Projektmanagementziel: Kosten und das Budget verwalten

icon: Manage costs

Wenn Ihr Projekt Kosteninformationen zur Budgetierung oder zur Überwachung der Projektleistung enthält, sind diese Informationen für Sie erst dann nützlich, wenn Sie sie anzeigen und analysieren können. Ohne ein solides Verständnis dafür, wohin die Kosten in einem Projekt laufen, kann das Projekt schnell fehlschlagen und unrentabel werden.

Dieser Artikel erläutert eines von vielen Projektmanagementzielen im Projektwegweiser.

BEISPIELE AUS DEM PROJEKTMANAGEMENT . . .

Beispiel 1: Der zufällige Projektmanager:    Sie sind eine viel beschäftigte Person. Völlig unerwartet übergibt Ihnen Ihr Vorgesetzter einen Projektplan und bittet Sie, die Kosten für das Projekt zu überwachen. Mit dem Erstellen von Projekten sind Sie bereits länger vertraut. Wie jedoch Kosten in Microsoft Project hinzugefügt werden, wissen Sie nicht, geschweige denn, wie diese überwacht werden.

Das Überwachen von Kosten in Microsoft Project ist jedoch nicht schwieriger als das Überwachen von Arbeiten bei einem Projekt. Außerdem erwartet Ihr Vorgesetzter von Ihnen sicherlich keine komplizierte Ertragswertanalyse oder eine größere Portfoliobehandlung. Hier sind ein paar Grundlagen, die Sie zuerst wissen sollten.

  • Wissenswertes zu Kosten     Zuerst müssen Sie verstehen, was Kosten sind und was keine Kosten sind. Die wichtigsten Kosten bei jedem Projekt sind diejenigen für die Arbeit von Personen an Projekten sowie Beraterhonorare und Lieferantenkosten von den Einzelpersonen und Unternehmen, mit denen Sie Verträge schließen.
     Außerdem gibt es Kosten für Material, z. B. Zement, Bretter, Gerüste, schweres Gerät und Computer. Und falls Sie im Rahmen des Projekts auf Geschäftsreise gehen werden, müssen Sie die Kosten für Flugtickets, Mietwagen und Unterkunft als Kosten berücksichtigen, die dem Projekt ebenfalls hinzugefügt werden müssen.

  • Geben Sie die Kosten ein     OK, jetzt wissen Sie schon einiges über Kosten, Doch wo werden Kosten in Microsoft Project eingegeben? Die Links am Ende dieses Artikels sollen Ihnen dabei helfen. Generell werden die meisten Kosteninformationen in der Ansicht Ressource: Tabelle eingegeben. Hier geben Sie an, ob es sich um Kosten für einen Arbeiter oder einen Angestellten, um die vertraglich vereinbarten Kosten für Berater, Fixkosten oder Einmalkosten für Projektmaterial usw. handelt.

  • Zeigen Sie die Kosteninformationen an Nachdem Sie die Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, können Sie diese Informationen überprüfen, um zu sehen, ob sie zur Erreichung Ihrer Kostenziele angepasst werden müssen. Irgendwann werden die Projektbeteiligten nach diesen Informationen suchen.

  • Erstatten Sie Bericht über die Kosteninformationen    Ein schnelles Verfahren zum Erzeugen einer eindrucksvollen Darstellung der Kosteninformationen besteht darin, diese Informationen nach Excel zu exportieren und dann Sparklines zu erstellen. Hier ist ein Beispiel für Kosteninformationen, die aus der Kostentabelle in Project kopiert und in Excel 2010 eingefügt wurden. Die daraus erstellte Sparkline zeigt die relativen Ausgaben der einzelnen Typen.
      Einfaches Nachverfolgen von Kosten

Mit diesen drei Schritten können Sie Ihre Fähigkeiten hinsichtlich Kosten steigern.

  1. Beginnen Sie ganz einfach    Sie müssen nicht sämtliche Kosten eingeben, um die wesentlichen Aspekte der Kostenverwaltung in Project zu erlernen. Beginnen Sie in der Ansicht Ressource: Tabelle mit grundlegenden Kosten, z. B. dem Gehalt eines Mitarbeiters. Weisen Sie diese Ressource anschließend ein paar Vorgängen zu, um etwas über die Beziehung zwischen Arbeit einerseits und Dauer und Kosten andererseits zu erfahren. Rufen Sie dann das Dialogfeld Projektinformationen auf (Klicken Sie auf die Registerkarte Projekte, anschließend auf Projektinformationen und dann auf Erweitert). Überprüfen Sie die Gesamtwerte für die Dauer, die Arbeiten und die Kosten Ihres Projekts. Wechseln Sie zwischen der Ansicht Ressource: Tabelle und dem Dialogfeld Projektinformationen hin und her, wobei Sie in der Ansicht Ressource: Tabelle Gehaltsänderungen vornehmen und sich im Dialogfeld Projektinformationen die Änderung der Gesamtwerte ansehen.

      Dialogfeld 'Projektinformationen'

  2. Steigern Sie Ihre Fähigkeiten    Während Sie mit Kosten zunehmend vertrauter werden, beginnen Sie, Kosten hinzuzufügen: für Flugtickets, Hotelzimmer, Fixkosten für Reservierungen und vielleicht Lieferantenkosten wie Catering, Namensaufsteller usw. Sie müssen keine Kosten überwachen oder einen Basisplan dafür erstellen (es sei denn, Sie verwenden die umfassenderen Budgetierungsfunktionen von Project).

  3. Lernen Sie von den Experten    Lesen Sie den nächsten Abschnitt, um zu erfahren, wie Experten mit Kosten umgehen (Hinweis: Das können Sie auch erreichen!)

Beispiel 2: Sie sind ein erfahrener Projektmanager:    Sie arbeiten seit vielen Jahren als Projektmanager und haben in der Vergangenheit eine komplizierte Projektmanager-Software verwendet. Selbstverständlich kennen Sie den Unterschied zwischen PK und BK und können den Nettobarwert eines Projekts wie niemand sonst im Unternehmen berechnen.

Jetzt möchten Sie herausbekommen, wie die gleichen Aufgaben in Project 2010 ausgeführt werden. Sie werden feststellen, dass Project umfassende Features bietet, mit denen Sie Ihr Budget kontrollieren können, indem Sie Änderungen an den Kosten und den Kostenbasisplänen verwalten.

Denken Sie dabei jedoch an Folgendes: Je größer und komplizierter Ihr Unternehmen ist, desto mehr Gedanken müssen Sie sich machen, wenn es um die Eingabe, Analyse und Kontrolle von Kosten geht.

  • Überprüfen Sie historische Daten     Durch Überprüfung der Kostenverläufe ähnlicher Projekte können Sie die Kosten bei einem aktuellen Projekt besser schätzen. Wenn es in Ihrem Unternehmen ein Projektmanagementbüro gibt, beraten Sie Ihre Kosten- und Budgetanforderungen mit den Mitarbeitern dort. Ein Aspekt eines Unternehmens mit ausgereiften Projektmanagementmethoden ist ein sich konstant entwickelnder Verlauf vergangener Projekte, damit Fehler nicht wiederholt und Erfolge fortgesetzt werden.

  • Geben Sie die Kosten ein     Die meisten Informationen werden in der Ansicht Ressource: Tabelle eingegeben. Hier geben Sie an, ob die jeweiligen Kosten für Arbeiter bestimmt und fix oder aber Einmalkosten für Projektmaterial sind. Vergessen Sie nicht die anderen mit dem Projektmanagement verbundenen Kosten: vertraglich vereinbarte Kosten, Kosten oder Sicherheitsrücklagen für Vorgänge mit hohem Risiko, Kosten für Versicherung oder Anleihen.
    Das Nachverfolgen und Verwalten von Kosten – insbesondere bei Durchführung einer Ertragswertanalyse – erfordern es, dass Sie Kosteninformationen für Ressourcen eingeben, die Vorgängen zugeordnet sind. Außerdem müssen Sie Basispläne festlegen.

    Warnung    In Ihrem Unternehmen gibt es möglicherweise strenge Richtlinien im Hinblick auf Kosten, die aus vertraglichen Verpflichtungen angefallen sind. Sorgen Sie dafür, dass Sie die Unternehmensrichtlinien, in denen festgelegt ist, ob Sie Verträge mit beispielsweise einem Lieferanten schließen sollten und welche Art von Vertrag Sie schließen können, von Grund auf verstehen.

  • Erstellen Sie einen Basisplan   Nur wenn Sie nach der Eingabe von Kosten einen Basisplan erstellen, können Sie die Kosten analysieren oder kontrollieren. Ein Basisplan ist der von allen Projektbeteiligten genehmigte Plan. In Project wird er auf der Registerkarte Projekt festgelegt. Denken Sie dabei an Folgendes: Wenn Sie einen Basisplan mit Project festlegen, legen Sie ihn nicht nur für die Kosten, sondern auch für die Dauer von Vorgängen und für Schätzungen des Arbeitsaufwands fest.

  • Überprüfen Sie stets Ihre Kosten    Nachdem Sie die Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, können Sie diese Informationen überprüfen, um zu sehen, ob sie zur Erreichung Ihrer Kostenziele angepasst werden müssen. Irgendwann werden die Projektbeteiligten nach diesen Informationen suchen.

  • Setzen Sie einen Experten zum Überprüfen Ihrer Kostenanforderungen ein     Beauftragen Sie ein erfahrenes, fachkundiges Teammitglied, die Kostenvoranschläge für Vorgänge und Ressourcen zu überprüfen. In größeren Unternehmen wird dies von einem Projektmanagementbüro erledigt, oder es wird ein professioneller Kalkulator eingestellt.

  • Grundlegendes zum Ertragswert     Der Ertragswert ist ein Industriestandard für die Analyse von Kostenabweichungen über den gesamten Verlauf des Projekts. Sicherlich möchten Sie nicht erst gegen Ende des Projekts entdecken, dass der Kostenrahmen überschritten wurde und der Terminplan nicht eingehalten wird.

  • Exportieren Sie Kosteninformationen in andere Programme    Sie können Kosteninformationen zur weiteren Analyse in ein anderes Programm exportieren. Dies ist mit den Sparklines in Excel 2010 schnell möglich. Das nachstehende Beispiel zeigt Sparklines für Ertragswertinformationen, die aus Project nach Excel kopiert wurden.

      EWM in Excel mit Sparklines

     Mithilfe von grafischen Berichten in Project können Sie ein komplexeres PivotChart des Ertragswerts (allgemein bekannt als "S-Kurve") erstellen.
      Ertragswerttabelle in Excel

  • Sie können sogar Ihre Project-Daten verwenden, um eine erweiterte Analyse mit ANOVA oder Monte Carlo zu erstellen. Der Analyse von Project-Informationen sind nach oben keine Grenzen gesetzt!

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Inhalt dieses Artikels

Schritt 1: Eingeben und Anzeigen von Kosten in einem Projekt

Schritt 2: Verwalten von Kosten

Schritt 1: Eingeben und Anzeigen von Kosten in einem Projekt

Eingeben von Kosten für Ressourcen

Eins nach dem anderen – Sie müssen Kosten für alle Personen, die gesamte Ausrüstung und sonstige Ressourcen in Ihrem Projekt eingeben.

Anzeigen von Kosten

Nachdem Sie die Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, können Sie diese Informationen überprüfen, um zu sehen, ob sie zur Erreichung Ihrer Kostenziele angepasst werden müssen.

Definieren der Fälligkeit von Kosten

Durch Angabe der Termine, zu denen die Ist-Kosten Ihrem Projekt zugeordnet werden (am Beginn, am Ende oder während des gesamten Projekts) können Sie einen Cashflowplan einrichten.

Drucken von Ansichten oder Berichten

Irgendwann im Verlaufe des Projekts möchten Sie anderen Projektbeteiligten in Ihrem Unternehmen die Projektkosten mitteilen.

Erstellen grafischer Berichte

Sie können Projektkosteninformationen zur Berichterstellung oder für weitere Analysen nach Visio oder Excel exportieren.

Erstellen oder Aktualisieren von Basis- und Zwischenplänen

Wenn Ihre Kostenvoranschläge mit Ihrem Kostenziel übereinstimmen, können Sie sie als Basisplan festlegen. Dabei können Sie die Ist-Kosten des Projektfortschritts mit dem ursprünglichen Plan vergleichen.

Vergleichen von zwei Projektversionen

Mithilfe der Funktion "Versionen vergleichen" in Project können Sie die Kosten eines Projekts mit einem früheren Projekt vergleichen.

Kontrollieren Ihrer Zeitplanung

Indem Sie überprüfen, wie die Vorgänge in Ihrem Terminplan erfolgen, erfahren Sie, wohin die Kosten laufen.

Anzeigen, wodurch der Endtermin des Projekts gesteuert wird (kritischer Weg)

Text | Video

Vorgänge im kritischen Weg können die größte Auswirkung auf die Kosten des Projekts insgesamt haben. Lernen Sie, wie Sie sie erkennen können.

Ausblenden einer Spalte in einer Ansicht

Text | Video

Das Ausblenden von Spalten ist ein wirksames Verfahren, mit dem Sie vorübergehend verhindern können, dass die Informationen von anderen gesehen werden. Keine Sorge – wenn Sie Spalten ausblenden, werden die Kostendaten darin nicht gelöscht.

Seitenanfang

Schritt 2: Verwalten von Kosten

Überprüfen der Projektkosten

Nachdem Sie die Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, können Sie diese Informationen untersuchen, um zu sehen, ob sie zur Erreichung Ihrer Kostenziele angepasst werden müssen.

Definieren der Fälligkeit von Kosten

Durch Angabe der Termine, zu denen die Ist-Kosten Ihrem Projekt zugeordnet werden (am Beginn, am Ende oder während des gesamten Projekts) können Sie einen Cashflowplan einrichten.

Erstellen oder Aktualisieren von Basis- und Zwischenplänen

Wenn Ihre Kostenvoranschläge mit Ihrem Kostenziel übereinstimmen, können Sie sie als Basisplan festlegen. Dabei können Sie die Ist-Kosten des Projektfortschritts mit dem ursprünglichen Plan vergleichen.

Kontrollieren Ihrer Zeitplanung

Indem Sie überprüfen, wie die Vorgänge in Ihrem Terminplan erfolgen, erfahren Sie, wohin die Kosten laufen.

Analysieren der Projektleistung mit der Ertragswertanalyse

Eine Ertragswertanalyse definiert den Anteil des Kostenrahmens, der anhand der bisher ausgeführten Arbeit und der geplanten Kosten für die Vorgänge, Zuordnungen oder Ressourcen hätte ausgegeben werden sollen.

Wissenswertes zu erweiterten Prinzipien der Ertragswertanalyse (Blog)

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Terminplan in ein UN/CEFACT-kompatibles Format (United Nations Centre for Trade Faciltation and Electronic Business) exportieren können.

Anzeigen, wodurch der Endtermin des Projekts gesteuert wird (kritischer Weg)

Text | Video

Vorgänge im kritischen Weg können die größte Auswirkung auf die Kosten des Projekts insgesamt haben. Lernen Sie, wie Sie sie erkennen können.

Ausblenden einer Spalte in einer Ansicht

Text | Video

Sie möchten nicht, dass jeder in Ihrem Unternehmen Kosteninformationen anzeigen kann – insbesondere Kosten aus Mitarbeitergehältern, Kosten aus den Verträgen externer Lieferanten oder Unternehmensbudgets. Das Ausblenden von Spalten ist ein wirksames Verfahren, um vorübergehend zu verhindern, dass die Informationen von anderen gesehen werden. Keine Sorge  – wenn Sie Spalten ausblenden, werden die Kostendaten darin nicht gelöscht. Sie können Daten in Project nur löschen, wenn Sie Datenzeilen oder -zellen (nicht ganze Datenspalten) manuell markieren.

Erstellen eines grafischen Berichts mit Project-Daten in Excel

Sie können Projektdaten nach Excel exportieren. Wenn Sie beispielsweise eine Ertragswertanalyse durchführen, können Sie diese Informationen exportieren, um eine Standard-S-Kurve der Ertragswertinformationen für weitere Analysen anzuzeigen.

Verwenden von Sparklines in Excel 2010 zum Kontrollieren der Kosten

Text | Video

Sie möchten nicht, dass jeder in Ihrem Unternehmen Kosteninformationen anzeigen kann – insbesondere Kosten aus Mitarbeitergehältern, Kosten aus den Verträgen externer Lieferanten oder Unternehmensbudgets. Das Ausblenden von Spalten ist ein wirksames Verfahren, um vorübergehend zu verhindern, dass die Informationen von anderen gesehen werden. Keine Sorge  – wenn Sie Spalten ausblenden, werden die Kostendaten darin nicht gelöscht. Sie können Daten in Project nur löschen, wenn Sie Datenzeilen oder -zellen (nicht ganze Datenspalten) manuell markieren.

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Gilt für: Project 2010, Project 2010 Standard



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