Planen einer Besprechung in einem Gruppenkalender in Outlook 2016

Ein Gruppenkalender ist ein freigegebener Kalender, in dem Sie und alle Mitglieder Ihrer Gruppe bevorstehende Ereignisse planen und anzeigen können. Sie können die Ereignisse auch für andere Gruppen in Ihrer Schule, Uni oder an Ihrem Arbeitsplatz freigeben.

Der Vorteil des Erstellens von Ereignissen in einem Gruppenkalender ist, dass jedes Mitglied der Gruppe die Ereignisse bearbeiten kann. Warum ist das praktisch? Wenn Sie krank sind oder sich einen Tag frei nehmen und vergessen haben, die Besprechung abzusagen, kann jedes Gruppenmitglied die Besprechung für Sie absagen. Keine geplatzten Besprechungen mehr!

Beitreten vs. Abonnieren

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen dem Beitreten zu einer Gruppe und dem Abonnieren einer Gruppe zu verstehen, weil sich dieser Unterschied auf Ihren Gruppenkalender auswirkt.

Wenn jemand eine Gruppe erstellt, besteht die Möglichkeit, alle neuen Mitglieder automatisch zu abonnieren. Wenn die Mitglieder nicht automatisch abonniert werden, treten die Mitglieder der Gruppe bei. Sie empfangen dann aber keine Unterhaltungen oder Kalenderereignisse im privaten Posteingang. Diese Elemente werden nur im Gruppenpostfach angezeigt.

Abonnierten Mitgliedern werden Unterhaltungen und Kalenderereignisse sowohl im privaten Posteingang als auch im Gruppenposteingang zugestellt. Der Vorteil dabei ist, dass Sie sich nicht in einer Gruppe befinden müssen, um Gruppen-E-Mails und entsprechende Kalendereinladungen anzeigen zu können. Darüber hinaus können Sie diese Elemente an beiden Orten öffnen und beantworten. Wenn Sie kein registriertes Mitglied einer Gruppe sind, der Sie jedoch angehören möchten, lesen Sie Abonnieren einer Gruppe, um entsprechende Anweisungen zu finden.

Planen einer Besprechung in einem Gruppenkalender

  1. Wählen Sie in Outlook 2016 im linken Navigationsbereich eine Gruppe aus.

    Gruppen auf der linken Navigationsleiste

  2. Wählen Sie im Menüband die Option Kalender aus.

    Kalender auswählen

  3. Wählen Sie Neue Skype-Besprechung oder Neue Besprechung aus. Wenn Sie diese Besprechung als Skype-Besprechung festlegen, werden dem Nachrichtentext Anrufdetails hinzugefügt. Informationen zu Skype-Besprechungen finden Sie unter Hilfe zu Skype for Business-Besprechungen.

    Neue Besprechung

  4. Wie Sie sehen können, wurde der Gruppenalias in der Zeile An automatisch eingetragen. Geben Sie einen Betreff, einen Ort sowie eine Start- und Endzeit für Ihre Besprechung ein.

  5. Geben Sie im Besprechungsbereich eine Tagesordnung ein. Achten Sie beim Einrichten einer Skype-Besprechung unbedingt darauf, dass Sie die Online-Besprechungsinformationen nicht ändern.

  6. Wählen Sie im Menüband Terminplanungs-Assistent aus, um sicherzustellen, dass Sie die optimale Zeit für die Besprechung festlegen.

  7. Wählen Sie Senden aus.

Die Besprechung wird im Gruppenkalender sowie im persönlichen Kalender jedes abonnierten Mitglieds angezeigt.

Siehe auch

Erstellen einer neuen Gruppe in Outlook 2016

Beitreten zu einer Gruppe in Outlook 2016

Verlassen einer Gruppe oder Kündigen des Gruppenabonnements in Outlook 2016

Freigeben von Gruppendateien in Outlook 2016

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