Prüfen von Dokumenten auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wenn Sie eine elektronische Kopie eines Microsoft Office Word-Dokuments für Kunden oder Kollegen freigeben möchten, sollten Sie das Dokument auf ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen prüfen, die im Dokument selbst oder in den Dokumenteigenschaften (Metadaten) gespeichert sein könnten. Da diese ausgeblendeten Informationen Details über Ihr Unternehmen oder über das Dokument preisgeben können, die Sie nicht öffentlich bekannt machen möchten, sollten Sie diese Informationen entfernen, bevor Sie das Dokument für andere Personen freigeben.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit dem Feature Dokumentinspektor in Microsoft Office Word 2007 ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Ihren Dokumenten suchen und entfernen können.

Inhalt dieses Artikels

Welche Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen in Word-Dokumenten gespeichert werden?

Welche Informationen können der Dokumentprüfung gefunden und aus Word-Dokumenten werden entfernt?

Wie kann ich suchen und Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen in Word-Dokumenten?

Welche Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen können in Word-Dokumenten gespeichert werden?

Es können mehrere Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen in einem Word-Dokument gespeichert werden. Diese Informationen sind u. U. nicht sofort sichtbar, wenn Sie das Dokument in Office Word 2007 anzeigen. Andere Personen können die Informationen aber eventuell anzeigen oder abrufen.

Ausgeblendete Informationen können z. B. die Daten sein, die einem Dokument von Office Word 2007 hinzugefügt werden, damit Sie beim Schreiben und Bearbeiten eines Dokuments mit anderen Personen zusammenarbeiten können. Es kann sich auch um Informationen handeln, die Sie ausdrücklich als ausgeblendet kennzeichnen.

Word-Dokumente können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:

  • Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Versionen und Freihandanmerkungen    Wenn Sie beim Erstellen Ihres Dokuments mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält das Dokument u. U. Elemente, wie Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Kommentare, Freihandanmerkungen oder Versionen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrem Dokument gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen sehen, die an Ihrem Dokument vorgenommen wurden.

  • Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen    Dokumenteigenschaften, auch bekannt als Metadaten, gehören die Details zu Ihrem Dokument wie Autor, Betreff und Titel. Dokumenteigenschaften sind auch Informationen, die von Office-Programmen, z. B. den Namen der Person automatisch verwaltet werden, die ein Dokument und das Datum der Erstellung eines Dokuments zuletzt gespeichert. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, kann in Ihr Dokument auch zusätzliche Arten von personenbezogene Informationen (PII), z. B. e-Mail-Kopfzeilen, für versendete Informationen, Verteiler und Vorlagennamen enthalten.

  • Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen    Word-Dokumente können Informationen in Kopf- und Fußzeilen enthalten. Außerdem haben Sie Ihrem Word-Dokument eventuell ein Wasserzeichen hinzugefügt.

  • Ausgeblendeter Text    Word-Dokumente können Text enthalten, der als ausgeblendeter Text formatiert ist. Wenn Sie nicht wissen, ob Ihr Dokument ausgeblendeten Text enthält, können Sie es mit dem Dokumentinspektor danach durchsuchen.

  • Dokumentservereigenschaften    Wenn Ihr Dokument an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver, z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Microsoft Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek, gespeichert wurde, kann das Dokument weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf diesen Serverspeicherort beziehen.

  • Benutzerdefinierte XML-Daten    Dokumente können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit dem Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden.

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Welche Informationen können vom Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden?

In Office Word 2007 umfasst der Dokumentinspektor mehrere verschiedene Inspektoren, mit denen Sie für Word-Dokumente spezifische, ausgeblendete Daten und persönliche Informationen suchen und entfernen können. Eine Liste der verschiedenen Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen, die vom Dokumentinspektor in Word-Dokumenten gefunden und entfernt werden können, finden Sie in der nachfolgenden Tabelle.

Hinweis : Wenn der Dokumentinspektor von Ihrem Unternehmen angepasst wurde, indem Inspektormodule hinzugefügt wurden, können Sie Ihr Dokument auf weitere Informationstypen prüfen.

Office Word 2007

Inspektor

Sucht und entfernt

Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen

  • Kommentare

  • Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen

  • Dokumentversionsinformationen

  • Freihandanmerkungen

Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen

  • Dokumenteigenschaften, u. a. Informationen von den Registerkarten Zusammenfassung, Statistik und Benutzerdefiniert im Dialogfeld Dokumenteigenschaften

  • E-Mail-Kopfzeilen

  • Verteiler

  • Zur Durchsicht versendete Informationen

  • Dokumentservereigenschaften

  • Informationen zur Dokumentverwaltungsrichtlinie

  • Inhaltstypinformationen

  • Datenbindungs-Verknüpfungsinformationen für datengebundene Felder (der letzte Wert wird in Text konvertiert)

  • Benutzername

  • Vorlagenname

Kopf- und Fußzeilen

  • Informationen in Dokumentkopfzeilen

  • Informationen in Dokumentfußzeilen

  • Wasserzeichen

Ausgeblendeter Text

  • Text, der als ausgeblendet formatiert ist (ein Schriftarteffekt, der im Dialogfeld Schriftart zur Verfügung steht)

    Hinweis : Mit dieser Dokumentprüfung kann kein Text erkannt werden, der von anderen Methoden (z. B. weißer Text auf weißem Hintergrund) ausgeblendet wurde.

Benutzerdefinierte XML-Daten

  • Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einem Dokument gespeichert werden können

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Wie finde und entferne ich ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in meinen Word-Dokumenten?

Mit dem Dokumentinspektor können Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Word-Dokumenten suchen und entfernen, die in Office Word 2007 und früheren Versionen erstellt wurden. Sie sollten den Dokumentinspektor auf jeden Fall verwenden, bevor Sie eine elektronische Kopie Ihres Word-Dokuments freigeben, z. B. in einer E-Mail-Anlage.

  1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Speichern unter, und geben Sie einen Namen im Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments zu speichern.

    Wichtig : Sie sollten den Dokumentinspektor auf eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments anwenden, da es nicht immer möglich ist, die vom Dokumentinspektor entfernten Daten wiederherzustellen.

  3. Klicken Sie in der Kopie des ursprünglichen Dokuments klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , zeigen Sie auf Vorbereiten, und klicken Sie dann auf Dokument prüfen.

  4. Wählen Sie die Kontrollkästchen für die Arten des ausgeblendeten Inhalts, die überprüft werden soll, wählen im Dialogfeld Dokumentprüfung. Weitere Informationen über die einzelnen Inspektoren finden Sie unter welche Informationen können der Dokumentprüfung gefunden und entfernt aus Word-Dokumenten?

  5. Klicken Sie auf Prüfen.

  6. Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentinspektor.

  7. Klicken Sie neben den Prüfungsergebnissen für die Arten des ausgeblendeten Inhalts, den Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten, auf Alle entfernen.

    Wichtig : 

    • Wenn Sie ausgeblendeten Inhalt aus Ihrem Dokument entfernen, können Sie diesen eventuell nicht durch Klicken auf Rückgängig wiederherstellen.

    • Wenn Sie das Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen aus Dokumenten, die Sie im OpenDocument-Textformat (ODT) speichern möchten, führen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal, wenn Sie das Dokument in diesem Format speichern.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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