Projektmanagement-Zielsetzung: Hinzufügen und Zuordnen von Personen zu Vorgängen

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Hinzufügen von Ressourcen zu einem Projekt

Wenn Sie Personen für die Arbeit an Ihrem Projekt vorsehen, bedenken Sie zwei Punkte:

  1. Sie müssen die Personen zum Projektplan hinzufügen, bevor ...

  2. Sie sie zur Arbeit an Vorgängen zuweisen.

Dieser Unterschied führt häufig bei der Verwendung von Projektmanagementsoftware zu Verwirrungen.

Weitere Artikel in dieser Reihe von Leitfäden zum Projektmanagement finden Sie in Wegweiser zum Projektmanagement.

Tipps zum Projektmanagement bevor Sie beginnen ...

Wenn Sie noch kein erfahrener Projektmanager sind Wenn Sie ein Neuling im Projektmanagement sind, stellen Sie vielleicht fest, dass mehr zu bedenken ist als nur das Hinzufügen von Vorgängen, die Anzahl der auf sie anzusetzenden Personen, die Einplanung der freien Tage und Urlaubstage von Mitarbeitern und das systematische Erfassen von persönlichen Informationen, wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Gehaltsinformationen am richtigen Ort.

Mit den folgenden Tipps finden Sie den Einstieg:

  • Lernen Sie, welche Ressourcenarten Sie Vorgängen zuordnen können    Nachdem Sie die benötigten Informationen zu Projektvorgängen zusammengestellt haben, identifizieren Sie die Art der benötigten Ressourcen.

    • Personalressourcen    Dies sind die Ressourcen, an die man normalerweise bei der Arbeit an Vorgängen denkt. Projektmanager nennen diese manchmal auch Arbeitsressourcen, im Gegensatz zu Material und Ausrüstung.

    • Enterprise-Ressourcen      Diese Ressourcen sind Arbeitsressourcen, die in einer Organisation übergreifend verwaltet und eingesetzt werden. Enterprise-Ressourcen werden in Project Professional verwendet.

    • Materialressourcen    Diese Ressourcen schließen Computer oder Geräte, die zum Durchführen der Arbeit an Vorgängen benötigt werden, ein.

    • Generische Ressourcen      Diese Ressourcen geben Personalanforderungen für Vorgänge an, nicht aber bestimmte Einzelpersonen, wie Zimmerleute oder Entwickler.

  • Erwägen Sie, wie sich die Anzahl der Ressourcen auf die Dauer auswirkt Wenn Sie mehrere Ressourcen auf einen Vorgang ansetzen, erwarten Sie vermutlich, dass sich die Dauer des Vorgangs verkürzt. In vielen Fällen kann aber das Hinzufügen von Personen zu einem Vorgang die gegenteilige Wirkung haben. Es können zusätzliche Kosten, mehr Kommunikationsaufwand und weitere Mehraufwände hinzukommen. Beispielsweise wird sich die Konstruktion einer neuen Mautbrücke vermutlich nicht beschleunigen, wenn Sie die Anzahl der Architekten im Projekt verdoppeln. Project ermöglicht Ihnen, zu steuern, was mit der Vorgangsdauer geschieht, wenn Sie Vorgängen Ressourcen hinzufügen.

  • Überlegen Sie, wie sich die Fähigkeiten einer Person auf die Vorgangsdauer auswirken Die Erfahrung einer Person kann sich direkt auf die Dauer des Vorgangs auswirken. Sie können normalerweise annehmen, dass ein Mitarbeiter mit fünf Jahren Erfahrung einen Vorgang in kürzerer Zeit bewältigt als ein Mitarbeiter mit zwei Jahren Erfahrung.

Wenn Sie ein erfahrener Projektmanager sind: Bei wachsendem Projektumfang sind mehr Faktoren zu berücksichtigen. Sie müssen sich jetzt Gedanken über den Einsatz von Ressourcen in anderen Abteilungen, das Beauftragen von Lieferanten, das Nachverfolgen der Arbeit von hundert Personen, das Erstellen von Berichten für die Geschäftsleitung und viele andere Komplexitäten machen, die Ihnen bislang noch nicht einmal in den Sinn gekommen sind. Glücklicherweise verfügt Microsoft Project über die Expertentools, die Sie brauchen.

Hier sind einige Tipps, mit denen Sie Ihr Wissen bereichern können.

  • Überprüfen und verfeinern Sie die Schätzungen zur Projektdauer      Verwenden Sie die Informationen, die Sie zum aktuellen Projekt und zu ähnlichen Projekten gesammelt haben, um Ihre Schätzung der Projektdauer zu konkretisieren. Die Genauigkeit Ihre Schätzungen in Bezug auf die Ressourcenanforderungen (und letztendlich auch in Bezug auf die Projektkosten) sind weitestgehend von der Genauigkeit Ihrer Schätzung der Projektdauer abhängig.

  • Überwachen des Fortschritts von Ressourcen    Vergewissern Sie sich, dass die an Ihrem Projekt beteiligten Personen regelmäßig Aktualisierungen des Vorgangsstatus senden. Mit den Ansichten und Berichten in Microsoft Project verlieren Sie nicht aus dem Blick, wer was macht.

  • Erkennen von Problemen aufgrund von Ressourcenüberlastung      Project kann Ihnen helfen, die Personen zu identifizieren, die an zu vielen Vorgängen zugleich arbeiten.

  • Behalten Sie die Basispläne im Auge   

  • Basispläne ermöglichen eine Momentaufnahme Ihres Projekts, sodass Sie schon zu Beginn den aktuellen mit dem geplanten Fortschritt vergleichen können.

  • Verteilen von Arbeit durch Abgleich      Wenn Mitarbeiter an zu vielen Vorgängen zugleich arbeiten, kann Project die Zuordnungen mit dem Ziel einer realistischeren Arbeitsbelastung ausgleichen. Das Ausgleichen von Ressourcenzuordnungen stellt eine Möglichkeit für einen Lastenausgleich dar.

  • Exportieren von Projektdaten nach Excel zur weiteren Analyse   Excel kann Sie unterstützen, wenn Sie weitere Analyse von Project-Informationen benötigen. Beispielsweise können Sie Vorgangs-und Ressourceninformationen für erweiterte Ertragswertberichte nach Excel zu exportieren und die Informationen dann mithilfe von Sparklines anzeigen, um zu sehen, wie die Kosten im Verhältnis zum erledigten Arbeitsaufwand ausgegeben werden.Schulen von Mitarbeitern zum Erwerb neuer Qualifikationen große Organisationen investieren Zeit und Geld, ihre Mitarbeiter für neue Fähigkeiten erwerben und in verschiedenen Umgebungen zu schulen.

      Verwenden von Sparklines im Projektmanagement

    Schulung der Mitarbeiter      Große Unternehmen investieren Zeit und Geld in die Schulung ihrer Mitarbeiter, damit sie umgebungsübergreifend eingesetzt werden können. Die Schulung kann eine kostengünstige Möglichkeit zur Verbesserung der Leistung als die Einstellung neuer Personen sein.

Schritt 1: Hinzufügen von Personen zu Ihrem Projekt

Hinzufügen von Personen zum Projekt

Sie müssen Personen sowie auch andere Ressourcen zum Projekt hinzufügen, bevor Sie sie der Arbeit an Vorgängen zuordnen können. Die anderen Ressourcen können Materialressourcen, wie Zement oder Farbe, oder Kostenressourcen, wie Flugkosten und Essen, enthalten.

Ändern von Arbeitstagen für den Projektkalender

Nachdem Sie Personen zu einem Projekt hinzugefügt haben, ändern Sie ihre Arbeitskalender, um ihrer Arbeitszeit Rechnung zu tragen. Project geht davon aus, dass die meisten Personen eine Normalwoche arbeiten, von Montag bis Freitag 08:00 bis 17:00. Diese Arbeitszeiten brauchen Sie aber nicht zu übernehmen.

Hinzufügen von Feiertagen und Urlaubstagen

Jeder braucht Urlaub, und wir alle werden mal krank. Und jeder genießt die Feiertage. Lernen Sie, wie Sie diese ungeplante Zeit berücksichtigen, indem Sie sie zum Zeitplan hinzufügen.

Gemeinsames Verwenden von Personen mithilfe eines Ressourcenpools

Sie können Ihrem Projekt Personen aus einem Ressourcenpool hinzufügen. Ein Ressourcenpool ermöglicht Ihnen, alle Informationen zu Personen in einer Project-Datei, die einen Bestandteil von Hauptprojekten bildet, zu speichern.

Ausblenden einer Spalte mit sensiblen Informationen

Sie können einem Projekt sensible Informationen, wie Gehälter und Telefonnummern, hinzufügen, diese Informationen aber in Ansichten ausblenden – ohne die Informationen zu verlieren.

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Schritt 2: Zuordnen von Personen und anderen Ressourcen zu Vorgängen

Zuordnen von Personen zur Arbeit an Vorgängen

Nachdem Sie Ihrem Projektplan Vorgänge hinzugefügt haben, können Sie damit beginnen, Personen zur Arbeit an diesen zuzuweisen.

Anzeigen von Vorgangsnamen neben den Balken im Gantt-Diagramm

Sie verstehen Gantt-Balken leichter, wenn Vorgangsnamen neben ihnen angezeigt werden. Dies ist in Berichten und Besprechungen nützlich.

Eingeben von Kosten für Personen und Material

Wenn Sie einem Projekt Personen hinzufügen, fügen Sie Kosten für diese hinzu. Nachdem Sie die Personen dann zur Arbeit an Vorgängen zugeordnet haben, berechnet Microsoft Project dann automatisch die Kosten des Projekts.

Überprüfen von Statusaktualisierungen

Nachdem Personen ihren Arbeitsstatus eingegeben haben, können Sie die Änderungen am Projektplan in Project sehen.

Entfernen einer Person aus dem Projekt

Personen werden von Projekten abgezogen, verlassen das Unternehmen oder waren aufgrund eines falsch geschriebenen Namens nie wirklich existent. Aus allen diesen Gründen kann es erforderlich sein, Personen aus einem Projekt zu entfernen.

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Schritt 3: Verwalten von Personen und anderen Ressourcen

Auswählen der richtigen Ansicht für das Anzeigen von Ressourcen

Nachdem Sie Personen zu Vorgängen zugeordnet haben und die Arbeit begonnen hat, verwenden Sie viele Ansichten in Projekt, um ihren Fortschritt zu überwachen und Änderungen am Projektplan vorzunehmen.

Ändern einer Vorgangsdauer

Ein Verfahren zur Behandlung von Problemen mit der Arbeitsauslastung besteht im Verkürzen der Vorgangsdauer.

Verteilen der Arbeit, um die Arbeitsauslastung von Personen zu verringern

Wenn die an Ihrem Projekt beteiligten Personen an zu vielen Aufgaben zugleich arbeiten, können Sie Project die Zuordnung der Arbeit gleichmäßiger verteilen lassen.

Ändern der Einstellung "Leistungsgesteuert" für Vorgangsarten

Wenn Sie einem Vorgang Personen hinzufügen oder aus ihm entfernen, verlängert oder verkürzt Project die Dauer des Vorgangs. Dies wird als leistungsgesteuerte Terminplanung bezeichnet. Wenn sich die Dauer nicht ändern soll, können Sie die Einstellung "Leistungsgesteuert" des Vorgangs ändern.

Überwachen Ihrer Zeitplanung

Das Verfolgen der Arbeit für ein Projekt ist nicht nur entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt rechtzeitig beendet wird. Es ermöglicht Ihnen auch, aus den Fehlern und Erfolgen in einem Projekt zu lernen.

Speichern eines Basisplans

Wenn Ihr Vorgesetzter Sie fragt, wo das Projekt gemessen an der ursprünglichen Planung steht, ist "Keine Ahnung" wohl das Letzte, was Sie sagen möchten. Sie können dies vermeiden, indem Sie einen Basisplan als Momentaufnahme Ihres ursprünglichen Zeitplans festlegen, bevor das Projekt startet.

Kommunikation mit dem Team

Nachdem Sie Änderungen am Zeitplan einer Person vorgenommen haben, kommunizieren Sie diese Änderungen, damit die Informationen nicht verloren gehen.

Anzeigen eines Projektberichts zu den Fortschritten der Mitarbeiter

Erstellen Sie grafische Berichte des Projektfortschritts, und passen Sie sie an. Sie können diese Berichte in Project anzeigen oder sie in andere Anwendungen, wie PowerPoint, Word oder Excel, exportieren.

Chatten mit einem Mitglied des Projektteams mithilfe von Lync

Wenn Fragen zu einem Vorgang aufkommen, bietet Project nun mehrere Möglichkeiten, sofort Antworten zu erhalten. Zeigen Sie mit der Maus auf einen Namen, und klicken Sie dann auf Chatnachricht senden, um eine Chatnachrichtensitzung in Lync zu starten.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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