Erste Schritte mit Outlook

Outlook 2016 – Schnellstart

Outlook 2016 – Schnellstart

Mit Outlook auf Ihrem PC, Mac oder mobilen Gerät können Sie folgende Aktionen ausführen:

  • E-Mail so organisieren, dass Sie sich auf die wichtigsten Nachrichten konzentrieren können

  • Ihren Kalender verwalten, damit Sie Besprechungen und Termine mühelos planen können

  • Dateien aus der Cloud freigeben, damit die Empfänger immer über die neueste Version verfügen

  • In Verbindung bleiben und produktiv sein – auch unterwegs

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Hinzufügen eines E-Mail-Kontos

  1. Öffnen Sie Outlook. Wenn Sie Outlook vorher nicht gestartet haben, wird eine Willkommensseite angezeigt. Wählen Sie andernfalls Datei > Konto hinzufügen aus.

  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, und wählen Sie dann Verbinden aus. Wenn der angezeigte Bildschirm anders aussieht, geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und das zugehörige Kennwort ein, und wählen Sie dann Weiter aus.

  3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihr Kennwort ein, und wählen Sie OK aus.

  4. Das war's schon! Wählen Sie Fertig stellen aus, um Outlook 2016 verwenden zu können.

Hinweis : Wenn Sie Probleme beim Einrichten Ihres E-Mail-Kontos haben oder Informationen zu den Schritten für die manuelle Konfiguration benötigen, lesen Sie Problembehandlung beim Einrichten des E-Mail-Kontos in Outlook.

Willkommen bei Outlook

Erstellen und Senden von E-Mails

  1. Wählen Sie Neue E-Mail aus, um eine neue Nachricht zu beginnen.

  2. Geben Sie im Feld An, Cc oder Bcc einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.

    Tipp : Wenn Bcc nicht angezeigt wird, lesen Sie Einblenden, Ausblenden und Anzeigen des Felds "Bcc".

  3. Geben Sie in Betreff den Betreff für die E-Mail-Nachricht ein.

  4. Setzen Sie den Cursor in den Textkörper der E-Mail-Nachricht, und beginnen Sie mit der Eingabe.

  5. Nachdem Sie Ihre Nachricht eingegeben haben, wählen Sie Senden aus.

Erstellen und Senden einer E-Mail

Verwenden von @-Erwähnungen, um eine andere Person auf sich aufmerksam zu machen

  1. Geben Sie im Textkörper der E-Mail-Nachricht oder der Kalendereinladung das Symbol @ und die ersten Buchstaben vom Vor- oder Nachnamen des Kontakts ein.

  2. Wenn Outlook einen oder mehrere Vorschläge für Sie anzeigt, wählen Sie den Kontakt aus, den Sie erwähnen möchten.

    Standardmäßig wird der volle Name einbezogen. Sie können einen Teil der Erwähnung löschen, beispielsweise alles außer dem Vornamen der Person.

  3. Der erwähnte Kontakt wird der Zeile An der E-Mail oder der Besprechungseinladung hinzugefügt.

Feature "Unter Verwendung des @-Symbols erwähnen"

Posteingang mit Relevanz

Mithilfe des Posteingangs mit Relevanz können Sie sich auf die wichtigsten E-Mails konzentrieren. Mit dieser Funktion wird Ihr Posteingang in zwei Registerkarten unterteilt – Relevant und Sonstige.

Wenn Ihre Nachrichten nicht auf die gewünschte Weise organisiert sind, können Sie sie verschieben und angeben, in welchem Ordner alle zukünftigen Nachrichten von diesem Absender abgelegt werden sollen.

  1. Wählen Sie im Posteingang die Registerkarte Relevant oder Sonstige aus, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die Sie verschieben möchten.

  2. Beim Verschieben aus Relevant in Sonstige wählen Sie In "Sonstige" verschieben aus, wenn nur die ausgewählte Nachricht verschoben werden soll. Wählen Sie Immer in "Sonstige" verschieben aus, wenn Sie möchten, dass alle zukünftigen Nachrichten von diesem Absender auf der Registerkarte Sonstige bereitgestellt werden sollen.

    Beim Verschieben aus Sonstige in Relevant wählen Sie In "Relevant" verschieben aus, wenn nur die ausgewählte Nachricht verschoben werden soll. Wählen Sie Immer in "Relevant" verschieben aus, wenn Sie möchten, dass alle zukünftigen Nachrichten von diesem Absender auf der Registerkarte Relevant bereitgestellt werden sollen.

Posteingang mit Relevanz in Outlook

Planen eines Termins

  1. Wählen Sie in Kalender die Option Neuer Termin aus.

  2. Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung ein.

  3. Geben Sie im Feld Ort den Pfad ein.

  4. Geben Sie die Start- und Endzeit ein.

  5. Wählen Sie Teilnehmer einladen aus, um den Termin in eine Besprechung umzuwandeln.

  6. Wählen Sie Speichern und schließen aus, um den Vorgang zu beenden, oder Senden aus, wenn es sich um eine Besprechung handelt.

Planen eines Termins in Outlook

Verwenden des Terminplanungs-Assistenten

Das Tool Terminplanungs-Assistent wird angezeigt, nachdem Sie eine Besprechung erstellt haben. Es hilft Ihnen dabei, die optimale Zeit für Ihre Besprechung zu finden, indem es analysiert, wann Empfänger und Besprechungsressourcen, z. B. Räume, verfügbar sind.

  • Wählen Sie in einer neuen Besprechungsanfrage Terminplanungs-Assistent aus.  

  • Vertikale Balken um einen schattierten Bereich herum stellen den aktuellen Zeitraum der Besprechung dar. Sie können die Balken ziehen, um den Besprechungszeitraum anzupassen. 

  • Das Raster zeigt die Verfügbarkeit der Teilnehmer. Entlang der rechten Seite der Besprechungsanfrage zeigt Ihnen Outlook die empfohlenen Zeiträume für die Besprechung, zusammen mit der Anzahl der dadurch entstehenden Konflikte für die Teilnehmer.

Tool "Terminplanungs-Assistent"

Hinzufügen eines Kontakts

  1. Wählen Sie Personen aus.

  2. Wählen Sie Start > Neuer Kontakt aus, oder drücken Sie STRG+N.

  3. Geben Sie einen Namen und weitere Informationen für den Kontakt ein.

  4. Wählen Sie Speichern und neu aus, wenn Sie einen weiteren Kontakt erstellen möchten, oder Speichern und schließen aus, wenn Sie fertig sind.

Hinzufügen eines Kontakts in Outlook

Freigeben einer Datei für die Zusammenarbeit an Anlagen

  1. Erstellen Sie eine Nachricht, oder wählen Sie für eine vorhandene Nachricht Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten aus.

  2. Wählen Sie Datei anfügen aus.

  3. Wählen Sie eine Datei aus der Liste der Dateien aus, mit denen Sie zuletzt gearbeitet haben.

  4. Wenn bei der Datei ein kleines Wolkensymbol angezeigt wird, ist sie online gespeichert und wird von Ihnen freigegeben.

    Wenn kein Wolkensymbol zu sehen ist, wählen Sie den kleinen Pfeil und dann Auf OneDrive hochladen aus.

    Hinweis : Informationen zum Ändern der Berechtigungen für freigegebene Dateien finden Sie unter Verwalten der an eine E-Mail angefügten Elemente.

Teilen einer Datei als Anlage

Produktivere Besprechungen mit Skype und OneNote

Outlook hilft Ihnen bei der Planung von Besprechungen mit anderen Personen. Sie können aber auch eine Onlinebesprechung erstellen und einen freigegebenen Bereich für Besprechungsnotizen einrichten, bevor Sie Ihre Besprechungsanfrage senden.

Nachdem Sie Ihrer Besprechung Teilnehmer hinzugefügt haben, wählen Sie im Menüband die Schaltfläche Skype-Besprechung aus. Eine Onlinebesprechung wird automatisch erstellt und ein Link in die Besprechungsanfrage eingefügt.

Wählen Sie für freigegebene Notizen die Schaltfläche Besprechungsnotizen aus. Sie können ein neues OneNote-Notizbuch erstellen oder ein vorhandenes Notizbuch auswählen. Ein Link zum Notizbuch wird in der Besprechungsanfrage angezeigt.

Zusammenarbeiten mit Skype und OneNote

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