Verwalten von Besprechungen

Termine anlegen

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Planen Sie einen Termin, damit andere Outlook-Benutzer wissen, wann Sie frei, gebucht, mit Vorbehalt gebucht oder abwesend sind.

Erstellen eines Termins
  1. Wählen Sie Kalender Kalender aus.

  2. Wählen Sie Start > Neuer Termin Neuer Termin aus.

  3. Fügen Sie einen Betreff und einen Ort hinzu.

  4. Wählen Sie die Uhrzeit für Beginn und die Uhrzeit für Ende aus.

    Aktivieren Sie das Kästchen Ganztägiges Ereignis für ein 24-Stunden-Ereignis (00:00 Uhr - 24:00 Uhr), z. B. wenn Sie im Urlaub oder nicht im Büro sind.

  5. Fügen Sie in den Textkörper ggf. Notizen zu dem Termin ein.

  6. Legen Sie auf der Registerkarte Termin die Zeitzone Zeitzone fest, und fügen Sie ggf. eine Erinnerung Erinnerung hinzu.

  7. Legen Sie Anzeigen als Anzeigen als auf Frei, An anderem Ort tätig, Mit Vorbehalt, Beschäftigt oder Abwesend fest, um anderen Personen Ihre Verfügbarkeit mitzuteilen.

  8. Ist dies ein sich wiederholender Termin, wählen Sie Serientyp aus.

  9. Legen Sie Termin, Serienmuster (Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich) und Seriendauer fest, und wählen Sie dann OK aus.

  10. Wählen Sie Speichern & schließen Speichern und schließen aus.

Ändern eines Termins
  1. Doppelklicken Sie auf den Termin, um ihn zu öffnen.

  2. Ist der Termin eine Terminserie, wählen Sie aus, ob Sie Nur diesen Termin oder Die gesamte Serie öffnen möchten, und wählen Sie dann OK aus.

  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

  4. Wählen Sie Speichern und Schließen Speichern und schließen aus.

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Planen eines Termins

Ändern von Terminen, Besprechungen oder Ereignissen

Im Outlook-Kalender lassen sich Termine sehr gut verwalten und organisieren.

Wie Sie Termine anlegen, erkläre ich in diesem Video.

Sie können auf unterschiedliche Weise Termine in Outlook eintragen.

Je nachdem wo Sie sich im Programm befinden, lassen sich neue Termine hinzufügen.

Wenn Sie sich im Modul Kalender befinden, können Sie die Termine direkt mit einem Doppelklick im Kalenderfenster oder über die Schaltfläche Neuer Termin im Menüband-Register Start, oder über die Tastenkombination Strg+N wie Nordpol hinzufügen.

Die Tastenkombination Strg+N erzeugt immer einen neuen Eintrag im jeweiligen Modul.

Das würde bedeuten, wenn Sie sich im Modul E-Mail befinden, würden Sie mit der Tastenkombination Strg+N wie Nordpol, eine neue E-Mail-Nachricht öffnen.

Es öffnet sich immer das Eingabeformular des Moduls, in dem Sie sich befinden.

Ich schließe hier aber noch einmal den neuen Termin und wechsle einmal in das Modul E-Mail.

Wenn Sie sich im Modul E-Mail befinden, haben Sie auch immer die Möglichkeit einen neuen Termin zu erstellen und zwar über das Register Start, über die Gruppe Neu, und die Schaltfläche Neue Elemente beinhaltet ebenfalls die Möglichkeit einen neuen Termin anzulegen.

Die Schaltfläche Neue Elemente steht Ihnen in allen Outlook-Modulen zur Verfügung.

Ich wechsle wieder in den Kalender.

Auch über die Kalenderansichten können neue Termine eingetragen werden.

Angenommen ich habe am Freitagmorgen, gegen 8:30 einen Termin, so hätte ich die Möglichkeit auch direkt in der Kalenderansicht auf Freitag und 8:30 zu zeigen und hier könnte ich jetzt den Termin eingeben.

Und hier bestätige ich noch einmal mit Enter.

Wenn ich den Termin über diese Kalenderansicht eingebe, wird mir nicht das Kalenderformular angezeigt und Outlook setzt den Termin dann automatisch für 30 Minuten an.

Wenn ich auf den Termin zeige- wird mir ein Pop-up-Fenster angezeigt und Sie sehen dort auch die Minuten, die 30 Minuten, also von 8:30 bis 9 Uhr.

Wäre der Termin länger, müsste ich doppelt in der Ansicht klicken, damit mir das Formular angezeigt wird und ich dann die entsprechende Uhrzeit festlegen kann.

Angenommen, ich habe am Samstagvormittag noch einen Termin, dann klicke ich dort doppelt in die Ansicht, und es öffnet sich gleich das Kalenderformular, wo ich jetzt den Termin eintragen kann.

Und Sie sehen hier im oberen Bereich habe ich die Möglichkeit, jetzt die Uhrzeit auch individuell festzulegen.

Zum Ausfüllen des Formulars ist es immer wichtig, dass Sie in die Betreffzeile eine kurze Beschreibung für den Termin eintragen.

Im Feld "Ort" geben Sie an, wo der Termin stattfinden wird.

Outlook merkt sich hier diese Einträge und Sie haben nachher die Möglichkeit, in weiteren Terminen diesen Eintrag erneut auszuwählen.

Bei Beginn und Ende haben Sie jeweils den Kalender, den Sie anklicken können, und Sie haben hier die Möglichkeit, den Termin noch einmal festzulegen.

Alternativ können Sie auch direkt hier in dieses Feld klicken und das Datum manuell festlegen.

Und genauso sieht es bei der Uhrzeit aus.

Wenn ich auf die Uhrzeit zeige und auf den Dropdown-Pfeil gehe, werden mir nur halbstündige Zeiten vorgeschlagen, diese muss ich aber nicht übernehmen.

Angenommen der Termin findet um 10:45 bis 12:20 statt, dann kann ich auch hier das direkt eingeben.

Das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis ist in diesem Fall uninteressant, da für die Besprechung eine genaue Uhrzeit festgelegt wurde.

Ein ganztägiges Ereignis dauert immer einen ganzen Tag an und hat keine genaue Uhrzeit.

Im unteren Bereich befindet sich noch ein sogenannter Notizenbereich.

Hier kann man Notizen festlegen, muss man aber nicht.

Im nächsten Schritt ist es wichtig, dass Sie weitere Optionen zum Termin festlegen.

Und zwar im Register Termin, in der Gruppe Optionen, da gibt es den Bereich Anzeigenals.

In meinem Fall hat Outlook hier Beschäftigt übernommen.

Über den Dropdown-Pfeil kann ich noch mehr Einträge sehen und diese Informationen sind wichtig, denn nur, wenn das richtig festgelegt ist, können die Abwesenheiten von den Kollegen richtig eingesehen werden, und nur dann kann eine ordentliche Besprechungsplanung durchgeführt werden.

Zum Eintrag Frei, diesen Eintrag können Sie verwenden, wenn Sie beispielsweise einen Geburtstag in den Kalender eintragen, dann können Sie sich an diesen Geburtstag über Outlook erinnern lassen, aber für die ganze Belegschaft stehen Sie frei zur Verfügung.

An einem anderen Ort tätig bedeutet, dass Sie an einem anderen Ort unterwegs sind und trotzdem für Fragen beziehungsweise für Anrufe den Kollegen zur Verfügung stehen.

Mit Vorbehalt wählen Sie aus, wenn Sie beispielsweise einen Termin geplant haben, aber dieser von anderen Kollegen oder vom Kunden noch nicht bestätigt wurde.

Den Eintrag Beschäftigt, den verwenden Sie, wenn Sie sich im Hause befinden, aber nicht gestört werden möchten.

Und Abwesend bedeutet, dass Sie unterwegs sind und teilweise wohl schlecht telefonisch erreichbar sind.

In meinem Fall findet der Termin beim Kunden statt, also setze ich hier direkt auf Abwesend.

Was auch ganz interessant ist: Sie haben die Möglichkeit, sich an Termine erinnern zu lassen, und zwar direkt über die Erinnerungsfunktion.

Klicke ich hier auf den Dropdown-Pfeil, dann hätte ich die Möglichkeit mich zum Beispiel einen Tag vorher erinnern zu lassen.

Ich wähle das aus.

Outlook verfügt über eine Erinnerungsfunktion, so dass Sie zu gewissen Zeitpunkten durch ein Erinnerungsfenster an einen Termin erinnert werden.

Dazu muss Outlook aber geöffnet sein.

Ein weiterer wichtiger Hinweis befindet sich noch mal im Register Termin, in der Gruppe Kategorien, und zwar die Schaltfläche Privat.

Mit dieser Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, Termine als privat zu kennzeichnen.

Das bedeutet, wenn Sie beispielsweise einen privaten Arzttermin als Termin festlegen und privat kennzeichnen, Ihre Kollegen in Ihren Kalender schauen können, dann sehen die Kollegen aber nur, dass ein privater Termin ansteht.

Die Kollegen können dann nicht den Betreff und auch nicht den Ort sehen.

Kennzeichen Sie am besten alle privaten Termine über die Schaltfläche Privat.

In meinem Fall ist es kein privater Termin, sondern ein Kundentermin.

Und deshalb gehe ich jetzt direkt einmal hier im Register Termin auf die Schaltfläche Speichern und schließen und ich klicke direkt drauf, und Sie sehen, der Termin wurde hier direkt erfasst und besitzt hier im vorderen Bereich die lila Farbe.

Die Farben, die hier angezeigt wird, kommen jetzt aus den Anwesenheitsfunktionen.

Das bedeutet, wenn ich den Termin jetzt noch mal öffne, da hatte ich ja hier im Bereich Anzeigen als das Ganze als abwesend gekennzeichnet und die Farben die hier vorne sichtbar sind, die werden auch dem jeweiligen Termin hinzugefügt.

In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie einen Termin anlegen können.

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