Raum- und Gerätepostfächer

Wenn Sie über einen Konferenzraum, einen Firmenwagen oder Geräte verfügen, die von allen Mitarbeitern verwendet werden, müssen Sie eine Möglichkeit finden, damit diese Ressourcen von jedem reserviert werden können. Die beste Möglichkeit ist, für jede Ressource ein Raum- oder Gerätepostfach in Office 365 zu erstellen. Sie können ein Postfach für den Konferenzraum auf der ersten Etage, die Medienausrüstung oder einen Umzugswagen erstellen.

Sobald Sie ein Raum- oder Gerätepostfach erstellt haben, kann jeder im Unternehmen mithilfe von Outlook eine Reservierung für Besprechungen oder Ereignisse vornehmen. Informationen zum Verwenden und Einrichten solcher Postfächer sind auf den nächsten beiden Registerkarten enthalten. Hier folgen nun einige häufige Fragen zu Raum- und Gerätepostfächern.

Öffnen Sie Outlook, und erstellen Sie eine neue Besprechung. Fügen Sie den Raum oder das Gerät zur Besprechung hinzu, als würde es sich um eine Person handeln, und wählen Sie Terminplanungs-Assistent aus, um eine aktuelle Kalenderansicht zur Verfügbarkeit des Raums bzw. Geräts anzuzeigen. Wenn der Bereich für die Uhrzeit leer ist, ist der Raum oder das Gerät verfügbar. Ist der Bereich blau, ist der Raum oder das Gerät reserviert.

Öffnen Sie die geplante Besprechung in Outlook, und entfernen Sie dann den Raum oder das Gerät aus der Besprechung, wie es auch bei einem Teilnehmer der Fall wäre. Damit steht der Raum wieder anderen Benutzern zur Reservierung bereit.

Nein, Anforderungen müssen nicht von einer Person angenommen oder abgelehnt werden. Sie können entscheiden, ob der Raum oder das Gerät automatisch von einer Person in Ihrem Unternehmen gebucht oder verwaltet werden kann.

Nein. Obwohl für die meisten Benutzer in Ihrer Organisation eine Lizenz für die Nutzung von Office 365 erforderlich ist, müssen Sie einem Raum- oder Gerätepostfach keine Lizenz zuweisen.

Nein, Sie brauchen niemanden, der für das Raum- oder Gerätepostfach zuständig ist.

Zum Verwenden von Raum- oder Gerätepostfächern öffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer, oder melden Sie sich bei Outlook im Web an. Planen Sie eine neue Besprechung, und fügen Sie den Raum oder das Gerät auf gleiche Weise wie beim Einladen anderer Mitarbeiter oder Kunden zur Besprechung hinzu. Sie haben den Raum bzw. das Gerät nun reserviert.

  1. Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Neue Elemente und dann Besprechung aus.

    Um eine Besprechung zu planen, wählen Sie auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Neu" die Option "Neue Elemente" und dann "Besprechung" aus.

    Sie können auch einfach in Ihrem Kalender die Option Neue Besprechung auswählen.

  3. Geben Sie im Feld "An" zusätzlich zu den Teilnehmern, die Sie einladen möchten, auch den Namen des zu reservierenden Konferenzraums oder Geräts ein.

    Sie können auch auf An klicken und dann in der Liste auf den Konferenzraum oder das Gerät doppelklicken. Klicken Sie anschließend auf OK.

    Postfach für Raumreservierung in Outlook
  4. Geben Sie in der Zeile Betreff den Zweck der Reservierung oder Besprechung ein.

  5. Ändern Sie ggf. den Wert für Ort.

  6. Ändern Sie die Zeiten für Beginn und Ende. Sie können auch die Option Ganztägiges Ereignis auswählen. Um die Besprechung oder Reservierung wiederholt einzutragen, wählen Sie oben Serientyp aus.

    Reservieren von Besprechungszeit

  7. Geben Sie eine Nachricht ein, die den Zweck beschreibt, und fügen Sie bei Bedarf Dateien an.

  8. Damit andere Personen online teilnehmen oder sich in die Besprechung einwählen können, klicken Sie auf Skype-Besprechung.

  9. Um sicherzustellen, dass der Raum, das Gerät und die eingeladenen Personen verfügbar sind, klicken Sie oben auf Terminplanungs-Assistent. Wählen Sie dann eine verfügbare Zeit im Kalender aus.

    Prüfen, ob Raum oder Gerät verfügbar ist

    Tipp : Im Terminplanungskalender bedeutet blau, dass der Raum oder das Gerät reserviert ist bzw. gerade verwendet wird. Wählen Sie einen weißen (leeren) Bereich im Kalender aus.

  10. Wählen Sie anschließend Senden aus.

Wenn Sie ein Raum- oder Gerätepostfach einrichten möchten, wechseln Sie zum Office 365 Admin Center. (Dazu müssen Sie über Administratorberechtigungen verfügen.) Erstellen Sie das Postfach, und teilen Sie allen Personen mit, dass sie es ab sofort zum Reservieren für Besprechungen und Veranstaltungen verwenden können.

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center.

  3. Suchen Sie nach Räume oder Geräte, oder navigieren Sie zu Ressourcen > Räume und Geräte.

    Wechseln zu Office 365-Ressourcen und Auswählen von "Räume und Geräte"
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  5. Füllen Sie die Felder für den Raum bzw. das Gerät aus:

    Hinzufügen eines Raumpostfachs in Office 365
    • Raum oder Gerät: Der Postfachtyp, den Sie erstellen möchten.

    • Name: Ein Anzeigename oder sogar eine kurze Beschreibung.

    • E-Mail: Der E-Mail-Alias des Raums oder Geräts. Dies ist erforderlich, um eine Besprechungsanfrage an den Raum oder das Gerät zu senden.

    • Kapazität: Die Anzahl der Personen, die in den Raum passen oder das Gerät gleichzeitig verwenden können.

    • Ort: Die Raumnummer oder die Lage des Raums in einem Gebäude oder Bereich.

    • Telefonnummer: Die Rufnummer des Raums. Diese unterscheidet sich von der Telefonnummer für die Besprechung, die bei Verwendung von Skype for Business generiert wird.

  6. Wählen Sie Hinzufügen aus.

  7. Wählen Sie Details anzeigen aus, um das von Ihnen erstellte Raum- oder Gerätepostfach anzuzeigen.

    Sie können auch Zeitplanoptionen festlegen auswählen, um die zulässigen Besprechungszeiten, Buchungsfenster usw. zu ändern.

    Bearbeiten von Buchungsoptionen für Räume und Geräte

  8. Klicken Sie dann auf Speichern und Schließen.

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