Projekmanagement-Zielsetzung: Kommunizieren von Projektinformationen

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

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Kommunikation stellt für den Erfolg oder Misserfolg von Projekten das kritischste Element dar. Glücklicherweise ist das Kommunizieren von Projektinformationen mit Project 2010 viel einfacher geworden – ob Sie mit einem kleinen Team in einem einzelnen Projekt kommunizieren oder im Rahmen einer großen Organisation mit globalen Kommunikationsbedürfnissen, die ganze Projektportfolios abdecken.

Darüber hinaus ist Project jetzt mit SharePoint integriert und erleichtert so das Teilen von Projektinformationen, auch ohne Project Server.

In diesem Artikel wird eine von vielen projektmanagementzielen im Projektmanagement-Wegweiser.

Beispiele für aus Projektmanagement...

Ihre Aufgabe: Sie wurden mit dem Management eines neuen Projekts beauftragt und zu regelmäßiger Kommunikation mit den Projektbeteiligten aufgefordert. Als Sie versuchen, "Projektbeteiligter" zu definieren, fällt Ihnen auf, dass das mehr als nur Ihren Vorgesetzten umfasst. Es schließt jeden ein, dessen Interessen durch Ihr Projekt berührt sind, beginnend mit Ihrem Vorgesetzten über externe Lieferanten bis hin zu möglicherweise dem Vorstand Ihrer Organisation. Ihnen wird auch bewusst, dass nicht nur die "wichtigen" Projektbeteiligten Informationen zum Stand des Projekts benötigen. Ihr Team muss genauso informiert werden. Damit erscheint die Kommunikation plötzlich kompliziert.

Aber ein Schritt nach dem anderen. Analysieren Sie die Kommunikationsbedürfnisse Ihrer Projektbeteiligten. Viele Unternehmen mit besten Absichten in der Kommunikation scheitern, weil sie nicht erkennen, dass effektive Kommunikation auf vielen Pfaden erfolgt. Sie können Excel verwenden, um ein Einfluss/Interesse-Quadrantendiagramm zu erstellen, das Ihnen hilft zu verstehen, wer über was bis zu welchem Grad informiert sein muss. Wie Sie aus dem Diagramm ersehen können, müssen Sie die Kommunikationsbedürfnisse der Person, die sowohl den größten Einfluss auf den Projekterfolg als auch den größten Einfluss auf das Projekt hat, mit besonderer Sorgfalt behandeln.

Abbildung des Excel-Einflussrasters

Glücklicherweise haben Sie gerade herausgefunden, dass Ihre Organisation soeben Microsoft Project 2010 in der gesamten Organisation installiert hat, und Sie haben sich vorgenommen, dessen leistungsfähige Kommunikationsfeatures auszuprobieren. Sie haben sich mit erfahrenen Projektmanagern in der Organisation in Verbindung gesetzt, um einen Einstieg in das Projektmanagement zu finden, und gute Ratschläge zu den hoch entwickelten Berichts- und Nachverfolgungsfeatures von Project für die Arbeit Ihres Teams erhalten. Und Sie sind es sehr leid, Bitt-E-Mails zu senden und in Vorzimmern zu warten, um aktuelle Informationen zum Projektstand zu erfahren.

Nach der Interessenanalyse der Projektbeteiligten entscheiden Sie sich möglicherweise, dass eine Office-Anwendung für die Art der Informationen, die Sie senden möchten, besser geeignet ist. Hier finden Sie eine Aufstellung der Office-Anwendungen und ihrer Vor-und Nachteile, die sich Ihnen, je nach den Bedürfnissen Ihrer Projektbeteiligten, unterschiedlich darstellen können.

Anwendung

Vorteile

Nachteile

Excel

Können Daten aus Project für importieren erweiterten Analyse, wie etwa ANOVA und Ertragswert. Erfahren Sie mehr über Project die Analysefunktionen erweiterten.

Es ist zu einfach, komplizierte Diagramme zu erstellen, wenn der Fokus auf mehr Detailinformationen auf den oberen Ebenen liegen sollte.

Word

Word-Dokumente können den Project-Lebenszyklus, insbesondere während der Anfangsphase, wenn Planungsdokumente technisches erstellt und freigegeben werden müssen, verwendet werden. Weitere Informationen zur Verwendung von Word-Dokument Erstellung während Projekt initiieren (Video).

Einige Projektbeteiligte wünschen eine visuelle Darstellung der aktuellen Projektleistung, die in Excel, Project oder Visio besser realisiert werden kann.

Projekt

Microsoft Project weist integrierte Präsentationstools für Projektbeteiligte, einschließlich einer Zeitachse auf allen Ebenen, Team Planen der Features und Daten exportieren Funktionen. Weitere Informationen zu Methoden zum Anzeigen und Präsentieren von Projektinformationen.

Möglicherweise ist Project auf den Computern Ihrer Projektbeteiligten nicht installiert, und selbst wenn es das ist, ist die Komplexität der Daten möglicherweise erdrückend. Es kann sinnvoller sein, die eigenen Berichtsfeatures von Project, wie Zeitachsen und visuelle Berichte, für das Kommunizieren von Informationen an Mitglieder der Geschäftsführung zu verwenden.

SharePoint

Wenn Sie mit einer SharePoint-Aufgabenliste gestartet wird, können Sie es in Project importieren. Eine Änderung in einer Aufgabenliste wird in der anderen Aufgabenliste berücksichtigt. Erfahren Sie mehr über SharePoint mit Project.

Erfordert eine IT-Abteilung oder eine IT-Anbieter, der für die Bereitstellung Vermögenswerte des Unternehmens investieren kann. Sie jedoch können die Verwaltung Probleme, die mit SharePoint minimieren, indem Sie es aus der Cloud bereitstellen.

Project Server

Für Enterprise Kommunikation und-Berichte, insbesondere Ebene der Portfolio weist Project Server Kommunikation und Berichterstellungstools erweiterte. Weitere Informationen zu Project Server.

Für kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern kann die Bereitstellung von Project Server eine Herausforderung darstellen. Um Project Server effektiv zu verwenden, sollte Ihre Organisation die eigenen Geschäftsabläufe, die Methodologie, die Projektmanagementfähigkeiten und die Lücke zwischen dem aktuellen Stand des Unternehmens und der Erwartung genau kennen, um Project Server optimal einsetzen zu können.

PowerPoint

Ideal für ausdrucksstarke Präsentationen auf hoher Ebene Projektbeteiligte. Weitere Informationen zum Verwenden von PowerPoint für effektive Präsentationen.

Für Händler, Analysten und Ingenieure ist eine Anwendung wie Excel möglicherweise besser zur Erstellung detaillierter Diagramme geeignet.

Visio

Ideal für Anfangsphasen eines Projekts, wobei Verkehr über Business Diagramme und Fertigungsabläufe hilfreich ist. Erfahren Sie mehr erstellen Flussdiagramme für Projektkommunikation mit Visio.

Für ein aus Führungskräften bestehendes Zielpublikum werden möglicherweise zu viele Prozessinformationen vermittelt.

Lync Server

Ermöglicht eine verbundenen Team zur Verfügung steht, die jeder Kommunikation in eine Interaktion umwandelt, die Onlinezusammenarbeit, ansprechende und von überall aus zugänglich ist.

Erfordert eine IT-Abteilung oder einen IT-Anbieter, die bzw. der Betriebsvermögen in die Bereitstellung investieren kann.

Office Online Programme (die Cloud)

Attraktiver und einfache Möglichkeit zum Anzeigen von Projektinformationen in Ihres Unternehmens Webseite mithilfe von Arbeitsblatt eingebetteten Code aus Excel Online. Anzeigen ein Beispiels aus der Excel-Blog.

Sicherheit kann für einige Unternehmen ein kritischer Aspekt sein. Stellen Sie sicher, dass eingebettete Arbeitsblätter nur auf gesicherten Websites zu sehen sind oder aus einem privaten (nicht öffentlichen) OneDrive-Ordner angezeigt werden.

Soziale Medien

Verwalten von Projekten und Teams, insbesondere während der Anfangsphase eines Projekts helfen Twitter, Facebook und anderen sozialen Medien. Weitere Informationen zum Verwenden von sozialer Medien Projektmanagement

Teammitglieder zögern möglicherweise, Informationen auf eine Weise zu teilen, die weniger abgesichert als ein SharePoint-Server ist.

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Austauschen von Projektinformationen

Untersuchen Sie Probleme in Ihrem Zeitplan, die kommuniziert werden müssen

Für die erfolgreiche Vermittlung von Informationen an Teammitglieder und Projektbeteiligte ist es entscheidend, die Probleme im Zeitplan zu erkennen.

Vermitteln von Ertragswertinformationen

Das Erfassen von Ertragswertinformationen ist eine fortgeschrittene Stufe des Projektmanagements, es stellt aber einen sehr wichtigen Schritt beim Erkunden der Leistungsstärken und -schwächen eines Projekts dar. Die Fakten der oberen Ebene, die Sie hieraus ableiten, sind das, was Ihre Projektbeteiligten wissen möchten.

Synchronisieren von Projektvorgängen mit einer SharePoint-Aufgabenliste

Wenn Sie über ein bereits erstelltes Projekt verfügen, können Sie dessen Vorgangsliste mit einer SharePoint-Aufgabenliste synchronisieren. Eine Änderung in der einen Aufgabenliste wird in der anderen berücksichtigt (Aufgaben heißen in Project Vorgänge).

Exportieren einer SharePoint-Liste in einer Projektaufgabenliste

Wenn Sie mit einer SharePoint-Aufgabenliste angefangen haben, können Sie die in Project importieren. Eine Änderung in der einen Aufgabenliste wird in der anderen berücksichtigt (Aufgaben heißen in Project Vorgänge).

Hinzufügen von Vorgängen und Personen zu Projekten in SharePoint

Wenn Sie eine Aufgabenliste in SharePoint eingerichtet haben, können Sie Vorgänge hinzufügen, diesen Vorgängen Personen hinzufügen und die Arbeit ohne Project Server verwalten.

Anzeigen von Projektinformationen ohne Project 2010

Wenn Sie nach anderen Möglichkeiten suchen, Projektinformationen ohne Project und ohne SharePoint anzuzeigen, können Sie Informationen aus Project in einer Vielzahl von Formaten mit einer Vielzahl von Tools exportieren.

Im Griff mit Project Web App

Erfahren Sie, wie Project Server und Project Web App Ihrer Organisation nutzen können; diese Videos stellen Ihnen die Grundlagen vor.

Verwenden von Outlook 2010 zur Kommunikation mit Ihrem team

Lernen Sie die optimalen Methoden zur Verwendung von Outlook kennen, um die Effektivität der E-Mails, die Sie an Ihr Team senden, zu maximieren. Lösen Sie Probleme, statt welche zu schaffen!

Erstellen virtueller Teams und ad-hoc-Besprechungen mit Lync 2010 (video)

Microsoft Lync Server 2010 ermöglicht die Erstellung virtueller Teams mit einer Vielzahl von Clients, einschließlich einem Desktopclient, einem mobilen Client, Lync Web App und Outlook.

Einbetten einer Excel-Arbeitsmappe auf einer Webseite

Zeigen Sie ein eingebettetes Arbeitsblatt auf einer Intranetwebsite an, damit die Projektbeteiligten aktuelle Projektinformationen einsehen können. Die Arbeitsmappe wird an einem öffentlichen Speicherort, wie etwa Windows Live OneDrive gespeichert.

Erstellen von Visio-Diagrammen

In Visio 2010 können Sie ausdrucksstarke Diagramme zum Vermitteln von Projektinformationen der oberen Ebene an Projektbeteiligte erstellen.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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