Planen einer Besprechung mit anderen Personen

Sie können eine Besprechungsanfrage an eine oder mehrere Personen senden. Outlook verfolgt nach, wer die Anfrage akzeptiert, und blockiert in Ihrem Kalender den Zeitraum für die Besprechung. Wenn Sie eine Besprechungsanfrage erstellen, können Sie Anlagen hinzufügen, einen Ort festlegen und den Terminplanungs-Assistenten verwenden, um die optimale Zeit für Ihre Besprechung zu wählen.

Was möchten Sie tun?

Wenn Sie eine neue Besprechung planen, können Sie ein Thema für die Besprechung festlegen, die Teilnehmer auswählen und angeben, wann und wo die Besprechung stattfinden soll. Antworten auf Ihre Besprechungsanfragen werden in Ihrem Posteingang angezeigt.

  1. Führen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie aus dem Posteingang die Option Neue Elemente > Besprechung aus.

      Um eine Besprechung zu planen, wählen Sie auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Neu" die Option "Neue Elemente" und dann "Besprechung" aus.

    • Klicken Sie im Kalender auf Neue Besprechung.

      Befehl 'Neue Besprechung' im Menüband

    Tipp : Sie können auch die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+Q verwenden, um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen.

  2. Im Feld An können Sie Teilnehmer hinzufügen.

    Hinweis : Sie können Teilnehmer auch hinzufügen (oder entfernen), wenn Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen den Terminplanungs-Assistenten verwenden.

  3. Teilen Sie Ihren Empfängern im Feld Betreff mit, worum es bei der Besprechung geht.

  4. Teilen Sie den Empfängern im Feld Ort mit, wo die Besprechung stattfinden soll.

    Tipp : Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto verwenden, klicken Sie auf Räume, um die Verfügbarkeit von Räumen zu prüfen und diese zu reservieren.

  5. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie in den Listen Beginn und Ende eine bestimmte Anfangs- und Endzeit angeben möchten, klicken Sie auf die Zeiten für Beginn und Ende der Besprechung.

    • Für ein ganztägiges Ereignis aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis. Das Ereignis wird als vollständiges 24-Stunden-Ereignis gezeigt, das von Mitternacht bis Mitternacht dauert.

    Hinweis :  Möchten Sie Besprechungen basierend auf einer anderen Zeitzone planen, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Zeitzonen.

  6. Geben Sie in das Nachrichtenfeld für die Besprechungsanfrage die Informationen ein, die Sie den Empfängern mitteilen möchten.

    Tipp : Sie können auch eine Datei anfügen. Wählen Sie auf der Registerkarte Einfügen die Option Datei anfügen aus, und wählen Sie dann die Datei aus, die Sie zu der Besprechungsanfrage hinzufügen möchten.

  7. Klicken Sie auf Terminplanungs-Assistent. Der Terminplanungs-Assistent für Exchange-Konten hilft Ihnen dabei, die optimale Zeit für Ihre Besprechung zu finden, indem er analysiert, wann Empfänger und Besprechungsressourcen, z. B. Räume, verfügbar sind.

    Tipp : Wenn Sie kein Exchange-Konto verwenden, klicken Sie auf Terminplanung.

  8. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen, und geben Sie die Namen der Empfänger, deren E-Mail-Adressen oder Ressourcennamen (durch Semikolons getrennt) in die Felder Erforderlich, Optional bzw. Ressourcenein.

      Tipp : Wenn Sie kein Exchange-Konto verwenden, klicken Sie auf Weitere hinzufügen > Aus Adressbuch hinzufügen.

    • Geben Sie in das Feld Suchen den Namen eines möglichen Teilnehmers ein, klicken Sie auf OK, wählen Sie einen Namen in der Liste der Ergebnisse aus, und klicken Sie dann auf rforderlich, Optional oder Ressourcen.

    Hinweise : 

    • Vertikale Linien stellen die Start- und Endzeiten der Besprechung dar. Sie können auf die Linien klicken und sie zu einer neuen Start- und Endzeit ziehen.

    • Für Exchange-Konten zeigt das Frei/Gebucht-Raster zeigt die Verfügbarkeit der Teilnehmer. Eine grüne vertikale Linie stellt den Beginn der Besprechung dar. Eine rote vertikale Linie stellt das Ende der Besprechung dar.

      'Frei/Gebucht'-Raster in Outlook

  9. Für Exchange-Konten enthält der Bereich Raumsuche Zeitvorschläge für den optimalen Zeitpunkt der Besprechung (zu dem die meisten Teilnehmer verfügbar sind). Zum Auswählen eines Besprechungszeitpunkts klicken Sie im Bereich Raumsuche im Abschnitt Vorgeschlagene Zeiten auf einen Zeitvorschlag, oder wählen Sie einen Zeitpunkt über das Frei/Gebucht-Raster aus.

  10. Nachdem Sie Ihre Teilnehmer hinzugefügt haben, klicken Sie, um zurück zur Besprechungsanfrage zu wechseln, im Menüband auf Termin.

    Hinweis : Nachdem Sie die Uhrzeit der Besprechung festgelegt haben, wählen Sie, wenn Sie die Besprechung nicht zu einer Besprechungsserie machen möchten, Senden aus. Wählen Sie andernfalls Termin aus, wenn Sie dem Textkörper der Besprechung weitere Informationen hinzufügen möchten.

  11. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  1. Klicken Sie auf Besprechung > Serientyp.

    Befehl 'Serientyp' im Menüband

    Hinweis : Verwenden Sie die Tastenkombination STRG+G, um die Besprechung so zu planen, dass sie regelmäßig wiederholt wird.

  2. Wählen Sie die Optionen für das gewünschte Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis : Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich der Name der Registerkarte Besprechung in Besprechungsserie.

  3. Klicken Sie zum Senden der Besprechungsanfrage auf Senden.

Was möchten Sie tun?

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Besprechungsanfrage.

    Hinweis : Verwenden Sie die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+Q, um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen.

  2. Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung ein.

  3. Geben Sie im Feld Ort eine Beschreibung ein, oder klicken Sie auf Räume, um aus Räumen auszuwählen, die für die automatische Planung mit Microsoft Exchange verfügbar sind.

  4. Wählen Sie in den Listen Beginn und Ende die Anfangs- und die Endzeit für die Besprechung aus. Ist dies ein ganztägiges Ereignis, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis.

    Ein ganztägiges Ereignis ist ein vollständiges 24-Stunden-Ereignis, das von Mitternacht bis Mitternacht dauert.

    Hinweis : Standardmäßig wird die aktuelle Zeitzoneneinstellung des Computers verwendet, um Besprechungen zu planen. Möchten Sie Besprechungen basierend auf einer anderen Zeitzone planen, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Zeitzonen.

  5. Geben Sie alle Informationen ein, die Sie den Empfängern mitteilen möchten, fügen Sie beliebige Dateien an, oder erstellen Sie einen Besprechungsarbeitsbereich.

    Weitere Informationen zu Besprechungsarbeitsbereichen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf Terminplanungs-Assistent.

    Der Terminplanungs-Assistent unterstützt Sie dabei, die beste Zeit für die Besprechung zu ermitteln.

  7. Klicken Sie auf Weitere einladen und dann auf Von Adressbuch hinzufügen.

  8. Geben Sie im Dialogfeld Teilnehmer und Ressourcen auswählen in das Feld Suchen den Namen einer Person oder Ressource ein, die Sie zu der Besprechung einladen möchten. Wenn Sie für die Suche die Option Mehr Spalten verwenden, klicken Sie auf OK.

  9. Wählen Sie in der Ergebnisliste den Namen aus, klicken Sie auf Erforderlich, Optional oder Ressourcen, und klicken Sie anschließend auf OK.

    Teilnehmer mit der Einstellung Erforderlich oder Optional werden auf der Registerkarte Besprechung im Feld An angezeigt. Die Ressourcen werden im Feld Ort angezeigt.

    Im "Frei/Gebucht"-Raster wird die Verfügbarkeit der Teilnehmer angezeigt. Eine grüne vertikale Linie stellt den Beginn der Besprechung dar, eine rote vertikale Linie das Ende der Besprechung.

    Frei/Gebucht-Raster

    Im Bereich Vorgeschlagene Zeiten wird die beste Zeit für die Besprechung gesucht, die als die Zeit definiert ist, zu der die meisten Teilnehmer verfügbar sind. Die beste Besprechungszeit wird ganz oben im Bereich angezeigt. Um eine der vorgeschlagenen Zeiten auszuwählen, klicken Sie auf den Zeitvorschlag im Bereich Vorgeschlagene Zeiten. Sie können auch manuell eine Zeit im Frei/Gebucht-Raster auswählen.

    Bereich 'Vorgeschlagene Zeiten'

  10. Wenn Sie die Besprechung als Besprechungsserie festlegen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Serie, wählen Sie das Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich der Name der Registerkarte Besprechung in Besprechungsserie.

  11. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf Termin.

  12. Klicken Sie auf Senden.

  1. Öffnen Sie die Besprechung, die Sie ändern möchten.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Ändern von Optionen für eine Besprechung, die nicht Bestandteil einer Serie ist   

      • Ändern Sie die Optionen wie den Betreff, den Ort und die Zeit.

      • Klicken Sie auf Aktualisierung senden.

    • Ändern von Optionen für alle Besprechungen in einer Serie   

      • Klicken Sie auf Serie öffnen.

      • Ändern Sie die Optionen, etwa Betreff, Ort und Zeit, die Sie ändern möchten.

      • Wenn Sie Serienoptionen ändern möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechungsserie in der Gruppe Optionen auf Serientyp, ändern Sie die gewünschten Optionen, z. B. Zeit, Serienmuster oder Serienbereich, und klicken Sie dann auf OK.

      • Klicken Sie auf Aktualisierung senden.

    • Ändern von Optionen für eine Besprechung, die Bestandteil einer Serie ist   

      • Klicken Sie auf Dieses Serienelement öffnen.

      • Ändern Sie auf der Registerkarte Besprechungsserie die gewünschten Optionen, etwa Betreff, Ort und Zeit.

      • Klicken Sie auf Aktualisierung senden.

Tipp : In Kalender können Sie die Besprechung auf ein anderes Datum ziehen. Außerdem können Sie den Betreff bearbeiten, indem Sie auf den Beschreibungstext klicken, F2 drücken und dann die Änderungen eingeben.

  1. Öffnen Sie die Besprechung, die Sie zu einer Besprechungsserie machen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Serientyp.

  3. Klicken Sie auf die Häufigkeit – Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich –, mit der die Besprechung wiederholt werden soll, wählen Sie die Optionen für die Häufigkeit aus, und klicken Sie dann auf OK.

  4. Klicken Sie auf Aktualisierung senden.

  1. Erstellen oder öffnen Sie die Besprechung, das Sie als privat festlegen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Optionen, und klicken Sie dann auf Privat.

Wichtig : Sie sollten sich nicht darauf verlassen, über das Feature "Privat" verhindern zu können, dass andere Personen auf die Details für eine Besprechung, einen Kontakt oder eine Aufgabe zugreifen. Möchten Sie sicherstellen, dass andere Personen ein als "Privat" festgelegtes Element nicht lesen können, dürfen Sie diesen Personen keine Leseberechtigung für den Ordner Kalender, Kontakte oder Aufgaben erteilen. Eine Person mit Leseberechtigung für Ihre Ordner könnte mithilfe programmgesteuerter Methoden oder anderer E-Mail-Anwendungen die Details zu einem privaten Element anzeigen. Daher sollten Sie das Feature "Privat" nur dann verwenden, wenn Sie Ordner für Personen freigeben, denen Sie vertrauen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Für alle neuen Besprechungen, die Sie erstellen    

    • Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.

    • Soll eine Erinnerung für neue Besprechungen automatisch aktiviert oder deaktiviert sein, aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen der Standarderinnerung.

    • Wenn Sie das Kontrollkästchen aktiviert haben, geben Sie die vor der Besprechung liegende Zeitspanne an, ab der die Erinnerung angezeigt werden soll.

  • Für vorhandene Besprechungen    

    • Öffnen Sie die Besprechung oder die Serie, wenn die Besprechung eine Besprechungsserie ist.

    • Damit eine Erinnerung aktiviert oder deaktiviert ist, wählen Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen die Option Keine oder eine aufgeführte Erinnerungszeit aus.

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