Planen von Besprechungen

Besprechungen im Microsoft Office Live Meeting 2007-Client unterscheiden sich nicht besonders von Besprechungen in einem Konferenzraum. Mit dem Konferenz-Add-In für Outlook können Sie eine Besprechung, die über den Microsoft Office Live Meeting 2007-Client erfolgt, ebenso wie eine Besprechung planen, deren Teilnehmer sich in einem Konferenzraum versammeln.

Sie können eine zuvor geplante Office Outlook-Besprechung so umwandeln, dass sie im Live Meeting-Client abgehalten wird. Bei diesem Schritt können Sie auch Teilnehmer an der Besprechung hinzufügen, Teilnehmer als Zuhörer oder Referenten bestimmen und Besprechungsoptionen festlegen, und zwar genau so wie beim Anberaumen einer Besprechung mithilfe des Konferenz-Add-Ins für Microsoft Office Outlook.

Stellvertreter können außerdem einen Live Meeting-Anruf oder eine Telefonkonferenz im Auftrag ihres Vorgesetzten planen. Weitere Informationen zur Stellvertretung finden Sie im Hilfethema Zulassen, dass eine andere Person Ihre E-Mail und Ihren Kalender verwaltet. Stellvertretungen werden nur in Office Communications Server 2007 R2 unterstützt.

So erstellen Sie eine Besprechungseinladung mithilfe von Office Communications Server 2007 R2

  1. Führen Sie zum Erstellen einer Besprechungseinladung einen der folgenden Schritte aus:

    1. Wählen Sie im Menü Konferenz den Befehl Live Meeting-Besprechung planen, Office Communications Server aus.

    2. Klicken Sie auf der Outlook-Symbolleiste auf Live Meeting-Besprechung planen, Office Communications Server.

    3. Wählen Sie im Menü Konferenz oder auf der Outlook-Symbolleiste den Befehl Live Meeting-Besprechung planen.

  2. Geben Sie auf der Registerkarte Termin in die Zeile Betreff eine Beschreibung Ihrer Besprechung ein.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um Teilnehmer zur Einladung hinzuzufügen:

    1. Geben Sie auf der Registerkarte Termin im Feld An die vollständigen E-Mail-Adressen der Personen, die Sie einladen möchten.

    2. Klicken Sie auf der Registerkarte Termin auf An, und wählen Sie anschließend im Adressbuch die Personen aus, die Sie einladen möchten.

  2. Klicken Sie zum Angeben, welche Teilnehmer Referenten sein sollen, abhängig von der ausgeführten Version von Microsoft Office Outlook in der Besprechungsanfrage auf der Live Meeting-Symbolleiste auf Teilnehmer/Gesprächsleiter, Teilnehmer/Referenten oder Referenten. Klicken Sie in der Liste Teilnehmer auf die gewünschten Namen und E-Mail-Adressen. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die ausgewählten Namen in die Liste Referenten zu verschieben, und anschließend auf OK.

  3. Suchen Sie zum Überprüfen der Verfügbarkeit von Besprechungsteilnehmern (sofern noch nicht erfolgt) auf der Registerkarte Terminplanung einen Termin, an dem alle Teilnehmer verfügbar sind, und klicken Sie auf diesen Termin. Ziehen Sie die Leisten, die die Start- und Endzeit der Besprechung angeben, an die gewünschte Position.

  4. So wählen Sie den Audiotyp für die Besprechung aus:

    1. Klicken Sie auf der Live Meeting-Symbolleiste des Besprechungsanfragefensters auf Audio.

    2. Wählen Sie Computeraudio verwenden aus, um den Teilnehmern eine bidirektionale Kommunikation über das Internet zu ermöglichen.

      Hinweis : Teilnehmer benötigen einen Computer mit angeschlossenem Headset bzw. Mikrofon und Lautersprechern, um sich mit der Telefonkonferenz zu verbinden. Wenn es Teilnehmer außerhalb Ihres Firmennetzwerks gibt, sollten Sie die Funktion Einwahlkonferenz für Ihre Telefonkonferenz wählen.

    3. Um den Teilnehmern zu ermöglichen, eine Verbindung über einen Computer mit Headset bzw. mit Mikrofon und Lautsprechern herzustellen oder sich über die Telefonkonferenznummer einzuwählen, klicken Sie auf Computeraudio verwenden oder über ein beliebiges Telefon einwählen, und wählen Sie dann die Region für die Telefonkonferenznummer aus. Wenn für die Teilnahme an der Besprechung eine Kennung erforderlich sein soll, klicken Sie auf Kennung für die Teilnahme an der Besprechung erforderlich.

      Hinweis : Einwahlkonferenz ist eine neue Audiooption für mit Office Communications Server 2007 R2 gehostete Audiokonferenzen. Weitere Informationen zu dieser Option finden Sie unter .

    4. Oder wählen Sie Über einen Telefonkonferenzdienst in die Besprechung einwählen aus, um Teilnehmern das Einwählen in eine Telefonkonferenz zu ermöglichen.

    5. Geben Sie in das Feld Anbieter den Namen des Telefonkonferenzanbieters ein.

    6. Geben Sie in das Textfeld Gebührenfreie Nummer die entsprechende gebührenfreie Telefonnummer ein (0800123456). Geben Sie in das Textfeld Gebührenpflichtige Nummer die entsprechende gebührenpflichtige Nummer ein.

    7. Geben Sie in die Textfelder Teilnehmercode und Gesprächsleiterkennung den Teilnehmer- und Leitercode ein, über den sich Besprechungsteilnehmer bei Eintritt in die Audiokonferenz als Teilnehmer oder Leiter identifizieren müssen. Der Leitercode wird Besprechungsteilnehmern zu keiner Zeit angezeigt.

  1. Klicken Sie nach Festlegen der Audiooptionen im Dialogfeld Audiooptionen für Live Meeting auf OK.

  2. So wählen Sie Zugriffssteuerungsberechtigungen aus:

    Wichtig : In der Standardeinstellung Alle einladen kann jeder mit der Konferenzrufnummer und Ihrer Konferenz-ID an Ihrer Konferenz teilnehmen. Falls Sie einschränken möchten, wer an Ihrer Telefonkonferenz teilnehmen darf, konfigurieren Sie beim Planen der Konferenz die folgenden erweiterten Zugriffsoptionen.

    1. Klicken Sie im Besprechungsanfragefenster auf der Live Meeting-Symbolleiste auf Berechtigungen.

    2. Wählen Sie Innerhalb des Netzwerks einladen aus, um nur Teilnehmern mit einem Benutzerkonto auf demselben Computer mit Office Communications Server die Teilnahme an der Besprechung zu erlauben.

    3. Wählen Sie Innerhalb des Netzwerks einladen (eingeschränkt) aus, damit nur eingeladene Teilnehmer an der Besprechung teilnehmen können.

    4. Wählen Sie Alle einladen aus, damit alle Benutzer an der Besprechung teilnehmen können.

  3. Sie können nach Wunsch eine Nachricht an alle Teilnehmer senden. Geben Sie dazu auf der Registerkarte Termin die Nachricht im angezeigten Textfeld über der gepunkteten Linie ein.

  4. Wenn die Besprechungseinladung Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf Senden.

So erstellen Sie eine Besprechungseinladung mithilfe des Live Meeting-Diensts

  1. Führen Sie zum Erstellen einer Besprechungseinladung einen der folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie im Menü Konferenz den Befehl Live Meeting-Besprechung planen, Live Meeting-Dienst aus.

    • Klicken Sie auf der Outlook-Symbolleiste auf Live Meeting-Besprechung planen, Live Meeting-Dienst.

    • Wählen Sie im Menü Konferenz oder auf der Outlook-Symbolleiste den Befehl Live Meeting-Besprechung planen aus.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um Teilnehmer zur Einladung hinzuzufügen:

    • Geben Sie auf der Registerkarte Termin im Feld An die vollständigen E-Mail-Adressen der Personen, die Sie einladen möchten, durch Semikolons voneinander getrennt ein.

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Termin auf An, und wählen Sie anschließend im Adressbuch die Personen aus, die Sie einladen möchten.

  2. Klicken Sie zum Angeben, welche Teilnehmer Referenten sein sollen, abhängig von der ausgeführten Version von Microsoft Office Outlook in der Besprechungsanfrage auf der Live Meeting-Symbolleiste auf Teilnehmer/Gesprächsleiter, Teilnehmer/Referenten oder Referenten. Klicken Sie in der Liste Teilnehmer auf die gewünschten Namen und E-Mail-Adressen. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die ausgewählten Namen in die Liste Referenten zu verschieben, und anschließend auf OK.

  3. Suchen Sie zum Überprüfen der Verfügbarkeit von Besprechungsteilnehmern (sofern noch nicht erfolgt) auf der Registerkarte Terminplanung einen Termin, an dem alle Teilnehmer verfügbar sind, und klicken Sie auf diesen Termin. Ziehen Sie die Leisten, die die Start- und Endzeit der Besprechung angeben, an die gewünschte Position.

  4. Sie können nach Wunsch eine Nachricht an alle Teilnehmer senden. Geben Sie dazu auf der Registerkarte Termin die Nachricht im angezeigten Textfeld über der gepunkteten Linie ein. Sie müssen nicht die Besprechungs-URL, die Besprechungs-ID oder den Besprechungsschlüssel eingegeben, da diese Informationen automatisch bereitgestellt werden.

    Wichtig : Geben Sie bei Einladungen über den Live Meeting-Dienst nichts unterhalb der gepunkteten Linie ein. Der angezeigte Text wird durch Informationen ersetzt, die die Teilnehmer zum Beitritt zu Ihrer Besprechung benötigen.

  5. Klicken Sie auf der Live Meeting-Symbolleiste des Besprechungsanfragefensters auf Besprechungsoptionen. Weitere Informationen zum Festlegen von Besprechungsoptionen finden Sie unter Festlegen von Optionen für geplante Besprechungen.

  6. Wenn die Besprechungseinladung Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf Senden.

So wandeln Sie eine standardmäßige Outlook-Besprechungsanfrage in eine Live Meeting-Einladung um

  1. Doppelklicken Sie im Outlook-Kalender auf die Besprechung, um das Anfrageformular zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf der Konferenzsymbolleiste auf Live Meeting oder auf In eine Live Meeting-Besprechung ändern, und wählen Sie anschließend Office Communications Server oder Live Meeting-Dienst aus.

  3. Befolgen Sie die oben genannten Anweisungen, um die Planung der - oder -Besprechung abzuschließen.

So planen Sie eine Live Meeting-Besprechung im Auftrag einer anderen Person

  1. Öffnen Sie den Kalender der Person, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie Datum und Uhrzeit der Besprechung aus, und klicken Sie dann auf der Symbolleiste Konferenz auf Live Meeting-Besprechung planen, oder klicken Sie auf Live Meeting-Besprechung planen, und wählen Sie dann Office Communications Server aus.

    • Wandeln Sie eine vorhandene Outlook-Besprechung in eine Live Meeting-Besprechung um. Klicken Sie auf der Konferenzsymbolleiste auf Live Meeting, oder klicken Sie auf Live Meeting, und wählen Sie dann Office Communications Server aus.

  2. Befolgen Sie die oben genannten Anweisungen, um die Planung der -Besprechung abzuschließen.

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