PivotTable erstellen

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Wenn Sie die in diesem Kapitel benutzten Beispieldaten verwenden möchten, um die besprochenen Funktionen selbst durchzuarbeiten, öffnen Sie die Datei mit dem Namen Pivot Data.xlsx im Ordner Buch\Kap16 auf der dem Buch beiliegenden CD. Wenn Sie einige bereits fertiggestellte PivotTable- und PivotChart-Berichte sehen möchten, öffnen Sie die Datei PivotTables.xlsx im selben Ordner.

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Sie können einen PivotTable-Bericht aus den unterschiedlichsten Datenquellen erstellen, angefangen bei einer einfachen Excel-Arbeitsmappe bis zu externen Datenquellen, z.B. einer Microsoft Office Access 2007-Datenbank oder einer Microsoft Windows SharePoint Services-Liste. Eine gültige Datenquelle muss wie eine Datenbanktabelle eingerichtet sein, mit Namen für Datenfelder und Werten in jedem Datenfeld eines jeden Datensatzes.

Für dieses Kapitel nehmen wir uns eine Excel-Arbeitsmappe als Datenquelle vor. Die drei folgenden Abschnitte leiten Sie durch das Einrichten der Daten sowie das Erstellen eines einfachen PivotTable-Berichts und zeigen die Anfänge beim Verwenden von PivotTable-Feldern.

Daten einrichten

Richten Sie Ihre Daten in Spalten mit einer einzelnen Überschriftenzeile ein. Das beste Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie Ihre Daten manuell eingeben. Geben Sie zunächst die Spaltenüberschriften und ein paar Zeilen mit Daten ein und erst dann konvertieren Sie den Bereich in eine Tabelle. Bei der Anwendung einer Tabelle können Sie die Vorteile aus der Funktionalität von Tabellen ziehen, wie z.B. berechnete Spalten, die Sie bei der Einrichtung der Daten mit möglichst wenig Arbeit unterstützen können.

Stellen Sie sicher, dass in jeder Zelle einer jeden Zeile Werte enthalten sind, es sei denn, Sie möchten ausdrücklich leere Werte in Ihren Analysen im PivotTable-Bericht zulassen. Falls z.B. in mehr als einer Zeile die gleichen Daten in einigen Spalten erforderlich sind, dann wiederholen Sie die benötigten Daten in jeder Zeile nochmals. Wie Sie wahrscheinlich bemerkt haben, erstellen Sie das Pendant zu einer sehr einfachen Datenbank, bei der jede Zeile einen Datensatz und jede Spalten ein Datenfeld repräsentiert.

Sehen Sie sich einmal die Beispieldaten in Abbildung 16.1 an, die für die PivotTable- und PivotChart-Beispiele in diesem Kapitel benutzt werden.

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Abbildung 16.1 : Datenbereich der Beispieldaten

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Ein anderer Vorteil in der Anwendung einer Tabelle als Datenquelle liegt darin, dass beim Hinzufügen oder Entfernen von Daten der Datenquellbereich automatisch aktualisiert wird. Dennoch werden die Änderungen in den Daten nicht automatisch im vorhandenen PivotTable- oder PivotChart-Bericht widergespiegelt. Um die Daten zu aktualisieren, klicken Sie auf der Registerkarte PivotTable-Tools/Optionen oder auf der Registerkarte PivotChart-Tools/Analyse auf Aktualisieren. Aktualisieren steht Ihnen auch im Kontextmenü des PivotTable-Bereichs zur Verfügung.

Sie können den PivotTable-Bericht auch so einrichten, dass er automatisch mit dem Öffnen der Arbeitsmappe aktualisiert wird. Hierfür klicken Sie auf der Registerkarte PivotTable-Tools/Optionen in der Gruppe PivotTableaufOptionen und dann auf Daten.Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisieren beim Öffnen der Datei. Diese Einstellung betrifft alle PivotTable-Berichte in der Arbeitsmappe, die sich auf die gleichen Daten beziehen.

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PivotTable-Bericht erstellen

Zum Erstellen des PivotTable-Berichts klicken Sie zunächst in den Datenbereich der Tabelle und dann auf der Registerkarte Einfügen auf PivotTable.Oder klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools/Entwurf auf Mit PivotTable zusammenfassen. Daraufhin erscheint das in Abbildung 16.2 gezeigte Dialogfeld.

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Abbildung 16.2: Dialogfeld PivotTable erstellen

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Wenn Sie externe Daten als Datenquelle für Ihren PivotTable-Bericht benutzen möchten, dann ist das Dialogfeld PivotTable erstellen genau der richtige Ort, um die externen Daten auszuwählen. Es ist dann auch nicht erforderlich, vor dem Öffnen dieses Dialogfeldes in der Arbeitsmappe etwas zu markieren.

Hinweis Ende

Belassen Sie die Standardeinstellungen und bestätigen Sie das Dialogfeld mit OK. Es ist ein guter Gedanke, den PivotTable-Bericht auf einem anderen Blatt als die Quelldaten zu platzieren (dies ist die Standardeinstellung), um damit eine klare Unterscheidung zwischen den Quelldaten und dem PivotTable-Bericht zu machen. Eventuell möchten Sie mehrere PivotTable- oder PivotChart-Berichte in Ihrer Arbeitsmappe erstellen, die auf den gleichen Daten basieren. Auch deshalb ist das Belassen der Quelldaten auf einem eigenen Arbeitsblatt eine gute Hilfe, um die Arbeitsmappe übersichtlicher zu halten.

Nachdem Sie die PivotTable erstellt haben, ist sie zunächst leer. Sie müssen die Felder in den PivotTable-Bereich hineinziehen. Sie sehen also anfänglich einen leeren Bereich im Arbeitsblatt für Ihren PivotTable-Bericht sowie den Aufgabenbereich PivotTable-Feldliste (siehe Abbildung 16.3). Der Aufgabenbereich PivotTable-Feldliste ist standardmäßig angedockt und erscheint nur, wenn sich die Einfügemarke innerhalb des Bereichs der PivotTable im Arbeitsblatt befindet.

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Abbildung 16.3: PivotTable-Bereich mit Aufgabenbereich PivotTable-Feldliste

  • Der Aufgabenbereich PivotTable-Feldliste enthält eine Liste mit den Spaltenüberschriften aus Ihren Quelldaten, die als mögliche Felder im PivotTable-Bericht benutzt werden können.

  • Außerdem finden Sie dort vier Bereiche: Berichtsfilter, Spaltenbeschriftungen, Zeilenbeschriftungen und Werte. Zur Information für diejenigen, die bereits Erfahrungen mit PivotTable-Berichten haben: Der BereichBerichtsfilterwurde früher Seitenfeld genannt.

  • Falls Sie es vorziehen, den Aufgabenbereich in einem anderen Layout angezeigt zu bekommen, dann benutzen Sie die Schaltfläche neben der Überschrift Wählen Sie die Felder aus, die Sie dem Bericht hinzufügen möchten. Sie können die Abschnitte für Felder und Bereiche stapeln (wie in Abbildung 16.3), nebeneinander platzieren oder nur die Abschnitte oder nur die Felder anzeigen.

Klicken Sie einfach auf ein Feld in der Feldliste, um es Ihrem PivotTable-Bericht hinzuzufügen. Denken Sie bei diesem Schritt an das Erstellen eines Säulendiagramms. Vielleicht möchten Sie sich die Kosten pro Person bei unseren Beispieldaten ansehen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Namen und das Kontrollkästchen vor Kosten pro Person. Excel fügt die Felder an den Stellen ein, von denen es annimmt, es seien die richtigen im PivotTable-Bericht, entweder in den Bereich Zeilenbeschriftungen oder in den Bereich Werte,wie Sie in Abbildung 16.4sehen können.

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Abbildung 16.4: Der Aufgabenbereich PivotTable-Feldliste mit hinzugefügten Feldern

Die entsprechende PivotTable ohne weitere hinzugefügte Formatierungen sieht wie in Abbildung 16.5 aus.

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Abbildung 16.5: PivotTable der Beispieldaten ohne weitere Formatierungen

Wenn Sie die Zeilenbeschriftungen in Kategorien einteilen möchten, um die Personen nach Zugehörigkeit zu einem Geschäftsbereich gruppieren zu können, dann aktivieren Sie in der Feldliste das Kontrollkästchen vor Geschäftsbereich, um dieses Feld der Tabelle hinzuzufügen. Zunächst erhalten Sie nicht das gewünschte Ergebnis. Das liegt daran, dass die zuerst hinzugefügten Felder Vorrang vor den später hinzugefügten Feldern haben. In unserem Beispiel behält deshalb das Feld Namedie höchste Priorität.

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Abbildung 16.6: Ausschnitt aus dem PivotTable-Bericht

Um die Personen nach dem Geschäftsbereich zu gruppieren, brauchen Sie nur die Felder im Bereich der Zeilenbeschriftungen anders anzuordnen. Ziehen Sie also im Aufgabenbereich PivotTable-Feldliste das Feld Geschäftsbereich im Bereich Zeilenbeschriftungenüber das Feld Name (siehe Abbildung 16.7).

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Abbildung 16.7: Neu geordnete Felder im Bereich Zeilenbeschriftungen des Aufgabenbereichs PivotTable-Feldliste

Dies entspricht in etwa dem Gruppieren der Datenbeschriftungen einer Rubrikenachse bei einem Säulen- oder einem ähnlichen Diagramm (siehe hierzu den Kasten »Rubrikenachse gruppieren« in Kapitel 15). Jetzt sollte Ihr PivotTable-Bericht etwa wie in Abbildung 16.8 aussehen.

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Abbildung 16.8: PivotTable-Bericht nach Geschäftsbereich gruppiert

Zum Vergleich: Falls dies statt eines PivotTable-Berichts ein Säulendiagramm wäre, dann würde es wie inAbbildung 16.9gezeigt aussehen.

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Abbildung 16.9: Säulendiagramm, das dem gruppierten PivotTable-Bericht entspricht

Wann immer Sie dem PivotTable-Bericht durch Aktivieren der betreffenden Kontrollkästchen in der Feldliste Felder hinzufügen, werden sie entweder dem Bereich Zeilenbeschriftungen oder dem Bereich Werte zugeordnet, je nachdem, als welchen Wert Excel die Daten erkennt. Sie können natürlich jedes Feld durch Ziehen in einen anderen Bereich verschieben. Sie können auch ein Feld den verschiedenen Bereichen direkt durch Ziehen aus der Feldliste in den gewünschten Bereich im Aufgabenbereich hinzufügen, anstatt das Feld durch Aktivieren seines Kontrollkästchens auszuwählen.

Kasten Beginn

Felder direkt in die bzw. aus der Tabelle ziehen

Diejenigen, die PivotTable-Berichte bereits in den früheren Versionen benutzt haben, stellen in Excel 2007 fest, dass es standardmäßig nicht mehr möglich ist, ein Feld direkt auf bzw. aus dem PivotTable-Bereich zu ziehen. Sie können jedoch das Kontextmenü eines Feldes verwenden, um dieses Feld aus der Tabelle oder in einen anderen Bereich der Tabelle zu verschieben.

Falls Sie das Ziehen der Felder auf bzw. aus dem PivotTable-Bereich bevorzugen, können Sie die betreffende Einstellung im Dialogfeld PivotTable-Optionen ändern. Klicken Sie auf der Registerkarte PivotTable-Tools/Optionen in der Gruppe PivotTableauf den Pfeil der Schaltfläche Optionen und anschließend nochmals auf Optionen.Auf der RegisterkarteAnzeigeaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Klassisches PivotTable-Layout.Schließen Sie den Vorgang mit OK ab. Der Nachteil bei der Rückkehr zum alten PivotTable-Layout liegt in dem Verlust des klaren, überarbeiteten Layouts des jetzigen PivotTable-Bereichs. Diesen Vorteil möchte ich nicht für ein bisschen Bequemlichkeit aufgeben. Aber denjenigen, die mir nicht zustimmen und das alte Layout bevorzugen, sei gesagt, dass sie keine andere neue Funktionalität bei der Änderung dieser Einstellung verlieren.

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Hinweis Beginn

Falls Sie ein Feld dem Bereich Wertehinzufügen und Excel die Werte dieses Feldes nicht als numerisch erkennt, dann zeigt Excel die Werte im PivotTable-Bericht als Anzahl von Datensätzen in diesem Feld an.

Hinweis Ende

Falls das Ziehen nicht Ihr Ding ist, klicken Sie zunächst auf das Kontrollkästchen des Feldes, um das Feld standardmäßig von Excel einem Bereich zuweisen zu lassen. Anschließend klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feldnamen, der nach dem Hinzufügen des Feldes in einen der Bereiche des Aufgabenbereichs erscheint. Die Optionen in diesem Popupmenü (siehe Abbildung 16.10) enthalten die Möglichkeit, das Feld in jeden anderen Bereich des PivotTable-Berichts zu verschieben, die Rangfolge der Felder im PivotTable-Bereich festzulegen und Feldeinstellungen durchzuführen (siehe hierzu weiter hinten in diesem Kapitel).

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Abbildung 16.10: Popupmenü eines hinzugefügten Feldes

Kasten Beginn

Kann ich weiterhin einen PivotTable-Bericht für die Konsolidierung von Bereichen auf mehreren Arbeitsblättern benutzen?

Wenn Sie in der Vergangenheit PivotTable-Berichte mit der Option Option Mehrere Konsolidierungsbereiche mit dem PivotTable- und PivotChart-Assistenten erstellt haben, dann brauchen Sie nicht zu verzweifeln, denn diese Option steht Ihnen weiterhin zur Verfügung. Benutzen Sie hierfür den Assistenten anstelle der neuen Optionen zum Erstellen des PivotTable- oder PivotChart-Berichts. Sie können den Assistenten auf zwei Wegen aufrufen:

  • Benutzen Sie die nach wie vor gültige Tastenfolge (Alt), (N), (P).

  • Fügen Sie den Assistenten der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu. Hierfür suchen Sie im Dialogfeld Excel-Optionen auf der Seite Anpassenim Dropdown-Listenfeld Befehle auswählen in der Kategorie Alle Befehle (oder in der Kategorie Befehle nicht in der Multifunktionsleiste) den PivotTable- und PivotChart-Assistenten.

Für diejenigen, die sich noch nicht mit dieser Funktion beschäftigt haben, sei angemerkt, dass sie etwas anders arbeitet als die in diesem Kapitel besprochenen PivotTable- und PivotChart-Berichte. Diese Funktion setzt sowohl Zeilen- als auch Spaltenüberschriften voraus, und zwar in allen Bereichen auf gleiche Weise, um sie letztendlich in einen einzigen Bereich zu konsolidieren, in dem dann die Werte der Datensätze kombiniert und berechnet werden.

Wenn Sie die PivotTable-Funktionalität überhaupt noch nicht kennen, empfehle ich Ihnen dringend, abzuwarten, bis Sie sich mit der klassischen Art der Erstellung von PivotTable-Berichten, wie sie in diesem Kapitel besprochen wird, vertraut gemacht haben. Excel interpretiert die Daten mehrerer Konsolidierungsbereiche nicht in genau derselben Weise wie in den klassischen PivotTable- und PivotChart-Berichten. Die Wahl dieser Funktion könnte Sie dazu verleiten, die weit verbreitete Vorstellung der Benutzerunfreundlichkeit von PivotTables anzunehmen. Behalten Sie im Hinterkopf, dass Sie nur die Konsolidierungsfunktion mit dem veralteten Werkzeug durchführen, da sie nicht so intuitiv ist wie die neuen PivotTable-Werkzeuge.

Da die Konsolidierungsfunktion ein veraltetes Werkzeug ist, versteht es auch nicht die Excel-Tabellen, wie von Ihnen erhofft. Wenn Sie die Funktion in einem Datenbereich anwenden, der als Tabelle formatiert wurde, konvertieren Sie diese Tabelle vor der Anwendung der FunktionMehrere Konsolidierungsbereiche zurück in einen Bereich.

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PivotTable-Feldbereiche

Das Verständnis der vier PivotTable-Feldbereiche ist der Schlüssel, um PivotTable-Berichte effektiv nutzen zu können. Im Folgenden finden Sie für jeden Bereich eine Definition mit einem Beispiel aus den Beispieldaten dieses Kapitels.

  • Benutzen Sie den Bereich Werte für die Felder, die die zu analysierenden Daten repräsentieren. Jedes Werte-Feld entspricht einer Datenreihe in einem Säulendiagramm.

    In einem PivotTable-Bericht, der z.B. die Seminarkosten pro Person zeigt, sind die Kosten dasWerte -Feld.

  • Die Zeilenbeschriftungen und Spaltenbeschriftungen sind die Kategorien, anhand derer Sie die Daten betrachten möchten. Diese Bereiche entsprechen den Rubrikenachsenbeschriftungen oder Datenreihennamen eines Säulendiagramms.

    Wenn Sie z.B. die Kosten pro Person analysieren möchten, dann würde die Liste der Namen ein Zeilenfeld sein. Der Geschäftsbereich der Personen oder die Bezeichnung des Seminars könnte sowohl ein zusätzliches Zeilenfeld als auch ein zusätzliches Spaltenfeld sein. Obwohl Spaltenfelder, oder nachfolgende Zeilenfelder, normalerweise dazu benutzt werden, die Daten für die Kategorien des wichtigsten Zeilenfeldes aufzuschlüsseln, können die Zeilen- und Spaltenfelder gegeneinander ausgetauscht werden, gerade so, wie es zu Ihren Daten passt.

  • Der Bereich Berichtsfilter nimmt die gefilterten Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen auf, um nur die Zeilen- oder Spalteneinträge zu zeigen, die dem Filterkriterium entsprechen.

    Der Geschäftsbereich oder die Seminarbezeichnung könnten für einen Berichtsfilter genutzt werden, wenn Sie die Kosten der Personen nur aus bestimmten Geschäftsbereichen oder speziellen Seminaren auf einmal sehen möchten.

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Felder vor oder nach dem Hinzufügen zu Ihrem PivotTable-Bericht filtern

Eines der nettesten neuen Features der PivotTable-Feldlisteist die Möglichkeit, ein Feld zu filtern. Sie können jederzeit ein Feld filtern, egal ob Sie es dem PivotTable-Bereich hinzugefügt haben oder nicht. Haben Sie ein Feld vor dessen Hinzufügen in den PivotTable-Bereich gefiltert, dann können Sie den Filter auch wieder nach dem Hinzufügen des Feldes zum PivotTable-Bericht entfernen.

Wenn Sie den Mauszeiger über den Namen eines Feldes in der PivotTable-Feldliste bewegen, sehen Sie einen Pfeil am rechten Rand neben dem Feldnamen. Klicken Sie auf diesen Pfeil, um das Poppmenü für die Sortier- und Filteroptionen zu öffnen, wie Sie es in Abbildung 16.11 für das Feld Geschäftsbereich der Beispieldaten sehen.

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Abbildung 16.11: Popupmenü der Sortier- und Filteroptionen des FeldesGeschäftsbereich

Es stehen weitere Filteroptionen zur Verfügung, je nachdem, ob das Feld als Beschriftungsfeld (d.h. ein Zeilen- oder Spaltenfeld) oder als Werte-Feld benutzt wird. Die Sortier- und Beschriftungsfilteroptionen sind auch über das Dropdownmenü ausführbar. Sie können auch auf dieses Menü über die Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen innerhalb der PivotTable zugreifen.

Verschieben Sie ein gefiltertes Feld zwischen den Bereichen der Zeilen- und Spaltenbeschriftungen, bleibt der Filter erhalten. Verschieben Sie dagegen ein gefiltertes Feld aus einem der BereicheZeilen- oder Spaltenbeschriftungenin den Bereich Berichtsfilter, dann wird der enthaltene Filter automatisch gelöscht.

Nachdem Sie einen Filter gesetzt haben, erscheint sowohl in der Feldliste als auch in der Feldüberschrift des PivotTable-Berichts ein Trichtersymbol neben dem Feldnamen. Um den Filter zu entfernen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Trichtersymbol und wählen dann Filter löschen aus <Feldname> oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf den Feldnamen des gefilterten Feldes, zeigen auf Filter und klicken dann auf Filter löschen aus <Feldname>. Sie können auch Filter mithilfe des Befehls Filter löschenentfernen, der sich in den Löschen-Optionen in der Gruppe Aktionen auf der Registerkarte PivotTable-Tools/Optionen befindet.

Wenn Sie bereits früher Erfahrungen mit PivotTables gesammelt haben, dann erkennen Sie die Sortierfunktionen wieder, die in den früheren Versionen für den PivotTable-Bericht über das Dialogfeld Weitere Optionen für PivotTable-Feld(dieses Dialogfeld erreichten Sie über die Feldeigenschaften) zur Verfügung stehen. Viele der Filteroptionen sind jedoch neu.

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