Sie dann zurück zu Access.

  2. Klicken Sie auf Legen Sie die Eigenschaften zum Steuern der automatischen Verarbeitung von Antworten fest, um das Dialogfeld Optionen zum Sammeln von Daten per E-Mail anzuzeigen.

    Dialogfeld 'Optionen zum Sammeln von Daten per E-Mail'

    Verwenden Sie dieses Dialogfeld, um anzugeben, wie die Antworten verarbeitet werden sollen. Wenn Sie die Antworten manuell verarbeiten möchten, überspringen Sie den nächsten Schritt.

  3. Überprüfen und ändern Sie gegebenenfalls im Dialogfeld Optionen zum Sammeln von Daten per E-Mail die Einstellungen auf eine der folgenden Arten, und klicken Sie dann auf OK:

    • Antworten von Personen verwerfen, denen Sie die Nachricht nicht gesendet haben    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn nur die Antworten, die von den ursprünglichen Empfängern der Nachricht gesendet wurden, automatisch verarbeitet werden sollen. Antworten von anderen Personen werden im Zielordner gespeichert, werden jedoch nicht automatisch verarbeitet.

    • Mehrere Antworten von jedem Empfänger zulassen     Ein Empfänger kann Ihnen mehrere Antworten senden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn nur die erste Antwort jedes Empfängers automatisch verarbeitet werden soll. Die zweite Antwort und die nachfolgenden Antworten werden im Zielordner gespeichert, werden jedoch nicht automatisch verarbeitet.

      Hinweis : Durch diese Einstellung wird nur die Anzahl der Antworten gesteuert, nicht die Anzahl der verarbeiteten Datensätze in einer einzelnen Antwort. Mit anderen Worten: Wenn Sie ein InfoPath-Formular senden, kann der Benutzer Ihnen in einer einzelnen Antwort mehrere Datensätze senden, die alle auch dann von Access automatisch verarbeitet werden, wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist.

    • Nur Aktualisierungen vorhandener Daten    Wenn Empfänger ein InfoPath-Formular zum Aktualisieren von Daten verwenden, können sie Ihnen zusätzlich zu Aktualisierungen vorhandener Datensätze neue Datensätze senden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie nur die Aktualisierungen vorhandener Datensätze verarbeiten möchten.

    • Anzahl der zu verarbeitenden Antworten    Geben Sie die Gesamtanzahl der Antworten (von allen Empfängern) ein, die automatisch verarbeitet werden sollen. Wenn alle Antworten automatisch verarbeitet werden sollen, geben Sie in das Textfeld einen hohen Wert ein, z. B. 5000. Antworten, die nach dem Erreichen des angegebenen Werts empfangen werden, werden im Zielordner gespeichert, werden aber nicht automatisch verarbeitet.

    • Datum und Uhrzeit der Beendigung    Geben Sie an, wann die automatische Verarbeitung von Antworten für diese E-Mail-Nachricht beendet werden soll. Nach diesem Datum und dieser Uhrzeit empfangene Antworten werden im Zielordner gespeichert, werden aber nicht automatisch verarbeitet.

      Hinweis : Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten. Wählen Sie im Dialogfeld Datensammlungsmeldungen verwalten die Nachricht aus, deren Einstellungen Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Nachrichtenoptionen. Die im Dialogfeld vorgenommen Änderungen wirken sich auf alle nachfolgenden Antworten aus, die Sie für diese Nachricht empfangen.

  4. Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen.

    Der nächste Schritt hängt davon ab, ob Sie Daten hinzufügen oder aktualisieren. Wenn Sie neue Datensätze hinzufügen, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort. Wenn Sie Daten sammeln, um vorhandene Datensätze zu aktualisieren, springen Sie zum Abschnitt Angeben des E-Mail-Adressfelds.

Auswählen, wie Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger angeben möchten

Wenn Sie nur neue Informationen sammeln, können Sie die E-Mail-Adressen auf zwei Arten angeben:

Wählen Sie die Empfänger der E-Mail-Nachricht aus.

  • Geben Sie in die vom Assistenten generierte E-Mail-Nachricht die Adressen einzeln ein, oder wählen Sie die Adressen aus einem Adressbuch aus.

  • Verwenden Sie ein Feld in der aktuellen Datenbank, das E-Mail-Adressen enthält. Das Feld muss sich in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage oder in einer verwandten Tabelle befinden.

Wenn Sie Daten sammeln, um vorhandene Datensätze zu aktualisieren, wird dieses Dialogfeld nicht angezeigt, da die E-Mail-Adressen der Empfänger in diesem Fall als Feld in der Datenbank verfügbar sein müssen.

  1. Wählen Sie im Assistenten die gewünschte Option aus.

  2. Klicken Sie auf Weiter.

    Wenn Sie E-Mail-Adressen selbst eingeben möchten, springen Sie zum Abschnitt Anpassen der E-Mail-Nachricht. Wenn Sie ein Feld in der Datenbank verwenden möchten, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.

Angeben des E-Mail-Adressfelds

In diesem Schritt geben Sie das Feld an, das die E-Mail-Adressen der Empfänger enthält.

Geben Sie das Feld in der Datenbank an, das die E-Mail-Adressen der Empfänger enthält.

  • Wenn sich das Feld in der aktuellen Tabelle oder Abfrage befindet, klicken Sie auf Die aktuelle Tabelle oder Abfrage, wählen Sie das Feld aus der Dropdownliste aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  • Wenn das Feld mit den E-Mail-Adressen der Empfänger nicht in der aktuellen Tabelle oder Abfrage enthalten ist, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Klicken Sie auf Eine zugeordnete Tabelle.

    2. Wählen Sie in der Dropdownliste das Feld in der aktuellen Tabelle aus, mit dem diese der Tabelle zugeordnet wird, die die Adressen enthält. Dies ist in der Regel ein ID-Feld.

    3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

      • Wenn das ausgewählte Feld nur einer Tabelle zugeordnet ist, wird eine weitere Dropdownliste angezeigt. Wählen Sie das Feld aus, das die E-Mail-Adressen enthält.

      • Wenn das ausgewählte Feld mehreren Tabellen zugeordnet ist, werden zwei weitere Dropdownlisten angezeigt. Wählen Sie in der ersten Liste die Tabelle aus, die die E-Mail-Adressen enthält. Wählen Sie in der zweiten Liste das Feld aus.

    4. Klicken Sie auf Weiter.

Zugeordnete Tabellen sind Tabellen, zwischen denen Beziehungen definiert sind. So können Sie Beziehungen in der Datenbank anzeigen oder bearbeiten:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen. Schaltflächensymbol

Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie in den Artikeln Leitfaden für Tabellenbeziehungen oder Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.

Wenn Sie ein Adressfeld verwenden möchten, können Sie keine Vorschau für die E-Mail-Nachricht in Outlook anzeigen oder die E-Mail-Nachricht anpassen. Stattdessen verwenden Sie dazu den Assistenten. Im nächsten Schritt wird vom Assistenten der Standardbetreff und -text der Nachricht angezeigt, und Sie haben Gelegenheit, diese anzupassen.

Anpassen der E-Mail-Nachricht

In diesem Schritt überprüfen Sie die Komponenten der Nachricht und nehmen notwendige Änderungen vor.

Anpassen der E-Mail-Nachricht

  1. Nehmen Sie in den Feldern Betreff und Einleitung die gewünschten Änderungen vor.

  2. Wenn Sie E-Mail-Adressen verwenden möchten, die in einem Feld in der Datenbank gespeichert sind, wird auf dieser Seite noch eine weitere Option angezeigt. Wählen Sie unter E-Mail-Adressen der Empfänger in folgendes Feld platzieren: eine der Optionen aus. Die Benutzer empfangen die E-Mail-Nachricht ungeachtet der ausgewählten Option. Wenn Sie die E-Mail-Adressen in Microsoft Office Outlook eingeben, wird diese Option nicht angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Weiter.

Erstellen und Senden von E-Mail-Nachrichten

Der Assistent zeigt eine Seite an, mit der Ihnen mitgeteilt wird, dass Sie nun die Nachricht erstellen können. Er zeigt Ihnen außerdem, wie Sie den E-Mail-Status mithilfe des Befehls Antworten verwalten anzeigen können.

Erstellen der E-Mail-Nachricht

Möglicherweise werden auf dieser Seite einige Warnmeldungen angezeigt. In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Warnungen und die Aktionen, die Sie zur Behebung ausführen können, beschrieben.

Warnung

Beschreibung

Lösung

Einige Datensätze enthalten keine gültige Adresse im angegebenen E-Mail-Adressfeld. Für diese Zeilen werden keine Daten zurückgegeben.

Das ausgewählte E-Mail-Adressfeld enthält Nullwerte.

Wenn Sie für jeden Datensatz Daten sammeln möchten, beenden Sie den Assistenten, und ersetzen Sie die Nullwerte mit E-Mail-Adressen. Starten Sie dann den Assistenten erneut.

Die Datenbank ist zurzeit exklusiv gesperrt. Die automatische Verarbeitung schlägt fehl, bis die Sperre aufgehoben wird.

Die Datenbank ist zurzeit im Exklusivmodus geöffnet.

Wenn Sie ausgewählt haben, dass die Antworten automatisch verarbeitet werden sollen, schlägt die Verarbeitung fehl, da es Access nicht möglich ist, einer Datenbank mit einer exklusiven Sperre Daten hinzuzufügen oder sie zu aktualisieren. Schließen Sie unmittelbar nach dem Senden der Nachricht die Datenbank, und öffnen Sie sie sofort wieder im Modus für gemeinsamen Zugriff.

Diese E-Mail-Nachrichten enthalten möglicherweise vertrauliche oder sensible Daten.

Sie sammeln Daten, um vorhandene Datensätze zu aktualisieren, und das Formular, das Sie senden möchten, soll mit vorhandenen Daten aufgefüllt werden.

Wenn einige Formularfelder vertrauliche Daten enthalten, gehen Sie zurück zu dem Schritt des Assistenten, in dem Sie die Felder ausgewählt haben, und entfernen Sie die Felder mit den vertraulichen Daten aus dem Formular.

Welche Schritte Sie als Nächstes ausführen, hängt davon ab, ob Sie die E-Mail-Adressen selbst angeben oder ob Sie Adressen verwenden, die in einer Tabelle in der Datenbank gespeichert sind.

Sie möchten die Adressen in der Outlook-E-Mail-Nachricht angeben

In diesem Szenario geben Sie die E-Mail-Adressen in Outlook ein, und Sie können eine Vorschau der Nachricht anzeigen und sie anpassen, bevor Sie auf die Schaltfläche Senden klicken.

  1. Klicken Sie auf Erstellen, um den Vorgang fortzusetzen.

    Es wird eine Outlook-Nachricht angezeigt, die ein Dateneingabeformular enthält. Der Nachrichtentext enthält eine kurze Einleitung und ein Formular, das Steuerelemente und Hinweise enthält. Es wird dringend empfohlen, keine Änderungen am Nachrichtentext vorzunehmen. Wenn die Formularstruktur geändert wird, schlägt die Verarbeitung der Antwort möglicherweise fehl.

  2. Geben Sie in die Felder An, Cc oder Bcc die E-Mail-Adressen der Empfänger ein. Sie können auch auf die Schaltflächen An, Cc oder Bcc klicken, um Adressen aus einem Adressbuch auszuwählen.

  3. Klicken Sie auf Senden.

Sie möchten ein in der Datenbank gespeichertes Adressfeld verwenden

In diesem Szenario haben Sie bereits eine Vorschau der Nachricht angezeigt und die Nachricht angepasst. Jetzt können Sie das E-Mail-Adressfeld so filtern, dass Sie die Adressen von Benutzern auswählen können, an die die Nachricht gesendet wird.

  1. Klicken Sie auf Weiter, um die Seite Senden Sie die E-Mail-Nachricht an die Empfänger anzuzeigen.

    Senden Sie die E-Mail-Nachricht an die Empfänger

  2. Wählen Sie die zu verwendenden E-Mail-Adressen aus, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren.

  3. Klicken Sie auf Senden.

    Wenn einige der Werte im Adressfeld keine gültigen E-Mail-Adressen sind, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem die ungültigen Adressen aufgelistet sind. In diesem Fall notieren Sie sich die Adressen in der Liste, klicken Sie auf Beenden, überprüfen Sie die Adressen, und versuchen Sie, die Nachricht erneut zu senden. Weitere Informationen zum erneuten Senden von Nachrichten finden Sie im Abschnitt Erneutes Senden einer Datensammlungs-E-Mail-Nachricht.

Sie haben jetzt den größten Teil der Arbeit im Zusammenhang mit dem Sammeln von Daten mithilfe von E-Mail-Nachrichten abgeschlossen. Wenn Sie ausgewählt haben, dass die Antworten automatisch verarbeitet werden sollen, und keine Fehler auftreten, werden die Daten ohne weitere Aktion von Ihnen in die Zieldatenbank übertragen.

Wenn Sie andererseits ausgewählt haben, die Antworten manuell zu verarbeiten, oder wenn Fehler auftreten, müssen Sie weitere Aktionen ausführen. Weitere Informationen zum manuellen Verarbeiten von Antworten, zur Problembehandlung und zur allgemeinen Verwaltung von Datensammlungsnachrichten und -antworten finden Sie im nächsten Abschnitt.

Seitenanfang

Nach dem Senden der E-Mail-Nachricht

Zum Beantworten der E-Mail-Nachricht klicken die einzelnen Empfänger auf Antworten, füllen das Formular mit den angeforderten Informationen aus und klicken dann auf Senden. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Antworten anzeigen und was zu tun ist, wenn Antworten nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden.

Inhalt dieses Abschnitts

Anzeigen von Antworten

Überprüfen und Ausführen einer Problembehandlung bei der automatischen Verarbeitung von Antworten

Manuelles Verarbeiten von Antworten und Problembehandlung bei Fehlern

Erneutes Senden einer Datensammlungs-E-Mail-Nachricht

Außerdem finden Sie im Abschnitt Siehe auch Links zu weiteren Informationen zum Verwalten von Antworten und zum Ändern von Nachrichtenoptionen.

Anzeigen von Antworten

Ungeachtet der ausgewählten Verarbeitungsart für die Antworten möchten Sie möglicherweise herausfinden, wer auf die Nachricht geantwortet hat, und Sie möchten möglicherweise auch die Nachrichten manuell öffnen. Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um die Antworten anzuzeigen:

  1. Wechseln Sie zu Outlook, und wechseln Sie dann zu dem Ordner, den Sie zum Speichern von Datensammlungsantworten festgelegt haben.

    Tipp : Wenn Sie sich an den Namen des Ordners nicht erinnern, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten. Im Dialogfeld Datensammlungsmeldungen verwalten finden Sie den Ordnernamen in der Spalte Outlook-Ordner in der Zeile, die der Nachricht entspricht, deren Antworten Sie anzeigen möchten.

  2. Doppelklicken Sie in Outlook auf eine Antwort, um sie zu öffnen. Das Formular wird so angezeigt, wie es vom Absender ausgefüllt wurde.

Antworten auf eine ursprüngliche Antwortnachricht werden von Access nicht verarbeitet. Daher müssen Sie, wenn Sie sehen, dass eines oder mehrere Formulare von Empfängern leer, unvollständig oder nicht richtig ausgefüllt sind, die ursprüngliche E-Mail-Nachricht erneut an diese Benutzer senden, anstatt den Befehl Antworten zu verwenden.

Analog müssen Sie, wenn Sie die Anforderung an zusätzliche Personen senden möchten, die ursprüngliche Nachricht erneut senden, anstatt sie weiterzuleiten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erneutes Senden einer Datensammlungs-E-Mail-Nachricht.

Überprüfen und Ausführen einer Problembehandlung bei der automatischen Verarbeitung von Antworten

Wenn Sie die Antworten automatisch verarbeiten lassen möchten, führen Sie die folgenden Aktionen aus, um sicherzustellen, dass Antworten ordnungsgemäß verarbeitet werden:

  • Überprüfen Sie für jede Antwort die Werte in der Spalte mit dem Nachverfolgungskennzeichen und in den Spalten Datensammlungsstatus und Kategorien.

    Tipp : Wenn die Spalte mit dem Nachverfolgungskennzeichen und die Spalten Datensammlungsstatus und Kategorien in der Ansicht nicht angezeigt werden, fügen Sie sie mithilfe von Feldauswahl hinzu. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Feldauswahl. Ziehen Sie im Dialogfeld Feldauswahl die einzelnen Felder, und legen Sie sie rechts oder links neben einer vorhandenen Spaltenüberschrift ab.

    Wenn im Outlook-Ordner das Nachverfolgungskennzeichen auf Datensammlungsvorgang wurde erfolgreich durchgeführt festgelegt ist, die Spalte Datensammlungsstatus leer ist und sich in der Spalte Kategorien ein grüner Indikator befindet, wurde die Antwort erfolgreich verarbeitet.

  • Zusätzlich sollten Sie den Inhalt der Zieltabellen überprüfen, um sicherzustellen, dass die gesammelten Daten als neue Datensätze oder als Aktualisierungen für vorhandene Datensätze gespeichert wurden.

Wenn Sie vermuten, dass eine Antwort nicht automatisch verarbeitet wurde, überprüfen Sie, ob alle für die Verarbeitung notwendigen Bedingungen erfüllt sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Automatische Verarbeitung weiter oben in diesem Artikel. Versuchen Sie dann, die Vorschläge in der folgenden Tabelle auszuführen. Die meisten Vorschläge erfordern das Beheben des Problems und das anschließende manuelle Exportieren der Antwort. Hilfe zum manuellen Exportieren finden Sie im nächsten Abschnitt, Manuelles Verarbeiten von Antworten und Problembehandlung bei Fehlern.

Problem

Grund

Lösung

Im Outlook-Ordner befindet sich eine Antwort, die nicht verarbeitet wurde. In der Spalte Datensammlungsstatus wird Die Nachricht wurde nicht verarbeitet angezeigt.

Überprüfen Sie die Nachrichtenoptionen im Dialogfeld Optionen zum Sammeln von Daten per E-Mail. Die Einstellungen werden entweder für die manuelle Verarbeitung der Antworten ausgewählt oder um zu verhindern, dass bestimmte Antworten automatisch verarbeitet werden.

Tipp : Zum Anzeigen der Optionen klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten. Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Nachricht aus, und klicken Sie dann auf Nachrichtenoptionen.

Exportieren Sie die Antwort manuell.

Ändern Sie die Einstellungen im Dialogfeld Optionen, um sicherzustellen, dass noch nicht empfangene Antworten automatisch verarbeitet werden.

Weitere Informationen zum Überprüfen und Ändern der Optionen finden Sie im Artikel E-Mail-Optionen für die Datensammlung.

Ich habe auf eine meiner Nachrichten geantwortet, aber die Antwort wird nicht verarbeitet.

Das Antworten auf eigene Nachrichten umfasst ein etwas anderes Verfahren.

Füllen Sie nicht das Formular in der empfangenen Nachricht aus, sondern füllen Sie das Formular in der gesendeten Nachricht im Ordner Gesendete Objekte aus. Wechseln Sie zum Ordner Gesendete Objekte, und öffnen Sie dann die Nachricht. Klicken Sie auf Antworten, füllen Sie das Formular aus, und klicken Sie dann auf Senden.

Eine Antwort wird nicht im richtigen Ordner gespeichert.

Nur ursprüngliche Antworten auf eine Nachricht werden im festgelegten Ordner gespeichert.

Antworten auf eigene Nachrichten (sofern Sie zum Generieren der Antwort nicht die Kopie der Nachricht im Ordner Gesendete Objekte verwendet haben) und Antworten, die Teil eines für Diskussionen verwendeten E-Mail-Nachrichtenthreads sind, werden möglicherweise nicht in den festgelegten Ordner verschoben.

Weitere mögliche Gründe: Office Access 2007 ist nicht installiert, oder das zum Verarbeiten der Antworten erforderliche Add-In fehlt oder ist beschädigt.

Wenn eine der Antworten nicht verarbeitet wird, füllen Sie das Formular in der gesendeten Nachricht im Ordner Gesendete Objekte aus.

Wenn ein Benutzer ein Formular in einer Antwort auf eine Antwort ausgefüllt hat, bitten Sie den Benutzer, auf die ursprüngliche Nachricht zu antworten.

Wenn Sie vermuten, dass das Add-In fehlt oder beschädigt ist, wechseln Sie zu Outlook, klicken Sie dann im Menü Extras auf Vertrauensstellungscenter, und klicken Sie dann auf Add-Ins. Stellen Sie sicher, dass das Element Microsoft Access Outlook Add-in for Data Collection and Publishing angezeigt wird. Wenn der Eintrag nicht angezeigt wird, installieren Sie Access neu.

In der Spalte Datensammlungsstatus wird die folgende Zeichenfolge angezeigt:

Die Datenbank konnte nicht gefunden werden. Suchen Sie die Datenbank und importieren Sie die Daten manuell.

Die Datenbank wurde an einen anderen Speicherort verschoben, umbenannt, gelöscht oder beschädigt.

Stellen Sie die Datenbank am ursprünglichen Speicherort wieder her, und exportieren Sie die Antwort manuell.

In der Spalte Datensammlungsstatus wird die folgende Zeichenfolge angezeigt:

Die Datenbank kann zum Importieren von Daten nicht geöffnet werden, da die Datenbank bereits verwendet wird. Verarbeiten Sie die Antworten manuell, wenn die Datenbank wieder zur Verfügung steht.

Die Datenbank ist im Exklusivmodus geöffnet, und Änderungen an der Datenbank können erst vorgenommen werden, wenn die exklusive Sperre aufgehoben ist.

Fordern Sie den Benutzer, der die Datenbank im Exklusivmodus geöffnet hat, auf, die Datenbank zu schließen und sie im normalen Modus wieder zu öffnen. Versuchen Sie dann, die Antwort manuell zu exportieren.

In der Spalte Datensammlungsstatus wird die folgende Zeichenfolge angezeigt:

Die Access-Datenbank ist mit einem Kennwort geschützt. Exportieren Sie die Daten manuell nach Microsoft Access.

Die Zieldatenbank ist kennwortgeschützt. Die automatische Verarbeitung schlägt fehl, wenn für die Datenbank ein Kennwort erforderlich ist.

Exportieren Sie die Antwort manuell. Wenn zukünftige Antworten automatisch verarbeitet werden sollen, entfernen Sie den Kennwortschutz aus der Datenbank.

In der Spalte Datensammlungsstatus wird eine Meldung angezeigt, die angibt, dass eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Feld fehlt.

Die Zieltabelle oder Abfrage wurde gelöscht oder umbenannt, oder die Struktur wurde so geändert, dass der Inhalt des Formulars den Tabellen nicht hinzugefügt werden kann.

Erstellen Sie die Zieltabellen und Abfragen neu, oder erstellen und senden Sie eine neue Datensammlungsnachricht.

In der Spalte Datensammlungsstatus wird die folgende Zeichenfolge angezeigt:

Die E-Mail-Nachricht kann nicht verarbeitet werden. Das Formular in der E-Mail-Nachricht ist beschädigt oder wurde geändert.

Das Formular in der Antwort ist beschädigt, oder jemand (der Empfänger oder der Absender) hat das Formular geändert.

Wenn der Empfänger das Formular geändert hat, bitten Sie ihn, das Formular erneut an Sie zu senden, und exportieren Sie dann die Antwort manuell.

Wenn das Formular in der ursprünglichen Nachricht beschädigt oder ungültig ist, müssen Sie eine neue Nachricht erstellen und senden.

In der Spalte Datensammlungsstatus wird die folgende Zeichenfolge angezeigt:

Die zum Abschließen der Verarbeitung in der angegebenen Datenbank erforderlichen Informationen wurden nicht gefunden.

Die zum Zuordnen der Antwort zum vorhandenen zu aktualisierenden Datensatz erforderlichen Informationen fehlen.

Die Nachrichteneinstellungen müssen mit Outlook synchronisiert werden. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten. Wählen Sie dann im Dialogfeld Antworten verwalten die Nachricht aus. Unter Nachrichtendetails wird ein Warnungsfeld angezeigt. Klicken Sie auf die Warnung, um die Einstellungen zu synchronisieren, und schließen Sie dann das Dialogfeld. Wechseln Sie zurück zu Outlook, und versuchen Sie dann, die Antwort manuell zu exportieren.

In der Spalte Datensammlungsstatus wird die folgende Zeichenfolge angezeigt:

Die Daten können nicht hinzugefügt oder aktualisiert werden, da die Daten in einem Feld, das nur eindeutige Werte akzeptiert, zu doppelten Werten führen würden.

Ein Feld, dessen Indiziert-Eigenschaft auf Ja (Ohne Duplikate) festgelegt ist, kann keine Wertduplikate enthalten. Wenn der dem Formularfeld zugewiesene Wert bereits im entsprechenden Feld in der Tabelle vorhanden ist, schlägt der Vorgang fehl.

Bitten Sie den Empfänger, eine weitere Antwort mit einem anderen Wert im Formularfeld zu senden.

In der Spalte Datensammlungsstatus wird die folgende Zeichenfolge angezeigt:

Der eingegebene Wert ist kein Element der Auswahlliste.

Das Formular enthält ein erforderliches Feld, mit dem Werte nachgeschlagen werden, aber der Benutzer hat keinen Wert für das Feld angegeben. Oder die LimitToList-Eigenschaft des Felds ist auf Ja festgelegt, aber der Benutzer hat einen in der Liste nicht enthaltenen Wert angegeben.

Bitten Sie den Empfänger, die Antwort nach dem Ausfüllen aller Felder erneut zu senden, oder füllen Sie das Formular selbst aus, und speichern Sie es, und versuchen Sie dann den Export erneut.

In der Spalte Datensammlungsstatus wird eine Meldung angezeigt, die angibt, dass der in einem Formularfeld angegebene Wert nicht gültig ist.

Der Empfänger hat in mindestens ein Feld ungültige Daten eingegeben.

Bitten Sie den Empfänger, die Antwort nach dem Ausfüllen aller Felder erneut zu senden. Oder füllen Sie das Formular selbst aus, und speichern Sie es, und versuchen Sie dann den Export erneut.

In der Spalte Datensammlungsstatus wird die folgende Zeichenfolge angezeigt:

Die Nachricht enthält ein Formular, das Sie ausfüllen müssen. Senden Sie das Formular anschließend an den Absender der E-Mail-Nachricht.

Der Empfänger hat das Formular nicht ausgefüllt.

Bitten Sie den Empfänger, eine weitere Antwort zu senden, nachdem er das Formular ausgefüllt hat.

Manuelles Verarbeiten von Antworten und Problembehandlung bei Fehlern

Die manuelle Verarbeitung einer Antwort umfasst das Starten des Exportvorgangs aus Outlook.

Sie können nur jeweils eine Antwort exportieren. Lassen Sie Antworten aus, für die die Spalte Datensammlungsstatus auf Das Sammeln von Daten per E-Mail war erfolgreich eingestellt ist. Dieser Status gibt an, dass die Antwort bereits erfolgreich verarbeitet wurde. Antworten, für die die Spalte Datensammlungsstatus auf Die Nachricht wurde nicht verarbeitet festgelegt ist, müssen manuell verarbeitet werden. Bei einer Antwort, bei der in dieser Spalte eine Fehlermeldung angezeigt wird, ist bei der automatischen Verarbeitung ein Fehler aufgetreten. Eine Problembehandlung ist erforderlich, bevor Sie die Antwort manuell exportieren können. Informationen zur Problembehandlung finden Sie im vorherigen Abschnitt, Überprüfen und Ausführen einer Problembehandlung bei der automatischen Verarbeitung von Antworten.

  1. Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf die Antwort, die Sie manuell verarbeiten möchten.

  2. Klicken Sie auf Daten nach Microsoft Office Access exportieren.

  3. Überprüfen Sie im Dialogfeld Daten nach Microsoft Access exportieren die Details der Antwort, und klicken Sie dann auf OK, um zu exportieren.

    Wenn der Exportvorgang erfolgreich ist, wird die Meldung Die Daten wurden erfolgreich in die Datenbank exportiert angezeigt. Wenn der Vorgang fehlschlägt, wird die Meldung Die Daten können aufgrund von Fehlern nicht importiert werden angezeigt, gefolgt von einer Beschreibung der Probleme, durch die der Fehler verursacht wurde. In der folgenden Tabelle werden die Probleme aufgelistet, von denen das Fehlschlagen eines Exportvorgangs verursacht werden kann:

Problem

Grund

Lösung

Wenn ich mit der rechten Maustaste auf eine Antwort klicke, wird der Befehl Daten nach Microsoft Access exportieren nicht angezeigt.

Die ausgewählte Nachricht ist keine gültige Datensammlungsantwort.

Löschen Sie Nachrichten, die keine Datensammlungsantworten sind, aus dem festgelegten Ordner.

Eine Antwort wird nicht im richtigen Ordner gespeichert.

Nur ursprüngliche Antworten auf eine Nachricht werden im festgelegten Ordner gespeichert.

Antworten auf eigene Nachrichten (sofern Sie zum Generieren der Antwort nicht die Kopie der Nachricht im Ordner Gesendete Objekte verwendet haben) und Antworten, die Teil eines für Diskussionen verwendeten E-Mail-Nachrichtenthreads sind, werden möglicherweise nicht in den festgelegten Ordner verschoben.

Weitere mögliche Gründe: Access ist nicht installiert, oder das zum Verarbeiten der Antworten erforderliche Add-In fehlt oder ist beschädigt.

Wenn eine der Antworten nicht verarbeitet wird, füllen Sie das Formular in der gesendeten Nachricht im Ordner Gesendete Objekte aus.

Wenn ein Benutzer ein Formular in einer Antwort auf eine Antwort ausgefüllt hat, bitten Sie den Benutzer, auf die ursprüngliche Nachricht zu antworten.

Wenn Sie vermuten, dass das Add-In fehlt oder beschädigt ist, wechseln Sie zu Outlook. Klicken Sie in Outlook im Menü Extras auf Vertrauensstellungscenter, und klicken Sie dann auf Add-Ins. Stellen Sie sicher, dass das Element Microsoft Access Outlook Add-in for Data Collection and Publishing angezeigt wird. Wenn der Eintrag nicht angezeigt wird, installieren Sie Access neu.

Meldung:

Die Datenbank konnte nicht gefunden werden. Suchen Sie die Datenbank und importieren Sie die Daten manuell.

Die Datenbank wurde an einen anderen Speicherort verschoben, umbenannt, gelöscht oder beschädigt.

Stellen Sie die Datenbank am ursprünglichen Speicherort wieder her, und versuchen Sie dann den Vorgang erneut.

Meldung:

Die Datenbank wird bereits verwendet.

Die Datenbank ist im Exklusivmodus geöffnet, und Änderungen an der Datenbank können erst vorgenommen werden, wenn die exklusive Sperre aufgehoben ist.

Fordern Sie den Benutzer, der die Datenbank im Exklusivmodus geöffnet hat, auf, die Datenbank zu schließen und sie im normalen Modus wieder zu öffnen. Versuchen Sie dann, die Antwort manuell zu exportieren.

Meldung:

Eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Feld fehlt.

Eine Zieltabelle oder Abfrage wurde gelöscht oder umbenannt, oder ihre Struktur wurde so geändert, dass der Inhalt des Formulars den Tabellen nicht hinzugefügt werden kann.

Erstellen Sie die fehlenden Zieltabellen und Abfragen, oder erstellen und senden Sie eine neue Datensammlungsnachricht.

Meldung:

Das Formular ist entweder beschädigt oder wurde geändert.

Das Formular in der Antwort ist beschädigt, oder jemand (der Empfänger oder der Absender) hat das Formular geändert.

Wenn der Empfänger das Formular geändert hat, bitten Sie ihn, das Formular erneut an Sie zu senden, und exportieren Sie dann die Antwort manuell.

Wenn das Formular in der ursprünglichen Nachricht beschädigt oder ungültig ist, müssen Sie eine neue Nachricht erstellen und senden.

Meldung:

Die zum Abschließen der Verarbeitung erforderlichen Informationen wurden nicht gefunden.

Die zum Zuordnen der Antwort zum vorhandenen zu aktualisierenden Datensatz erforderlichen Informationen fehlen.

Die Nachrichteneinstellungen müssen mit Outlook synchronisiert werden. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten. Wählen Sie dann im Dialogfeld Antworten verwalten die Nachricht aus. Unter Nachrichtendetails wird ein Warnungsfeld angezeigt. Klicken Sie auf die Warnung, um die Einstellungen zu synchronisieren, und schließen Sie dann das Dialogfeld. Wechseln Sie zurück zu Outlook, und versuchen Sie dann, die Antwort manuell zu exportieren.

Meldung:

Die Daten können nicht hinzugefügt oder aktualisiert werden, da die Daten in einem Feld, das nur eindeutige Werte akzeptiert, zu doppelten Werten führen würden.

Ein Feld, dessen Indiziert-Eigenschaft auf Ja (Ohne Duplikate) festgelegt ist, kann keine Wertduplikate enthalten. Wenn der dem Formularfeld zugewiesene Wert bereits im entsprechenden Feld in der Tabelle vorhanden ist, schlägt der Vorgang fehl.

Bitten Sie den Empfänger, eine weitere Antwort mit einem anderen Wert im Formularfeld zu senden.

Meldung:

Der eingegebene Wert ist kein Element der Auswahlliste.

Das Formular enthält ein erforderliches Feld, mit dem Werte nachgeschlagen werden, aber der Benutzer hat keinen Wert für das Feld angegeben, oder die LimitToList-Eigenschaft des Felds ist auf Ja festgelegt, und der Benutzer hat einen in der Liste nicht enthaltenen Wert angegeben.

Bitten Sie den Empfänger, die Antwort nach dem Ausfüllen aller Felder erneut zu senden. Oder füllen Sie das Formular selbst aus, und speichern Sie es, und versuchen Sie dann den Export erneut.

Meldung:

Ungültiger Wert für ein Formularfeld.

Der Empfänger hat in mindestens ein Feld ungültige Daten eingegeben.

Bitten Sie den Empfänger, die Antwort nach dem Ausfüllen aller Felder erneut zu senden. Oder füllen Sie das Formular selbst aus, und speichern Sie es, und versuchen Sie dann den Export erneut.

Meldung:

Die Antwort enthält ein Formular, das Sie ausfüllen müssen. Senden Sie das Formular anschließend an den Absender der E-Mail-Nachricht.

Der Empfänger hat das Formular nicht ausgefüllt.

Bitten Sie den Empfänger, eine weitere Antwort zu senden, nachdem er das Formular ausgefüllt hat.

Versuchen Sie die Antwort zu exportieren, bis in der Spalte Kategorien ein grünes Quadrat angezeigt wird.

Erneutes Senden einer Datensammlungs-E-Mail-Nachricht

Wenn Sie die Nachricht an zusätzliche Benutzer senden möchten oder wenn die ursprüngliche Nachricht einige Benutzer aufgrund von Fehlern nicht erreicht hat, versuchen Sie, die Nachricht erneut zu senden, anstatt sie weiterzuleiten.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten. Schaltflächensymbol

    Das Dialogfeld Datensammlungsmeldungen verwalten wird angezeigt.

    Dialogfeld 'Datensammlungsmeldungen verwalten'

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Datensammlungsmeldungen verwalten auf die Nachricht, die Sie erneut senden möchten.

  3. Klicken Sie auf Diese E-Mail-Nachricht erneut senden.

    Die Schaltfläche Diese E-Mail-Nachricht erneut senden ist deaktiviert

    Diese Schaltfläche wird abgeblendet angezeigt (nicht verfügbar), wenn Nachrichteneinstellungen mit Outlook synchronisiert werden müssen.

    Klicken Sie auf das Warnungsfeld unter Nachrichtendetails, um die Einstellungen zu synchronisieren. Wenn der Prozess erfolgreich war, wird die Meldung Die Synchronisierung wurde erfolgreich durchgeführt angezeigt. Wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, versuchen Sie das Dialogfeld zu schließen und es dann erneut zu öffnen.

  4. Von Access werden bestimmte Überprüfungen ausgeführt – z. B. wird überprüft, ob die Zieltabellen und die Abfrage noch vorhanden sind, ob sie noch alle Formularfelder enthalten und ob die Datentypen nicht geändert wurden. Wenn die Überprüfungen erfolgreich sind, werden Sie auf der Assistenten-Seite aufgefordert, anzugeben, wie die Antworten verarbeitet werden sollen. Anderenfalls wird eine Meldung angezeigt, in der Sie angewiesen werden, die E-Mail-Nachricht erneut zu erstellen.

  5. Fahren Sie mit dem Assistenten wie beim ersten Senden der Nachricht fort. Die Einstellungen können gegenüber dem letzten Mal anders sein.

    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um die E-Mail-Nachricht an andere Benutzer zu senden:

    • Geben Sie die E-Mail-Adressen manuell an. (Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie Daten sammeln, um neue Datensätze hinzuzufügen.)

    • Wählen Sie ein anderes E-Mail-Adressfeld aus.

    • Verwenden Sie das gleiche E-Mail-Adressfeld, wählen Sie jedoch im letzten Schritt nur die gewünschten Adressen aus.

      Hilfe zu den Schritten des Assistenten finden Sie im Abschnitt Angeben, wie Sie die Daten verarbeiten möchten weiter oben in diesem Artikel.

Seitenanfang

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×