Ressourcenverwaltung: Whitepaper

Dieses Whitepaper ist Teil unserer Sammlung "Aus der Praxis". Beschrieben werden Probleme bei verschiedenen Aspekten der Ressourcenverwaltung sowie Vorschläge zur Erstellung eines Ressourcenverwaltungssystems.

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Ressourcenverwaltung

Die Ressourcenverwaltung ist der häufigste Grund, aus dem Organisationen mit Systemen wie Microsoft Office Project Server vom individuellen Projektmanagement auf Enterprise Project Management umsteigen.

Daher könnte man meinen, dass wir ein umfangreiches Playbook haben, aus dem hervorgeht, wie sich mit diesen Systemen die beste Ressourcenverwaltung erzielen lässt.

Wenn dem nur so wäre!

Definition der Ressourcenverwaltung

Wie bei vielen Aspekten von Enterprise-Systemen, stellt die genaue Definition, was eigentlich unter „Ressourcenverwaltung“ zu verstehen ist, das erste Problem dar. Je nach Perspektive kann Ressourcenverwaltung vieles bedeuten.

Kapazitätsabgleich

Beginnen wir mit der puristischen Sichtweise. Diese Sichtweise stammt von denen unter uns, die schon seit 15 oder mehr Jahren in dieser Branche tätig sind. Als Projektmanagementsoftware erstmals als kommerzielles Produkt auf den Markt kam, handelte es sich um ein CPM-Planungstool (Critical Path Methodology). In diesen frühen Systemen wurde überhaupt noch kein Gedanke an Ressourcen verschwendet. Eine Planung aus dem System abzurufen, war schon aufregend genug. Als dann die ersten Rollenplotter herauskamen (hauptsächlich zur Unterstützung der technischen Zeichnungsindustrie), wurden diese zur Darstellung der Projekte in Form von Balken- oder logischen (Netzwerk)-Diagrammen verwendet.

Als Ressourcen Eingang in diese Systeme fanden, sollten sie lediglich die ursprünglichen Berechnungen verbessern. Die Algorithmen waren unterschiedlich, doch der Ansatz war gleich: Potenzielle Verzögerungen durch eine zu geringe Mitarbeiterzahl bei bestimmten Gewerken sollten so rechtzeitig erkannt werden, dass noch Mitarbeiter für diese Arbeiten verpflichtet werden konnten. Auf den Kapazitätsabgleich kommen wir später noch zurück.

Critical Chain-Planung

In der Tat gibt es das Konzept der Critical Chain-Planung schon eine ganze Weile. Ich weiß aber auch, dass es manchem neu erscheint. Doch es ist hochinteressant. Für diejenigen, die planungszentriert denken: Critical Chain berücksichtigt Ressourceneinschränkungen direkt bei der Planung und sucht nach der oder den Ressource(n), die für die Planerfüllung am besten geeignet sind. Das ist vielleicht genau das, was CPM von Anfang an sein sollte. In der richtigen Situation angewendet, kann es sehr aufschlussreich sein.

Ressourcenkapazitätsplanung

Wenn wir unseren gedanklichen Horizont ein wenig erweitern, lassen sich diese beiden ersten Definitionen in ein umfangreicheres Konzept integrieren, das auch die Kapazität der Ressourcen verwaltet. Das ist bei weitem das häufigste Konzept, das wir bei einer Enterprise Project Management-Lösung bereitstellen sollen. Mit der Ressourcenkapazitätsplanung suchen Entscheidungsträger in einem Unternehmen nach Antworten auf verschiedene Fragen:

  • Kann ich die bereits gemachten Zusicherungen mit dem zur Verfügung stehenden Personal erfüllen?

  • Wenn nein: Welche Personaländerungen sind erforderlich, um meine Zusicherungen zu erfüllen?

  • Wenn ja: Welche Kapazitätsüberschüsse muss ich haben, um weitere Zusicherungen machen zu können?

  • Kann ich ein weiteres Projekt, das mir übergeben wird, mit dem vorhandenen Personal bewältigen?

  • Wenn ich keine Personaländerung vornehmen kann, welche Auswirkungen haben dann neue Aufgaben, die ich erledigen muss?

Die Ressourcenkapazitätsplanung beinhaltet verschiedene Konzepte, die als Bestandteil von Projektmanagementprozessen implementiert werden müssen. Dazu gehören unter anderen:

  • Laden der Ressourcen

    Zu Beginn der Ressourcenkapazitätsplanung stellt sich zuerst die Frage, wie viel Arbeit zu erledigen ist. (Wenn keine Arbeit zu erledigen ist, brauchen auch keine Ressourcen verwaltet zu werden.) Für eine genaue Analyse ist es wichtig, eine exakte Vorstellung davon zu haben, wie viel Arbeit jede Aufgabe erfordert und wer diese Arbeit erledigen muss.

  • Planung nach Qualifikation

    Bei modernen Projektmanagement-Tools wie Microsoft Project können wir heute den Ressourcenbedarf in Form von Abteilungen oder Einzelpersonen, aber auch in Form von Qualifikationen verwalten. Die Planung nach Qualifikation schließt die Verwaltung des Ressourcenbedarfs, aber auch der Verfügbarkeit der Qualifikationen ein, die wie ein Bestand geführt werden. Das scheint insgesamt effektiver zu sein, als nur die Anzahl der in jeder Abteilung verfügbaren Mitarbeiter zu verwalten. Beispiel: Sie haben eine Abteilung für die Verwaltung der Datenbank. Wenn dieses Personal jedoch nicht mit SQL Server 2008 vertraut ist und diese Qualifikation für das nächste Projekt erforderlich ist, fehlt Ihnen trotzdem Personal, wenn der Zeitpunkt zur Erledigung des Projekts gekommen ist.

  • Ressourcenzuordnung

    Wer ordnet den jeweiligen Aufgaben welche Ressourcen zu? Es muss ein Prozess erzeugt werden, der vorgibt, wie Ressourcenbedarf definiert und anschließend erfüllt wird. Soll mit der Anforderung einer Kategorie oder der Kompetenz einer Ressource begonnen werden? Sollen Anforderungen einzelner Ressourcen im Modus „Vorgeschlagen“ erfolgen und anschließend durch einen Bevollmächtigten in den Modus „Zugesichert“ übernommen werden? Kann es mehrere Projekte mit „vorgeschlagenen“ Ressourcen geben, die separat gehalten werden? Darf ein Projektmanager Ressourcen verschiedener Abteilungen zusichern oder soll dieses Recht den Leitern der Abteilungen vorbehalten sein?

  • Ressourcenverfügbarkeit

    Sie wissen, welche Ressourcen Sie für das Projekt benötigen. Aber welche Ressourcen sind verfügbar? Wer entscheidet, wie viel Zeit eine Ressource für Projektarbeit und für nicht projektbezogene Arbeit zur Verfügung steht? Wer entscheidet, wann Urlaub genommen werden kann? Wie soll festgelegt werden, wie viele Überstunden pro Tag gemacht werden können? Wie sollen unbezahlte Überstunden gehandhabt werden? Sollen sie einem Zeitkonto gutgeschrieben werden?

  • Kapazitätsabgleich

    Sobald Sie die Ressourcenverfügbarkeit und den -bedarf für Ihre Projekte ermittelt haben, können Sie anhand eines Vergleichs dieser beiden Werte feststellen, an welcher Stelle eine Überlastung besteht, um sie anschließend zu bearbeiten. Sollen Projekte mit Priorität versehen werden, sodass einem Projekt Ressourcen zugeordnet werden und anderen nicht? Sollen einige Aufgaben Priorität erhalten, sodass für einige Aufgaben Ressourcen zur Verfügung stehen, die bei anderen fehlen? Soll ein automatischer Kapazitätsabgleich erfolgen? Wie sieht es mit einer manuellen Verschiebung von Aufgaben aus? Wer kümmert sich um die Beilegung von Konflikten, wenn Teile des Unternehmens auf die Fertigstellung der Arbeit von anderen warten müssen?

Ressourcenverträge

Dieser Begriff findet sich in der Regel in Matrix-Organisationen, in denen Abteilungsleiter die Ressourcengruppen und Projektmanager die Arbeit verwalten, die von diesen Ressourcen erledigt werden muss. Der Begriff „Ressourcenverträge“ bezieht sich auf die Verhandlung zwischen Projektmanagern und Abteilungsleitern über die Zusicherung von Ressourcen für bestimmte Arbeitsvorgänge. Sie beginnt in der Regel mit einer Anfrage vom Projektmanager nach einer bestimmten Person, die an einem bestimmten Datum für eine bestimmte Zeit verfügbar sein soll. Der Abteilungsleiter antwortet ggf. mit einem Gegenangebot und bietet wahlweise eine andere Person mit vergleichbarer Qualifikation oder die angefragte Person für ein anderes Datum an. Der Projektmanager nimmt dann das Angebot an oder macht ein Gegenangebot. Das geht so lange, bis der Ressourcenbedarf erfüllt ist.

Verfolgen von Ressourcen

Bei manchen Organisationen ist nicht die Planung der wichtigste Aspekt der Ressourcenverwaltung, sondern das Wissen um das, was aktuell passiert. „Wenn Sie mir sagen könnten, womit meine Mitarbeiter gerade ihre Zeit verbringen, würden wir sehr viel effizienter arbeiten“, könnte der Ausspruch einer Führungskraft lauten. Bei diesen Organisationen sind die Arbeitszeittabellen der bedeutsamste Aspekt eines Enterprise Project Management-Systems. Selbst ohne die nachfolgende Integration in den Projektplan geben die Aktivitätsaufzeichnungen dem Management eine enorme Fülle von Daten an die Hand, aus denen sich der Aufwand und die Kosten für jede Aufgabe ableiten lassen. Diese Daten vermitteln außerdem ein interessantes Bild von der Zeit, die für Projektarbeit verfügbar ist, und der Zeit, die für nicht projektbezogene Arbeit aufgewendet wird - was vielleicht noch interessanter ist. Wenn die Möglichkeit besteht, die Arbeitszeittabellensammlung anschließend in den Projektplan zu integrieren, kann die Ressourcenverwaltung als Soll-/Ist-Kostenanalyse verwendet werden. Ersichtlich sind die erforderliche Zeit für jede geplante Aufgabe, der Arbeitsfortschritt und der Einfluss des Arbeitsfortschritts auf die geplante Fertigstellung des Vorgangs sowie auf andere Vorgänge, die möglicherweise davon betroffen waren.

Kommunikation der Ressourcen

In der Baubranche mit Megaprojekten haben wir uns nicht so viele Gedanken um die Kommunikation der Ressourcen gemacht. Die Vorarbeiter erhielten am Morgen im Projektbüro die neuesten Anweisungen und teilten ihren Mannschaften mit, was diese beim Arbeitsbeginn wissen mussten. Bei den Hightech-Projektumgebungen der heutigen Wirtschaftswelt ist das schlichtweg unvorstellbar. Ein Projektteam besteht heute aus allen möglichen Leuten. Neben den Projektplanern und den Ressourcen gibt es möglicherweise federführende Sponsoren, die Benutzer, den Kunden, Subunternehmer, externe Entwickler und andere. Ein Projektteam, das sich nicht nur aus Ihren Mitarbeitern oder aus Mitarbeitern des Unternehmens zusammensetzt, ist heutzutage nichts Ungewöhnliches. In einer solchen Umgebung gewinnt die Kommunikation erheblich an Bedeutung. In diesem Zusammenhang soll die Ressourcenverwaltung vielleicht einfach nur dafür sorgen, effektiv mit allen Ressourcen, die am Projektmanagementprozess beteiligt sind, zusammenarbeiten zu können.

Zusicherung von Ressourcen

Projektmanagementsysteme betrachten wir in der Regel als eine äußerst algorithmenreiche Umgebung. Doch dürfen auch die Zusicherungen von Ressourcen innerhalb eines Projekts als wichtiger Aspekt bei der Erledigung der Arbeit nicht außer Acht gelassen werden. Die Leiter der Projektteams müssen die Zusicherungen, die sie eingefordert haben, und die Zusicherungen, die sie gemacht haben, verwalten. Eine Ressource sagt vielleicht: „Damit bin ich bis Freitag fertig“. Das ist eine Zusicherung, ein Versprechen. Das kann perfekt zu dem voraussichtlichen Fertigstellungsdatum in Ihrer Planung passen, oder auch nicht. Es ist eine Zusicherung, und das unterscheidet sie von dem Datum, das der Planungsalgorithmus für die Fertigstellung der Arbeit vorgibt. Die Zusicherungen von Ressourcen müssen irgendwie verwaltet werden. Das kann in Outlook oder Office SharePoint Server, auf einem Whiteboard oder auch in einem anderen Tool geschehen.

Ressourcen von Subunternehmern

Einige Unternehmen haben schon genug mit der Verwaltung der Ressourcen zu tun, die von anderen Unternehmen vertraglich verpflichtet werden. Bei der Hinzuziehung von Subunternehmern steht oder fällt das Projekt mit den Zusicherungen, die der Subunternehmer macht, und mit den richtigen Anreizen im Vertrag, die vom Subunternehmer honoriert werden.

Das klingt einleuchtend. Immerhin gibt es in der Microsoft EPM-Lösung Tools für all diese Aspekte der Ressourcenverwaltung. Kapazitätsabgleich, Ressourcenzuordnung, Laden von Ressourcen und Planung nach Qualifikation sind allesamt in der Basisfunktionalität von Project Server oder sogar in Project Standard oder Professional enthalten. Die Ressourcenzuordnung für mehrere Projekte kann mit dem Ressourcenersetzungs-Assistenten oder dem Teamplaner in Project Server vorgenommen werden. Die Verfolgung von Ressourcen kann mit der Arbeitszeittabelle in Project Server erfolgen. Für Ressourcenverträge gibt es standardmäßig keine besondere Oberfläche, aber in diesen Bereich fällt auch das gesamte Konzept mit vorgeschlagenen und zugesicherten Ressourcen. Als robustere Oberfläche für die Bearbeitung von Ressourcenanforderungen könnte zusammen mit Office SharePoint ein webbasiertes Formular verwendet werden, das direkt in die Funktionalität eingebunden wird. Selbst Ressourcen von Subunternehmern könnten mit der Funktionalität von Office SharePoint Server verwaltet werden.

Die Herausforderung

Wahrscheinlich merken Sie schon, dass ich noch nicht über die Ressourcenkapazitätsplanung gesprochen habe. Das hat nichts damit zu tun, dass sie nicht möglich wäre. Bei einer EPM-Implementierung ist sie in der Regel der gefragteste Faktor, der jedoch mit zu den am schwierigsten zu realisierenden Aspekten zählt.

Es gibt ein grundsätzliches Problem, wenn wir versuchen, einen Kapazitätsabgleichsalgorithmus auf eine Gruppe hochspezialisierter Ressourcen anzuwenden. Um das besser zu verstehen, lohnt es sich zu hinterfragen, was sich die ursprünglichen Entwickler bei der Erstellung von Kapazitätsabgleichsalgorithmen gedacht haben. Ich hatte ja versprochen, auf den Kapazitätsabgleich und auch die Critical Chain-Analyse zurückzukommen, und hier haben Sie den Grund.

Wenn wir uns die ursprünglichen Kapazitätsabgleichssysteme vor Augen führen, erkennen wir, dass sie für einen technischen Kontext ausgelegt waren. Die ersten Projektplanungstools wurden für Projekte der Bau- und Schwerindustrie geschrieben, bei denen jeweils ein Projekt nach dem anderen berechnet wurde. Unter Umständen wurde sogar die ganze Organisation erstellt, um ein einziges Projekt fertigzustellen. Die ursprünglichen kommerziellen Tools waren für die Verteidigungs- sowie die Öl- und Gasindustrie bestimmt, die den Vorteil dieser Tools, nämlich die Verarbeitung riesiger Datenmengen, für sich nutzen konnten. Doch wenn wir die Ressourcen bei solchen Projekten betrachten, haben wir stets allgemeine Ressourcen im Sinn.

Die Ressourcenplanung bei einem derartigen Projekt erfolgte zwangsläufig nach Qualifikation. Ein Projektplaner überlegt, wie viele Maschinenbauer, Elektriker und Rohrschlosser er wohl benötigt. Für diese Frage sind Kapazitätsabgleichsalgorithmen perfekt geeignet. Wir haben eine Anzahl von Ressourcen und gleichen die Vorgänge ab. Die Anzahl der Vollzeitmitarbeiter kann nach Bedarf nach oben oder unten variiert werden. Wenn wir diese Vorstellung auf eine beträchtliche Anzahl gleichartiger, untereinander austauschbarer Ressourcen erweitern, funktioniert der Algorithmus ziemlich gut.

Das moderne Projektmanagement hat die ursprünglich für Megaprojekte mit einer großen Anzahl untereinander austauschbarer Ressourcen entwickelten Konzepte erweitert und wendet sie bis zur kleinen und kleinsten Ebene an. Der Algorithmus scheint trotzdem zu funktionieren, zumindest rein theoretisch. Und er funktioniert mit Sicherheit bei einer Demonstration, da wir stets nur jeweils eine Ressource zeigen.

Nehmen wir dieses Beispiel:

Ansicht von Microsoft Project mit Chris, der überbucht ist

Ich habe hier ein einfaches Projekt in Project Professional 2007. Ich habe das Projekt mit einem Meilenstein begonnen und zwei Vorgänge hinzugefügt, die direkt nach Abschluss des Meilensteins gestartet werden sollen. Sobald ich Chris den beiden Vorgängen zuordne, habe ich ein Problem für den Kapazitätsabgleich. Wie auf dem geteilten Bildschirm erkennbar, ist Chrismit doppelter Verfügbarkeit zugeordnet, was Sinn macht.

Jetzt gleiche ich das Projekt mit dem Kapazitätsabgleichsalgorithmus von Project ab:

Ansicht von Microsoft Project mit Chris' aufeinander folgenden Vorgängen, sodass er nicht überbucht ist

Wieder ist alles perfekt. Chris‘ Vorgänge wurden über einen Zeitraum von zwei Wochen statt einer Woche verteilt. Ein Vorgang musste auf eine zweite Woche verschoben werden, um alle Vorgänge abzuarbeiten. Zu sehen ist auch, dass Chris von Woche 1 bis Woche 2 ununterbrochen arbeitet.

Alles scheint in Ordnung zu sein, bis ich der Berechnung eine weitere Ressource hinzufüge. Ich gehe zurück zur Ausgangssituation und füge dem Projekt noch ein paar weitere Vorgänge hinzu, ordne sie aber einer anderen Person zu:

Ansicht von Microsoft Project mit Chris' und Johns Vorgängen

Jetzt habe ich zwei Leute, die gleichzeitig arbeiten. Chris befindet sich wieder in der Überlastungssituation (beide Vorgänge in Woche 1). Hinzugekommen sind drei Vorgänge für John, der zum gleichen Zeitpunkt beginnt. Johns Vorgänge haben bereits den Kapazitätsabgleich durchlaufen, da sie in einer bestimmten Folge angeordnet sind. Wenn wir lediglich Johns Situation betrachten, sieht alles in Ordnung aus. John arbeitet ununterbrochen von Woche 1 bis Woche 2. Aber was passiert, wenn ich jetzt den Kapazitätsabgleichsalgorithmus anwende?

Ansicht von Microsoft Project mit Chris' und Johns Vorgängen und einer einwöchigen Lücke für John

Project gleicht Chris‘ Arbeitszeit auf die gleiche Weise ab wie beim ersten Mal, und Chris arbeitet ununterbrochen von Woche 1 bis Woche 2. John hat jedoch eine Lücke von einer ganzen Woche in seinem Arbeitsplan, da er darauf wartet, dass Chris den zweiten Vorgang abschließt. Wahrscheinlich will ich aber nicht, dass John die ganze Woche untätig in seinem Büro sitzt und die Zeitung liest. Daher ist es jetzt die Aufgabe von Johns und Chris‘ Vorgesetztem, die Zeitplanung manuell zu verwalten.

Dabei betrachten wir hier nur ein ganz einfaches Beispiel mit zwei Ressourcen. Das Problem potenziert sich, wenn wir über ein ganzes Team, über mehr als ein betroffenes Projekt oder mehr als eine Person für jeden Vorgang sprechen.

Das ist kein Fehler von Project. So funktioniert der Kapazitätsabgleich in praktisch jedem Planungstool, das auf dem Markt ist und den Kapazitätsabgleich vornimmt. Zuerst wird der kritische Weg berechnet, dann werden anhand der ausgewählten Optionen die Ressourceneinschränkungen auf die Planung angewendet. Unterschiedliche Systeme verfügen über unterschiedliche Optionen. Wenn jedoch ein Kapazitätsabgleichalgorithmus auf Einzelpersonen angewendet wird, ist das Ergebnis immer gleich. Moderne Projektplaner haben daraus gelernt und wenden keinen klassischen Kapazitätsabgleich an, wenn die Planung auf individueller Ebene erfolgen muss.

Das ist auch einer der Hauptgründe, warum wir Analysewerkzeuge wie Project keine Informationen per Push-Funktion an Ressourcenzusicherungssysteme wie Outlook übertragen lassen. Outlook kann vom Grund her als persönliches Zusicherungssystem betrachtet werden. In Outlook machen Sie jeden Tag Zusicherungen. Sie versprechen jemandem, sich mit ihm in der nächsten Woche um 14.00 Uhr zu treffen. (Dieser „jemand“ können auch Sie selbst sein.) Sie versprechen jemandem, eine Aufgabe bis Dienstag zu erledigen. Wir sehen heute in Outlook nach, welche Aufgaben und Termine wir erledigen bzw. einhalten müssen und verwenden dann die Kommunikationsfunktionalität des Systems, um mit anderen bezüglich der Zusicherungen, die wir geben oder einfordern, zu kommunizieren.

Stellen Sie sich vor, wir würden dies in Project integrieren, das vom Kern her ein Analysesystem ist. Das Verschieben von Aktivitäten von Project oder Project Server nach Outlook und Abrufen des jeweiligen Fortschritts ist eine Sache. Aber was wäre, wenn jemand die Aufgaben aus Outlook wieder in die Planung integrieren würde? Beispiel: Ich vereinbare für die nächste Woche einen Vormittagstermin bei meinem Zahnarzt. Soll ich nun zulassen, dass diese Verfügbarkeitslücke von vier Stunden sich auf jede Aufgabe auswirkt, die ich für die Zukunft geplant habe? Sollen alle Aufgaben um vier Stunden verschoben werden? Wie sieht es dann mit der Planung all der Leute aus, mit denen ich zusammenarbeite oder deren Aufgaben durch meine vierstündige Verspätung betroffen wären? Soll das gesamte Unternehmen nun E-Mails erhalten, die besagen, dass sich die gesamte Zeitplanung um vier Stunden verschoben hat? Aber Moment mal: Ich bin doch nur eine Einzelperson. Was wäre, wenn die Zusicherungen aller Personen in Outlook sich auf alle Aufgaben aller Personen im Unternehmen auswirken würde? Kurzum: Das wäre das absolute Chaos.

Wenn wir ein Ressourcenzusicherungs- oder -kommunikationstool wie Outlook mit einem Ressourcenkapazitätsplanungstool wie Project oder Project Server integrieren wollen, müssen wir die philosophischen Unterschiede zwischen den beiden Paradigmen in Einklang bringen. Als die Verknüpfung von Project Server zu Outlook entwickelt wurde, war dies Bestandteil der Überlegungen. Outlook sollte Vorgänge von Project empfangen und die Vorgänge in den Outlook-Kalender oder die Aufgabenliste integrieren können. Ein „Pushen“ von Aufgaben aus Outlook nach Project Server wurde unterbunden.

Erstellen eines Ressourcenverwaltungssystems

Wenn Sie bis zu diesem Punkt gekommen sind, haben Sie möglicherweise die Hoffnung, einen Rat von mir zu erhalten, wie eine Ressourcenverwaltung erstellt werden soll. Tatsächlich habe ich einige Vorschläge parat.

Zunächst lohnt es sich, darüber zu sprechen, welche Aspekte der Ressourcenverwaltung auf Ihre Organisation zutreffen und welche Sie schnell nutzen können. Es ist allgemein üblich, dass einige Aspekte der Ressourcenverwaltung schwieriger zu implementieren sind als andere. Ich bin stets darauf aus, zuerst die tiefhängenden Früchte zu ernten. Vielleicht sind Sie beispielsweise besonders an der Ressourcenkapazitätsplanung interessiert, stellen aber fest, dass das Erstellen eines derartigen Prozesses und das Erfassen der Daten für einen konsistenten Prozess eine entmutigende Herausforderung ist. Sie stellen möglicherweise aber auch fest, dass durch die Implementierung eines Arbeitszeittabellensystems für die Ressourcenverfolgung weniger kulturelle Hürden zu bewältigen sind. Beginnen Sie daher damit, Ihre Perspektive in puncto Ressourcenverwaltung zu erweitern, um auch andere Aspekte zu berücksichtigen.

Wenn Sie die Ressourcenkapazitätsplanung im Auge haben, müssen Sie in Kauf nehmen, dass jeder Kapazitätsabgleichsalgorithmus Schwierigkeiten bei der Ressourcendefinition auf individueller Ebene hat. Wenn dem so ist, können Sie über einen Kapazitätsabgleich auf Qualifikations- oder allgemeiner Ebene nachdenken und Einzelzuweisungen den Teamleitern überlassen. Das ist häufig ein Bereich der EPM-Implementierung, der für die Geschäftsleitung ein Ärgernis ist. Für jemanden, der nicht alle Auswirkungen bedacht hat, ist ein System, in dem irgendwo an zentraler Stelle eine Analyse erfolgt, und das nicht nur auf magische Weise den täglichen Terminkalender der einzelnen Personen mit ihren persönlichen und geschäftlichen Verpflichtungen in Einklang bringt, sondern auch sicherstellt, dass sie jeden Tag die volle Zeit arbeiten, keine ungewöhnliche Vorstellung.

Wenn die Ressourcenkapazitätsplanung Ihr Anliegen ist, habe ich eine Idee, die nicht sehr oft vorgeschlagen wird. In jeder Hightech-Organisation ist die Planung von Qualifikationen bis zur individuellen Ebene sehr geläufig, da viele Mitarbeiter eine einmalige Qualifikations- und Wissenskombination haben, die sie für bestimmte Arbeiten besonders prädestiniert. Wenn das Ihrer Situation entspricht, sollten Sie über die Erstellung eines „Schlüsselressourcenprojekts“ nachdenken . Meiner Erfahrung nach machen die Schlüsselressourcen in einer Organisation weniger als fünf Prozent der Gesamtzahl der Ressourcen aus. Diese Schlüsselressourcen sind die Mitarbeiter, die für jedes Projekt wichtig sind. Sie haben die Qualifikations- und Wissenskombination, die sich an keiner anderen Stelle findet. Erfolgreiche Projektmanager sichern sich eine dieser Schlüsselressourcen für ihre Projekte, wenn diese von Erfolg gekrönt sein sollen.

Ein Schlüsselressourcenprojekt wäre eine Liste aller Aufgaben, die nur diesen Mitarbeitern zugewiesen werden. Sie würden für die Arbeit dieser Personen einen Kapazitätsabgleich durchführen und alle anderen beteiligten Ressourcen, so wie sie sind, von den Teamleitern planen lassen. Das kann nahezu sofort implementiert werden und erfordert relativ wenig Aufwand. Organisationen, die diese Vorgehensweise ausprobiert haben, stellen fest, dass sich dadurch viel Kummer beim Kapazitätsabgleich in Luft auflöst, und zwar ohne kulturelle Probleme und die Probleme, die bei der Verbesserung eines Prozesses entstehen, der jeden Mitarbeiter enthalten muss.

Es lohnt sich auch, wie das Project-Team bei Microsoft über eine Lösung nachzudenken, die umfassender ist als nur Project Server. Die „Microsoft EPM-Lösung“ ist letztendlich eine Technologiesammlung. Wenn Sie alle unterschiedlichen Aspekte der Ressourcenverwaltung berücksichtigen, werden Windows SharePoint Services, Windows Workflow, Office SharePoint Server (für Formulare) und SQL Server zu Vektoren, die wichtig für die Schaffung einer Umgebung sind, die auf Ihre Bedürfnisse und die Ihrer Organisation zugeschnitten ist.

Informationen zum Autor

Chris Vandersluis ist der Präsident und Gründer von HMS Software, einem im kanadischen Montreal ansässigen Microsoft Certified Partner. Er hat einen Abschluss in Wirtschaftswissenschaften von der McGill University und mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Automatisierung von Projektsteuerungssystemen. Er ist ein langjähriges Mitglied des PMI (Project Management Institute) und hat geholfen, die Ortsverbände der Microsoft Project-Benutzergruppen (MPUG) in Montreal, Toronto und Quebec zu gründen. Vandersluis hat Beiträge in Fortune, Heavy Construction News, im Magazin "Computing Canada" und im PMNetwork von PMI veröffentlicht. Darüber hinaus verfasst er regelmäßig die Leitartikel für Project Times. Er unterrichtet Projektmanagement für Fortgeschrittene an der McGill University und hält häufig Vorträge auf Veranstaltungen der Project Management Association in Nordamerika und weltweit. HMS Software ist der Herausgeber von TimeControl, einem projektorientierten Zeiterfassungssystem, und seit 1995 ein Microsoft Project Solution Partner.

Sie können Chris Vandersluis per E-Mail kontaktieren: chris.vandersluis@hms.ca

Wenn Sie weitere EPM-bezogene Artikel von Chris Vandersluis lesen möchten, besuchen Sie die EPM Guidance-Website von HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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