Planen einer Besprechung mit anderen Personen

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Eine Besprechung ist ein Termin, der andere Personen und möglicherweise Ressourcen einbezieht, z. B. Konferenzräume. Antworten auf Ihre Besprechungsanfrage werden im Posteingang angezeigt.

  1. Klicken Sie unter Kalender auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Besprechung.

    Befehl 'Neue Besprechung' im Menüband

    Tastenkombination    Drücken Sie STRG + UMSCHALT + F, um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen.

  2. Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung ein.

  3. Geben Sie im Feld Ort eine Beschreibung oder einen Ort ein. Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto verwenden, klicken Sie auf Räume, um einen der verfügbaren Räume auszuwählen.

  4. Wählen Sie in den Listen Beginnt um und Endet um die Start- und Endzeiten für die Besprechung aus. Wenn Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis aktivieren, wird das Ereignis als ganztägiges Ereignis angezeigt, das von Mitternacht bis Mitternacht dauert.

    Hinweis : Möchten Sie Besprechungen basierend auf einer anderen Zeitzone planen, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Zeitzonen.

  5. Geben Sie im Textkörper für die Besprechung Informationen ein, die Sie für die Empfänger freigeben möchten. Sie können auch Dateien anfügen.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf Terminplanungs-Assistent.

    Mit dem Terminplanungs-Assistenten können Sie die beste Zeit für die Besprechung ermitteln.

  7. Klicken Sie auf Weitere einladen und dann auf Von Adressbuch hinzufügen.

  8. Geben Sie im Feld Suchen in das Feld Teilnehmer und Ressourcen auswählen den Namen einer Person oder Ressource ein, die in die Besprechung einbezogen werden soll. Wenn Sie unter Verwendung der Option Mehr Spalten suchen, klicken Sie auf OK. .

  9. Klicken Sie auf den Namen aus der Ergebnisliste, klicken Sie dann auf Erforderlich, Optional oder Ressourcen, und klicken Sie anschließend auf OK.

    Teilnehmer mit der Einstellung Erforderlich und Optional werden im Feld An auf der Registerkarte Besprechung angezeigt. Die Ressourcen werden im Feld Ort angezeigt.

    Im Frei/Gebucht-Gitternetz wird die Verfügbarkeit der Teilnehmer angezeigt. Eine grüne vertikale Linie stellt den Beginn der Besprechung dar. Eine rote vertikale Linie stellt das Ende der Besprechung dar.

    'Frei/Gebucht'-Raster in Outlook

    Der Bereich Raumsuche enthält Zeitvorschläge für den optimalen Zeitpunkt der Besprechung (zu dem die meisten Teilnehmer verfügbar sind). Zum Auswählen eines Besprechungszeitpunkts klicken Sie im Bereich Raumsuche im Abschnitt Vorgeschlagene Zeiten auf einen Zeitvorschlag, oder wählen Sie einen Zeitpunkt über das "Frei/Gebucht"-Raster aus.

    Bereich 'Vorgeschlagene Zeiten' für eine Besprechungsanfrage

    Hinweise : Wenn der Bereich Raumsuche nicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Raumsuche.

    Befehl 'Raumsuche' im Menüband

  10. Wenn Sie eine Besprechung als Serie einrichten möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Serie. Wählen Sie die Optionen für das gewünschte Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich der Name der Registerkarte Besprechung in Besprechungsserie.

    Hinweise : 

    • Klicken Sie auf Erinnerung, und klicken Sie dann auf die gewünschte Zeit, um das nächste Erinnerung für die Besprechung, auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen ändern. Klicken Sie auf keine So deaktivieren Sie die Erinnerung.

    • Der Organisator kann auch den Erinnerungszeitpunkt für Empfänger festlegen, indem der Erinnerungszeitpunkt für die Besprechungsanfrage geändert wird. Wenn der Organisator den Standarderinnerungszeitpunkt der Anfrage nicht ändert, verwenden die Empfänger jeweils ihre eigenen Standarderinnerungen.

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