Problemverfolgungstool in SharePoint Workspace 2010

Die Problemverfolgung ist ein Tool, das mit dem 2007-Formulartool entwickelt wurde und zum Verwalten aller Phasen der Problemberichterstellung und der Antwortverfolgung verwendet werden kann. Benutzer können Berichte erstellen, den Besitz zuweisen und den Status über Zeiträume hinweg verfolgen.

Formulare im Problemverfolgungstool

Dieses Tool weist zwei grundlegende Formulartypen auf:

  • Problem: Verwenden Sie dieses Formular, um die Details eines Problems zu erfassen, Besitz zuzuweisen und den Status zu verfolgen.

  • Antwort: Verwenden Sie dieses Formular, um eine Antwort für einen Problemdatensatz zu erstellen.

Alle Mitglieder des Arbeitsbereichs können Problem- und Antwortdatensätze erstellen. Zusätzlich können Arbeitsbereichsmitglieder, die über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, besondere Schlüsselwortdatensätze erstellen, mit deren Hilfe die Auswahllistenfelder in den Problemdatensätzen ausgefüllt werden. Diese Berechtigungen werden in Formularentwurf definiert und können nach Mitgliedsrolle oder direkt bestimmten Arbeitsbereichsmitgliedern zugewiesen werden.

Informationen zu Problemdatensätzen

Beachten Sie die folgenden Verwendungsdetails:

  • Sie müssen im Feld Titel einen Titel eingeben.

  • Das Feld ID wird von Skriptcode automatisch generiert und identifiziert den Ersteller des Datensatzes eindeutig.

  • Sie können in den Dropdown-Listenfeldern benutzerdefinierte Werte hinzufügen (Beispiel: Zugewiesen an: Organisation), und diese Werte werden mit den Schlüsselwörtern aus allen entsprechenden Schlüsselwortdatensätzen für alle nachfolgenden Datensätze zusammengeführt.

    Hinzufügen eines benutzerdefinierten Werts zu einem Dropdown-Listenfeld

Informationen zu Antwortdatensätzen

In Antwortdatensätzen wird das Feld Titel automatisch als Antwort auf den Titel des übergeordneten Problemdatensatzes ausgefüllt.

Informationen zum Erstellen von Schlüsselwortdatensätzen

Je nach zugewiesenen Berechtigungen werden Ihnen im Dropdownmenü Neu möglicherweise mehrere Optionen für Schlüsselwortdatensätze angezeigt.

Schlüsselwortformulare im Dropdownmenü "Neues Formular"

Schlüsselwortdatensätze enthalten Werte, die in den entsprechenden Dropdown-Listenfeldern angezeigt werden. Sie können z. B. drei Schlüsselwort-/Statusdatensätze erstellen, um die Werte "Neu", "Offen" und "Abgeschlossen" zu definieren. Wenn Sie (oder ein anderes Mitglied des Arbeitsbereichs) dann einen neuen Problemdatensatz erstellen und das Dropdown-Listenfeld Status aktivieren, werden diese Optionen in der Dropdownliste angezeigt.

Erstellen von Schlüsselwortdatensätzen

So erstellen Sie einen neuen Schlüsselwortdatensatz:

  1. Klicken Sie auf Neu, und wählen Sie dann den gewünschten Typ von Schlüsselwortdatensatz in der Liste aus.

  2. Geben Sie das gewünschte Schlüsselwort in das Textfeld ein.

  3. Speichern Sie den Schlüsselwortdatensatz.

Anzeigen und Bearbeiten von Schlüsselwortdatensätzen

Wenn Sie Schlüsselwortdatensätze anzeigen möchten, wählen Sie die Ansicht des Schlüsselworttyps im Menü "Ansicht" aus. Nachdem Sie die Ansicht ausgewählt haben, können Sie Schlüsselwortdatensätze zur Bearbeitung öffnen.

Hinzufügen von "Unterschlüsselwörtern" zu Schlüsselwortdatensätzen

Im Problemverfolgungstool können Sie den Schlüsselwortdatensätzen "Zugewiesene Entitäten", "Kategorie" und "Ursprungsentitäten" Unterschlüsselwörter hinzufügen, die entsprechende Dropdown-Listenfelder mit Daten auffüllen. Sie können z. B. Schlüsselwortdatensätze des Typs "Kategorie" bearbeiten, um entsprechende Schlüsselwörter für das Dropdown-Listenfeld Unterkategorie hinzuzufügen. Sie können auch Schlüsselwortdatensätze des Typs "Zugewiesene Entitäten" bearbeiten, um entsprechende Schlüsselwörter für das Feld Individuell hinzuzufügen.

So fügen Sie ein Unterschlüsselwort hinzu:

  1. Wählen Sie die Schlüsselwortansicht aus, in der Sie Unterschlüsselwörter hinzufügen möchten.

  2. Wählen Sie den Schlüsselwortdatensatz aus, zu dem Sie ein Unterschlüsselwort hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie im Vorschaufenster auf Schlüsselwort hinzufügen . Beispiel:

    Hinzufügen eines Unterschlüsselworts zu einem Schlüsselwort

  4. Fügen Sie das gewünschte Unterschlüsselwort hinzu, und speichern Sie den Datensatz.

Ansichten im Problemverfolgungstool

Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der verschiedenen Ansichten zum Anzeigen von Datensätzen im Problemverfolgungstool. Beachten Sie, dass alle Ansichten einen Ansichtsfilter aufweisen, mit dem nach Schlüsselwortdatensätzen gefiltert werden kann.

Alle: Zeigt alle Datensätze mit "ID" als primäre Spalte an. Klicken Sie auf eine beliebige Spaltenüberschrift, um die Ansicht zu sortieren.

Zuweisung: Ermöglicht die Sortierung nach der dem Problem zugewiesenen Organisation. Die angezeigten Spalten werden Organisationen und Personen sowie Problemtiteln zugewiesen.

Kategorie: Sortiert nach der Problemkategorie. Zu den Spalten zählen "Kategorie", "Unterkategorie", "Priorität", "Status" und "Titel".

Meine Zuweisungen: Bietet eine hierarchische Sortierung mithilfe eines Ansichtsfilters, mit dem nur Ihnen zugewiesene Probleme angezeigt werden.

Absender: Besitzt eine ähnliche Struktur wie die Ansicht Zuweisung, jedoch erfolgt die Anzeige und Gruppierung bei Absender nicht nach der zugewiesenen Organisation, sondern nach der Organisation bzw. Person, die das Problem gesendet hat.

Priorität: Datensätze werden nach ihrer zugewiesenen Priorität gruppiert. Die Spalten "Priorität", "Status", "Titel" und "Erstellt am" werden angezeigt.

Status: Ähnlich wie die Ansicht "Priorität", jedoch mit "Status" als Primär- und Gruppierungsspalte.

Zusätzlich zu den oben genannten Ansichten, die von allen Mitgliedern des Arbeitsbereichs angezeigt werden können, besitzen Mitglieder mit den erforderlichen Berechtigungen Zugriffsrechte für Schlüsselwortansichten, in denen Schlüsselwortdatensätze (nach Schlüsselworttyp) aufgeführt werden.

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