Projektmanagementziel: Kosten und das Budget verwalten

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icon: Manage costs

Wenn Ihr Projekt Kosteninformationen zur Budgetierung oder zur Überwachung der Projektleistung enthält, sind diese Informationen für Sie erst dann nützlich, wenn Sie sie anzeigen und analysieren können. Ohne ein solides Verständnis dafür, wohin die Kosten in einem Projekt laufen, kann das Projekt schnell fehlschlagen und unrentabel werden.

In diesem Artikel wird eine von vielen projektmanagementzielen im Projektmanagement-Wegweiser.

BEISPIELE VON PROJEKTMANAGEMENT. . .

Ein Beispiel: der unbeabsichtigtes Projektmanager   : Sie sind beschäftigt Mensch mit zu viel zu tun ist, und plötzlich Ihren Vorgesetzten Sie einem Projektplan übergibt, und erfahren Sie die Kosten für das Projekt zu verfolgen. Erstellen von Projekten ist etwas, die Ihnen vertraut sind, aber Addition Kosten in Microsoft Project trifft Sie als harte genug ohne zusätzliche brauchen sie nachverfolgen.

Das Überwachen von Kosten in Microsoft Project ist jedoch nicht schwieriger als das Überwachen von Arbeiten bei einem Projekt. Außerdem erwartet Ihr Vorgesetzter von Ihnen sicherlich keine komplizierte Ertragswertanalyse oder eine größere Portfoliobehandlung. Hier sind ein paar Grundlagen, die Sie zuerst wissen sollten.

  • Wissen, was Kosten sind    Zunächst, verstehen, was Kosten sind und was sie nicht. Die wichtigsten Kosten in jedem Projekt ist die Kosten der Mitarbeiter-Arbeit an Projekten sowie Berater Gebühren und Etiketteninformationen Kosten aus diese Personen und Organisationen wem Sie mit beigetreten sind.
    Bestehen darüber hinaus Kosten im Zusammenhang mit Materialien, wie etwa Zement, Bretter, Gerüstbau, schwere Ausrüstung und Computern. Und wenn Sie sich auf alle Geschäfte unterwegs für das Projekt planen, Sie berücksichtigen müssen, die Kosten für Flug, Mietwagen und vorstellen als Kosten, die auch dem Projekt hinzugefügt werden müssen.

  • EINGABETASTE Kosten     Sie wissen nun Sie umfassende Informationen zu Kosten. Wo gebe Sie es in Microsoft Project ein? Die Links zum Ende des in diesem Artikel helfen Ihnen. Im Allgemeinen wird die meisten Kosteninformationen in der Ressourcentabelle eingegeben. Es ist es, dass Sie angegeben, ob Kosten für stündlich Kollegen, unselbständig, vertragliche Kosten für Berater, feste oder eine einmalige Kosten für Projektmaterial usw. ist.

  • Ansicht Kosten Informationen, nachdem Sie die Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, können Sie untersuchen, um zu überprüfen, ob sie zur Erreichung Ihrer Kostenziele werden müssen. An einem bestimmten Punkt werden Projektbeteiligte für diese Informationen gefunden werden.

  • Bericht Kosteninformationen    Eine schnelle Möglichkeit zum Erstellen einer ausdrucksstarke Anzeige von Kosteninformationen ist Kosteninformationen nach Excel exportieren, und klicken Sie dann erstellen Sparklines. Hier ist ein Beispiel für Kosteninformationen aus der Kostentabelle in Project in kopiert und eingefügt Excel 2010 mit einer Sparkline dafür die relative Ausgaben für die Typen mit erstellt ein.
    Einfaches Nachverfolgen von Kosten

Mit diesen drei Schritten können Sie Ihre Fähigkeiten hinsichtlich der Kostenverwaltung steigern.

  1. Einfache starten    Sie müssen nicht alle Kosten soll-Kostenmanagement in Project Informationen eingegeben haben. Beginnen Sie mit den grundlegenden Kosten wie, wie Gehälter von einer Person, mit der Ressource: Tabelle. Einige Vorgänge Verhältnis der Arbeit an eine andere Dauer und Kosten lernen dann weisen Sie diese Ressource zu. Das Dialogfeld ' Projektinformationen ' jetzt wieder abrufen (klicken Sie auf der Registerkarte Projekte, klicken Sie auf Projektinformationen., klicken Sie dann auf Erweitert ). Untersuchen Sie die Gesamtanzahl der Werte für die Dauer, Arbeit und Kosten Ihres Projekts. Wechseln Sie vorwärts und rückwärts zwischen Ressource: Tabelle, und klicken Sie im Dialogfeld Projektinformationen Gehälter Änderung in der Ressourcentabelle hinzu, und sehen die Ergebnisse im Dialogfeld Project-Informationen ändern.

    Projektinfo (Dialogfeld)

  2. Vergrößern Sie Ihr Wissen    Wenn Sie weitere Kosten vertraut sind, fangen Sie Kosten Fir Flug Hotelunterkünfte Fixkosten für Reservierungen, vielleicht Hersteller Kosten, wie und catering, gefaltete zeigt usw.. Sie nicht auch Inkorporationskomponente Kosten müssen oder erstellen Sie einen Basisplan für diese (es sei denn, Sie weitere robuste Budgetierung Features von Project verwenden möchten).

  3. Lernen Sie, wie von Experten    Lesen im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie die Experten Kosten behandelt (Hinweis: dies nicht über Ihre Reichweite entweder)

Beispiel zwei: Sie ein erfahrener Projektmanager sind   : Projektmanager schon seit langem, und Sie komplizierte Project-Manager-Software in der Vergangenheit verwendet haben. Sie können auch Unterschied zwischen PK aus der Exchange-Verwaltungskonsole und können Berechnen eines Projekts Nettobarwert wie niemand des Business.

Jetzt möchten Sie herausbekommen, wie die gleichen Aufgaben in Project 2010 ausgeführt werden. Sie werden feststellen, dass Project umfassende Features bietet, mit denen Sie Ihr Budget kontrollieren können, indem Sie Änderungen an den Kosten und den Kostenbasisplänen verwalten.

Denken Sie dabei jedoch an Folgendes: Je größer und komplizierter Ihr Unternehmen ist, desto mehr Gedanken müssen Sie sich machen, wenn es um die Eingabe, Analyse und Kontrolle von Kosten geht.

  • Zurückliegende Daten überprüfen    Untersuchen der Kostenverläufe ähnliche Projekte hilft Ihnen, bessere Schätzung die Kosten eines aktuellen Projekt. Wenn Ihre Organisation PMO (Project Management Office) hat, wenden Sie sich an sie zu Ihren Anforderungen Kosten- und Budgetinformationen. Ein Aspekt von einer Organisation mit Reifen Praktiken für das Projektmanagement besteht ständig neu auftretenden früherer vergangenen Projekte aus, damit Fehler werden nicht wiederholt und der Erfolge fortgesetzt werden.

  • EINGABETASTE Kosten     Die meisten Informationen werden in der Ressourcentabelle eingegeben. Es ist es, dass Sie angegeben, ob die Kosten für stündlich Mitarbeiter und feste oder eine einmalige Kosten für Projektmaterial steht. Vergessen Sie nicht die anderen Kosten, die beim Projektmanagement beteiligt sind: Verträge "," Kosten "oder" Bedingung, von der Soll-Kosten für Vorgänge mit hohem Risiko Kosten für Versicherung oder Anleihen reserviert.
    Verfolgen und Verwalten der Kosten, insbesondere dann, wenn Sie Ertragswertanalyse gerade erfordert die Eingabe Kosteninformationen für Ressourcen, die Vorgängen zugeordnet sind. Darüber hinaus erforderlich, dass Sie Basislinien festgelegt.

    Warnung: Ihre Organisation möglicherweise strenge Richtlinien für Kosten, die aus der Vertragsbedingungen. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen Unternehmensrichtlinien hinsichtlich der sorgfältig, ob Sie in Verträge mit eingeben sollte ein Lieferanten angenommen, und der Vertrag Eingabe in eingeben kann. .

  • Erstellen Sie einen Basisplan   . Es sei denn, Sie einen Basisplan nach der Eingabe von Kosten erstellen, können Sie nicht mehr analysieren oder steuern können. Ein Basisplan ist den Plan aus, als von allen Beteiligten genehmigt. In Project wird diese auf der Registerkarte Projekt beibehalten, beachten Sie fest, wenn Sie einen Basisplan für das Projekt festlegen, nicht nur für Kosten, sondern auch für Aufgabendauern Basisplan festgelegt und schätzt auch arbeiten.

  • Überprüfen Sie immer die Kosten    Nachdem Sie Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, können Sie überprüfen, um zu überprüfen, ob sie zur Erreichung Ihrer Kostenziele werden müssen. An einem bestimmten Punkt werden Projektbeteiligte für diese Informationen gefunden werden

  • Verwenden von einem Experten, um zu überprüfen, Ihren Anforderungen Kosten     Verwenden Sie ein erfahrener und erfahrenen Teammitglied, um zu überprüfen, die Kosten für Vorgänge und Ressourcen schätzt. Größere Organisationen verwenden eine PMO (Project Management Office), oder erhalten sie eine professionelle Rechner leistet.

  • Verstehen des Ertragswerts   . Ertragswert ist ein Industriestandard zum Analysieren von Kosten Varianzen überall auf die Länge des Projekts. Sie möchten nicht das Ende des Projekts, dass Sie Kostenrahmen sind und nicht termingerecht ermitteln.

  • Exportieren von Kosteninformationen in andere Programme    Sie möchten möglicherweise Kosteninformationen in ein anderes Programm zur weiteren Analyse exportieren. Ein schnellen Tools, die Sie verwenden können, sind Sparklines in Excel 2010. In diesem Beispiel wird die Sparklines Ertragswert Informationen aus Project in Excel kopiert.

    EWM in Excel mit Sparklines

    können Sie auch visuell ansprechende Berichte in Project zum Erstellen eines PivotCharts komplexeren Ertragswert (auch als S Kurve bezeichnet).
    Ertragswerttabelle in Excel

  • Sie können sogar Ihre Project-Daten verwenden, um eine erweiterte Analyse mit ANOVA oder Monte Carlo zu erstellen. Der Analyse von Project-Informationen sind nach oben keine Grenzen gesetzt!

Inhalt dieses Artikels

Schritt 1: Eingeben und Anzeigen von Kosten in Ihrem Projekt

Schritt 2: Kosten verwalten

Schritt 1: Eingeben und Anzeigen von Kosten in einem Projekt

Eingeben von Kosten für Ressourcen

Eins nach dem anderen – Sie müssen Kosten für alle Personen, die gesamte Ausrüstung und sonstige Ressourcen in Ihrem Projekt eingeben.

Anzeigen der Kosten

Nachdem Sie die Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, können Sie diese Informationen untersuchen, um zu sehen, ob sie zur Erreichung Ihrer Kostenziele angepasst werden müssen.

Definieren der Fälligkeit von Kosten

Durch Angabe der Termine, zu denen die Ist-Kosten Ihrem Projekt zugeordnet werden (am Beginn, am Ende oder während des gesamten Projekts) können Sie einen Cashflowplan einrichten.

Drucken einer Ansicht oder eines Berichts

Irgendwann im Verlaufe des Projekts möchten Sie anderen Projektbeteiligten in Ihrem Unternehmen die Projektkosten mitteilen.

Erstellen Sie visuell ansprechender Berichte

Sie können Projektkosteninformationen zur Berichterstellung oder für weitere Analysen nach Visio oder Excel exportieren.

Erstellen Sie oder aktualisieren Sie eines Basisplans oder einen Zwischenplan

Wenn Ihre Kosten schätzt an Ihr Ziel für Kosten ausgerichtet sind, können Sie diese als Basisplan herstellen. Auf diese Weise können Sie Ist-Kosten mit dem ursprünglichen Plan mit dem Projektfortschritt vergleichen.

Vergleichen von zwei Versionen eines Projekts

Mithilfe der Funktion "Versionen vergleichen" in Project können Sie die Kosten eines Projekts mit einem früheren Projekt vergleichen.

Überprüfen des Fortschritts des Terminplans

Indem Sie überprüfen, wie die Vorgänge in Ihrem Terminplan erfolgen, erfahren Sie, wohin die Kosten laufen.

Anzeigen, wodurch der Endtermin des Projekts gesteuert wird (kritischer Weg)

Text

Vorgänge im kritischen Weg können die größte Auswirkung auf die Kosten des Projekts insgesamt haben. Lernen Sie, wie Sie sie erkennen können.

Ausblenden einer Spalte in einer Ansicht

Text

Das Ausblenden von Spalten ist ein wirksames Verfahren, mit dem Sie vorübergehend verhindern können, dass die Informationen von anderen gesehen werden. Keine Sorge – wenn Sie Spalten ausblenden, werden die Kostendaten darin nicht gelöscht.

Schritt 2: Kosten verwalten

Überprüfen von Projektkosten

Nachdem Sie die Kosten für Ressourcen, Vorgänge oder beides eingegeben haben, können Sie diese Informationen untersuchen, um zu sehen, ob sie zur Erreichung Ihrer Kostenziele angepasst werden müssen.

Definieren der Fälligkeit von Kosten

Durch Angabe der Termine, zu denen die Ist-Kosten Ihrem Projekt zugeordnet werden (am Beginn, am Ende oder während des gesamten Projekts) können Sie einen Cashflowplan einrichten.

Erstellen Sie oder aktualisieren Sie eines Basisplans oder einen Zwischenplan

Wenn Ihre Kosten schätzt an Ihr Ziel für Kosten ausgerichtet sind, können Sie diese als Basisplan herstellen. Auf diese Weise können Sie Ist-Kosten mit dem ursprünglichen Plan mit dem Projektfortschritt vergleichen.

Überprüfen des Fortschritts des Terminplans

Indem Sie überprüfen, wie die Vorgänge in Ihrem Terminplan erfolgen, erfahren Sie, wohin die Kosten laufen.

Leistungsanalyse Project mit der Ertragswertanalyse

Eine Ertragswertanalyse definiert den Anteil des Kostenrahmens, der anhand der bisher ausgeführten Arbeit und der Soll-Kosten für die Vorgänge, Zuordnungen oder Ressourcen hätte ausgegeben werden sollen.

Moderne Prinzipien der Ertragswertanalyse (Blog)

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Terminplan in ein UN/CEFACT-kompatibles Format (United Nations Centre for Trade Faciltation and Electronic Business) exportieren können.

Anzeigen, wodurch der Endtermin des Projekts gesteuert wird (kritischer Weg)

Text

Vorgänge im kritischen Weg können die größte Auswirkung auf die Kosten des Projekts insgesamt haben. Lernen Sie, wie Sie sie erkennen können.

Ausblenden einer Spalte in einer Ansicht

Text

Sie möchten nicht, dass jeder in Ihrem Unternehmen Kosteninformationen anzeigen kann – insbesondere Kosten aus Mitarbeitergehältern, Kosten aus den Verträgen externer Lieferanten oder Unternehmensbudgets. Das Ausblenden von Spalten ist ein wirksames Verfahren, um vorübergehend zu verhindern, dass die Informationen von anderen gesehen werden. Keine Sorge  – wenn Sie Spalten ausblenden, werden die Kostendaten darin nicht gelöscht. Sie können Daten in Project nur löschen, wenn Sie Datenzeilen oder -zellen (nicht ganze Datenspalten) manuell markieren.

Erstellen Sie visuell ansprechender Berichte von Project-Daten in Excel

Sie können Projektdaten nach Excel exportieren. Wenn Sie beispielsweise eine Ertragswertanalyse durchführen, können Sie diese Informationen exportieren, um eine Standard-S-Kurve der Ertragswertinformationen für weitere Analysen anzuzeigen.

Verwenden von Sparklines in Excel 2010 zum Kontrollieren der Kosten

Text

Sie möchten nicht, dass jeder in Ihrem Unternehmen Kosteninformationen anzeigen kann – insbesondere Kosten aus Mitarbeitergehältern, Kosten aus den Verträgen externer Lieferanten oder Unternehmensbudgets. Das Ausblenden von Spalten ist ein wirksames Verfahren, um vorübergehend zu verhindern, dass die Informationen von anderen gesehen werden. Keine Sorge  – wenn Sie Spalten ausblenden, werden die Kostendaten darin nicht gelöscht. Sie können Daten in Project nur löschen, wenn Sie Datenzeilen oder -zellen (nicht ganze Datenspalten) manuell markieren.

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