Planen von Websites und Verwalten von Benutzern

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Die Formel für die erfolgreiche Websites und zufrieden Benutzer ist gut geplanten und nachhaltigen Ansatz für die Verwaltung von Website- und Benutzer. Hier sind einige wichtige Aufgaben und Konzepte, die Sie zum Planen von Websites und Verwalten von Benutzern für Ihre Organisation verwenden können.

Verwalten von Websites und Websitesammlungen

Eine Websitesammlung ist eine Gruppe von SharePoint-Websites, die über denselben Besitzer oder gemeinsame Verwaltungseinstellungen wie Berechtigungen verfügen. Websitesammlungen sind hierarchisch aufgebaut und umfassen immer eine Website auf oberster Ebene sowie untergeordnete Websites.

Hierarchisches Diagramm einer Websitesammlung mit Websites auf oberster Ebene und Unterwebsites

Die Teamwebsite und alle darunter erstellten Websites stehen nur Benutzern zur Verfügung, die Sie durch Erteilen von Berechtigungen für die Website einladen. Mithilfe einer Teamwebsite kann Ihre Organisation, Ihr Team oder Ihre Gruppe sich untereinander vernetzen und zusammen an Dokumenten und anderen Dateien arbeiten, Ankündigungen veröffentlichen, Besprechungen planen, Aufgaben verwalten, Probleme oder Aktionselemente nachverfolgen, Informationen in Listen speichern usw. Darüber hinaus können Sie mithilfe der verfügbaren Websitevorlagen verschiedene Unterwebsites in der Teamwebsite erstellen.

In einer großen Organisation ist es durchaus typisch, dass Ihre SharePoint Online-Umgebung mehrere Websitesammlungen enthält, von denen jede wiederum viele Unterwebsites besitzt. In diesem Fall kann es sich anbieten, die Verwaltung der Websites oder Websitesammlungen an verschiedene Personen in Ihrer Organisation zu delegieren. Das Berechtigungsmodell von SharePoint unterstützt Sie dabei, indem es Ihnen gestattet, unterschiedlichen Rollen, bekannt als Websitesammlungsadministrator, Websitebesitzer oder andere Rollen, die später noch behandelt werden, Berechtigungen zuzuweisen.

Als Websitesammlungsadministrator verfügen Sie über die Berechtigungsstufe Vollzugriff für die Websitesammlung. Dies bedeutet, dass Sie Websites hinzufügen oder löschen oder die Einstellungen für eine beliebige Website in einer Websitesammlung ändern können. Darüber hinaus können Sie den gesamten Inhalt dieser Websites anzeigen und können Inhalt hinzufügen, löschen oder ändern.

Typische Zuständigkeiten von Websitesammlungsadministratoren

Wenn Sie ein Websitesammlungsadministrator für die SharePoint Online-Website sind, umfassen Ihre Zuständigkeiten ggf. Folgendes:

  • Sie dienen als Kontaktpunkt zwischen den Benutzern und dem globalen Office 365-Administrator bzw. dem SharePoint Online-Administrator.

  • Sie entscheiden, wer auf wichtige Inhalte zugreifen kann, die auf SharePoint Online-Websites gespeichert sind, indem Sie Berechtigungen für die Websitesammlungsebene konfigurieren.

  • Sie entscheiden, welche Features für Personen verfügbar sind, die die Websites in der Websitesammlung verwenden.

  • Sie bieten in gewissem Umfang technische Unterstützung für Personen, die die Websitesammlung nutzen.

  • Sie bestimmen einen sekundären Administrator für die Websitesammlung.

  • Sie erstellen neue Websites.

  • Sie zeigen Elemente an, löschen sie oder stellen sie im Papierkorb der Websitesammlung wieder her.

  • Sie erstellen die öffentliche Website und passen diese an.

  • Sie unterstützen die Verwaltung bestimmter Features wie den folgenden:

    • Sie aktivieren oder deaktivieren die verfügbaren Websitesammlungsfeatures.

    • Sie erstellen Websiteinhaltstypen oder passen sie an.

    • Sie legen regionale Einstellungen fest.

Hinweis :  Sie müssen bei der Verwaltung von Websitesammlungen möglicherweise mit dem SharePoint Online-Administrator zusammenarbeiten (wenn Sie diese Person nicht selbst sind). Weitere Informationen zu den Zuständigkeiten des SharePoint Online-Administrators finden Sie unter Verwalten von Websitesammlungen und globalen Einstellungen in der SharePoint-Verwaltungskonsole.

Der SharePoint Online-Administrator kann die folgenden Aufgaben erledigen:

  • Erstellen, Löschen und Verwalten von Websitesammlungen

  • Zuweisen und Überwachen des Websitesammlungsspeichers

  • Gewähren des Zugriffs für Websitesammlungsadministratoren

  • Festlegen der Standard-SharePoint-Website

  • Planen von mehrsprachigen Websites

  • Verwalten von Benutzerprofilen

  • Planen und Verwalten von Features wie verwalteten Metadaten

  • Aktivieren oder Deaktivieren der externen Freigabe

Typische Zuständigkeiten von Websitebesitzern

Wenn Sie ein Websitebesitzer sind, besitzen Sie die Berechtigungsstufe Vollzugriff für eine Website und sind ggf. für Folgendes zuständig:

  • Erstellen und Verwalten von Websites

  • Verwalten von Websitefeatures und -einstellungen wie Aussehen und Funktionsweise

  • Speichern einer Website als Vorlage

  • Verwalten von Kolumnen und Inhaltstypen auf der Website

  • Löschen von Websites

  • Anpassen der Regions- und Spracheinstellungen

  • Hinzufügen von Apps zu Websites

Je nach Größe Ihres Unternehmens und der Inhaltsmenge, die über die Websites zugänglich gemacht werden soll, möchten Sie ggf. Unterwebsites erstellen, um den Inhalt zu kategorisieren. Die Websites in einer Websitesammlung sind hierarchisch strukturiert. Wenn Sie Websites unterhalb der Website auf oberster Ebene erstellen, bauen Sie diese Hierarchie weiter aus. Sie können auch Unterwebsites unterhalb der Teamwebsite erstellen, und Sie können unterhalb dieser Websites weitere Unterwebsites erstellen.

Hinweis :  Der SharePoint Online-Administrator erstellt die Website auf oberster Ebene für die Websitesammlung und ernennt dann einen Websitesammlungsadministrator. Websitebesitzer können Unterwebsites erstellen.

Diagramm einer Websitehierarchie

Es stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Kategorisierung von Unterwebsites zur Verfügung. So können beispielsweise die folgenden Unterwebsites erstellt werden:

  • Nach Team oder Abteilung

  • Nach Zweck und Funktion

  • Nach Inhaltskategorie

  • Nach Projekt

  • Nach Kunde

  • Nach Berechtigungsstufe oder erforderlicher Vertraulichkeit (wenn der Zugriff auf Daten beispielsweise nur einem bestimmten Personenkreis gewährt werden soll, möchten Sie diese Daten ggf. auf einer gesonderten Website bereitstellen)

Investieren Sie einige Zeit in die Planung, und denken Sie darüber nach, wie viele Websites Sie benötigen und nach welcher Logik diese organisiert werden sollen. Möglicherweise finden Sie es hilfreich, ein Diagramm Ihrer Websitehierarchie zu erstellen, um die Planung zu vereinfachen. Sie können schnell ein Diagramm auf einem Blatt Papier oder auf dem Whiteboard skizzieren, oder Sie können ein eher formales Diagramm mit einer der Hierarchieformen erstellen, die als SmartArt in Microsoft Word oder Microsoft PowerPoint zur Verfügung stehen. Damit erhalten Sie ein Diagramm, das Sie speichern und auf das Sie sich beziehen können und das Sie im Laufe der Zeit auch ändern können.

Beziehen Sie auch den Zweck jeder Website in die Überlegungen mit ein. Auf diese Weise können Sie besser entscheiden, welche Websitevorlagen bei der Erstellung neuer Websites zugrunde gelegt werden sollen. SharePoint Online stellt viele verschiedene Websitevorlagen bereit, unter denen Sie bei der Erstellung einer neuen Website wählen können. Mit der Auswahl einer Websitevorlage, die für einen bestimmten Zweck ausgelegt ist, versetzen Sie die Benutzer in die Lage, unmittelbar mit der Arbeit beginnen zu können und sorgen so für mehr Produktivität. Wenn Sie beispielsweise eine Referenzwebsite erstellen möchten, auf der Teammitglieder schnell Projektinformationen austauschen oder aktualisieren können, bietet sich die Websitevorlage für Wikis an, da diese Vorlage für diese Art der Kommunikation entworfen wurde.

Hinweis :  Persönliche Websites ("Meine Website") werden von Ihrem SharePoint Online-Administrator verwaltet. Persönliche Websites sind Hubs, mit deren Hilfe sich die Benutzer mit Kollegen vernetzen und Informationen nachverfolgen können. Als Websitesammlungsadministrator haben Sie keine Kontrolle über persönliche Websites. Jeder Benutzer ist jeweils auch der Administrator der eigenen "Meine Website". Weitere Informationen zur Planung von Websites vom Typ "Meine Website" finden Sie unter Verwalten von Websitesammlungen und globalen Einstellungen in der SharePoint-Verwaltungskonsole.

Liste verfügbarer Websitevorlagen

Die folgende Liste enthält die unterstützten Websitevorlagen sowie eine Beschreibung der jeweiligen Vorlage. Anhand dieser Liste können Sie entscheiden, welche Websitetypen für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.

  • Basissuchcenter    Eine Website, die die Suchumgebung bereitstellt. Diese Website enthält Seiten für Suchergebnisse und erweiterte Suchen.

  • Blog Eine Website für eine Person oder ein Team zum Veröffentlichen von Ideen, Beobachtungen und Erfahrungen, die von Websitebesuchern kommentiert werden können.

  • Business Intelligence Center    Eine Website zum Präsentieren von Business Intelligence-Inhalten in SharePoint Online.

  • Communitywebsite    Eine Website für die Teilnahme an Communitydiskussionen.

  • Discovery Center Eine Website zum Verwalten der Archivierung, Suche und des Exports von Inhalten für rechtliche Belange und Untersuchungen.

  • Dokumentcenter    Eine Website für die zentrale Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen

  • Unternehmenssuchcenter Eine Website, die die Suchumgebung bereitstellt. Auf der Begrüßungsseite befindet sich ein Suchfeld mit zwei Registerkarten: eine für allgemeine Suchen und eine weitere für Suchen nach personenbezogenen Informationen. Sie können Registerkarten hinzufügen und anpassen, um Schwerpunkte auf andere Suchbereiche oder Ergebnistypen zu setzen.

  • Projektwebsite    Eine Website zum Verwalten und gemeinsamen Bearbeiten eines Projekts.

  • Datenarchiv    Eine Website, die auf die Datensatzverwaltung ausgelegt ist. Mithilfe der Datensatzverwaltung können Sie die Routingtabelle so konfigurieren, dass eingehende Dateien an bestimmte Speicherorte geleitet werden. Auf dieser Website können Sie außerdem verwalten, ob Datensätze gelöscht oder geändert werden können, nachdem Sie dem Repository hinzugefügt wurden.

  • SAP-Workflowwebsite    Eine SAP-Workflowwebsite, auf der alle Geschäftsaufgaben des Benutzers kombiniert werden. Sie können weitere Webparts hinzufügen, die mit diesem Workflow in Zusammenhang stehen.

  • Teamwebsite    Eine Website für Teams für das schnelle Organisieren, Bearbeiten und Freigeben von Informationen; sie stellt eine Dokumentbibliothek sowie Listen für das Verwalten von Ankündigungen, Kalenderelementen, Aufgaben und Diskussionen zur Verfügung

  • Visio-Prozessrepository    Eine Teamwebsite zum schnellen Anzeigen, Freigeben und Speichern von Visio-Prozessdiagrammen; sie stellt eine Dokumentbibliothek mit Versionsverwaltung für das Speichern von Prozessdiagrammen sowie Listen für das Verwalten von Ankündigungen, Aufgaben und prüfungsbezogenen Besprechungen bereit

Aufsicht, Steuerung und Kontrolle ("Governance")

Unter Governance wird die Aufsicht, Steuerung und Kontrolle der Unternehmensführung nach Maßgabe einer Sammlung an Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen verstanden. Hiermit wird geregelt, wie die geschäftlichen und technischen Abteilungen eines Unternehmens zusammenarbeiten, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Im Hinblick auf die SharePoint Online-Websitesammlung kann ein geeigneter Governanceplan Ihnen helfen, die Rollen, Zuständigkeiten und Richtlinien zu planen, die für die Websitesammlung notwendig sind. Dies kann u. a die folgenden Überlegungen umfassen:

  • Informationsarchitektur einschließlich Webseiten, Dokumente, Listen und Daten

  • Wartungsaktivitäten einschließlich der Verwaltung von Benutzerkonten

  • Richtlinien zur Markenverwendung und zur Anpassung

  • Schulung

Es ist wichtig, Vorbereiten ein Plans für Governance für Ihre Organisation. Teilnehmen an der Entwicklung eines Plans für Governance, helfen Ihnen identifizieren Besitzrechte für geschäftliche und technischen Teams definieren, wer welche Bereiche des Systems verantwortlich ist. Weitere Informationen zur Entwicklung eines Plans für Governance finden Sie unter bewährte Methoden zum Erstellen und Verwalten von Teamwebsites.

Hinweis :  Sie müssen bei der Verwaltung von Benutzern möglicherweise mit dem SharePoint Online-Administrator zusammenarbeiten. So verwaltet der SharePoint Online-Administrator beispielsweise die Benutzerprofile.

Benutzerkonten in Office 365

Der globale Administrator fügt Office 365 neue Benutzer mithilfe des Office 365 Admin Centers, dem Portal für das Verwalten von Benutzern und das Konfigurieren von Diensten, hinzu. Beim Hinzufügen eines neuen Benutzers geht der globale Administrator folgendermaßen vor:

  • Er gibt an, ob dieser Benutzer auch auf die Verwaltungskonsole zugreifen können soll.

  • Er legt die geografische Position des Benutzers fest.

  • Er wählt den Typ der Benutzerlizenz aus.

  • Er erstellt einen Benutzernamen und ein Kennwort für den Benutzer.

Teamwebsite-Benutzer

Sie können Ihrer Teamwebsite Benutzer hinzufügen und deren Berechtigungen anpassen. Berechtigungsstufen und SharePoint-Gruppenmitgliedschaft finden sich unter den Einstellungen. Office 365 erstellt jetzt allerdings eine Sicherheitsgruppe namens Jeder, außer externen Benutzern, die alle Benutzer im Office 365-Verzeichnis enthält (mit Ausnahme der Personen, die nicht in Ihrer Organisation, also extern sind, und die über das externe Freigabefeature eingeladen wurden). Diese Sicherheitsgruppe erhält automatisch Zugriff als "Mitglied" in SharePoint Online. Dies bedeutet, dass Benutzer, die Sie dem Office 365-Verzeichnis hinzufügen, Websites, Listen und Bibliotheken standardmäßig bearbeiten können.

Berechtigungsstufen und Gruppenmitgliedschaft

Berechtigungsstufen stellen Sammlungen von SharePoint Online-Rechten dar, die Benutzern das Ausführen einer Reihe verwandter Aufgaben ermöglichen. Beispielsweise umfasst die Berechtigung Lesen u. a. die Berechtigungen Elemente anzeigen, Elemente öffnen, Seiten anzeigen und Versionen anzeigen, die alle erforderlich sind, um Seiten, Dokumente und Elemente auf einer SharePoint-Website anzeigen zu können. Berechtigungen können in mehr als einer Berechtigungsstufe enthalten sein.

Es wird nicht empfohlen, einzelnen Benutzern Berechtigungsstufen direkt zuzuweisen, da es sich damit ggf. sehr schwierig gestaltet, die Personen mit Zugriffsrechten auf Websites nachzuverfolgen und zu verwalten. Es ist zwar manchmal erforderlich, sollte aber auf ein Minimum beschränkt werden, um Komplexität zu vermeiden. Stattdessen sollten Sie Gruppen Berechtigungen zuweisen und die einzelnen Benutzer dann den geeigneten Gruppen zuordnen. Eine Gruppe ist eine Reihe von Benutzern, die auf der Ebene der Websitesammlung definiert wird, um die Berechtigungsverwaltung zu vereinfachen. Jeder Gruppe wird eine standardmäßige Berechtigungsstufe zugewiesen. So enthalten einige der standardmäßigen SharePoint-Hauptgruppen beispielsweise die folgenden Berechtigungsstufen:

Gruppe

Berechtigungsstufe

Besitzer

Vollzugriff

Besucher

Lesen

Mitglieder

Mitwirken


Jede Person mit der Berechtigung Vollzugriff kann benutzerdefinierte Gruppen erstellen.

Hinweis :  Wenn Sie SharePoint-Gruppen auf der Ebene der Websitesammlung Berechtigungsstufen zuweisen, werden diese Berechtigungsstufen standardmäßig an alle Websites und für alle Websiteinhalte vererbt. Dieses Standardverhalten wird als "Berechtigungsvererbung" bezeichnet. Sie können festlegen, ob beim Erstellen einer Unterwebsite eigene Berechtigungen festgelegt werden sollen, oder ob die Berechtigungsvererbung für eine Website, Liste, Bibliothek oder ein Element unterbrochen werden soll.

Da mit der Berechtigungsstufe eines Benutzers festgelegt wird, auf welche Elemente einer Website dieser Benutzer zugreifen und welche er anzeigen kann, sollten Sie sorgfältig überlegen, welche Personen Sie zu Mitgliedern dieser Gruppe machen. Ein Benutzer, der beispielsweise für das Erstellen und Anpassen von Websites zuständig ist, muss mindestens Mitglied der Gruppe der Designer sein. Ein Benutzer, der jedoch Inhalte nur lesen und herunterladen können muss, muss eventuell lediglich ein Mitglied der Gruppe "Besucher" sein.

Der sekundäre Websitesammlungsadministrator

Der sekundäre Websitesammlungsadministrator kann einen zusätzlichen Websitesammlungsadministrator als Vertreter benennen. Als Websitesammlungsadministrator können Sie einen weiteren Websitesammlungsadministrator hinzufügen oder den Websitesammlungsadministrator auf der Seite "Einstellungen" ändern. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Verwalten von Websitesammlungsadministratoren.

Als Websitesammlungsadministrator für SharePoint Online müssen Sie eventuell Features auf der Websitesammlungs- und Websiteebene verwalten. Diese Aufgaben können das Aktivieren oder Deaktivieren von Features entsprechend Ihrem Governanceplan umfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren von Websitesammlungsfeatures. Siehe auch Verwalten des Papierkorbs einer SharePoint-Websitesammlung.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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