Projektmanagement-Zielsetzung: Risikomanagement in Projekten

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Das Risiko wird in Projekten durch zwei Faktoren bestimmt:

  1. das negative Ergebnis einer Projektaktivität;

  2. die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Ergebnis eintritt.

oder Risiko=Einfluss x Wahrscheinlichkeit

Beispielsweise kann ein Projektmanager annehmen, dass das Drucken eines endgültigen Projektberichts das Risiko mit sich bringt, dass der Strom vor dem Drucken ausfällt. Da ein Stromausfall jedoch unwahrscheinlich ist, kann das Risiko bedenkenlos ignoriert werden. Ein sinnvoll in der Planung zu berücksichtigendes Risiko wäre eher das Fehlen einer Druckerei für komplexe Druckaufgaben, wie einem Bericht an Aktionäre mit hoher Druckqualität. Um diesem Risiko Rechnung zu tragen, sollte der Projektmanager mehr Zeit für das Drucken des Berichts einplanen.

Weitere Artikel in dieser Reihe von Leitfäden zum Projektmanagement finden Sie in Wegweiser zum Projektmanagement.

Tipps zum Projektmanagement bevor Sie beginnen ...

Beispiele für Aktivitäten mit hohem Risiko

Hier werden einige typische Aktivitäten und Ereignisse beschrieben, die das Risiko in einem Projekt erhöhen können.

Riskante Aktivität

Beschreibung

Kritische Vorgänge

Schenken Sie Vorgängen, die auf dem kritischen Pfad liegen, erhöhte Aufmerksamkeit. Sie bringen mehr Risiken mit sich, da sie den größten Einfluss auf das Enddatum des Projekts haben.

Lieferantenvorgänge

Wenn Sie einen Lieferanten unter Vertrag nehmen, fordern Sie häufigere oder detailliertere Statusberichte an, als Sie sie von Mitgliedern Ihres Teams verlangen würden.

Lieferantenvorgänge, die am Ende eines Projekts auftreten, sind mit einem höheren Risiko verbunden als Lieferantenvorgänge zu anderen Zeitpunkten. Lieferanten umfassen sowohl Vertragsnehmer außerhalb Ihres Unternehmens als auch Mitarbeiter aus anderen Geschäftsfeldern Ihres Unternehmens. Da beide Ihrer Kontrolle stärker entzogen sind als die Mitarbeiter Ihres eigenen Teams, sollten beide hinsichtlich des Risikos, das sie für das Projektergebnis darstellen, gleich behandelt werden.

Teammitglieder mit wenig Erfahrung

Wenig erfahrene Arbeitskräften zu Arbeiten, die am Projektende liegen, zuzuweisen, bringt das Enddatum des Projekts in Gefahr, da sie längere Vorbereitungszeiten benötigen. Verringern Sie dieses Risiko, indem Sie für neue Arbeitskräfte ausreichende Vorbereitungszeiten einplanen.

Projekte mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr

Projekte, die länger als ein Jahr laufen, weisen mehr Unbekannte auf und sind daher – bedingt durch Ressourcenverfügbarkeit, technische Entwicklungen, die Marktentwicklung usw. – stärker risikobehaftet.

Zu viele Vorgänge zur gleichen Zeit

Achten Sie auf eine übermäßig große Zahl von Vorgängen, die zur gleichen Zeit geplant sind. Selbst wenn diese Vorgänge von verschiedenen Personen ausgeführt werden, bedeutet das Auftreten von zu vielen davon zur gleichen Zeit ein Risiko für Ihr Projekt – insbesondere gegen Projektende.

Entwerfen eines Projektplans in der richtigen Reihenfolge

Einsteiger im Projektmanagement machen den Fehler, Vorgänge zu verknüpfen, bevor sie sie strukturiert haben. Dies kann zu Verwirrung und viel Nachverfolgung führen. Wenn Sie mit einem neuen Projekt beginnen, listen Sie Vorgänge zunächst auf, und gruppieren Sie sie, damit Sie den gesamten Umfang des Projekts und seine Lieferungen sehen. Anschließend können Sie damit beginnen, Vorgänge zu verknüpfen, um zum idealen Projektplan zu gelangen.

Ignorieren der Vergangenheit

Wenn Sie Ihre Fehler in Projekten nicht festhalten, werden Sie sie zwangsläufig in kommenden Projekten wiederholen. Projekte enden häufig mit Abschlussdokumenten – zu dem Zweck, die Wiederholung von Risiken in zukünftigen Projekten zu vermeiden.

Richtiges Risikomanagement

Hier sind die Betriebsgeheimnisse, auf die sich Projektmanager verlassen, um Projektrisiken im Griff zu behalten.

Risiken vermeiden   

Wenn eine Projektaktivität zu schwerwiegenden Konsequenzen führt, ist Vermeidung eine gute Strategie. Beispielsweise stellt die Verwendung eines Fertigungsprozesses für zwei verschiedene Lieferungen zur gleichen Zeit ein Risiko für den Projektplan dar. Ein Projektmanager kann dieses Risiko vermeiden, indem er die Fertigung sequenziell plant.

Risiken entschärfen   

Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Wahrscheinlichkeit eines Risikos zu verringern. Beispielsweise können Sie sich für einen einfachen und gut beherrschten Herstellungsprozess entscheiden, wenn ein innovativerer und teurerer zu viel Zeit für die Einrichtung benötigt.

Risiken auslagern   

Kontrollieren Sie das Risiko, indem Sie es an einen externen Zulieferer übertragen. Wenn z. B. die Dokumentation eines Computerteilsystems zu umfangreich ist, um von internen Ressourcen zeitgerecht bewältigt zu werden, geben Sie Teile davon an einen externen Zulieferer ab.

Aus Risiken lernen   

Risiken sind nicht grundsätzlich schlecht. Ein Risiko kann sich auch als Chance erweisen. Wenn Sie z. B. nach der Untersuchung von Risiken in Ihrem Projekt feststellen, dass ein Softwareteilsystem, das im Rahmen eines größeren Fertigungsprozesses entwickelt wird, eigenständig marktfähig sein könnte, können Sie sich entscheiden, Ihre besten Ingenieure für die Weiterentwicklung des Teilsystems zuzuweisen. Das Abziehen von erfahrenen Ingenieuren aus einem Projekt bringt ein zusätzliches Risiko für das Projekt mit sich, in diesem Fall kann das aber durch die sich bietende Chance wettgemacht werden.

Risikomanagement

Überwachen Ihrer Zeitplanung

Sehen Sie die Vorgangsaktualisierungen der Teammitglieder an, um zu erfahren, wo Risiken liegen. Sie können den Fortschritt schnell im Gantt-Diagramm nachverfolgen oder eine hoch entwickelte Ertragswertanalyse verwenden.

Anzeigen des kritischen Pfads in Ihrem Projekt

Zeigen Sie Vorgänge an, die den größten Einfluss auf den Projektendtermin haben. Betrachten Sie diese Vorgänge zuerst, um die Risiken in Ihrem Projektplan ausfindig zu machen.

Auswählen der richtigen Ansicht für den Projektplan

Die Risiken in einem Projekt können nicht nur in einer Ansicht betrachtet werden. Machen Sie sich mit der Verwendung unterschiedlicher Ansichten vertraut, wenn Sie Projektrisiken untersuchen.

Aufspüren von Problemen mithilfe der Ertragswertanalyse

Die Ertragswertanalyse hilft Ihnen, Risiken für den Verlauf ausfindig zu machen, indem Sie Fragen stellen wie: "Welcher Geldbetrag sollte für die Menge der bereits abgeschlossenen Arbeit bei diesem Projekt aufgewendet worden sein?" oder "Werden wir zeitig fertig?".

Kompromisse beim Verwalten von Projekten

Wenn Sie Risikomanagement in einem Projekt betreiben, verändern Sie die Position von Vorgängen im Projektplan. Jede Änderung an einem Projekt wird um den Preis von Zeit, Geld oder Leistungsumfang umgesetzt.

Erfahren Sie, wie Vorgänge in Project geplant werden

Wenn Sie Risiken berücksichtigen und Ihren Projektplan anpassen, kann Project Vorgänge unerwartet an andere Positionen verschieben. Verstehen Sie das große „Warum?“, das hinter dem leistungsfähigen Project-Planungsmodul steckt.

Finden von kostenwirksamen Risikofaktoren

Nachdem Sie die Projektkosten eingegeben haben, untersuchen Sie sie, um sicher zu gehen, dass Sie keine Risiken für Ihr Budget eingegangen sind.

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