Projektwegweiser: Ein Wegweiser zum Projektmanagement

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Der Projektwegweiser unterstützt Sie beim optimalen Einsatz von Microsoft Office Project 2007, indem er Ihnen die anerkannten Standards und Praktiken des Projektmanagements aufzeigt und auf diese Weise hilft, Ihre Projektziele zu erreichen.

Hinweis : Sogar wenn Sie die Methoden des Agiles Projektmanagement anwenden, können Sie Ihr Projekt mithilfe der Ziele im Projektwegweiser verwalten und so zu einem erfolgreichen Abschluss bringen.

Der Projektwegweiser legt die drei Phasen des Projektlebenszyklus dar: Erstellen eines Plans, Überwachen und Verwalten eines Projekts und Schließen eines Projekts. Machen Sie sich mit diesem Wegweiser zum Projektmanagement vertraut, und schauen Sie sich die Ziele unter den jeweiligen Phasenüberschriften an.

Tipp : Klicken Sie auf die nachstehenden Links, um die vielfältigen Projektmanagementaktivitäten kennenzulernen. Klicken Sie anschließend auf die Zielpunkte, um ausführliche Anleitungen zur Erreichung der jeweiligen Ziele in Office Project 2007 anzuzeigen.

Kompass und Wegweiser

Plan erstellen

Definieren eines Projekts

Bevor Sie ein Projekt erstellen, müssen Sie entscheiden, worum es in dem Projekt konkret gehen soll, welchen Umfang es aufweisen soll und welche Erwartungen Sie bezüglich der Projektergebnisse haben.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Aufstellen eines Projektplans

Es ist wichtig, während der Projektplanungsphase, die einige Zeit bzw. mehrere Mitarbeiter in Anspruch nimmt, die Ziele, Voraussetzungen und Einschränkungen des Projekts zu definieren.

Starten eines Projektplans

Nach den anfänglichen Überlegungen können Sie eine Projektdatei erstellen, die vorläufigen Projektinformationen eingeben und Ihre Planungsdokumente an die Datei anfügen.

Definieren von projektleistungen

Nachdem Sie die Ziele für Ihr Projekt aufgestellt haben, können Sie das eigentliche Produkt bzw. die eigentliche Dienstleistung definieren, die diesen Zielen entspricht.

Planen von Projektaktivitäten

Wenn Sie Ihr Projekt als solches definiert haben und nun sicherstellen möchten, dass das Projekt ein Erfolg wird, müssen Sie dessen Hauptaktivitäten herausarbeiten. Viele Projekte scheitern, weil der Projektmanager nicht früh genug den gesamten Arbeitsumfang bedacht hat, der mit der Erstellung des Projekts verbunden ist.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Definieren von Phasen und Vorgängen

Nachdem Sie den mit dem Projekt verbundenen Arbeitsumfang definiert haben, können Sie diesen in Meilensteine, Phasen und Vorgänge einteilen und dann in einen Projektplan eingeben.

Anzeigen des Projekts, die Organisation

Nachdem Sie die Vorgänge gegliedert haben, können Sie sich mithilfe der integrierten bzw. benutzerdefinierten Projektstrukturplan-Codes (PSP) oder Gliederungscodes auch die Struktur Ihres Projekts anzeigen lassen.

Schätzen der Vorgangsdauer

Von Project 2007 kann automatisch ein realistischer Terminplan erstellt werden, der oft einzig und allein auf der von Ihnen eingegebenen Vorgangsdauer und der Anordnungsbeziehung basiert.

Planen von Vorgängen in project

Nachdem Sie die Dauer für die verschiedenen Vorgänge eingegeben haben, können Sie festlegen, in welcher Beziehung die einzelnen Vorgänge zueinander stehen und an welche konkreten Termine sie gebunden sind.

Erstellen von Beziehungen zwischen Projekten

Durch das Erstellen von Abhängigkeiten (Anordnungsbeziehungen) zwischen Vorgängen verschiedener Projekte können Sie die Wirkung von Änderungen und Aktivitäten in einem Projekt auf andere Projekte bewerten.

Planen und beschaffen von Ressourcen

Zu diesem Zeitpunkt des Projektplanungsprozesses haben Sie den Leistungsumfang des Projekts bestimmt, die Vorgangsliste eingerichtet und die Dauer der einzelnen Vorgänge geschätzt.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Bedarf an Ressourcen schätzen

Inzwischen haben Sie den Umfang des Projekts festgestellt, dabei die Vorgangsliste eingerichtet und die Dauer der Vorgänge geschätzt. Anhand dieser Informationen können Sie vorläufige Schätzungen vornehmen, Anforderungen ermitteln und mit den Personal- und Beschaffungsprozessen beginnen, um die benötigten Ressourcen zu akquirieren.

Erstellen des Projektteams

Alle Ressourcen wurden ermittelt, genehmigt und eingekauft. Sie können nun Ihr Team zusammenstellen, indem Sie die Ressourceninformationen in den Projektplan eingeben.

Ressourcen für Projekte freigeben

Project 2007 erleichtert Ihnen die Freigabe von Ressourcen über mehrere Projekte, in denen dieselben Mitarbeiter, Materialien oder Ausrüstungen verwendet werden.

Zuordnen von Ressourcen zu Vorgängen

Nach dem Eingeben der Ressourceninformationen in das Projekt können Sie den einzelnen Vorgängen, die Sie für das Projekt festgelegt haben, Ressourcen zuordnen.

Planen von Projektkosten

Ohne solide Kenntnisse darüber, wo die Kosten in Ihrem Projekt stecken, kann das Projekt schnell scheitern oder unrentabel werden. In die Kosten fließen sämtliche für die Ausführung des Projekts erforderlichen Ressourcen ein, also sowohl die Kosten für alle Mitarbeiter und Ausrüstungsteile, die die Arbeit ausführen, als auch die Materialkosten, die bis zum Abschluss der Arbeiten anfallen.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Schätzen von Kosten

Bei der Kostenschätzung wird veranschlagt, wie viel die Ressourcen und/oder Vorgänge kosten, die bis zur Beendigung der Projektaktivitäten benötigt werden.

Definieren von Budget und geplante Kosteninformationen

Nachdem Sie Kostensätze eingegeben haben, können Sie diese als Ihren Kostenrahmen vor dem Überwachen und Verwalten des Plans speichern. Darüber hinaus können Sie wichtige Notizen zu Budgetentscheidungen anhängen, die Budgetinformationen für andere Personen freigeben oder Informationen in andere Dateiformate umwandeln.

Bereiten zum Verwalten von Kosten vor

Nach dem Aufstellen der Kosten können Sie die notwendigen Vorbereitungen für das Überwachen und Verwalten dieser Kosten treffen, um sicherzustellen, dass das Projekt im Kostenrahmen bleibt. Sie können ein Startdatum für das Geschäftsjahr angeben, die Berechnungsoptionen steuern und bestimmen, wann die Kosten fällig sein sollen.

Planen der Verwendung von Qualität und Risiken

Die Qualität ist ein ausschlaggebender Faktor mit direkter Wirkung auf Ihre Kunden bzw. Benutzer. Ohne einen Risikomanagementplan könnte Ihr Projekt unerwartete Probleme bereiten.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Planen der Verwendung von Qualität

Vor Beginn eines Projekts sollten Sie die Qualitätsstandards identifizieren, die zum Erreichen der Projektzielsetzungen erforderlich sind.

Identifizieren und Planen von Risiken

Das Erkennen, das Planen für und das Reduzieren von Risiken zu verschiedenen Zeiten während eines Projekts kann dazu beitragen, das Projekt termingerecht und im Kostenrahmen abzuwickeln.

Planen von Kommunikation und Sicherheit

Die Kommunikation und die damit verbundene Sicherheit sind entscheidende Aspekte beim Zusammenstellen eines gut kooperierenden Teams.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Methoden zum Kommunizieren von Projektinformationen einrichten

Legen Sie fest, wie die Kommunikation mit dem Projektteam erfolgen soll und wie das Projekt auf dem neuesten Stand zu halten ist.

Schützen von Projektinformationen

Microsoft Office Project Server 2007 und Project 2007 bieten grundlegende Sicherheitsfeatures, um Ihre Projektinformationen vor nicht autorisiertem Zugriff zu schützen.

Optimieren eines Projektplans

Nach Beginn Ihres Projekts müssen Sie dessen Verlauf überwachen sowie die Vorgänge, Ressourcen oder Kosten optimieren.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Optimieren des Projektplans zum Einhalten des Endtermins

Nach dem Erstellen Ihres Projektplans können Sie diesen überarbeiten und optimieren und so sicherstellen, dass der geplante Endtermin eingehalten wird.

Optimieren des Projektplans für Ressourcen

Überprüfen Sie nach dem Erstellen Ihres Projektplans die Zuordnung der Ressourcen, um so deren Arbeitsauslastung zu optimieren.

Optimieren des Projektplans, um den Kostenrahmen einzuhalten

Überprüfen Sie die geplanten Kosten in Ihrem vollständig erstellten Projektplan, um sicherzustellen, dass deren Summe den Kostenrahmen des Projekts nicht übersteigt.

Drucken und Verteilen von Projektinformationen

Halten Sie die Teammitglieder und alle anderweitig am Projekt Beteiligten über dessen Fortschritt auf dem Laufenden, indem Sie ihnen Ansichten und Berichte online oder als Ausdruck zur Verfügung stellen.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Drucken von Projektinformationen

Nachdem Sie den Projektplan erstellt haben, können Sie eine Druckversion der neuesten Projektinformationen für Teammitglieder oder anderweitig am Projekt Beteiligte zur Verfügung stellen.

Verteilen von Projektinformationen online

Sie können die neuesten Projektinformationen online zur Verfügung stellen, indem Sie Berichte für die Teammitglieder und alle anderweitig am Projekt Beteiligten erstellen.

Projekt überwachen und verwalten

Verfolgen des Vorgangsfortschritts

Wählen Sie aus, welche Punkte mit welcher Überwachungsmethode überwacht werden sollen, und beginnen Sie dann mit der Überwachung des Projektfortschritts.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Einrichten eines Projekts zur nachverfolgung

Das Überwachen von Projekten ist in Project 2007 ziemlich einfach, vorausgesetzt, Sie haben vor dem Beginn der Überwachung die dafür erforderlichen vorbereitenden Schritte ausgeführt.

Fortschritt aufzeichnen und Beantworten von updates

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Punkte mit welcher Überwachungsmethode überwacht werden sollen, können Sie mit dem eigentlichen Überwachen beginnen.

Verwalten eines Projektplans

Verwalten Sie Ihr Projekt, indem Sie Probleme erkennen, den Terminplan optimieren und Ihre Teammitglieder und alle anderweitig am Projekt Beteiligten über den Projektfortschritt informieren.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Erkennen von Terminplanproblemen

Während Sie den tatsächlichen Fortschritt der Vorgänge überwachen, können Sie den Terminplan überprüfen und so Probleme oder potenzielle Probleme hinsichtlich Vorgängen ermitteln.

Setzen Sie Vorgänge, Phasen oder das Projekt wieder termingerecht

Wenn Sie feststellen, dass es terminliche Schwierigkeiten gibt, können Sie eine Reihe von Maßnahmen ergreifen, um das Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen zu halten.

Verwalten von Ressourcen

Verwalten Sie Ihre Ressourcen, indem Sie deren Fortschritt überwachen, Zuordnungsprobleme erkennen und lösen, freigegebene Ressourcen verwalten sowie die Teammitglieder und anderweitig am Projekt Beteiligten über den Projektfortschritt informieren.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Fortschritt der Ressourcen

Am effektivsten können Sie den Fortschritt bei der Arbeit der Ressourcen an einem Projekt messen, indem Sie deren Arbeitsauslastung gleichmäßig verteilen und den Fortschritt bei den einzelnen Vorgängen überwachen.

Erkennen von Problemen Zuteilung

Durch Anzeigen von Ressourceninformationen, z. B. zu den Zuordnungen, Überlastungen oder nicht vollständigen Auslastungen, den Ressourcenkosten und den Abweichungen zwischen der geplanten Arbeit und der tatsächlichen Arbeit (Ist-Arbeit), können Sie überprüfen, ob die Ressourcen den Vorgängen optimal zugeordnet sind, damit sie die gewünschten Ergebnisse erbringen.

Lösen Ressource

Damit die Ressourcen die besten Leistungen und Ergebnisse erzielen, müssen Sie deren Arbeitsauslastung verwalten und so Überlastungen, aber auch nicht vollständige Auslastungen, verhindern.

Verwalten von Informationen zu freigegebenen Ressourcen

Nachdem Sie Enterprise-Ressourcen hinzugefügt haben, müssen Sie die Informationen zu den freigegebenen Ressourcen überprüfen und ggf. ändern, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt so flexibel und kostengünstig wie möglich ist.

Verwalten von Kosten

Das Verwalten der Kosten bedeutet, dafür zu sorgen, dass diese den Kostenrahmen einhalten. In die Kosten fließen sämtliche für die Ausführung des Projekts erforderlichen Ressourcen ein, also sowohl die Kosten für alle Mitarbeiter und Ausrüstungsteile, die die Arbeit ausführen, als auch die Materialkosten, die bis zum Abschluss der Arbeiten anfallen.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Überwachen von Kosten

Durch regelmäßiges Überprüfen der grundlegenden Kosteninformationen für Ihr Projekt sowie das Durchführen einer detaillierteren Analyse der Kosteninformationen können Sie dabei helfen, den finanziellen Erfolg des Projekts sicherzustellen.

Anpassen von Kosten, um das Projekt budgetgerecht beibehalten

Sobald Sie ein Problem beim Kostenrahmen ermittelt haben, können Sie korrigierend eingreifen, indem Sie mithilfe von Project 2007 das Problem beheben und den Kostenplan neu optimieren.

Verwalten von Risiken

Erkennen Sie potenzielle Probleme, indem Sie Risiken vorausahnen und entsprechende Maßnahmen für deren Eintreten planen, und informieren Sie die Teammitglieder und alle anderweitig am Projekt Beteiligten über den Projektfortschritt.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Identifizieren neuer Risiken

Das Erkennen, Entschärfen und Steuern von Risiken hilft Ihnen dabei, Ihre Projektziele zu erreichen.

Steuern von Projektrisiken

Beim Auftreten eines Risikoereignisses ist es u. U. erforderlich, dass Sie auf das Risiko entsprechend reagieren, um die Auswirkungen auf das Projekt steuern zu können.

Projekt schließen

Endgültige Projektinformationen anzeigen

Das Ende eines Projekts bietet sich für eine Zusammenkunft der Teammitglieder und aller anderweitig am Projekt Beteiligten an, bei der analysiert wird, was geklappt hat und was schief gegangen ist. Zum Ende des Projekts werden die endgültigen Ansichten und Berichte als Online- oder Druckversion erstellt.

Vorgehensweise   

Ziel

Beschreibung

Endgültige Projektinformationen anzeigen

Die einzelnen Schritte zum Schließen eines Projekts umfassen das Zusammenfassen und Kommunizieren von Projektinformationen, das Analysieren der Effektivität von Projekten und das Archivieren von Projektdaten.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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