Planen von Besprechungen mit der Suchzeit

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Die Suchzeit ist ein Outlook-Add-in, mit dem Sie Besprechungen einfacher planen können, indem Sie es den eingeladenen ermöglichen, für geeignete Zeiten zu wählen.

So planen Sie eine Besprechung in Outlook mit "suchen":

  1. Erstellen Sie eine neue e-Mail, oder wählen Sie eine e-Mail aus, auf die Sie antworten möchten.

  2. Liste erforderlicher Besprechungseinladungen in zu und optional invites CC

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option mit Besprechungs Abstimmung Antwortenaus.

    Suchzeit > Antwort mit Besprechungs Abstimmung

  4. Wählen Sie die Besprechungseinstellungen

    aus: Besprechungsdauer für "suchen"

    • Dauer: Wählen Sie in der Liste eine Dauer aus.

      • Wählen Sie für eine ganztägige Besprechung 8 Stunden aus.

      • Verwenden Sie Benutzerdefiniert , um Ihre eigene Zeit einzustellen. Die maximale Dauer beträgt 23 Stunden 59 Minuten.

        Benutzerdefinierte Dauer für die Suche

    • Arbeitszeiten: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die vorgeschlagenen Besprechungszeiten nur auf Arbeitstage und-Stunden zu begrenzen.


      Arbeitszeiten suchen
      Hinweis: die standardmäßig verwendeten Arbeitszeiten werden aus den Einstellungen Ihres Organizers abgerufen und unterliegen nicht den Exchange-Einstellungen. Wenn keine Einstellungen gefunden werden, sind Sie standardmäßig auf 8 bis 17 Uhr eingestellt.

    • Zeitzone: Wählen Sie Zeit zonensymbol aus, um die Zeitzone für die Besprechung zu ändern.

      Zeitzone bearbeiten
       

      Hinweise: 

      • Die verwendete Zeitzone wird aus Ihren Organizer-Einstellungen abgerufen, aber Sie können eine neue Zeitzone aus der Liste auswählen.

      • Die Sommerzeit wird berücksichtigt, und Besprechungen nach dem Jahreswechsel zeigen die richtige Zeit an.

  5. "Finden" durchsucht die eingeladenen Zeitpläne (sofern verfügbar) und schlägt geeignete Besprechungszeiten vor.

    Hinweis: "Finden" verwendet Ihr Office 365-Unternehmenskonto, um auf Ihren Kalender und die Kalender der Teilnehmer in Ihrer Organisation zuzugreifen, um die Verfügbarkeit zu ermitteln. Kalender, die keinem Office 365-Konto zugeordnet sind, werden nicht unterstützt.


    Verwenden Sie die Links, um die Besprechungsoptionen zu sortieren.

    • Verfügbarkeit: Listet die besten Optionen auf (Zeiten, in denen alle erforderlichen Einladungen kostenlos sind). Zu den Faktoren, die für die Ermittlung der besten Optionen verwendet werden, zählen, wie viele Teilnehmer kostenlos sind, wie viele erforderliche vs. optionale Teilnehmer kostenlos sind, ob in Konflikt stehende Teilnehmer in Ihrem Kalender vorläufige oder Beschäftigte Zusagen haben.

      Nach Verfügbarkeit sortierte Besprechungsoptionen

    • Zeit: Listet die Optionen chronologisch auf.


      Nach Zeit sortierte Besprechungsoptionen
      Hinweis: Sie können mithilfe der Pfeile durch die Tage und Monate scrollen. Verfügbare Tage werden in grün unterstrichen. Dunklere Grün zeigt an, dass Tage mit den meisten Optionen und helleren grün und rot die meisten Konflikte aufweisen. Wochenendtage sind als verfügbar gekennzeichnet, wenn keine Arbeitszeiten ausgewählt ist.

    • Das Symbol "Personen" zeigt an, ob Einladungen erforderlich sind, und wie Sie verfügbar sind.

      • Blaue Unterstreichung: erforderlich

      • Grün: verfügbar

      • Gelb: ist möglicherweise ausgelastet

      • Rot: beschäftigt

      • Grau: Unbekannter

        Taste "Personen Symbole"

    • Sie können die Symbole verwenden, um auf Weitere Informationen zuzugreifen.

      • Wählen Sie Statussymbol für eingeladene Personen aus, um den Statusbereich "eingeladene Personen" zu öffnen.

        Statusleiste für eingeladene Personen

      • Zeigen Sie mit der Maus auf die einzelnen Personen, oder zeigen Sie Ihre Verfügbarkeitsinformationen an.

      • Wählen Sie Symbol "Kalender" aus, um Ihren Kalender anzuzeigen.

        Kalender des Organisators

  6. Wählen Sie ein paar passende Besprechungszeiten aus.

    • Das Zeitfenster wird bei Auswahl in Grün geändert.

    • Sie können maximal 20 Mal auswählen.

      Ausgewählte Besprechungsoptionen

  7. Wählen Sie Weiter aus.

  8. Geben Sie den Besprechungs Standort ein.

    • Online Besprechungen sind standardmäßig aktiviert. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Online Besprechung , um es zu deaktivieren. 


      Screenshot des Bereichs "neue Besprechungs Umfrage"
      Wenn " Online Besprechung " ausgewählt ist, wird "suchen" eine Skype for Business-oder Microsoft Teams-Besprechung planen. Die Suchzeit verwendet die von Ihrer Organisation als standardmäßigen Online Besprechungs Kanal festgelegten Einstellungen. 

      Hinweis: Wenn Sie eine Skype for Business-Einstellung in Ihrem Dashboard gespeichert haben, wird anstelle von Microsoft Teams die Suchzeit verwendet. Wenn Sie Microsoft Teams verwenden möchten, löschen Sie die Skype for Business-Einstellung in Ihrem Dashboard.

  9. Wählen Sie Besprechungseinstellungen aus, und aktivieren Sie die Optionen für ein/aus .

    • Benachrichtigungen: Sie erhalten e-Mail-Benachrichtigungen, wenn eingeladene abstimmen.

    • Automatischer Zeitplan: die Besprechung wird automatisch in Ihrem Kalender geplant, wenn alle erforderlichen eingeladenen für eine Besprechungsoption " Ja " gewählt haben. Weitere Informationen finden Sie unter wie funktioniert die automatische Planung?

    • Hält Fügt dem Kalender für jede ausgewählte Besprechungsoption einen vorläufigen Termin hinzu. Haltebereiche werden entfernt, wenn die Besprechung geplant oder die Abstimmung storniert wurde.

      Hinweis: Sie können an diesem Punkt weiterhin ausgewählte Besprechungszeiten löschen, indem Sie in der Liste ausgewählte Uhrzeiten die Option X auswählen.

      Löschen von Besprechungszeiten

  10. Wählen Sie in e-Mail einfügenaus.

  11. "Finden" fügt die vorgeschlagenen Besprechungszeiten in Ihre e-Mail ein. Wählen Sie Bearbeitungsoptionen aus, um die Besprechungseinstellungen bei Bedarf zu ändern.

    Bearbeiten von Optionen in einer e-Mail
    Hinweis: Wenn Sie Änderungen vornehmen und die Besprechungszeiten erneut einfügen, müssen Sie die ursprüngliche Einladung manuell löschen.

  12. Wählen Sie senden aus, um die Besprechungseinladungen zu senden und den Abstimmungsprozess zu starten.

  13. Sie werden einen direkten Link zur abstimmungsseite für Ihre Besprechung erhalten.

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