Planen einer Besprechung mit anderen Personen

Planen einer Besprechung mit anderen Personen

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Sie können eine Besprechungsanfrage an eine oder mehrere Personen senden. Outlook wird nachverfolgt, wer die Anforderung akzeptiert und reserviert Zeit in Ihrem Kalender für die Besprechung. Wenn Sie eine Besprechungsanfrage erstellen, können Sie Anlagen hinzufügen, legen Sie einen Speicherort und verwenden den Terminplanungs-Assistenten, um die optimale Zeit für die Besprechung auswählen.

Planen einer Besprechung

  1. Erstellen Sie eine Besprechungsanfrage in eine der folgenden Methoden aus:

    • Wählen Sie Neue Elemente aus dem Posteingang > Besprechung oder verwenden Sie die Tastenkombination STRG + UMSCHALT + F.

      Um eine Besprechung zu planen, wählen Sie auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Neu" die Option "Neue Elemente" und dann "Besprechung" aus.

    • Wählen Sie aus dem Kalender Neue Besprechung aus, oder verwenden Sie die Tastenkombination STRG + UMSCHALT + F.

      Befehl 'Neue Besprechung' im Menüband

    • Wählen Sie aus einer e-Mail-Nachricht im Posteingang die Schaltfläche Antworten mit Besprechungsanfrage ein.

      Wählen Sie in einer e-Mail-Nachricht Antworten mit Besprechungsanfrage ein.
  2. Fügen Sie in einem der beiden folgenden Arten Teilnehmer hinzu:

    • Die Zeile an der Besprechungsanfrage die anderen Teilnehmer hinzu, und fahren Sie mit Schritt 4 fort.

    • Wenn Sie ein Office 365 oder ein Exchange-Konto verwenden, verwenden Sie die- Terminplanungs-Assistent Zeitpläne der Teilnehmer anzeigen.

  3. In den Terminplanungs-Assistenten entweder klicken Sie auf das Feld unter Ihrem Namen und geben Sie die Namen des Teilnehmers oder e-Mail-Adresse oder klicken Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer hinzufügen, um Ihr Adressbuch zu öffnen.

    Klicken Sie auf das Symbol neben den Namen des Teilnehmers in den Terminplanungs-Assistenten, einen bestimmten Teilnehmer als ein Teilnehmer erforderlich,Optional Teilnehmer oder eine Ressource zu markieren.

    Sie können als erforderliche oder optionale Teilnehmer markieren.

    Nur für Office-Insider verfügbares Feature Fortgeschrittener Teil der Anwendung Office durch interne beim Starten des Teilnehmers Namen eingeben, wird Outlook enthalten Vorschläge für Sie basierend auf die Personen, die Sie zuletzt senden oder mit erfüllt haben. Wählen Sie einen Namen aus der Liste, um einen Teilnehmer hinzuzufügen.

  4. Fügen Sie eine Besprechungsbetreff, Start- und Endzeit, und den Ort ein.

    In Outlook 2016 und Outlook für Office 365 beginnen Sie mit der Eingabe einer Position Namen, beispielsweise die vierte Café oder Konferenz Raum 23, und Outlook sucht nach Position entspricht. Wählen Sie eine der Vorschläge zu diesem Speicherort auswählen, oder fortsetzen Sie Wenn Sie einen anderen Speicherort eingeben Eingabe.

    Tipp: Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto oder Office 365-e-Mail-Konto verwenden, klicken Sie auf Terminplanungs-Assistenten, und klicken Sie auf Raumsuche zum Überprüfen der Verfügbarkeit und reservieren Chatrooms. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Terminplanungs-Assistenten und Raumsuche für Besprechungen in Outlook.

  5. Klicken Sie zum Anfügen einer Datei an eine Besprechungsanfrage, klicken Sie im Menü Einfügen auf Wählen Sie Datei anfügen, und wählen Sie die Datei, die Sie hinzufügen möchten.

  6. Wenn Sie nicht anlegen eine Besprechungsserie möchten, klicken Sie auf Senden. Andernfalls finden Sie unter Einrichten einer Besprechung als Terminserie.

Verhindern, dass Teilnehmer aus eine Besprechung weiterleiten

Wenn Sie beim Erstellen einer Besprechungsanfrage Office 365 verwenden, können Sie verhindern, dass Besprechungsteilnehmer die Besprechungsanfrage an andere Personen weiterleiten.

  • Bevor Sie die Besprechungsanfrage senden, wählen Sie Besprechungsantworten (Optionen) > Weiterleitung zulassen, um die Möglichkeit für die Teilnehmer weiterleiten eine Besprechungsanfrage zu wechseln.

  1. Klicken Sie auf Besprechung > Serientyp.

    Befehl 'Serie' im Menüband

    Hinweis: Verwenden Sie die Tastenkombination STRG+G, um die Besprechung so zu planen, dass sie regelmäßig wiederholt wird.

  2. Wählen Sie die Optionen für das gewünschte Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis: Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich der Name der Registerkarte Besprechung in Besprechungsserie.

  3. Klicken Sie zum Senden der Besprechungsanfrage auf Senden.

Hinzufügen einer Person zu einer vorhandenen Besprechung

Sie können einem anderen Teilnehmer zu einer vorhandenen Besprechung hinzufügen.

Wenn Sie der Besitzer der Besprechung befinden:

  1. Doppelklicken Sie auf, um die Besprechung zu öffnen, und klicken Sie dann verwenden Sie die Zeile an oder die- Terminplanungs-Assistenten eine oder mehrere Personen zur Besprechung hinzufügen.

  2. Klicken Sie auf Senden , und wählen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

    • Updates nur hinzugefügt oder Teilnehmer gelöscht zu senden.

    • Updates an alle Teilnehmer zu senden.

Wenn Sie nicht der Besitzer der Besprechung befinden.

  1. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage. Wählen Sie in der Gruppe Antworten auf dem Menüband aus Antworten, klicken Sie dann nach vorne. Fügen Sie einen oder mehrere Empfänger der Besprechungsanfrage.

  2. Klicken Sie auf Senden. Der Besitzer der Besprechung erhalten die Benachrichtigung, dass Sie die Besprechungsanfrage an eine andere Person weitergeleitet haben. Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleiten einer Besprechung.

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