Organisieren von Geschäftsprojekten in Business Contact Manager

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Ein Geschäftsprojekt ist eine mehrere Schritte umfassende Aktivität oder ein entsprechendes Ereignis, z. B. eine Vertriebsbesprechung, eine Marketingaktivität oder die Arbeit, die Sie für einen Kunden erledigen. Ihre Geschäftsprojekte können sich von den Projekten benachbarter Unternehmen stark unterscheiden, aber alle Geschäftsprojekte umfassen einzelne Aufgaben, die identifiziert, zugewiesen und nachverfolgt werden müssen. In Business Contact Manager für Outlook können Sie Geschäftsprojekt-Datensätze verwenden, um Ihre gesamten Projekte zu verwalten.

In diesem Artikel wird das Erstellen und Verwalten von Geschäftsprojekten sowie das Hinzufügen und Zuweisen von Projektaufgaben erläutert.

Inhalt dieses Artikels

Erstellen neuer Geschäftsprojekte

Hinzufügen von Projektaufgaben

Zuweisen von Projekten an Kollegen

Verwalten von Geschäftsprojekten

Bearbeiten von Geschäftsprojekten

Verknüpfen von Kommunikationshistorienelementen mit Geschäftsprojekten

Erstellen einer Projektvorlage

Löschen von Geschäftsprojekten

Erstellen neuer Geschäftsprojekte

Sie können das Formular "Geschäftsprojekt" verwenden, um alle zum Abschließen eines Projekts erforderlichen Aktivitäten nachzuverfolgen, z. B. eine Vertriebsbesprechung, ein Seminar oder ein Kundenprojekt.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Projektverwaltung.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Neu auf Neues Geschäftsprojekt.

  3. Geben Sie die erforderlichen Informationen an:

    • Geben Sie auf der Seite Allgemein im Abschnitt Projektinformationen in das Feld Projektname einen Namen für Ihr Projekt ein.

    • Klicken Sie im gleichen Abschnitt auf die Schaltfläche Verknüpfen mit, und wählen Sie im Dialogfeld Mit Firma oder Geschäftskontakt verknüpfen eine einzelne Firma oder einen Geschäftskontakt aus.

      Hinweis :  Ein Geschäftsprojektdatensatz umfasst nur eine primäre Firma oder einen primären Geschäftskontakt, aber Sie können im Abschnitt Verwandte Firmen und Geschäftskontakte Verknüpfungen zu anderen Firmen und Geschäftskontakten erstellen, die in das Geschäftsprojekt einbezogen sind.

  4. Sie können das restliche Formular mithilfe der Seiten Allgemein, Details, Verlauf oder Benutzerfelder vervollständigen, auf die Sie über die Gruppe Anzeigen zugreifen können.

    Hinweis :  Benutzerdefinierte Felder werden nur angezeigt, wenn der Besitzer der Datenbank das Geschäftsprojektformular angepasst hat.

  5. Klicken Sie im Menüband auf Speichern und schließen.

    Tipp :  Sie können Ihre Geschäftsprojektformulare anpassen, um für Ihr Unternehmen relevante Felder hinzuzufügen, nicht mehr erforderliche Felder zu entfernen und Felder zu verschieben, um die Informationen hervorzuheben, die für Sie am wichtigsten sind. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen.

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Erstellen eines Geschäftsprojekts aus einer Verkaufschance

Wenn Sie alle Vertriebsaktivitäten nachverfolgen möchten, die Sie durchführen müssen, um eine Verkaufschance in einen Verkauf zu verwandeln, können Sie ein Geschäftsprojekt aus dem Verkaufschancendatensatz erstellen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Vertrieb.

  2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Verkaufschancen auf den zu öffnenden Verkaufschancendatensatz.

  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Geschäftsprojekt auf Projekt erstellen.

  4. Akzeptieren Sie im Dialogfeld Geschäftsprojekt erstellen die Standardoptionen oder nehmen Sie Änderungen vor, und klicken Sie dann auf OK.

    Der auf Ihrem Verkaufschancendatensatz basierende Geschäftsprojektdatensatz wird geöffnet.

  5. Füllen Sie das Geschäftsprojekt Formular. Weitere Informationen finden Sie im vorherigen Abschnitt in diesem Artikel.

  6. Klicken Sie im Menüband auf Speichern und schließen.

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Hinzufügen von Projektaufgaben

Ein Projekt kann eine oder mehrere Projektaufgaben enthalten. Wenn Ihr Projekt z. B. eine Vertriebsbesprechung ist, können Projektaufgaben wie das Organisieren des Besprechungsraums, die Bereitstellung von Erfrischungen oder das Erstellen, Produzieren und Verteilen von Präsentationsmaterialien anstehen. Sie können sämtliche Aufgaben zum Abschnitt Projektaufgaben des Geschäftsprojektdatensatzes hinzufügen und anschließend jeweils dem Projektbesitzer oder anderen Mitgliedern Ihres Teams zuweisen.

  1. Klicken Sie in Ihrem geöffneten Geschäftsprojekt unter Projektaufgabeninformationen auf Neu.

  2. Geben Sie im Feld Betreff einen Namen für die Projektaufgabe ein.

  3. Füllen Sie das Projektaufgabenformular aus.

    Die Aufgabe wird automatisch mit dem Geschäftsprojektdatensatz verknüpft, mit dem die Projektaufgabe erstellt wurde. Sie können das Fälligkeitsdatum, die Priorität und andere Details festlegen.

Weitere Informationen zu Projektaufgaben finden Sie unter Verwenden von Projektaufgaben in Business Contact Manager.

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Zuweisen von Projekten an Kollegen

Business Contact Manager für Outlook speichert Ihre Geschäftsdaten in einer Datenbank. Sie können diese Geschäftsdaten mit Kollegen teilen, damit sie über die erforderlichen Informationen verfügen, um Ihre Kunden betreuen zu können. Sie können ein Geschäftsprojekt jeder Person zuweisen, für die Sie die Datenbank freigegeben haben.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Projektverwaltung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Geschäftsprojekte auf den Geschäftsprojektdatensatz, den Sie zuweisen möchten.

    Sie können auch mehrere Projekte gleichzeitig auswählen.

    So wird's gemacht

    Um aneinander angrenzende Geschäftsprojekte auszuwählen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und klicken Sie dann auf das erste und letzte Geschäftsprojekt. Halten Sie die STRG-Taste gedrückt, und klicken Sie dann auf die einzelnen Projekte, um mehrere nicht aneinander angrenzende Geschäftsprojekte auszuwählen. Um alle Geschäftsprojekte auszuwählen, klicken Sie auf ein Geschäftsprojekt, und drücken Sie dann STRG+A.

  3. Klicken Sie im Menüband auf Zuweisen zu, und klicken Sie dann auf die Person, der Sie das Projekt zuweisen möchten.

    Hinweis :  In der Liste Zuweisen an werden Kollegen nur angezeigt, wenn Sie Ihre Datenbank für sie freigegeben haben. Wenn kein Name angezeigt wird, wurde die Datenbank nicht für diese Person freigegeben. Informationen zum Freigeben Ihrer Datenbank finden Sie unter Freigeben der Business Contact Manager-Daten für andere Benutzer.

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Verwalten von Geschäftsprojekten

Sie können den Fortschritt des Projekts mithilfe von Abschnitten der Seite Allgemein verfolgen. Besonders wichtig sind die folgenden Abschnitte:

  • Projektübersicht   : Enthält eine Zusammenfassung der abgeschlossenen, überfälligen, unvollständigen oder wichtigen Aufgaben. Es werden auch die verbleibenden Tage bis zum Datum der Fertigstellung angezeigt, das beim Erstellen des Projekts festgelegt wurde.

  • Statusinformationen   : Wählen Sie im Feld Projektstatus den aktuellen Projektstatus in der Liste aus, z. B. Nicht begonnen oder In Bearbeitung. Klicken Sie auf Diese Liste bearbeiten, um die Liste anzupassen.

  • Projektaufgaben   : Enthält eine Liste der Projektaufgaben, die mit diesem Projekt verknüpft sind. Nachdem jede Aufgabe aktualisiert und gespeichert wurde, werden hier die neuesten Informationen angezeigt.

    Sie können Ihren Projekten auch Kategorien zuweisen (wie Sie auch Kategorien zu E-Mails zuweisen können), um Ihnen die Organisation zu vereinfachen. Weitere Informationen finden Sie unter Anwenden von Kategorien auf Business Contact Manager-Datensätze.

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Bearbeiten von Geschäftsprojekten

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Projektverwaltung.

  2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Geschäftsprojekte auf den Geschäftsprojektdatensatz, den Sie bearbeiten möchten.

  3. Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor.

  4. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Verknüpfen von Kommunikationshistorienelementen mit Geschäftsprojekten

Das Verknüpfen von Kommunikationshistorienelementen mit dem Geschäftsprojekt hilft Ihnen dabei, alle Details zur Hand zu haben. Sie können Geschäftsnotizen, Gesprächsnotizen, E-Mails, Outlook-Aufgaben und -Termine sowie Dateien mit Ihren Geschäftsprojekten verknüpfen.

In diesem Abschnitt

Verknüpfen eines neuen Kommunikationshistorienelements

Verknüpfen vorhandener Kommunikationshistorienelemente

Anfügen von Dateien und Elemente an ein Geschäftsprojekt

Verknüpfen eines neuen Kommunikationshistorienelements

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Projektverwaltung.

  2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Geschäftsprojekte auf den Geschäftsprojektdatensatz, dem Sie ein Historienelement hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

  5. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:

    • Geschäftsnotiz

    • Gesprächsnotizen

    • Termin

    • Datei

      Hinweis :  Journalelemente können nicht mit Geschäftsprojekten oder Projektaufgaben verknüpft werden.

  6. Fügen Sie die Informationen für das Kommunikationshistorienelement hinzu.

    Das Element wird automatisch mit dem Geschäftsprojekt verknüpft.

  7. Klicken Sie im Geschäftskontaktdatensatz auf Speichern und schließen.

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Verknüpfen vorhandener Kommunikationshistorienelemente

Hinweis :  Sie können vorhandene Elemente mit einem Geschäftsprojekt verknüpfen, einschließlich E-Mails, Outlook-Aufgaben, Termine, Geschäftsnotizen, Gesprächsnotizen und Dateien. Weitere Informationen zum Verknüpfen von Geschäftsnotizen, Gesprächsnotizen und Dateien finden Sie im nächsten Abschnitt.

  1. Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, Aufgabe oder einen Termin, und klicken Sie dann auf Mit Datenbank verknüpfen.

  2. Wählen Sie in der Liste Elementtyp die Option Geschäftsprojekte aus.

  3. Wählen Sie in der Liste mindestens ein Geschäftsprojekt aus.

    Sie können auch mehrere Projekte gleichzeitig auswählen.

    So wird's gemacht

    Um aneinander angrenzende Geschäftsprojekte auszuwählen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und klicken Sie dann auf das erste und letzte Geschäftsprojekt. Halten Sie die STRG-Taste gedrückt, und klicken Sie dann auf die einzelnen Projekte, um mehrere nicht aneinander angrenzende Geschäftsprojekte auszuwählen. Um alle Geschäftsprojekte auszuwählen, klicken Sie auf ein Geschäftsprojekt, und drücken Sie dann STRG+A.

  4. Klicken Sie unter Verknüpfte Datensätze auf Verknüpfen mit. Die von Ihnen ausgewählten Datensätze werden im Feld Verknüpfen mit aufgelistet.

  5. Klicken Sie auf OK.

Das ausgewählte E-Mail, die Aufgabe oder der Termin ist jetzt mit dem ausgewählten Datensatz bzw. mit den ausgewählten Datensätzen verknüpft.

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Anfügen von Dateien und Elemente an ein Geschäftsprojekt

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Projektverwaltung.

  2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Geschäftsprojekte auf den Geschäftsprojektdatensatz, den Sie bearbeiten möchten.

  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Details.

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen.

  5. Klicken Sie in der Gruppe Einschließen auf die Option, die Ihre durchzuführende Aufgabe beschreibt:

    • Klicken Sie zum Hinzufügen einer Datei auf Datei anfügen, suchen Sie die einzufügende Datei, markieren Sie sie anschließend, und klicken Sie dann auf Einfügen.

    • Wenn Sie ein anderes Outlook-Element hinzufügen möchten, z. B. eine Aufgabe oder einen Termin, klicken Sie auf Outlook-Element, suchen Sie das anzufügende Element, markieren Sie es anschließend, und klicken Sie dann auf OK.

    • Wenn Sie eine Visitenkarte hinzufügen möchten, klicken Sie auf Visitenkarten und anschließend auf Andere Visitenkarten. Suchen Sie dann die Karte, und klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie im Geschäftskontaktdatensatz auf Speichern und schließen.

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Erstellen einer Projektvorlage

Wenn Ihr Unternehmen über ähnliche Ereignisse oder Aktivitäten verfügt, die mehrere Schritte umfassen und die Sie organisieren möchten, können Sie eine Projektvorlage erstellen, um die Einrichtung Ihres Geschäftsprojektdatensatzes für diese Aktivitäten oder Ereignisse zu vereinfachen.

Ihr Unternehmen kann z. B. im Laufe des Jahres auf mehreren Messen einen Messestand haben. Viele der Projektaufgaben sind für die einzelnen Messen dieselben: Messestand mieten, Reise organisieren, Material für die Messe zusammentragen, Messestand aufbauen, Messestand abbauen und Geschäftschancen der Messe nachbereiten. Sie können eine Projektvorlage mit diesen Projektaufgaben erstellen und dann diese Vorlage verwenden, um die einzelnen Messen zu planen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Projektverwaltung.

  2. Wählen Sie im Listenbereich auf der Registerkarte Geschäftsprojekte das Projekt aus, auf dem Ihre Projektvorlage basieren soll.

    Hinweis :  Wenn Sie Ihre Vorlage auf einem anderen Projekt basieren lassen, und dieses über Projektaufgaben, einen Projekttyp, eine Dauer und Priorität verfügt, werden diese Elemente zur Vorlage hinzugefügt. Wenn Sie über keine Geschäftsprojektdatensätze verfügen, können Sie dennoch eine Projektvorlage erstellen und die Elemente hinzufügen, die Sie für diese Art von Projekt benötigen.

  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Projektvorlagen auf Vorlage erstellen.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Projektvorlage erstellen einen Namen für Ihr Projekt ein, und klicken Sie dann auf OK.

  5. Im Dialogfeld Projektvorlage bearbeiten können Sie die folgenden Optionen zu Ihrer Projektvorlage hinzufügen:

    • Projekttyp   : Klicken Sie in der Liste auf einen Projekttyp, oder bearbeiten Sie die Liste, um einen anderen Projekttyp hinzufügen.

    • Projektdauer (Tage)   : Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die zum Abschließen dieses Projekttyps erforderlich sind.

    • Priorität   : Klicken Sie auf eine Priorität, oder bearbeiten Sie die Liste, um die Bezeichnungen von Prioritäten hinzuzufügen oder zu ändern.

    • Projektaufgaben   : Klicken Sie auf Neu, um Aufgaben hinzuzufügen, die für diesen Projekttyp erforderlich sind.

  6. Klicken Sie auf OK.

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Erstellen eines Geschäftsprojekts aus einer Projektvorlage

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Projektverwaltung.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Projektvorlagen auf Projektvorlagen verwalten.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Projektvorlagen verwalten eine Projektvorlage aus, und klicken Sie dann auf Projekt erstellen.

    Tipp :  Im Menüband in der Gruppe Neu können Sie auch auf den Pfeil der Schaltfläche Neues Geschäftsprojekt und dann auf Projekt aus Vorlage erstellen klicken.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Geschäftsprojekt erstellen einen Namen für Ihr Projekt ein, und klicken Sie dann auf Verknüpfen mit.

  5. Wählen Sie in der Liste Elementtyp den Typ des Datensatzes aus, mit dem Sie einen Link herstellen möchten.

  6. Wählen Sie in der Liste eine Firma oder einen Geschäftskontakt aus.

    Hinweis :  Sie können im Feld Verknüpfen mit nur eine Firma oder einen Geschäftskontakt mit einem Geschäftsprojektdatensatz verknüpfen. Sie können im Abschnitt Verwandte Firmen und Geschäftskontakte Verknüpfungen zu anderen Firmen und Geschäftskontakten herstellen, die auf dem Geschäftsprojektformular in das Geschäftsprojekt einbezogen sind.

  7. Klicken Sie unter Verknüpfte Datensätze auf Verknüpfen mit. Die von Ihnen ausgewählten Datensätze werden im Feld Verknüpfen mit aufgelistet.

  8. Klicken Sie auf OK.

  9. Passen Sie im Dialogfeld Geschäftsprojekt erstellen ggf. das Startdatum an, und klicken Sie dann auf OK.

    Das Geschäftsprojektformular wird auf Basis der ausgewählten Vorlage geöffnet.

  10. Vervollständigen Sie das Geschäftsprojektformular. Weitere Informationen finden Sie weiter oben in diesem Artikel unter Erstellen neuer Geschäftsprojekte.

  11. Klicken Sie im Menüband auf Speichern und schließen.

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Löschen von Geschäftsprojekten

Informationen zum Löschen von Datensätzen, einschließlich der Geschäftsprojektdatensätze, finden Sie unter Löschen von Business Contact Manager-Datensätzen.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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