Planen von Suchabfragen

Hinweis :  Dieser Artikel enthält vorläufige Inhalte zu einer vorläufigen Softwareversion Er ist möglicherweise unvollständig und kann ohne vorherige Ankündigung geändert werden.

Inhalt dieses Artikels

Planen von Suchbereichen

Planen von Relevanzeinstellungen

Planen von Eigenschaften für die Suche

Planen von Suchabfrage-Verwendungsdaten

Planen von Servernamenszuordnungen

Planen von suchbasierten Benachrichtigungen

Planen von Schlüsselwörtern

Verwenden der Suchplanungsarbeitsblätter

Administratoren können die Relevanz und Präsentation von Suchergebnissen verbessern, indem sie die richtige Konfiguration von Verwaltungseinstellungen planen, die sich auf Suchabfragen auswirken. Zwar wird die Effektivität von Suchabfragen ständig während des normalen Betriebs aller Bereitstellungen von SharePoint-Produkten und -Technologien bewertet, doch mit einer guten Planung vor der ersten Bereitstellung können Sie von Anfang an effektive Suchabfragen erstellen und so dabei helfen, zukünftige Verwaltungskosten zu verringern. Administratoren von Anbietern für gemeinsame Dienste (Shared Services Providers, SSPs) können verwaltete Eigenschaften für die Suche zur SSP-weiten Verwendung planen, Relevanzeinstellungen für bestimmte Websites sowie die Suchbereiche, die Benutzer auf Websites SSP-weit verwenden, um den Inhalt einzugrenzen, den die einzelnen Suchabfragen zurückliefern. Sie können auch die Präsentation der Ergebnisse durch Servernamenszuordnungen und die Anpassung von Suchcenter-Websites, des Suchfelds sowie weitere Suchpräsentationsfunktionen ändern. Websitesammlungsadministratoren können diese Pläne durch die Planung websitespezifischer Suchbereiche und Schlüsselwörter ergänzen.

Planen von Suchbereichen

Suchbereiche sind auf Suchergebnisse angewendete Filter, um die Ergebnisse einer Suche basierend auf Untergruppen von Inhalten einzuschränken, die von Administratoren für die Bereiche ausgewählt wurden. Suchbereiche ermöglichen Benutzern die Verwendung von Microsoft Office SharePoint Server 2007, um Ihren Suchen eine höhere Relevanz zu verschaffen, indem in bestimmten Untergruppen von Inhalten innerhalb einer Websitesammlung gesucht wird.

Gemeinsame Suchbereiche werden auf SSP-Ebene erstellt. Diese Suchbereiche sind darauf ausgelegt, für alle Websitesammlungen im selben SSP relevant zu sein, und werden mit allen Websitesammlungen geteilt.

Websitesammlungsadministratoren entscheiden, welche gemeinsamen Bereiche verwendet werden und wie sie angezeigt werden. Sie können außerdem Suchbereiche für Websitesammlungen erstellen, die nur innerhalb der jeweiligen Websitesammlung verwendet werden.

Bei der Planung der Verwendung von Suchbereichen sehen Sie sich Ihre Informationsarchitektur an, um breitgefächerte Inhaltsgruppen zu identifizieren, die Besucher wahrscheinlich durchsuchen möchten. Einige dieser Gruppen werden den Umfang der Informationsarchitektur von Websitesammlungen abdecken, während andere Untergruppen von Informationen innerhalb von Websitesammlungen umfassen werden. Sie entscheiden, ob gemeinsame Suchbereiche oder websitesammlungsbezogene Suchbereiche implementiert werden, basierend darauf, wo sich Inhalte innerhalb der Informationsarchitektur befinden.

Planen von gemeinsamen Bereichen

Der SSP-Administrator verwaltet gemeinsame Suchbereiche für alle Websites, die dieselben gemeinsamen Dienste verwenden. Der SSP-Administrator kann auch Suchbereiche für Websitesammlungen verwalten.

SSP-Administratoren können folgende Aufgaben durchführen:

  • Erstellen und Bearbeiten von gemeinsamen Suchbereichen

  • Löschen von Suchbereichen

  • Verwalten und Planen der Zusammenstellung von Suchbereichen

Gemeinsame Bereiche sind Suchbereiche, die für die Administratoren aller Websitesammlungen sichtbar und zur Verwendung verfügbar sind, die dieselbe Gruppe gemeinsamer Dienste verwenden. Gemeinsame Suchbereiche sollten für Inhaltsmengen implementiert werden, basierend auf Konzepten in der Informationsarchitektur, der Websitestruktur und der Inhaltsbedarfsplanung, die für jeden im SSP relevant sind Inhalte, die nur innerhalb bestimmter Websitesammlungen relevant sind, sollten in die Suchbereichsplanung auf Websitesammlungsebene einfließen.

So könnte beispielsweise eine große Organisation einen gemeinsamen Bereich für auf das Personalwesen bezogene Inhalte erstellen, weil das Personalwesen eine große Abteilung mit Inhalten ist, die für alle Mitarbeiter auf mehreren SharePoint-Websites relevant sind, sowie Branchenanwendungen, die während der Inhalts- und Websitestrukturplanung identifiziert wurden. Der Websitesammlungsadministrator der Personalwesen-Website kann diesen gemeinsamen Bereich verwenden sowie weitere Bereiche für die Websitesammlung für Unternehmensrichtlinien und Informationen zu Neueinstellungen erstellen, weil es sich dabei um Kernkonzepte handelt, die als für die Websitesammlung relevant identifiziert wurden. Die Anlage dieser Websitesammlungsbereiche als gemeinsame Bereiche ist nicht sinnvoll, weil es unwahrscheinlich ist, dass Benutzer, die auf anderen Websites suchen, an derart spezifischen Bereichen interessiert sind.

SSP-Administratoren entscheiden, ob die von ihnen erstellten gemeinsamen Bereiche, in von Portalwebsite-Administratoren erstellten Anzeigegruppen angezeigt werden müssen, z. B. in der Suchfeld-Dropdownliste oder auf der Seite "Erweiterte Suche". Gemeinsame Suchbereiche, die nicht erforderlich sind, können im Ermessen der Websitesammlungsadministratoren zu Anzeigegruppen hinzugefügt werden .

Die folgenden gemeinsamen Suchbereiche werden standardmäßig für jeden SSP erstellt:

  • Personen

  • Alle Websites

Planen von Suchbereichen für Websitesammlungen

Ein Websitesammlungsadministrator kann für jede Websitesammlung die folgenden Aufgaben ausführen, die Im Zusammenhang mit Suchbereichen stehen:

  • Verwenden gemeinsamer Bereiche, die vom SSP-Administrator erstellt wurden

  • Kopieren und Ändern eines gemeinsamen Bereichs, um ihn als Bereich für die Websitesammlung zu verwenden

  • Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Suchbereichen für die Websitesammlung

  • Auswählen, wie Suchbereiche angezeigt werden

  • Überwachen des Status von Suchbereichen

Websitesammlungsadministratoren können für vom SSP-Administrator bereitgestellte gemeinsame Bereiche Abgleichsregeln weder erstellen noch hinzufügen, obgleich sie einen gemeinsamen Bereich duplizieren und die Kopie dann ändern können. Sie können neue Abgleichsregeln für Websitesammlungsbereiche hinzufügen.

SSP-Administratoren können alle diese Verwaltungsaufgaben ausführen, die Websitesammlungsadministrator ausführen können.

Während der Planung möchte jeder Websitesammlungsadministrator Suchbereiche basierend auf der Informationsarchitektur innerhalb seiner Website erstellen. Standardmäßig hat jede Websitesammlung Zugriff auf die gemeinsamen Bereiche "Personen" und "Alle Websites". Administratoren können Suchbereiche hinzufügen, indem sie gemeinsame Bereiche auswählen, die für Benutzer nützlich sind, die ihre Websitesammlung verwenden, und diese Bereiche dann ergänzen, indem sie Suchbereiche für die Websitesammlung erstellen.

Websitesammlungsadministratoren können Anzeigegruppen verwenden, um Gruppen von Suchbereichen anhand ihrer Darstellungsweise auf der Website zu organisieren. Standardmäßig bietet Office SharePoint Server 2007 Anzeigegruppen für das Suchfeld-Dropdownmenü und die Seite "Erweiterte Suche".

Planen von Suchbereichsregeln

Suchbereichsregeln werden Suchbereichen hinzugefügt, um den Umfang jedes Bereichs zu definieren.

Regeln basieren auf den Eigenschaften, Orten und Inhaltsquellen von Inhalten. Jede Regel überprüft alle Inhalte auf eine einzelne Eigenschaft, einen Ort oder eine Inhaltsquelle. Jede Regel beeinflusst Suchergebnisse für die Suchbereiche, die sie enthalten, auf drei verschiedene Arten:

  • Einschließen    Elemente, die diese Regel erfüllen, werden in Suchergebnissen angezeigt, außer sie werden von einer anderen Regel entfernt. Dies entspricht dem logischen Operator ODER.

  • Erfordern    Elemente, die andere Regeln erfüllen, müssen ebenfalls diese Regel erfüllen, damit sie in Suchergebnissen angezeigt werden. Dies entspricht dem logischen Operator UND.

  • Ausschließen    Elemente, die diese Regel erfüllen, werden aus den Suchergebnissen ausgeschlossen, auch wenn sie andere Regeln erfüllen. Dies entspricht dem logischen Operator UND NICHT.

Suchbereiche enthalten mindestens eine Regel, und Inhalte müssen alle Regeln im aktuell ausgewählten Suchbereich erfüllen, damit sie in Suchergebnisse aufgenommen werden.

Verwenden von Regeln auf Grundlage verwalteter Eigenschaften

Suchbereichsregeln können auf einem bestimmten Wert einer einzelnen verwalteten Eigenschaften im Suchschema basieren. Jedes Inhaltselement wird auf diesen spezifischen Wert getestet und auf Grundlage der Regel ein- oder ausgeschlossen. Auf Eigenschaften basierende Regeln können nur mit dem Operator Ist exakt gleich abgeprüft werden und nicht mit anderen hypothetischen Operatoren, z. B. Enthält.

Beispielsweise kann eine Verkaufsportal-Website Websitesammlungs-Suchbereiche für jede seiner Verkaufsniederlassungen erstellen, indem die verwaltete Eigenschaft "Verkaufsniederlassung" verwendet und der Wert für die Regel in jedem Bereich auf den Wert für die relevante Niederlassung festgelegt wird. Da diese verwaltete Eigenschaft auf Daten aus einer Verkaufserfassungsanwendung basiert, enthalten die Suchergebnisse nur Geschäftsdaten-Suchergebnisse für die Verkaufsniederlassung für den ausgewählten Bereich.

Wenn Sie die verwalteten Eigenschaften für Ihren SSP planen, ist es hilfreich, sich gleichzeitig Gedanken über Suchbereiche zu machen. Um einen Suchbereich für eine bestimmte Gruppe von Inhalten zu erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass es Eigenschaften dieses Inhalts gibt, die in Abgleichsregeln aufgenommen werden können.

Jede verwaltete Eigenschaft im SSP kann als Eigenschaft für Suchbereichsregeln verfügbar gemacht werden, sowohl für gemeinsame Suchbereiche als auch für Websitesammlungsbereiche. Nur die verwalteten Eigenschaften, die speziell für Suchbereiche zur Verfügung gestellt wurden, können in Suchbereichsregeln verwendet werden.

Verwenden von Regeln auf Grundlage des Orts

Sie können Abgleichsregeln basierend auf dem Speicherort des Inhalts erstellen. Mehrere Verwendungsszenarien erfordern Regeln dieser Art, einschließlich:

  • Suchen in einer Gruppe von Dokumentbibliotheken

  • Suchen innerhalb einer Gruppe von Ordnern in einem einzelnen, großen Dokumentrepository, wie beim Durchsuchen eines Firmenarchivs

  • Suchen nach Inhalten zu einem bestimmten Thema auf externen Websites

  • Suchen nach Inhalten auf anderen Servern in Ihrer Organisation

Jede Regel enthält einen einzigen Speicherort, der durch einen einzigen Ordner, Domänennamen oder Servernamen definiert ist. Je nachdem, welche Gruppe von Inhalten Sie in einem Suchbereich zur Verfügung stellen möchten, fügen Sie so viele Abgleichsregeln (mindestens eine) hinzu, bis alle relevanten Orte in den Suchbereich aufgenommen sind. Die Informationsarchitektur- und Websitestrukturplanung bieten beide Hilfestellung bei der Entscheidung, welche Orte in den jeweiligen Suchbereich aufgenommen werden sollen.

Verwenden von Regeln auf Grundlage von Inhaltsquellen

Suchbereiche können auch Regeln enthalten, die auf Inhalten in bestimmten Inhaltsquellen basieren. Bei Ihrer Inhaltsquellenplanung identifizieren Sie Gruppen von Inhalten, die sich einfacher verwalten lassen, wenn sie sich in gesonderten Inhaltsquellen befinden.

Erwägen Sie für jede geplante Inhaltsquelle, ob der durch diese Inhaltsquelle indizierte Inhalt etwas ist, das sich sinnvoll in einem Suchbereich für Benutzer gruppieren ließe, die die Websitesammlung verwenden. Wenn dies der Fall ist, können Sie eine Abgleichsregel für diese Inhaltsquelle hinzufügen.

Erwägen Sie außerdem, ob die Inhaltsquelle in kleinere Inhaltsmengen unterteilt werden kann, die Benutzer möglicherweise durchsuchen möchten. Wenn dies der Fall ist, können Sie Inhaltsquellen-Abgleichsregeln mit anderen Abgleichsregeln kombinieren, um einen stärker eingegrenzten Bereich zu erzeugen.

Indem Sie Regeln auf Grundlage von Inhaltsquellen verwenden, können Sie es Benutzern in einer zentralen Websitesammlung für eine große Organisation ganz einfach ermöglichen, Inhalte in Websitesammlungen für kleinere Projekte oder Abteilungen zu durchsuchen. Zu diesem Zweck fügen SSP-Administratoren eine Abgleichsregel für die relevante Inhaltsquelle hinzu. Dieser Suchbereich kann geteilt, also gemeinsam verwendet werden, sodass Benutzer einer Websitesammlung in einem SSP potenziell Inhalte auf allen anderen Websitesammlungen im SSP durchsuchen können Dies ist beispielsweise nützlich, wenn es eine abteilungsweite Websitesammlung mit einem Suchfeldmenü für die Personalwesen-Websitesammlung gibt.

Weitere Informationen zur Planung von Inhaltsquellen finden Sie unter Planen der Durchforstung von Inhalten.

Verwenden mehrerer Regeln

Suchbereiche sind häufig einfache Bereiche, die auf einer einzelnen Abgleichsregel basieren. Es gibt aber viele gute Gründe für die Verwendung von Suchbereichen mit mehreren Regeln. Was diese Gründe gemeinsam haben, ist, dass sie versuchen, Suchbereiche für ein bestimmtes Thema oder eine konzeptuell verwandte Gruppe von Inhalten zu erstellen. Hierzu müssen Sie mehrere Orte, mehrere Eigenschaften oder eine Kombination aus Orten und Eigenschaften einschließen, die konzeptuell verwandt sind.

Statt lediglich einfache Suchbereiche mit nur einer Regel für jede denkbare Eigenschaft oder jeden Ort, die eventuell relevant sein könnten, zu erstellen, ist es besser, in allgemeineren Konzepten zu denken und diese zu verwenden, um eine kürzere Liste komplexer Suchbereiche für jede Websitesammlung zu erstellen. Verwenden Sie komplexe Bereiche mit mehreren Regeln, die auf bestimmte Dokumentbibliotheken, Dateifreigaben, E-Mail-Server, Datenquellen abzielen, ausgehend von der Auswertung Ihrer Informationsarchitektur.

Verwenden von Ausschlussregeln

Abgleichsregeln, die Inhalt ausschließen, werden genauso erstellt und ausgewählt, wie alle anderen in Suchbereichen verwendeten Regeln. Sie können jedoch deren Implementierung als separaten Schritt betrachten. Mögliche Gründe für den Ausschluss von Inhalten aus Suchergebnissen können sich grundlegend von den Gründen für die Aufnahme von Inhalten unterscheiden.

Der Suchbereich "Alle Websites" kann als Ausgangspunkt für die Aufnahme aller Websitesammlungsinhalte verwendet werden. Anschließend können Sie dann Abgleichsregeln hinzufügen, die Inhalte ausschließen, um Suchbereiche zu erstellen, die weit gefasst sind, aber eine bestimmte Gruppe von Suchergebnissen nicht enthalten. Manchmal ist es einfacher, eine "Alle Websites"-Abgleichsregel zusammen mit Ausschlussregeln zu verwenden, die einen komplexen Suchbereich erzeugen, der Regeln für jede Teilmenge der Inhalte auf der Website enthält.

Beispiel für die Suchbereichsplanung

Die Contoso Corporation hat eine Abteilung für IT-Dienstleistungen, eine Kundendienstabteilung sowie eine Vertriebs- und Marketingabteilung. Jede dieser Abteilungen verfügt über eine eigene Websitesammlung, und es gibt ferner eine zentrale Portalwebsitesammlung für Firmenneuigkeiten und Informationen zum Personalwesen. Der SSP-Administrator plant, den Suchdienst in einem einzelnen SSP für das gesamte Unternehmen zu betreiben. Standardmäßig schließen dann Suchen in der Organisation Inhalte aus jeder Abteilung ein, weil dies der Standardsuchbereich ist. Da die Inhalte jeder Abteilung eigenständig sind, werden Inhalte in drei gesonderten Inhaltsquellen durchforstet, sodass IT-, Kundendienst- und Vertriebs- und Marketinginformationen alle gemäß unterschiedlichen Zeitplänen aktualisiert werden können.

Saskia Gnielka, die SSP-Administratorin, plant, für jede Abteilung gesonderte Inhaltsquellen zu erstellen, basierend auf Regeln, die diese Inhaltsquellen einschließlich. Sie plant außerdem die Erstellung einer Inhaltsquelle für die Branchenanwendung der Personalverwaltung, die Informationen für alle Mitarbeiter erfasst, unter Verwendung einer Regel, die auf einer Geschäftsdaten-Inhaltsquelle basiert. Jeder Websitesammlungsadministrator beschließt, den Standardsuchbereich für alle Inhalte in der Organisation einzuschließen, aber keiner von ihnen plant, den Personalwesenbereich zu verwenden, auch wenn es ein gemeinsamer Bereich ist. Diese Option wird nur im Suchfeld-Dropdownmenü in der zentralen Portalwebsitesammlung verfügbar sein. Jeder Websitesammlungsadministrator plant außerdem, Websitesammlungsbereiche für wichtige Gruppen von Inhalten innerhalb ihrer jeweiligen Websitesammlungen hinzuzufügen. Beispielsweise plant der Websitesammlungsadministrator der Vertriebs-und Marketing-Websitesammlung die Erstellung von Suchbereichen für Inhalte im Zusammenhang mit den einzelnen Produktlinien, basierend auf den verwalteten Eigenschaften von Geschäftsdaten, Marketingdokumenten und anderen Inhalten sowie den Orten verwandter Teamwebsites und Dokumentbibliotheken. Alle diese Inhaltsquellen, Orte und Eigenschaften werden im Arbeitsblatt für die Suchfunktionsplanung für den relevanten Suchbereich aufgelistet.

Suchbereiche beider Arten werden durch eine oder mehrere Regeln hinsichtlich Eigenschaften und Dokumentspeicherorten definiert. Inhalte können von diesen Regeln in Suchbereiche entweder einbezogen oder aus diesen ausgeschlossen werden.

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Planen von Relevanzeinstellungen

Relevanzeinstellungen priorisieren Websites und andere Orte in Inhaltsquellen, sodass die Anzeige von Ergebnissen aus diesen Websites am Anfang der Suchergebnisse mehr oder weniger wahrscheinlich wird. Relevanzeinstellungen sind ein Faktor bei der Priorisierung von Suchergebnissen und überwiegen nicht gegenüber allen anderen Faktoren wie Schlüsselwörtern, die von Websitesammlungsadministratoren verwaltet werden, verwalteten Eigenschaften für die Suche, die vom SSP-Administrator verwaltet werden, oder der automatischen Gewichtung, die von der Suchtechnologie auf Inhalte angewendet wird. SSP-Administratoren wenden Relevanzeinstellungen auf alle Abfragen an, die mithilfe des SSP ausgeführt werden, und sie können Relevanzeinstellungen aktualisieren, ohne Inhaltsquellen erneut durchforsten zu müssen. SSP-Administratoren können Websites auf einer von vier Relevanzstufen einordnen:

  • Drei autoritative Stufen: Maximale Autorität, Autorität zweiter Stufe und Autorität dritter Stufe.

  • Eine Stufe von weniger relevanten Websites.

Autoritative Webseiten werden auf Grundlage des Maßes ihrer Autorität gewichtet, wobei jede Stufe eine proportionale Relevanzgewichtung erhält. Standardmäßig werden alle Seiten der obersten Ebene für Webanwendungen als maximal autoritativ hinzugefügt. Sie können diese Seiten anderen Relevanzstufen hinzufügen oder sie vollständig aus Relevanzeinstellungen entfernen. Sie können Websites auch auf jeder der Stufen hinzufügen.

Die weniger relevanten Websites werden zu einer niedrigeren Priorität herabgestuft, wo sie dieselbe Gewichtung erhalten wie Websites mit Autorität der dritten Stufe.

Berücksichtigen Sie bei der Planung von Relevanzeinstellungen den Zweck jeder Website, und überprüfen Sie deren Unterwebsites sowie die von Inhaltsquellen durchforsteten Websites. Gruppieren Sie autoritative Websites auf drei Ebenen nach Wichtigkeit, zeichnen Sie die geplanten Relevanzeinstellungen für jede dieser Websites im Arbeitsblatt für die Suchfunktionsplanung auf, und markieren Sie alle anderen Websites als weniger relevant.

Bewährte Methoden bei der Planung von Relevanzeinstellungen sind unter anderem:

  • SharePoint-Websites und Geschäftsanwendungen, die für Geschäftsprozesse mit hoher Priorität von zentraler Bedeutung sind, sind normalerweise maximal autoritativ.

  • Websites, die Zusammenarbeit und Aktionen fördern, sind wahrscheinlich autoritativer als Websites, die lediglich informativ sind.

  • Sekundäre Geschäftsprozesse sind wahrscheinlich auf der zweiten oder dritten Stufe autoritativer Websites anzusiedeln.

  • Externe Websites sind in der Regel weniger autoritativ, weil Ihre Organisation die Inhalte dieser Websites nicht kontrollieren kann.

  • Sie müssen nicht die Relevanz jede Website gruppieren. Es ist ratsam, die Relevanz für eine kleine Anzahl von Websites auszuwählen, von denen Sie wissen, dass sie maximal autoritativ oder weniger relevant sind, und die Relevanzeinstellungen während des normalen Betriebs auf Grundlage des Feedbacks von Benutzern sowie der Informationen in den Abfrage- und Durchforstungsprotokollen anzupassen.

Die Suchergebnisse für jede Websitesammlung können so geändert werden, dass bestimmte Inhalte hervorgehoben werden und somit als Reaktion auf Abfragen, die bestimmte Suchbegriffe verwenden, prominenter angezeigt werden. Obwohl Schlüsselwörter auf Websitesammlungsebene geplant, implementiert und verwaltet werden, ist es ratsam, sicherzustellen, dass Ihre Planung und Implementierung innerhalb der gesamten Organisation konsistent ist.

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Planen von Eigenschaften für die Suche

In Office SharePoint Server 2007 hat das Schema, das Sie verwenden, um Inhalte zu organisieren, großen Einfluss auf die Effektivität von Suchfunktion in Ihren Websitesammlungen. Um effektiv Office SharePoint Server 2007 bereitzustellen, beginnen Sie damit, die Informationsarchitektur Ihrer Organisation zu analysieren und das daraus gewonnene Verständnis auf die Planung verwalteter Eigenschaften für das Auffinden von Websitesammlungsinhalten und Geschäftsdaten anzuwenden, unabhängig vom Dateityp, und auf die Erstellung von Suchbereichen.

Die Unternehmenssuchfunktion von Office SharePoint Server 2007 verwendet eine Kombination aus Text und Eigenschaften zu jedem Dokument, um Suchergebnisse zu priorisieren. Eine gute Verwaltung von Eigenschaften für die Suche ist wichtig für die Bereitstellung relevanter Suchabfragen. Die Eigenschaften von Inhalten, die zur Verarbeitung von Suchabfragen, zur Anwendung von Suchbereichen und zur Personalisierung von Inhalte verwendet werden, werden manchmal als "Suchschema" bezeichnet. Indem Sie sich Sucheigenschaften als Teil eines organisierten Schemas vorstellen, können Sie die Verwendung von Eigenschaften im gesamten Anbieter für gemeinsame Dienste (SSP) planen, um eine einheitliche Sucherfahrung in allen Inhalten innerhalb Ihrer Organisation zu erstellen.

Beim Durchforsten von Inhalten durchforsten Sie die Eigenschaften, die diesen Inhalten zugeordnet sind. Beispiele für durchforstete Eigenschaften sind unter anderem die Metadaten von Office-Clientanwendungen, Webseiten und Dokumenten aus anderen Anwendungen, die von Ihrer Organisation verwendet werden, sowie die Daten, die in Datenbanken und Branchenanwendungen gespeichert sind, die von Ihrer Organisation verwendet werden.

In früheren Versionen von Microsoft SharePoint Portal Server wurden alle diese Eigenschaften bei der Suche nach Personen, Dokumenten oder Websites verwendet. Sie könnten die Duplizierung von Eigenschaften zwar verringern, indem Sie einige Eigenschaften anderen allgemeinen Eigenschaften zuordnen, doch viele Eigenschaften haben zu Verwirrung bei Suchergebnissen geführt, weil sie nicht relevant waren. Folglich waren relevante Eigenschaften schwer zu finden inmitten der vielen irrelevanten Eigenschaften.

Office SharePoint Server 2007 mildert diese Verwirrung, indem verwaltete Eigenschaften verwendet werden. Verwaltete Eigenschaften sind eine Gruppe von Eigenschaften, die SSP-Administratoren erstellen, weile diese Eigenschaften für Suchergebnisse relevant sind. SSP-Administratoren ordnen durchforstete Eigenschaften zu verwalteten Eigenschaften zu, die von Suchabfragen verwendet werden, um Suchergebnisse SSP-weit zu priorisieren.

Websitesammlungsadministratoren können die Liste der verwalteten Eigenschaften weder hinzufügen noch anzeigen, aber diese verwalteten Eigenschaften bei einigen Verwaltungsaufgaben für die Websitesammlung verwendet werden, z. B. bei der Verwaltung von Suchbereichen.

Sie können das Auffinden der Inhalte auf Ihrer Website vereinfachen, indem Sie Ihr Schema und die Art der Implementierung verwalteter Eigenschaften sorgfältig planen.

Planen von verwalteten Eigenschaften auf Grundlage der Informationsarchitektur

Als Teil der Websiteplanung analysieren Sie den Inhalt und die Hauptgeschäftsprozesse Ihrer Organisation und organisieren diese Inhalte und Prozesse in einer Taxonomie, die als Informationsarchitektur bezeichnet wird. Es gibt viele Methoden, um dies durchzuführen, und die Details einer Informationsarchitektur sowie die Zeit, die erforderlich sind, um sie vorzubereiten, können von Organisation zu Organisation stark variieren. Eine praktische Möglichkeit zum Identifizieren der Hauptkonzepte besteht darin, Ihre vorhandenen Inhalte und deren Metadaten mit hoher Priorität zu untersuchen. Wenn Sie vor der aktiven Bereitstellung von Office SharePoint Server 2007 Zugriff auf eine Testfarm haben, können Sie Ihre Inhalte durchforsten und herausfinden, welche durchforsteten Eigenschaften sich ergeben, und dann anhand dieser Eigenschaften einen Teil Ihrer Informationsarchitektur identifizieren. Die meisten Organisationen profitieren jedoch von der Planung einer Informationsarchitektur auf dem Papier, bevor Sie eine Bereitstellung durchführen, weil es dabei helfen kann, die Planung zu fokussieren und Inhalte sowie Prozesse zu identifizieren, die nicht so gut organisiert sind, wie sie sein könnten.

Die Informationsarchitektur kann bei der Planung verwalteter Eigenschaften hilfreich sein. Jedes Konzept in Ihrer Informationsarchitektur kann potenziell durch eine verwaltete Eigenschaft dargestellt werden. Wenn Sie verwaltete Eigenschaften für alle Hauptkonzepte in der Informationsarchitektur identifiziert haben, haben Sie ein vollständiges Schema verwalteter Eigenschaften, das die wichtigsten Inhalte und Geschäftsprozesse in Ihrer Organisation exakt wiedergibt. Der Schlüssel zur Erstellung eines nützlichen Schemas besteht darin, die wichtigsten Konzepte zu ermitteln und Eigenschaften in Ihren Inhalten zu finden, die Sie dem Schema hinzufügen können, sodass sie es Ihnen ermöglichen, bei einer Suche relevante Inhalte zu finden. Gehen Sie beim Zuordnen durchforsteter Eigenschaften zu verwalteten Eigenschaften genau vor, um die Leistung aufrechtzuerhalten und die Relevanz zu erhöhen. Das Zuordnen von mehr Eigenschaften vergrößert die Inhaltsdatenbanken und verringert die Leistung entsprechend. Daher ist es ratsam, Eigenschaften nur dann zuzuordnen, wenn Sie sich bezüglich der Relevanz der Zuordnung sehr sicher sind.

Sie können diese Konzepte auch auf andere Arten während der Implementierung darstellen. Einige Konzepte werden verwendet, um die Websitesammlungsstruktur und den Inhalt in Websitesammlungen vorzuschlagen. Andere werden verwendet, um spezifische Begriffe festzulegen, z. B. Schlüsselwörter, um relevante Suchergebnisse hervorzuheben.

Es ist schwierig, Eigenschaften von Inhalten zu ermitteln, ohne zuvor den Inhalt durchforstet zu haben. Warten Sie also mit der Planung verwalteter Eigenschaften, bis Sie über eine gute Vorstellung von dem Inhalt der jeweiligen Websitesammlung verfügen. Dann können Sie auf einem Testserver all diese Inhalte durchforsten, sodass Sie eine Liste der durchforsteten Eigenschaften erhalten, die Sie mit Ihrer Informationsarchitektur vergleichen können, wenn Sie verwaltete Eigenschaften erstellen. Was Sie erkennen sollten, ist, dass es selbst nach dem Durchforsten des Inhalts noch schwierig sein kann, Eigenschaften zuzuordnen, weil es schwierig ist, den Inhaltstyp oder die Anwendung zu identifizieren, der bzw. die die Eigenschaft verwendet. Eine bewährte Methode besteht darin, Eigenschaften zuzuordnen, die miteinander im Zusammenhang zu stehen scheinen, und dann relevante Suchen durchzuführen, um festzustellen, ob die erwarteten Ergebnisse angezeigt werden.

Viele der nützlichsten verwalteten Eigenschaften werden automatisch erstellt, wenn Office SharePoint Server 2007 installiert wird. Verwenden Sie diese verwalteten Eigenschaften als Ausgangspunkt bei der Planung Ihrer anderen verwalteten Eigenschaften. Diese Eigenschaften umfassen unter anderem, ohne darauf beschränkt zu sein:

  • Autor

  • Inhalt

  • Beschreibung

  • Container

  • Websitename

  • Typ

  • Dateigröße

  • Datum der letzten Änderung

  • URL

  • Dokument-ID

  • Titel

Beseitigen redundanter und doppelter Eigenschaften mithilfe der Eigenschaftenzuordnung

Einige Eigenschaften sind ziemlich grundlegend und tauchen möglicherweise als andere Eigenschaften in anderen Arten von Inhalt auf. Beispiele hierfür sind die Eigenschaften "Autor" und "Titel" bei Dokumenten oder die Eigenschaften "Team" und "Abteilung" bei Personen. Jede Autor-Eigenschaft als gesonderte verwaltete Eigenschaft hinzuzufügen, ist nicht sinnvoll, weil der Datenbank dadurch zusätzliche verwaltete Eigenschaften hinzugefügt werden, ohne dass dadurch die Relevanz erhöht wird. Das Wichtigste, was Sie während der Planung mit diesen grundlegenden Eigenschaften machen können, ist, ihre Duplizierung zu verringern, indem Sie einen Satz verwalteter Eigenschaften erstellen und die durchforsteten Eigenschaften mit derselben Bedeutung zu Eigenschaften in diesem Satz verwalteter Eigenschaften zuordnen. Im Falle der Autor-Eigenschaft können Sie jedes eindeutige Vorkommen einer durchforsteten Eigenschaft für Autoren einer einzigen verwalteten Eigenschaft "Autor" zuordnen.

Sie können eine oder mehrere durchforstete Eigenschaften zu einer oder mehreren verwalteten Eigenschaften zuordnen. Sie können auch mehrere durchforstete Eigenschaften mithilfe der verwalteten Eigenschaft oder Eigenschaften priorisieren, sodass, wenn mehr als eine Eigenschaft während der Durchforstung gefunden wird, nur der Wert der Eigenschaft mit der höchsten Priorität für Abfragen verwendet wird. Wenn Sie durchforstete Eigenschaften nicht priorisieren, werden Werte für alle durchforsteten Eigenschaften, die der verwalteten Eigenschaft zugeordnet sind, für Abfragen verwendet, sodass die verwaltete Eigenschaft mehrwertig wird. Ein vernünftiger Ansatz für eine einwertige Eigenschaft besteht darin, die häufigste durchforstete Eigenschaft als die verwaltete Eigenschaft auszuwählen und dann zugeordnete Eigenschaften in Abhängigkeit von Ihrer Vorkommenshäufigkeit zu priorisieren. Es ist nicht immer einfach, zu bestimmen, welche Eigenschaft am häufigsten durchforstet wird, aber eine Strategie besteht darin, Eigenschaften zu priorisieren, von denen Sie wissen, dass sie häufig verwendeten Anwendungen zugeordnet sind.

Wenn Sie Eigenschaften mit unterschiedlichen Datentypen zuordnen, wird in den meisten Fällen der Datentyp der verwalteten Eigenschaft von der Suche verwendet.

Gehen Sie beim Zuordnen von Eigenschaften sorgfältig vor, damit Sie keine schlecht übereinstimmenden oder irrelevanten Eigenschaften zuordnen. Ungenaue Zuordnungen können tatsächlich die Relevanz von Suchergebnissen verringern. Wie immer, testen Sie, wenn möglich, Suchen nach verwalteten Eigenschaften vor der ersten Bereitstellung, und planen Sie die Überprüfung von Verwendungsdaten für Suchabfragen während des normalen Betriebs, um die Eigenschaften, die Sie zugeordnet haben, zu optimieren.

Hinzufügen von Eigenschaften zu vorhandenen Hauptkonzepten in der Informationsarchitektur

Weitere durchforstete Eigenschaften lassen sich möglicherweise ganz eindeutig Konzepten in der Informationsarchitektur zuordnen, die nicht bereits von vorhandenen verwalteten Eigenschaften abgedeckt werden. Fragen Sie sich bei jedem Konzept in Ihrer Informationsarchitektur, ob es eine durchforstete Eigenschaft gibt, die dieses Konzept darstellt, die in eine verwaltete Eigenschaft umgewandelt werden kann. Fragen Sie sich bei jeder durchforsteten Eigenschaft, ob es für sie einen Ort in der Informationsarchitektur gibt. Wenn ja, aktualisieren Sie die Informationsarchitektur, und wandeln Sie die Eigenschaft in eine verwaltete Eigenschaft um.

Beispielsweise kann ein Unternehmen den Kundendienst als Hauptgeschäftsprozess in seiner Informationsarchitektur identifizieren. Dem Kundendienst in der Informationsarchitektur zugeordnete Hauptkonzepte können unter anderem Kunden, Kundendienstmitarbeiter und Kundendienstgebiete sein. Es gibt eine Branchenanwendung, die Kunden- und Mitarbeiterdaten erfasst, und die Eigenschaften dieser Daten sind wahrscheinliche Kandidaten für verwaltete Eigenschaften, nachdem sie im Geschäftsdatenkatalog registriert und als Teil einer Geschäftsdaten-Inhaltsquelle durchforstet wurden. Sie können auch durchforstete Eigenschaften für Anwendungen identifizieren, die diesen verwalteten Eigenschaften zugeordnet werden sollten, z. B. eine Eigenschaft "Kundendienstmitarbeiter-ID" in einer separaten Datenanwendung, oder eine Eigenschaft "Autor" für einen Anwendungstyp, der ausschließlich von Kundendienstmitarbeitern verwendet wird. Eine Suchabfrage, die diese Eigenschaft oder einen dieser Eigenschaft zugeordneten Ausdruck verwendet, erfasst Suchergebnisse für alle Elemente, die eine der durchforsteten Eigenschaften enthalten, die der verwalteten Eigenschaft "Kundendienstmitarbeiter-ID" zugeordnet sind.

Jeder in der Informationsarchitektur identifizierte Hauptgeschäftsprozess wird über einen Satz zugeordneter Dateitypen oder Geschäftsdatenanwendungen verfügen, die verwendet werden können, um wahrscheinliche verwaltete Eigenschaften zu identifizieren.

Beachten Sie, dass zwar viele Konzepte in der Informationsarchitektur nicht durch Eigenschaften dargestellt werden, doch diese Konzepte sind nützlich während der Websitestrukturplanung und der Implementierung weiterer Suchfunktionen. Die Informationsarchitektur kann verwaltete Eigenschaften identifizieren, die Sie übersehen haben. Aber nur, weil ein Konzept in der Informationsarchitektur aufgeführt wird, heißt dies nicht, dass es eine verwaltete Eigenschaft für dieses Konzept gibt.

Planen von Geschäftsdateneigenschaften im Schema

Als Teil des Planung der Geschäftsdatensuche müssen SSP-Administratoren die Eigenschaften von Geschäftsanwendungen Eigenschaften im Schema zuordnen. Diese Eigenschaften müssen als verwaltete Eigenschaften für Geschäftsdaten einer Anwendung ausgewählt werden, damit sie in den Suchergebnissen angezeigt werden. Das zuvor beschriebene Kundendienstbeispiel ist ein Beispiel für die Zuordnung von Geschäftsdateneigenschaften zu verwalteten Eigenschaften, die von der Suche verwendet werden.

Verwenden verwalteter Eigenschaften in Suchbereichen

Jede verwaltete Eigenschaft kann als Eigenschaft für Suchbereichsregeln verfügbar gemacht werden. Weitere Informationen zur Planung von Suchbereichen finden Sie in diesem Artikel im Abschnitt zu den Suchbereichen.

Planen der Integration von Eigenschaften für neue Dateitypen mithilfe von Filtern

Office SharePoint Server 2007 verwendet Eigenschaftenkategorien zum Durchforsten von Eigenschaften nach Dokumenten innerhalb jeder Kategorie. Eigenschaftenkategorien enthalten den Protokollhandler und den Filter, die von der Suche verwendet werden, wenn sie Inhalte indiziert. Bevor Sie Inhalte durchforsten, sollten Sie diese den Eigenschaftenkategorien zuordnen, die die durchforsteten Eigenschaften, die Sie benötigen, am effektivsten finden, bevor Sie verwaltete Eigenschaften erstellen.

Standardmäßig stellt Office SharePoint Server 2007 die folgenden Eigenschaftenkategorien bereit:

  • HTML

  • Lotus Notes

  • PDF

  • XML

  • Office

  • Exchange

  • Personen

  • SharePoint

Wenn Sie Inhalte hinzugefügt haben, die andere Filter oder Protokollhandler verwenden, können Sie eine neue Eigenschaftenkategorie erstellen. Als Teil Ihres anfänglichen Planungsprozesses sollten Sie identifizieren, für welche Inhalte neue Filter und Protokollhandler benötigt werden. Dies erfordert möglicherweise benutzerdefinierten Code, obwohl einige Filter und Protokollhandler zur Verfügung stehen werden.

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Planen von Suchabfrage-Verwendungsdaten

Sie können die Verwendungsdaten für Suchabfragen während des normalen Betriebs verwenden, um die Abfragen festzustellen, die häufig in Ihrer Organisation verwendet werden, damit Sie die Implementierung von Funktionen planen können, die die Effektivität und Relevanz von Suchergebnissen steigern. Klicken Sie auf der Seite "Verwaltung der gemeinsamen Dienste" im Abschnitt "Portalverwendungsberichte" auf Verwendungsberichte. Die Suchabfrageprotokollierung ist eine der zwei Einstellungen auf dieser Seite. Sie können die Verwendungsdaten während einer Testbereitstellung verwenden, um die Suchfunktionen zu priorisieren, die während der ersten Bereitstellung bereitgestellt werden sollen. Sie können auch die vor der ersten Bereitstellung entwickelten Planungsarbeitsblätter verwenden, um die tatsächlichen Suchabfragen im Hinblick auf Ihren Plan zu überprüfen. Dies ermöglicht Ihnen die Bewertung, welche Suchabfragen effektiv sind und welche geändert werden sollten sowie die Implementierung zuvor geplanter Suchfunktionen, die Sie nicht im Rahmen der ersten Bereitstellung verwendet haben.

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Planen von Servernamenszuordnungen

Servernamenszuordnungen ändern, wie die URL des Speicherorts für jedes Element in den Suchergebnissen angezeigt wird. Servernamenszuordnungen werden auf SSP-Ebene für alle Inhaltsquellen festgelegt, die von diesem SSP durchforstet werden, und immer dann angewendet, wenn Abfragen ausgeführt werden. Sie können Servernamenszuordnungen in folgenden Szenarien verwenden:

  • Sie möchten Zugriffsprobleme verhindern, die von Links verursacht werden, die auf lokale Adressen verweisen, indem Sie diese Adressen auf dem Server zuordnen.

  • Sie möchten komplexe URLs in Suchergebnissen verdecken, weshalb Sie diese durch einen knapperen Namen auf dem Server ersetzen.

  • Aus Sicherheitsgründen möchten Sie den Namen der Originalquelle des Inhalts ausblenden.

Verwenden Sie Servernamenszuordnungen nur dann, wenn Sie bekannte Zugriffs- oder Anzeigeprobleme haben. Überlegen Sie für jede von Ihnen geplante Inhaltsquelle, ob ihre Startadresse lokale URLs enthält, komplexe URLs, die Sie gerne für Ihre Benutzer vereinfachen möchten, oder auf Orte verweist, die Sie geschützt halten möchten. In den meisten Fällen fällt die Planung von Servernamenszuordnungen vor der ersten Bereitstellung minimal aus.

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Planen von suchbasierten Benachrichtigungen

Sie können entscheiden, ob suchbasierte Benachrichtigungen für Benutzer auf jedem SSP aktiviert sein sollen. Personen, die suchbasierte Benachrichtigungen verwenden, können anfordern, benachrichtigt zu werden, wenn sich die Ergebnisse ihrer gespeicherten Suchen geändert haben. Der Nachteil bei der Aktivierung suchbasierter Benachrichtigungen ist, dass suchbasierte Benachrichtigungen Ressourcen von E-Mail-Servern verwenden und sich außerdem negativ auf die Auslastung von Abfrageservern auswirken, weil die Abfragen für jede suchbasierte Benachrichtigung jedes Mal ausgeführt werden, wenn eine suchbasierte Warnung verarbeitet wird. Bedenken Sie bei der Planung der ersten Bereitstellung die für Benachrichtigungen verfügbaren Ressourcen und die Wahrscheinlichkeit dafür, dass Personen, die Ihre Websites verwenden, Benachrichtigungen produktiv verwenden werden.

Während des Betriebs sind suchbasierte Benachrichtigungen automatisch immer dann deaktiviert, wenn Inhaltsquellen zurückgesetzt werden, um das Senden von Benachrichtigungen für alle suchbasierten Benachrichtigungen zu vermeiden. Administratoren müssen suchbasierte Benachrichtigungen dann erneut aktivieren.

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Planen von Schlüsselwörtern

Schlüsselwörter sind Metadaten, die zur Priorisierung von Inhalten während Suchabfragen verwendet werden, um Inhalte mit hoher Relevanz prominenter in den Suchergebnissen anzuzeigen. Jedes Schlüsselwort wird durch einen Schlüsselwortausdruck dargestellt, der aus einem oder mehreren Wörtern, einer Liste von Suchbegriffssynonymen und einer Definition des Begriffs besteht. Suchen verwenden diesen exakten Begriff oder eins der Synonyme, um bestimmte Inhalte, die von den Websitesammlungsadministratoren vorausgewählt wurden, höher zu stufen, sodass sie am Anfang der Suchergebnisse angezeigt werden. Die jedem Schlüsselwort zugeordneten Ergebnisse werden als "Beste Suchergebnisse" bezeichnet. Schlüsselwörter dienen der Hervorhebung oder Höherstufung von Suchergebnissen, die der Administrator als relevanter für Benutzer der jeweiligen Websitesammlung bestimmt hat. Schlüsselwörter werden in einem "Hohe Wahrscheinlichkeit"-Webpart neben den Suchergebnissen angezeigt, und Benutzer können auf das Schlüsselwort klicken, um die vollständige Definition, Synonyme und die besten Suchergebnisse anzuzeigen.

Schlüsselwörter werden im laufenden Betrieb in der Regel aktualisiert und erweitert, um eine höhere Relevanz zu erzielen. Um die Zusammenarbeit für Hauptgeschäftsinhalte und -daten im Zusammenhang mit Hauptgeschäftsprozessen zu fördern, kann es jedoch hilfreich sein, eine kleine Gruppe von Schlüsselwörtern mit hoher Priorität schon vor dem Beginn der Bereitstellung zu planen.

Verwenden der Informationsarchitektur zur Identifizierung von Schlüsselwörtern

Sie können die von Ihren Inhaltsplanungsteams erstellte Informationsarchitektur verwenden, um Inhalte mit hoher Priorität zu identifizieren, die als Schlüsselwörter implementiert werden sollen. Ihre Informationsarchitektur ist bereits eine hierarchische Liste von Begriffen. Es ist ziemlich einfach, einige dieser Begriffe zu nehmen und sie schnell bestimmten und hoch relevanten Inhalten zuzuordnen.

Relevante Inhalte sind alles Spezifische, das Sie Benutzern zuerst oder am prominentesten platziert anzeigen möchten, wenn diese mithilfe eines bestimmten Suchbegriffs eine Suche ausführen. Beispiele für relevante Inhalte für jedes der Hauptgeschäftskonzepte bzw. jeden Hauptgeschäftsinhalt sind unter anderem:

  • Dokumente

  • Websites

  • Personen

  • Definitionen

  • Genehmigte oder offizielle Begriffe, die dieselbe Bedeutung haben, aber nicht in die in der Suchabfrage verwendeten Suchbegriffe aufgenommen wurden.

Schlüsselwörter für Dokumente sind hilfreich, um Personen zum Anzeigen der wichtigen Dokumente zu ermutigen, die erforderlich sind, um bei Hauptgeschäftsprozessen zusammenzuarbeiten. Beispielsweise kann ein Unternehmen über eine spezielle Vorlage für Spesenabrechnungen verfügen sowie ein Schlüsselwort "Spesenabrechnungen", das diese Vorlage an den Anfang der Suchergebnisse befördert. Ohne dieses Schlüsselwort würde jeder Mitarbeiter eventuell mehrere Minuten damit verbringen, Kollegen nach der entsprechenden URL zu fragen oder die Unternehmenswebsite zu durchsuchen. Dank des Schlüsselworts können sie die Vorlage nun schnell auffinden und ihre Spesen eingeben.

Schlüsselwörter für Websites sind nützlich bei der Identifizierung des Speicherorts von Websites hinsichtlich relevanter Informationen in einer großen Organisation. Zum Beispiel könnte "Feiertage" ein Schlüsselwort sein, das einem besten Suchergebnis für die Personalwesen-Website zugeordnet ist, das sich auf bezahlte Urlaubszeiten von Mitarbeitern bezieht. Das Schlüsselwort hilft Mitarbeitern dabei, schnell herauszufinden, wann ein Feiertag ist, sodass sie ihre geschäftlichen Terminpläne entsprechend planen können.

Schlüsselwörter, die Benutzer das Auffinden anderer Personen erleichtern, fördern die Zusammenarbeit zwischen Personen in der gesamten Organisation, die über wichtige Kenntnisse verfügen, die diese teilen können, oder vermitteln einfach Informationen über wichtige Personen im Unternehmen. Beispielsweise kann ein Titel wie "CEO" ein Schlüsselwort sein, das dem Hauptgeschäftsführer für ein Unternehmen zugeordnet ist, oder eine Person kann ein bestes Suchergebnis für ein Schlüsselwort sein, das sich auf dessen Organisation oder Fachgebiet bezieht, z. B. "Chemieabteilung".

Schlüsselwörter, die auf Definitionen basieren, eignen sich gut für Konzepte mit hoher Priorität in jeder Websitesammlung. Für jede Hauptidee können Websitesammlungsadministratoren ein Schlüsselwort erstellen, sodass die Definition des Schlüsselworts am Anfang der Suchergebnisse angezeigt wird. Beispielsweise kann ein Verkaufsportal, das dem Verkauf einer bestimmten Produktreihe dient, Definitionen für die Hauptartikel der Produktreihe bereitstellen. Diese Definitionen können verwendet werden, um Vertriebsmitarbeitern ein besserer Verständnis ihrer Produkte zu vermitteln, oder die Definitionen können in Suchergebnissen auf einer öffentlich zugänglichen Portalwebsite für Kunden angezeigt werden.

Verwenden von Eigenschaften von Schlüsselwörtern

Schlüsselwörter werden in Schlüsselwortlisten organisiert, die Listen mit Schlüsselwortausdrücken enthalten. Die folgenden Eigenschaften von Schlüsselwörtern helfen beim Hervorheben von Inhalten:

  • Schlüsselwortausdruck    Der Schlüsselwortausdruck ist die gesamte Textzeichenfolge, die in einer Suchabfrage verwendet wird und das Schlüsselwort identifiziert. Wenn Benutzer den Schlüsselwortausdruck eingeben, werden die Suchergebnisse für das Schlüsselwort angezeigt. Wenn die Ergebnisse angezeigt werden, wird der Schlüsselwortausdruck am Anfang der Suchergebnisse angezeigt.

  • Synonyme    Jedes Schlüsselwort kann einen oder mehrere Begriffe besitzen, die als Synonyme identifiziert werden, wobei für ein Synonym dieselben Suchergebnisse angezeigt werden wie für den Schlüsselwortausdruck. Der Schlüsselwortausdruck wird am Anfang der Suchergebnisse jeder Abfrage angezeigt, die eins der Synonyme verwendet. Dies ist nützlich, wenn mehrere Suchbegriffe für dasselbe, zugrunde liegende Konzept bzw. denselben Inhalt verwendet werden, sodass Suchergebnisse konsolidiert und nicht über mehrere Suchbegriffe verteilt sind. Die Schlüsselwortliste, einschließlich aller Synonyme wird als "Thesaurus" bezeichnet. Der Thesaurus für Microsoft Office SharePoint Server 2007 ist kompatibel mit dem Thesaurus für SharePoint Portal Server 2003.

  • Definition    Jedes Schlüsselwort kann mindestens eine Definition haben, und in Suchergebnissen für Schlüsselwörter werden die Definitionen neben dem Schlüsselwortausdruck vor allen anderen Suchergebnissen angezeigt. Sie können auch den Titel oder die URL der Quelle für die Definition einschließen, weshalb es ratsam ist, Definitionsquellen während der Planung zu identifizieren. Sie können sogar möglicherweise einen eigenen Schritt bei der Planung haben, in dem ein Glossar aller Definitionen entworfen wird, die von Schlüsselwörtern in jeder Websitesammlung verwendet werden.

  • Bestes Suchergebnis    Beste Suchergebnisse für ein Schlüsselwort werden an den Anfang der Suchergebnisse für Abfragen höher gestuft, die diesen Suchbegriff verwenden, und zwar direkt unterhalb der Definition für das Schlüsselwort, falls eine vorhanden ist. Bestimmte Dokumente, Websites und Personen mit Fachkenntnissen aus einem Konzeptbereich, der einem Suchbegriff zugeordnet ist, sind gängige Beispiele für beste Suchergebnisse. Ein bestes Suchergebnis ist mehr als eine URL. Es ist wichtig, den Titel und die Beschreibung jedes besten Suchergebnisses während der Inhaltsplanung zu berücksichtigen, um die Relevanz und Verwendbarkeit jedes einzelnen, besten Suchergebnisses zu erhöhen. Sie können jedem Schlüsselwort bis zu 25 beste Suchergebnisse in der Verwaltungsbenutzeroberfläche zuordnen und wesentlich mehr über das Objektmodell, aber es ist ratsam, nicht zu viele beste Suchergebnisse zu verwenden. Eine gute Inhaltsplanung mit einer organisierten Informationsarchitektur sollten Ihnen helfen, eine geeignete Anzahl von besten Suchergebnissen für jedes Schlüsselwort zu bestimmen, sodass die Anzahl der Ergebnisse im Verhältnis zur Suchrelevanz ausgeglichen ist.

Beachten Sie, dass, anders als in früheren Versionen von SharePoint Portal Server, Schlüsselwörter nicht von Sicherheitsberechtigungen betroffen sind und dass alle Leser der Websitesammlung alle besten Suchergebnisse und Schlüsselwörter für diese Websitesammlung sehen können, die in den Suchergebnissen angezeigt werden. Schlüsselwörter sollen Ergebnisse mit hoher Priorität für alle Benutzer sein. Wenn Sie bestimmten Benutzern Inhalte basierend auf ihren Berechtigungen anzeigen möchten, können Sie Benutzergruppen und gezielte Webparts an den entsprechenden Stellen in der Websitesammlung verwenden.

Planen von Schlüsselwörtern

Es ist wichtig Schlüsselwörter im Voraus zu planen, um die Konsistenz der Schlüsselwörter in Ihrer gesamten Organisation zu gewährleisten, auch wenn Schlüsselwörter auf Ebene der Websitesammlung implementiert werden. Durch den Einsatz einer einzelnen Informationsarchitektur zur Bestimmung Ihrer Hauptkonzepte, die Zuordnung bestimmter Inhalte zu bestimmten Websitesammlungen und die anschließende Planung von Schlüsselwörtern für die innerhalb der jeweiligen Websitesammlung relevanten Informationsarchitektur vermeiden Sie doppelte und verwirrende Schlüsselwörter und erhöhen die Relevanz von Suchergebnissen innerhalb der gesamten Organisation.

Beste Schlüsselwortsuchergebnisse werden in Suchergebnissen angezeigt, auch wenn der Inhalt durchforstet wurde, solange die Person, die die Ergebnisse anzeigt, Zugriff auf den jeweiligen Inhalt hat. Dies ist ein weiterer Grund, um Schlüsselwörter schon während der anfänglichen Bereitstellung zu planen, damit Inhalte mit hoher Priorität schon in den frühen Phasen einer Bereitstellung verfügbar sein können, bevor alle Inhaltsquellen durchforstet wurden. In seltenen Fällen, in denen Inhalte nicht durchforstet werden können, weil der Suchfunktion ein relevanter IFilter fehlt, oder aus anderen technischen Gründen, können Sie beste Schlüsselwortsuchergebnisse verwenden, um das Auffinden des Inhalts zu erleichtern, selbst wenn er noch nicht durchforstet wurde.

Wie bei anderen Teilen des Planungsprozesses auch, haben Sie entscheidende Personen auf jeder Ebene der Organisation, die Schlüsselwörter für ihre Websitesammlungen planen. Diese Personen verwendet denselben übergreifenden Inhaltsplan, der an den Inhalt der von ihnen zu planenden Websitesammlungen angepasst ist. In jeder Phase des Prozesses, der über einen Zeitraum in Wellen erfolgt, kann jede Gruppe von Inhaltsplanern miteinander kommunizieren, um die Konsistenz im Gesamtplan aufrechtzuerhalten.

In kleinen Organisationen ist das Inhaltsplanungsteam wahrscheinlich klein und um eine einzelne Websitesammlung herum organisiert, und die Planung von Schlüsselwörtern wird möglicherweise nur von ein bis zwei Personen organisiert. In großen Organisationen sollten Sie Geschäftsplaner und -administratoren auf jeder Ebene installieren, um sicherzustellen, dass alle geschäftlichen Anforderungen berücksichtigt werden, weshalb etwas größere Planungsteams häufig hilfreich sind.

Nicht alle Schlüsselwörter werden vor der Bereitstellung geplant. Die Aufgabe Ihrer Inhaltsplanungsteams ist es, die Konzepte mit hoher Priorität zu ermitteln, die für Suchabfragen in Ihrer Organisation maximale Relevanz besitzen, sodass Suchabfragen für Benutzer ab dem ersten Tag Ihrer Bereitstellung relevant sind. Dann können sie Kontakte für jedes Schlüsselwort identifizieren, bei denen es sich um Personen aus den Planungsteam handeln kann, aber nicht muss. Nach der Bereitstellung können Websitesammlungsadministratoren die Liste der Schlüsselwörter erweitern, nachdem häufige Suchbegriffe in den Abfrageprotokollen ermittelt wurden.

Während der Planungsphase sollten Schlüsselwortlistenverwalter berücksichtigen, auf welche Weise Schlüsselwörter mit Abfragen abgeglichen werden. Schlüsselwörter müssen exakt mit der vollständigen Zeichenfolge der Suchbegriffe übereinstimmen und dürfen keine spezielle Syntax wie + oder - verwenden. Dies verhindert die Rückgabe mehrerer Listen von Schlüsselwörtern für dieselbe Suchabfrage, was die Suchergebnisse optimiert. Aus diesem Grund müssen Sie Synonyme sorgfältig auswählen, damit Schlüsselwörter tatsächlich dem relevanten Inhalt entsprechen, ohne mit irrelevanten Inhalten übereinzustimmen.

Sie müssen auch berücksichtigen, das Schlüsselwörter über alle Suchabfragen innerhalb der jeweiligen Websitesammlung abgeglichen werden und nicht durch Suchbereiche, die die Suchergebnisse eingrenzen, ausgeschlossen werden können. Dies kann die Planung von Suchbereichen beeinflussen, weshalb die meisten Inhaltsplaner und -administratoren die Implementierung dieser Funktionen im Rahmen desselben Prozesses planen.

Je mehr Sie vor der Bereitstellung planen, desto weniger Verwaltung wird im täglichen Betrieb erforderlich sein.

Planen der Schlüsselwortverwaltung

Die Details der Schlüsselwortverwaltung sind hauptsächlich für den täglichen Betrieb Ihrer Websitesammlungen relevant, aber es gibt ein paar Aspekte der Verwaltung, die bei der Planung berücksichtigt werden sollten.

Jedes Suchschlüsselwort hat die folgenden zusätzlichen Eigenschaften:

  • Kontakt

  • Start-, Prüf- und Ablaufdaten

Der Kontakt für jedes Schlüsselwort ist die Person, die kontaktiert werden sollte, wenn ein Schlüsselwort abläuft. Ein Kontakt muss nicht direkt für die Verwaltung von Schlüsselwörtern verantwortlich sein. Inhaltsplaner für jede Websitesammlung sollten berücksichtigen, wer die Schlüsselwörter nach der Erstbereitstellung verwalten soll, und mindestens einige dieser Personen in den Planungsprozess auf Ebene der Websitesammlung einbeziehen.

Der Lebenszyklus von Schlüsselwörtern ist ein weiterer wichtiger Aspekt, der zu berücksichtigen ist. Für Schlüsselwörter kann es erforderlich sein, dass Sie zuerst eine Genehmigung durchlaufen, bevor sie sich auf Suchergebnisse auswirken. Ferner kann für sie festgelegt werden, dass ihre Gültigkeit nach einem gewissen Zeitraum beginnt oder abläuft. Bei den während der anfänglichen Planung identifizierten Schlüsselwörtern mit hoher Priorität ist es unwahrscheinlich, dass sie temporär sind, mit Ausnahme von Inhalten, die für Personen relevant sind, die eine Websitesammlung während der anfänglichen Bereitstellung verwenden. Allerdings besteht ein Teil des Planungsprozesses darin, vorherzusehen, wer zukünftig Entscheidungen über Schlüsselwörter treffen wird. Das Treffen dieser Entscheidungen während des Planungsprozesses kann den Übergang zum normalen Betrieb der Websitesammlung verbessern und eine konsistente und effiziente Nutzung von Schlüsselwörtern in der Zukunft fördern.

Da die URLs für Schlüsselwörter mit dem besten Suchergebnis verknüpft sind, können Sie dasselbe beste Suchergebnis für mehr als ein Schlüsselwort verwenden. Wenn das beste Suchergebnis bereits vorhanden ist, können Sie es jedem Schlüsselwort hinzufügen, ohne Eigenschaften erneut eingeben zu müssen und Gefahr zu laufen, möglicherweise redundante beste Suchergebnisse einzuführen. Sie können auch die URL für dieses beste Suchergebnis für alle Schlüsselwörter gleichzeitig ändern, die es verwenden. Dies ermöglicht die einfache Migration Ihrer Inhalte zu einer neuen Website. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine Testwebsite während der Planung und vor der anfänglichen Bereitstellung verwenden.

Mithilfe des Objektmodells können Sie Schlüsselwörter auch zwischen Websitesammlungen als Excel-Kalkulationstabelle importieren und exportieren. Wenn also einige beste Suchergebnisse für andere Websitesammlungen gelten, können Sie einmal planen und auf allen relevanten Websitesammlungen bereitstellen. Dies gestattet Schlüsselwortverwaltern für eine Websitesammlung auf Abteilungs- oder Projektebene außerdem, beste Suchergebnisse für eine zentrale Websitesammlung in einer Umgebung mit gemeinsamen Diensten vorzuschlagen.

Weitere Informationen zum Verwalten von Schlüsselwörtern finden Sie im Betriebshandbuch für Office SharePoint Server 2007.

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Verwenden der Suchplanungsarbeitsblätter

Das Arbeitsblatt für die Planung von Suchfunktionen hat Spalten für jede der Hauptsuchverwaltungsaufgaben, die Sie planen oder anfänglich bereitstellen. Zeichnen Sie für jeden Suchbereich, den Sie während der anfänglichen Bereitstellung planen, die relevanten Regeln auf, wobei Sie jede Eigenschaft, jeden Ort und die von jeder der Abgleichsregeln für Suchbereiche verwendete Inhaltsquelle auflisten. Stellen Sie sicher, dass jede Inhaltsquelle im Inhaltsquellenbereich des Arbeitsblatts für die Planung von Suchfunktionen aufgeführt ist, dass jeder von einer Regel verwendete Ort im Arbeitsblatt für die Websitestrukturplanung enthalten ist, und dass jede aufgelistete Eigenschaft im Arbeitsblatt für die Sucheigenschaftenplanung enthalten ist.

Administratoren, die die anfängliche Bereitstellung von Office SharePoint Server 2007 planen, sollte den anfänglichen Satz verwalteter Eigenschaften, der für den Suchdienst für jeden in der Bereitstellung verwendeten SSP geplant ist, aufzeichnen. Das Arbeitsblatt für die Sucheigenschaftenplanung enthält eine Liste der verwalteten Eigenschaften für jeden SSP. Wo die durchforsteten Eigenschaften während der Planung bekannt sind, werden diese Eigenschaften in der Spalte neben jeder verwalteten Eigenschaft aufgelistet. Viele dieser durchforsteten Eigenschaften können anhand der Eigenschaften von Geschäftsdatenanwendungen und der in Anwendungen für Inhaltstypen wie Microsoft Word-Dokumente oder Excel-Kalkulationstabellen angezeigten Eigenschaften bestimmt werden. Wenn Sie Zugriff auf einen Testserver haben, können Sie Inhalte mit hoher Priorität durchforsten und die durchforsteten Eigenschaften, die angezeigt werden, zur Unterstützung bei der Planung und Aufzeichnung der Zuordnungen im Planungsarbeitsblatt verwenden. Ein Arbeitsblatt, das die gute Planung von Sucheigenschaften effektiv wiedergibt, ist eine wertvolle Referenz, wenn Sie mit der Bereitstellung der Suche beginnen.

Sie können die Liste der Schlüsselwörter und die Schlüsselwortausdrücke, Synonyme, Beschreibungen und Beschreibungsquellen sowie die besten Suchergebnisse für das jeweilige Schlüsselwort im entsprechenden Abschnitt des Arbeitsblatts für die Planung von Suchfunktionen aufzeichnen. Dieses Arbeitsblatt kann dann während der anfänglichen Bereitstellung und Konfiguration verwendet werden, damit Ihre Planungsentscheidungen ordnungsgemäß implementiert werden und Sie so zwischen verschiedenen Plänen priorisieren können. Alle Schlüsselwörter, die Sie während der anfänglichen Bereitstellung nicht implementieren, werden weiterhin in dem Arbeitsblatt protokolliert und können während eines Teils des laufenden Betriebs bereitgestellt werden.

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