Organisieren von Elementen in einer Liste

Wie Sie Ihre Listen organisieren, hängt von den Anforderungen Ihrer Gruppe sowie davon ab, wie Sie Ihre Informationen speichern und durchsuchen möchten.

Inhalt dieses Artikels

Möglichkeiten des Organisierens von Listen

Hinzufügen einer Spalte zu einer Liste

Erstellen einer Ansicht

Auswählen einer anderen Ansicht

Hinzufügen eines Ordners zu einer Liste

Möglichkeiten des Organisierens von Listen

Im Folgenden werden einige Möglichkeiten des Organisierens von Listen und Listenelementen beschrieben:

  • Hinzufügen von Spalten    Um Ihrer Gruppe das Erkennen der wichtigsten Elemente zu erleichtern, können Sie Ihrer Liste Spalten hinzufügen. Sie können auch weitere Spalten hinzufügen, um zusätzliche Informationen zu den einzelnen Listenelementen zu erfassen, z. B. den Namen der Abteilung oder den Namen eines Mitarbeiters.

    Wenn eine Liste mehrere Elemente umfasst, können Sie bestimmte Spalten indizieren und so beim Anzeigen mehrerer Elemente oder beim Wechseln der Ansicht zu einer Leistungsverbesserung beitragen. Das Anwenden dieses Features führt nicht dazu, dass die Weise, in der die Elemente organisiert sind, geändert wird, u. U. trägt es aber dazu bei, dass Organisationen einfacher eine große Anzahl von Elementen in einer Liste speichern können. Allerdings kann eine Indizierung mehr Datenbankspeicher in Anspruch nehmen. Wenden Sie sich an den Administrator, wenn Sie dazu weitere Informationen benötigen.

  • Erstellen von Ansichten    Verwenden Sie Ansichten, wenn Personen in Ihrer Gruppe häufig Daten auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen. In Ansichten werden Spalten zum Sortieren, Gruppieren, Filtern und Anzeigen der Daten verwendet. Darüber hinaus können Sie die Anzahl von Elementen festlegen, die gleichzeitig in einer Ansicht angezeigt werden. Dann können z. B. je nach Einstellungen und Geschwindigkeit der Verbindung Listen in Gruppen von 25 oder 100 Listenelementen pro Seite durchsucht werden.

    Ansichten bieten die Flexibilität, eine große Anzahl von Elementen in einer Liste zu speichern, aber nur die zu einem bestimmten Zeitpunkt gewünschte Untermenge anzuzeigen, z. B. nur die Probleme, die im aktuellen Jahr veröffentlicht wurden, oder nur die aktuellen Ereignisse in einem Kalender. Erstellen Sie persönliche Ansichten, die nur Ihnen zur Verfügung stehen. Wenn Sie über die Berechtigung zum Bearbeiten einer Liste verfügen, können Sie öffentliche Ansichten erstellen, die für alle verfügbar sind.

  • Erstellen von Ordnern    Den meisten Typen von Listen können Sie Ordner hinzufügen, wenn der Besitzer der Liste das Erstellen von Ordnern erlaubt hat. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn die Listenelemente auf bestimmte Weise unterteilt werden können, z. B. nach Projekt oder Gruppe. Mithilfe von Ordnern können Listenelemente einfacher durchsucht und verwaltet werden. Windows SharePoint Services 3.0 bietet eine Strukturansicht, in der Personen in einer Weise zu ihren Websites und Ordnern navigieren können, die dem Arbeiten mit Ordnern auf Festplatten ähnlich ist. So kann z. B. jede Abteilung über einen eigenen Ordner verfügen.

    Konsistentes Verwenden von Listen über Websites hinweg    Wenn Ihre Gruppe mit verschiedenen Typen von Listen arbeitet, können Sie Konsistenz über mehrere Listen hinweg mit Inhaltstyp, Websitespalten und Vorlagen hinzufügen. Diese Features ermöglichen es Ihnen, die Einstellungen und die Listenstruktur effektiv wiederzuverwenden. Sie können z. B. einen Inhaltstyp für ein Kundendienstproblem erstellen, indem Sie bestimmte Spalten (z. B. Kundenkontakt) und Geschäftsprozesse für den Inhaltstyp angeben. Ein anderes Beispiel wäre das Erstellen einer Websitespalte für Abteilungsnamen mit einer Dropdownliste der Abteilungen. Diese Spalte kann in mehreren Listen wiederverwendet werden, um zu gewährleisten, dass die Namen in jeder Liste einheitlich angezeigt werden.

    Verknüpfungen zu weiteren Informationen zu Inhaltstypen, Websitespalten und Listenvorlagen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Obwohl es verschiedene Möglichkeiten für die Verwendung der Listenfeatures gibt, hängt ihre tatsächliche Verwendung von der Größe und der Anzahl der vorhandenen Listen und den Anforderungen Ihrer Organisation ab.

Speichern vieler Elemente in einer Liste

Um verschiedene Anforderungen zu erfüllen, können Sie eine große Liste verwenden. So wäre es z. B. möglich, dass Sie eine große Anzahl von technischen Problemen organisationsweit verfolgen müssen, die sich auf mehrere Projekte und Gruppen beziehen.

Verwenden Sie eine einzelne Liste, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:

  • Ihre Gruppe muss zusammenfassende Informationen zu den Listenelementen oder unterschiedliche Ansichten einer Gruppe von Elementen anzeigen können. So möchte ein Manager z. B. den Fortschritt überprüfen können, der bei allen technischen Problemen einer Organisation erzielt wird, oder alle Probleme anzeigen können, die innerhalb einer Zeitperiode katalogisiert wurden.

  • Es soll möglich sein, dass Probleme an einem Speicherort auf einer Website durchsucht und gesucht werden können.

  • Sie möchten für Listenelemente identische Einstellungen übernehmen, z. B. Verfolgen von Versionsverwaltung von Dateien oder Erfordern von Zustimmung.

  • Die Gruppen, die mit der Liste arbeiten, nutzen gemeinsam ähnliche Eigenschaften, z. B. dieselben Berechtigungsstufen. Auf bestimmte Listenelemente können eigene Berechtigungen angewendet werden, wenn jedoch die Berechtigungsstufen stark voneinander abweichen, sollten Sie die Verwendung mehrerer Listen in Betracht ziehen.

  • Sie möchten Informationen zu der Liste analysieren oder einheitliche Aktualisierungen für die Liste empfangen. Sie können Benachrichtigungen empfangen, wenn Änderungen an Listenelementen vorgenommen wurden, oder die Änderungen an einer Liste mithilfe der RSS-Technologie anzeigen. RSS-Feeds ermöglichen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe das Anzeigen einer einheitlichen Liste mit Informationen, die geändert wurden.

Erstellen mehrerer Listen

Mehrere Listen eignen sich, wenn zwischen den Elementen, die Sie verwalten möchten, oder den Gruppen von Personen, die mit diesen Elementen arbeiten, deutliche Unterschiede bestehen.

Verwenden Sie mehrere Listen, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:

  • Sie gehen davon aus, dass keine Elementübersichten benötigt werden.

  • Die Gruppen von Personen, die mit den Informationen arbeiten, sind verschieden und verfügen über unterschiedliche Berechtigungsstufen.

  • Sie müssen auf mehrere Gruppen von Elementen verschiedene Einstellungen anwenden, z. B. Versionsverwaltung oder Genehmigungen.

  • Sie müssen die Elemente nicht zusammen analysieren oder einheitliche Aktualisierungen zu Listen empfangen.

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Hinzufügen einer Spalte zu einer Liste

Informationen in Listen werden in Spalten gespeichert, z. B. Titel, Nachname oder Firma. Wenn Sie zusätzliche Informationen zu Listenelementen speichern müssen, können Sie Spalten hinzufügen, um die Ansichten der Liste sortieren und gruppieren oder mehrere Ansichten der Liste erstellen zu können. So können Sie eine Liste z. B. nach dem Fälligkeitsdatum sortieren oder die Elemente nach dem Abteilungsnamen gruppieren.

Wenn Sie eine Spalte anlegen, stehen Ihnen verschiedene Optionen Verfügung. Sie können z. B. eine Spalte mit einer einzelnen Textzeile anlegen, eine Dropdownliste mit Optionen, eine Zahl, die aus Werten anderer Spalten berechnet wird, oder eine Spalte mit dem Namen und Bild einer Person auf Ihrer Website.

Hinweis : Das folgende Verfahren beginnt auf der Listenseite für die Liste, der Sie die Spalte hinzufügen möchten. Wenn die Liste noch nicht geöffnet ist, klicken Sie in der Schnellstartleiste auf ihren Namen. Wird der Name der Liste nicht angezeigt, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste.

  1. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Settings menu Spalte erstellen.

  2. Geben Sie im Abschnitt Name und Typ den Namen für das Feld Spaltenname ein.

  3. Wählen Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist den Informationstyp aus, der in der Spalte angezeigt werden soll.

  4. Geben Sie im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen im Feld Beschreibung eine Beschreibung ein, damit andere Personen wissen, welchen Zweck diese Spalte erfüllt und welche Art von Daten darin enthalten sein sollten. Diese Beschreibung ist optional.

  5. Abhängig vom ausgewählten Spaltentyp werden im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen möglicherweise weitere Optionen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten zusätzlichen Einstellungen aus.

  6. Wenn die Spalte in der Standardansicht angezeigt werden soll, die Benutzern beim erstmaligen Öffnen der Liste oder Bibliothek automatisch angezeigt wird, klicken Sie auf Zur Standardansicht hinzufügen.

  7. Klicken Sie auf OK.

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Erstellen einer Ansicht

Verwenden Sie Ansichten, um die Elemente in einer Liste anzuzeigen, die für Sie am wichtigsten sind oder am besten einem Zweck dienen. Erstellen Sie z. B. Ansichten der Elemente, die erst kürzlich erstellt wurden, von Elementen für eine bestimmte Abteilung oder von Elementen, die von einer Person erstellt wurden.

Ansichten im Menü Ansicht

Beim Anzeigen der meisten Listen können Sie die Elemente vorübergehend sortieren oder filtern, indem Sie auf den Namen einer Spalte zeigen und dann auf den Pfeil neben dem Spaltennamen klicken. Dies ist hilfreich, wenn Sie Listenelemente immer mal wieder auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen. Beim nächsten Anzeigen der Liste müssen Sie die Schritte allerdings wiederholen.

Sortieren von Elementen in einer Liste oder Bibliothek

Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie die Liste häufig auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen, können Sie eine entsprechende Ansicht erstellen. Diese Ansicht können Sie dann jederzeit verwenden, wenn Sie mit der Liste arbeiten. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, wird sie dem Menü Ansicht Menü 'Ansicht' einer Liste hinzugefügt.

Listen können persönliche und öffentliche Ansichten aufweisen. Jede Person kann eine persönliche Ansicht erstellen, um die Listen auf eine bestimmte Weise anzuzeigen oder nach den Listenelementen zu filtern, die angezeigt werden sollen. Wenn Sie über die Berechtigung zum Gestalten einer Website verfügen, können Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, die jede Person verwenden kann, von der die Liste angezeigt wird. Sie können eine öffentliche Ansicht auch in die Standardansicht umwandeln, sodass die Liste automatisch in dieser Ansicht angezeigt wird.

Außerdem können Sie, wenn Sie eine Website erstellen, Hyperlinks zu anderen Ansichten oder Entwurfsseiten mit Webpart erstellen, die die anderen Ansichten verwenden. Beispielsweise kann ein Team den Hyperlink zu einer Liste erstellen, in der nur die Dokumente angezeigt werden, die von den Teammitgliedern erstellt wurden.

Damit Mitglieder der Gruppe die Liste auf mobilen Geräten anzeigen können, können Sie mobile Ansichten erstellen. Diese sind zwar beschränkt in Bezug auf die Anzahl der angezeigten Elemente, eigenen sich aber optimal für die Bandbreite und Beschränkungen der Geräte. Im Abschnitt Siehe auch finden Sie weitere Informationen zum Erstellen von Ansichten.

  1. Wenn die Liste noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste.

  2. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Settings menu Ansicht erstellen.

  3. Klicken Sie unter Format für Ansicht auswählen auf den Typ der Ansicht, die Sie erstellen möchten. In vielen Situationen werden Sie eine Standardansicht erstellen, aber für spezielle Situationen, z. B. das Erstellen eines Kalenders oder einer Gantt-Ansicht, sind andere Ansichten verfügbar.

  4. Geben Sie im Feld Name der Ansicht einen Namen für die Ansicht ein, z. B. Sortierung: Nachname.

  5. Wenn dies künftig die Standardansicht sein soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Standardansicht machen.Sie können diese Ansicht zur Standardansicht erklären, wenn dies eine öffentliche Ansicht ist und Sie über die Berechtigung zum Ändern des Listendesigns verfügen.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Publikum unter Publikum anzeigen aus, ob Sie eine persönliche Ansicht anlegen möchten, die nur von Ihnen verwendet werden kann, oder eine öffentliche Ansicht, die auch von anderen Personen verwendet werden kann.

  7. Im Bereich Spalten können Sie Spalten durch Auswählen der entsprechenden Kontrollkästchen ein- oder ausblenden. Geben Sie neben dem Spaltennamen die Zahl für die Position der Spalte in der Ansicht ein.

  8. Legen Sie im Abschnitt Sortieren fest, ob und wie die Listenelemente sortiert werden sollen. Für die Sortierung können Sie zwei Spalten verwenden, z. B. zuerst nach dem Nachnamen und dann nach dem Vornamen.

  9. Legen Sie im Abschnitt Filter fest, ob und wie die Listenelemente gefiltert werden sollen. In einer gefilterten Ansicht wird eine kleinere Auswahl der Liste angezeigt, z. B. nur die von einer bestimmten Abteilung erstellten Elemente oder die Elemente, die genehmigt wurden.

  10. Im Abschnitt Gruppieren nach können Gruppenelemente mit demselben Wert in einem eigenen Abschnitt gruppiert werden, z. B. als erweiterbarer Bereich für Dokumente mit einem bestimmten Autor.

  11. Im Abschnitt Gesamtergebnisse können Sie die Anzahl der Elemente in einer Spalte zählen, z. B. die Gesamtanzahl von Problemen. In einigen Fällen können Sie Informationen zusammenfassen oder weitere Informationen ableiten, z. B. Durchschnittswerte.

  12. Wählen Sie im Bereich Formatvorlage die Formatvorlage für die Ansicht aus, z. B. eine schattierte Liste, in der jede zweite Zeile schattiert ist.

  13. Wenn Ihre Liste Ordner aufweist, können Sie eine Ansicht erstellen, die Ordner nicht umfasst. Eine solche Ansicht wird mitunter als flache Ansicht bezeichnet. Um alle Listenelemente auf derselben Ebene anzuzeigen, klicken Sie auf Alle Elemente ohne Ordner anzeigen.

  14. Sie können die Anzahl der in der Liste oder der auf einer Seite angezeigten Elemente beschränken. Diese Einstellungen sind insbesondere dann wichtig, wenn Sie eine Ansicht für ein mobiles Gerät erstellen. Wählen Sie im Abschnitt Eintragsgrenze die gewünschten Optionen aus.

  15. Wenn die Liste auf einem mobilen Gerät angezeigt werden soll, wählen Sie die gewünschten Optionen im Abschnitt Mobil aus.

  16. Klicken Sie auf OK

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Auswählen einer anderen Ansicht

Manche Listen werden mit mehreren Ansichten bereitgestellt, und Sie können zusätzliche Ansichten erstellen. Wenn unterschiedliche Ansichten verfügbar sind, können Sie mithilfe des Menüs Ansicht zwischen den Ansichten umschalten.

  1. Wenn die Liste noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste.

  2. Klicken Sie im Menü Ansicht auf die gewünschte Ansicht. Menü 'Ansicht'

    Tipp : Um Änderungen an einer vorhandenen Ansicht vorzunehmen, klicken Sie im Menü Ansicht auf Ansicht ändern.

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Hinzufügen eines Ordners zu einer Liste

Bei mehreren Typen von Listenelementen können Sie Ordner hinzufügen, die beim Organisieren der Liste hilfreich sind.

  1. Wenn die Liste noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste.

  2. Klicken Sie im Menü Neu Menü 'Neu' auf Neuer Ordner.

    Der Befehl Neuer Ordner ist nicht verfügbar, wenn die Person, von der die Liste erstellt wurde, festgelegt hat, dass in der Liste keine Ordner erstellt werden dürfen.

  3. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und klicken Sie dann auf OK.

Tipp : Wenn Sie über mehrere Listen mit Ordnern verfügen und die Personen in Ihrer Gruppe eine Liste wie ihre Festplatte durchsuchen möchten, kann die Gruppe Ihre Website für die Verwendung der Strukturansicht aktivieren. Mithilfe der Strukturansicht können Ordner erweitert, reduziert und problemlos durchsucht werden.

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