Projekmanagement-Zielsetzung: Kommunizieren von Projektinformationen

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Kommunikation mit dem Team

Das Kommunizieren von Projektinformationen gestaltet sich häufig schwierig, sei es beim Abrufen von Statusinformationen beim Team oder beim Darstellen des Projektstatus gegenüber Vorgesetzten.

Lernen Sie, wann und in welcher Weise Sie Projektinformationen kommunizieren und berichten sollten. Andernfalls leidet die effektive Zusammenarbeit, und der Erfolg Ihres Projekt kann auf dem Spiel stehen.

Weitere Artikel in dieser Reihe von Leitfäden zum Projektmanagement finden Sie in Wegweiser zum Projektmanagement.

Tipps zum Projektmanagement bevor Sie beginnen ...

  • Eine Liste der Projektbeteiligten    Vor Beginn eines Projekts, sollten herausfinden Sie, wer Ihren Partnern sind. Eine sicher ein Projekts wiederum besteht darin, einen kritischen Projektbeteiligten vergessen haben, der wechseln Sie Go/Nein Einfluss an Ihrem Projekt hat.

  • Erhalten Sie einen Kommunikationsplan Frühester vertraut    Entwerfen Sie vor Beginn des Projekts Kommunikationsstrategien und-Prozesse in Ihr Projekt. Haben Sie noch besser: Kommunikationsprozesse als Aufgaben in den ersten Zeilen Ihres Projekts angezeigt werden, damit dieser kritische Teil für die Zusammenarbeit mit allen Zusicherung wird.

  • Häufig kommunizieren    Sammeln von Informationen zum Vorgang Status aus, sobald eine Woche zu Problemen möglicherweise zuvorkommen, bevor sie eskalieren rechts ist. Wenn Sie öfter als, kommunizieren, möglicherweise Teammitglieder Aktualisierungen senden, weil sie bei der Vorbereitung zusätzliche Zeit beenden.

  • Suchen Sie nach Problemen    Wenn alles gut, weil Sie nichts negative gehört noch nicht vertraut sein, haben Sie vermutlich gegen Probleme mit Spitzen. Auch die am besten ausführen Projekte haben Probleme. Ihre Aufgabe besteht darin, wechseln Sie problemlos finden, bevor sie größere Probleme größer werden.

  • Verwenden Sie geeignete Technologien    Verstehen Sie Ihre Teammitglieder und Projektbeteiligte Kommunikation Anforderungen an. Beispielsweise möglicherweise Teammitglieder Vorgangsstatus reporting e-Mail oder Project Server verwenden möchten, während die Kurzfassung ein gut Präsentierter Diagramm oder eine PivotTable bevorzugen möglicherweise. Hier ist eine Liste der Programme, die Sie verwenden können, um Kommunikation zu erleichtern.

Anwendung

Vorteile

Nachteile

Projekt

  • Weist integrierte Präsentationstools für Projektbeteiligte auf allen Ebenen auf.

  • Bietet leicht verständliche Ansichten für Zeitachse und Teamplanung.

  • Exportiert Daten nach Excel und Visio zum Kommunizieren komplexer Daten.

  • Möglicherweise verwendet Ihr Unternehmen Project nicht.

  • Die Projekte, an denen Ihr Unternehmen arbeitet, sind möglicherweise zu klein, um die Vorteile einer leistungsfähigen Terminplanungssoftware umsetzen zu können.

Project Server

  • Beste Wahl für erweiterte Kommunikationsaufgaben und die organisationsweite Berichtsdarstellung von Projektinformationen.

  • Kann den Status mehrerer Projekte oder eines Projektportfolios vergleichen.

  • Kleinere Unternehmen benötigen zum Installieren und Verwenden von Project Server möglicherweise Unterstützung durch Consultants.

Excel

  • Project kann Daten zur erweiterten Analyse, wie etwa ANOVA und Ertragswertanalyse, nach Excel exportieren.

  • Ideal zur Vorplanung von Projekten oder für die Definition von Projektleistungen auf hohen Ebenen, die später in Project übernommen werden können.

  • Excel verfügt nicht über automatische Terminplanungsfunktionen, die für komplexere Projekte benötigt werden.

wort

  • Ideal in der Anfangsphase, wenn Planungsdokumente, wie Budgets und Projektleistungen, ausgetauscht werden müssen.

  • Nicht optimal für visuell ansprechende Präsentationen für leitende Projektbeteiligte. Verwenden Sie stattdessen Excel, Visio, PowerPoint oder die integrierten Berichtsfeatures von Project.

SharePoint

  • Bietet Synchronisierungsfunktionen ohne Project Server. Eine Änderung an einer Vorgangsliste wird in der anderen wiedergegeben.

  • Teure im gesamten Unternehmen bereitstellen. Wenn Sie mit die Unternehmensressourcen SharePoint installieren besitzen, können Sie Office 365 mit SharePoint online.

PowerPoint

  • Ideal für ausdrucksstarke Präsentationen für leitende Projektbeteiligte.

  • Analysten und Ingenieure benötigen möglicherweise detailliertere Diagramme für tiefer greifende Budgetanalysen.

Visio

  • Ideal in den Anfangsphasen eines Projekts, in denen Geschäfts- und Fertigungsabläufe mithilfe von Fluss- und anderen Diagrammen kommuniziert werden müssen.

  • Stellt für ein Publikum aus Führungskräften möglicherweise zu viele Informationen dar. Verwenden Sie stattdessen die integrierten Berichtsfunktionen von Project.

Lync   

  • Ideal für Teams an verschiedenen Standorten. Projektinformationen können mithilfe von Chat, VoIP, Video oder in Onlinebesprechungen gemeinsam verwendet werden.

  • Erfordert eine IT-Abteilung bereitgestellt. Wenn Sie die Unternehmensressourcen Lync installiert haben, können Sie Office 365 mit Lync Online.

Überprüfen von Statusaktualisierungen von Project Server

Wenn Ihr Team Project Server verwendet, laden Sie Aktualisierungen des Vorgangsstatus vom Server herunter, bevor Sie mit Ihrem Team über die Fortschritte beim Projektstatus kommunizieren.

Überwachen Ihrer Zeitplanung – vom Einsteiger- bis zum Expertenniveau

Es gibt einfache und komplexe Möglichkeiten zum Verfolgen des Projektstatus. Finden Sie für sich die optimale Methode für Ihr Projekt und Ihr Team.

Chatten mit einem Mitglied des Projektteams mithilfe von Lync

Wenn beim Arbeiten an einem Projektplan plötzlich Fragen auftauchen, lassen Sie den Mauszeiger auf dem Namen eines Mitarbeiters ruhen, und senden Sie eine Chatnachricht mithilfe von Lync.

Onlineteilnahme an einer Lync-Besprechung

Wenn Personen nicht bei einer Besprechung erscheinen, verwenden Sie Lync, um die Projektinformationen zu teilen. Arbeiten Sie gemeinsam an PowerPoint-Folien, Excel-Tabellen oder einem OneNote-Notizbuch, um Projektpläne zu teilen. Personen können in ihrem Büro, zu Hause oder über mobile Geräte an Onlinebesprechungen teilnehmen.

Erstellen von Projektberichten

Mit Project 2013 können Sie eindrucksvolle grafische Berichte mit den gewünschten Projektdaten erstellen und anpassen, ohne andere Software zu verwenden. Während der Arbeit am Projekt werden die Berichte automatisch angepasst und enthalten stets die neuesten Informationen – ohne manuelle Aktualisierungen!

Synchronisieren mit einer SharePoint-Aufgabenliste

Teammitglieder können den Terminplan sehen und ihre Arbeit in SharePoint aktualisieren, und Sie sehen die Änderungen in Project. Und umgekehrt.

Verwenden von Office 365 mit SharePoint und Lync online

Arbeiten Sie an den frühen Projektspezifikationen mithilfe von Office 365. Solange Sie an einem PC mit Internetverbindung arbeiten, stehen Ihnen für Ihre Dokumente die Vollversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote zur Verfügung – nach Bedarf und überall.

Sie können auch SharePoint und Lync Online verwenden, falls Ihr Unternehmen diese Produkte nicht auf den Computern der Mitarbeiter installiert hat.

Veröffentlichen von Vorgangsänderungen auf dem Server

Veröffentlichen Sie die vorgenommenen Änderungen an Vorgängen auf Project Server, damit jeder seine Arbeit mit gültigen Informationen fortsetzen kann.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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