Planen eines Import- oder Exportvorgangs

Sie können einen Import- oder Exportvorgang, den Sie in Microsoft Office Access 2007 regelmäßig verwenden, optimieren. Erstellen Sie hierzu eine Spezifikation für den Vorgang, und erstellen Sie dann in Microsoft Office Outlook 2007 eine Aufgabe, mit der Sie an das Ausführen der Spezifikation erinnert werden. Um das Ausführen des Vorgangs noch weiter zu erleichtern enthält die Office Outlook 2007-Aufgabe eine Schaltfläche, mit der Sie den Vorgang ausführen können, ohne die Access-Datenbank zu öffnen. Damit Sie dieses Feature nutzen können, muss Office Outlook 2007 auf dem Computer installiert und konfiguriert sein.

Was möchten Sie tun?

Erstellen und Planen einer neuen Import- oder Exportspezifikation

Planen einer vorhandenen Import- oder Exportspezifikation

Ausführen einer geplanten Import- oder Exportspezifikation

Erstellen und Planen einer neuen Import- oder Exportspezifikation

Wenn Sie einen Import- oder Exportvorgang erfolgreich mithilfe eines Assistenten abgeschlossen haben, können Sie in Access die Details des Vorgangs als Spezifikation speichern. Eine Spezifikation enthält alle Informationen, die von Access benötigt werden, um den Vorgang zu wiederholen, ohne dass Sie aufgefordert werden, etwas einzugeben.

Beispielsweise werden in einer Importspezifikation, durch die Daten aus einer Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappe importiert werden, der Name der Excel-Quelldatei, der Name der Zieldatenbank und andere Details gespeichert, z. B. ob Sie eine neue Tabelle angefügt oder erstellt haben, Informationen zum Primärschlüssel, Feldnamen usw.

Beim Speichern der Spezifikation haben Sie die Möglichkeit, den Vorgang mithilfe einer Outlook-Aufgabe zu planen.

Sie können einen Import- oder Exportvorgang speichern, bei dem die in Office Access 2007 unterstützten Dateiformate verwendet werden. Die Details für einen Verknüpfungsvorgang oder für den Export nur eines Teils eines Datenblatts können jedoch nicht gespeichert und geplant werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Import- oder Exportspezifikation zu erstellen und zu planen:

  1. Starten Sie den Import- oder Exportvorgang in Access. Die Import- und Export-Assistenten sind auf der Registerkarte Externe Daten verfügbar.

  2. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Wenn Sie auf Fertig stellen geklickt haben und der Vorgang von Access abgeschlossen wurde, werden Sie vom Assistenten aufgefordert, die Details des Vorgangs zu speichern.

  3. Klicken Sie auf Importschritte speichern oder auf Exportschritte speichern, um die Details des Vorgangs als Spezifikation zu speichern.

  4. Geben Sie in das Feld Speichern unter einen Namen für die Spezifikation ein.

  5. Geben Sie in das Feld Beschreibung eine Beschreibung ein, die Ihnen oder anderen Benutzern helfen soll, den Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt zu identifizieren.

  6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen.

  7. Klicken Sie auf Import speichern oder auf Export speichern.

    Access startet Outlook, und erstellt eine neue Aufgabe.

    Hinweis : Wenn Outlook nicht installiert ist, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt. Wenn Outlook nicht ordnungsgemäß konfiguriert ist, wird der Start-Assistent von Outlook angezeigt. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um Outlook zu konfigurieren.

  8. Überprüfen Sie in Outlook die Aufgabeneinstellungen, z. B. Fälligkeitsdatum und Erinnerung, und ändern Sie sie.

    Damit eine Aufgabe als Serie eingerichtet wird, klicken Sie auf Serientyp. In dieser Abbildung ist der Aufgabenplaner mit einigen typischen Einstellungen dargestellt:

    Outlook-Taskplaner

  9. Klicken Sie im Outlook-Aufgabenfenster auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aktionen auf Speichern und Schließen.

    Hinweise : Wenn Sie mit dem Importieren oder Exportieren von Daten nicht vertraut sind, finden Sie in den folgenden Artikeln Informationen zum Importieren oder Exportieren von Daten aus häufig verwendeten Dateiformaten.

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Planen einer vorhandenen Import- oder Exportspezifikation

Wenn Sie über eine vorhandene Import- oder Exportspezifikation verfügen, können Sie hierfür eine Outlook-Aufgabe erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor.

  1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, die die Spezifikation enthält, wenn sie noch nicht geöffnet ist. Wenn Sie eine Importspezifikation verwenden, handelt es sich dabei um die Zieldatenbank. Bei einer Exportspezifikation handelt es sich um die Quelldatenbank.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten auf Gespeicherte Importe (in der Gruppe Importieren) oder auf Gespeicherte Exporte (in der Gruppe Exportieren), um die Spezifikation auszuwählen.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Datentasks verwalten unter Gespeicherte Importe oder Gespeicherte Exporte auf die Spezifikation, um sie auszuwählen.

  4. Klicken Sie auf Outlook-Aufgabe erstellen.

    Office Outlook 2007 wird von Access gestartet, wenn das Programm installiert ist.

    Hinweis : Wenn Outlook nicht installiert ist, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt. Wenn Outlook nicht ordnungsgemäß konfiguriert ist, wird in Access der Outlook-Start-Assistent angezeigt. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um Outlook zu konfigurieren.

  5. Überprüfen Sie im Fenster Name der Operation - Aufgabe in Outlook die Aufgabeneinstellungen, z. B. Fälligkeitsdatum und Erinnerung, und ändern Sie die Einstellungen.

  6. Wenn die Aufgabe nur ein Mal ausgeführt werden soll, geben Sie im Feld Beginnt am ein Datum an.

  7. Wenn die Aufgabe in bestimmten Intervallen ausgeführt werden soll, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe (im Outlook-Aufgabenfenster) in der Gruppe Optionen auf Serie. Geben Sie im Dialogfeld Aufgabenserie an, in welchen Intervallen der Vorgang ausgeführt werden soll, und klicken Sie dann auf OK. Hilfe zum Einrichten von Aufgabenserien finden Sie in der Outlook-Hilfe.

  8. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe im Outlook-Aufgabenfenster in der Gruppe Aktionen auf Speichern und Schließen.

    Eine neue Aufgabe wird von Outlook erstellt.

  9. Um die Spezifikation zu einem späteren Zeitpunkt auszuführen, öffnen Sie die Aufgabe in Outlook. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access Outlook Add-In auf Import ausführen Schaltflächensymbol oder auf Export ausführen Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf OK, um den Vorgang auszuführen.

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Ausführen einer geplanten Import- oder Exportspezifikation

In Outlook wird zum geplanten Zeitpunkt eine Erinnerung angezeigt. Gehen Sie wie folgt vor, um den Vorgang auszuführen:

  1. Klicken Sie im Dialogfeld mit der Erinnerung auf Element öffnen, um die Aufgabe in Outlook zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Import ausführen Schaltflächensymbol oder auf Export ausführen Schaltflächensymbol .

  3. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang auszuführen.

Sie können die Aufgabe auch zu einem beliebigen anderen Zeitpunkt ausführen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor.

  1. Öffnen Sie die Aufgabe in Outlook. Klicken Sie hierzu im Navigationsbereich von Outlook auf Aufgaben, und klicken Sie dann auf die Aufgabe, die ausgeführt werden soll.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Import ausführen Schaltflächensymbol oder auf Export ausführen Schaltflächensymbol .

  3. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang auszuführen.

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