Organisieren von Dokumenten und Websites in Office 365

Das Organisieren von OneDrive for Business und SharePoint Online-Dokumenten und -Websites stellt eine der größten Herausforderungen am Arbeitsplatz dar. Nachfolgend finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Dokumente und Websites in OneDrive for Business organisieren können.

Speichern von Dokumenten in OneDrive for Business oder in der Bibliothek auf der Teamwebsite

Informationen zur gemeinsamen Verwendung von OneDrive for Business und Teamwebsites, die für kleine Unternehmen ideal ist, finden Sie unter Einrichten der Speicherung und Freigabe von Dateien in Office 365.

OneDrive for Business ist Ihre private Dokumentbibliothek in Office 365. Dateien, die Sie in OneDrive for Business speichern, sind standardmäßig privat, können aber bei Bedarf freigegeben werden. Ihre Teamwebsite ist eine Website, die von bestimmten Personen in Ihrer Organisation gemeinsam genutzt wird.

Hinweis : OneDrive for Business unterscheidet sich von OneDrive, bei dem es sich um einen rein privaten Speicherort handelt, der nichts mit Ihrer Arbeit zu tun hat.

Sie können in OneDrive for Business bis zu 1 TB Daten speichern. Weitere Informationen zu den Speichergrenzwerten finden Sie unter SharePoint Online: Softwarelimits und -beschränkungen.

Wechseln Sie zu OneDrive for Business oder Ihrer Teamwebsite, melden Sie sich bei Office 365 an, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

  • Wählen Sie im Kopfbereich OneDrive aus, und klicken Sie dann am Bildschirmrand auf der Schnellstartleiste auf Dateien.

  • Wählen Sie im Kopfbereich Websites aus, wählen Sie die Kachel Teamwebsite aus, und wählen Sie dann am Bildschirmrand auf der Schnellstartleiste eine Dokumentbibliothek aus.

Hinweis : Wenn Ihre SharePoint-Website angepasst wurde, befindet sich möglicherweise keine Schnellstartleiste am Bildschirmrand.

Zum Starten von Aktivitäten in OneDrive for Business oder in der Dokumentbibliothek auf der Teamwebsite verwenden Sie die Optionen auf der Schnellbefehlsleiste über der Bibliothek, oder klicken Sie bei einzelnen Dateien auf die Auslassungspunkte (...):

Verwenden Sie die Schnellbefehlsleiste in Office 365, um Aktivitäten in einer Dokumentbibliothek in OneDrive for Business oder auf SharePoint Online-Teamwebsite zu beginnen.

Sie können:

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument klicken, wird eine Liste mit weiteren Optionen wie z. B. "Freigeben", "Herunterladen", "Löschen", "Verschieben" oder "Kopieren" eingeblendet, und Sie erhalten einen Link zu der Datei. Weitere Tipps finden Sie unter Organisieren von Dateien in einer Bibliothek.

Suchen von Dokumenten

In den meisten Unternehmen wird eine gewaltige Menge von Dokumenten erstellt, und es kann sich manchmal schwierig gestalten, die benötigten Dateien zu finden, sogar, wenn Sie sie selbst erstellt haben. Office 365 bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um die benötigten Dokumente schnell zu finden.

Die Art und Weise, wie Sie nach Dokumenten suchen, ist in der Regel davon abhängig, was Sie über das Dokument wissen. So gibt es beispielsweise spezielle Speicherorte, an denen Sie suchen können, wenn Sie einem Dokument folgen, wenn jemand für Sie ein Dokument freigegeben hat, oder wenn Sie wissen, dass das Dokument in OneDrive for Business oder auf einer Teamwebsite gespeichert wurde.

Andererseits kann es vorkommen, dass Sie nach Name nach dem Dokument suchen oder einfach nur nach einem Begriff, von dem Sie wissen, dass er im Dokument vorkommt. In diesem Fall können Sie das Abfragefeld in OneDrive for Business verwenden, um nach Folgendem zu suchen:

  • Dokumenten in Ihrem OneDrive for Business

  • Dokumenten, die eine andere Person für Sie freigegeben hat

  • Dokumenten, die auf einer von Ihnen gefolgten Website gespeichert sind

Das Suchfeld befindet sich in OneDrive for Business oder auf Ihrer SharePoint-Website in der oberen linken Ecke.

Screenshot des Felds "OneDrive-Abfrage" in Office 365

In SharePoint können Sie auch oberhalb der Dokumente das Feld Datei suchen oder das Feld Diese Website durchsuchen verwenden.

Eine Zusammenfassung der Möglichkeiten zum Suchen nach Dokumenten in Office 365 finden Sie unter Suchen nach einer Datei in Office 365.

Dokumenten folgen, um sie später einfacher finden zu können

Wenn Sie einem Dokument folgen, wird es in Ihrer Liste Gefolgte Dokumente in OneDrive for Business angezeigt.

Screenshot der OneDrive for Business-Dokumente, den Sie in Office 365 folgen

Wenn Sie Informationen zu Ihrer Person in Ihrem Profil eingegeben haben, wie Schlüsselwörter in den Feldern Interessen und Fragen, werden auch Vorschläge zu Dokumenten, die Sie ggf. interessieren, in der Liste Gefolgte Dokumente angezeigt. Wählen Sie unter einem beliebigen vorgeschlagenen Dokument Folgen aus, um es der Liste "Gefolgte Dokumente" hinzuzufügen.

Wählen Sie unter einem beliebigen vorgeschlagenen Dokument "Folgen" aus, um es der Liste "Gefolgte Dokumente" in Office 365 hinzuzufügen.

Folgen eines Dokuments in OneDrive for Business oder einer Websitebibliothek

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, dem Sie folgen möchten.

    Das Ellipsensymbol "Mehr" neben den Dateinamen in OneDrive for Business auswählen, um die Hoverkarte des Dokuments zu öffnen
  2. Wählen Sie im Dokumentpopup die Option Folgen aus. Wenn Folgen nicht angezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Erweitert, und klicken Sie dann auf Folgen.

    Wählen Sie im Popupkartenmenü in OneDrive for Business den Befehl „Folgen“ aus.

Anzeigen der Dokumente, die andere für Sie freigegeben haben

Dokumente, die andere Personen speziell für Sie freigegeben haben, werden in OneDrive for Business in der Ansicht Für mich freigegeben aufgeführt. In dieser Ansicht werden jedoch nicht die Dokumente aufgelistet, die von anderen "für alle Personen freigegeben" wurden.

Dokumente, die Personen mit Ihnen geteilt haben, aufgelistet in der Ansicht „Für mich freigegeben“ in OneDrive for Business.
  1. Wählen Sie in Office 365 im Kopfbereich OneDrive for Business aus.

  2. Klicken Sie auf der linken Seite auf der Schnellstartleiste auf Für mich freigegeben.

Anzeigen einer Liste der zuletzt geöffneten Dokumente

In OneDrive for Business werden Dokumente aufgelistet, die Sie kürzlich in Office 365 geöffnet hatten, ganz gleich, ob sie in der OneDrive for Business-Bibliothek oder in der Bibliothek einer Teamwebsite gespeichert sind. Klicken Sie auf der linken Seite auf der Schnellstartleiste auf Zuletzt verwendet, um die Dateien anzuzeigen.

Hinweis : Um die zuletzt verwendeten Dokumente anzeigen zu können, müssen Sie mit Office 2013 oder höher arbeiten.

Festlegen von Benachrichtigungen für Dokumente, um Änderungen nachzuverfolgen

Sie können eine Benachrichtigung für ein Dokument festlegen, damit Sie bei Änderungen am Dokument informiert werden. Hierzu gehört auch das Löschen eines Dokuments. Sie können angeben, ob Sie Benachrichtigungen per E-Mail oder per Textnachricht erhalten möchten, sowie die Häufigkeit der Benachrichtigungen.

Gehen Sie zum Festlegen einer Benachrichtigung in SharePoint wie folgt vor:
  1. Markieren Sie das Dokument in der Bibliothek.

  2. Wählen Sie Dateien > Benachrichtigen > Benachrichtigung festlegen oder Seite > Benachrichtigen > Benachrichtigung für dieses Dokument festlegen aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Benachrichtigung die gewünschten Optionen aus, und wählen Sie dann OK aus.

Weitere Details zum Festlegen von Benachrichtigungen finden Sie unter Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds.

Websites folgen, um sie später einfacher finden zu können

Wenn Sie Mitglied mehrerer Teamwebsites in Ihrer Organisation sind, möchten Sie diesen möglicherweise folgen, um einfach darauf zugreifen zu können. Wenn Sie einer Teamwebsite folgen, wird sie in Ihrer Liste "Websites" angezeigt. Wenn Sie Websites folgen, können Sie von OneDrive for Business aus schnell zu den Bibliotheken auf diesen Websites navigieren, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

So beginnen Sie, einer Website zu folgen
  1. Wechseln Sie zu der Website, der Sie zukünftig folgen möchten.

  2. Wählen Sie auf der rechten Seite des Kopfbereichs die Option Folgen aus.

    Folgen Sie einer SharePoint Online-Website, und fügen Sie den Link zu Ihrer Seite "Websites" in Office 365 hinzu.

Weitere Informationen finden Sie im Video: Folgen einer SharePoint-Website.

Wechseln zu Dokumentbibliotheken auf Teamwebsites, denen Sie folgen

In OneDrive for Business können Sie eine Liste der Teamwebsites anzeigen, denen Sie in Office 365 folgen, und Sie können dann zu den Dokumentbibliotheken auf diesen Websites navigieren.

  1. Wählen Sie auf der Schnellaktionsleiste Websiteordner aus. Nun wird einer Liste aller Websites angezeigt, denen Sie folgen:

    Wählen Sie in der Schnellaktionsleiste in Office 365 "Websiteordner" aus, um eine Liste der SharePoint Online-Websites anzuzeigen, denen Sie folgen.
  2. Wählen Sie in der Liste eine Website aus, um die Dokumentbibliotheken auf dieser Website anzuzeigen.

    Wählen Sie eine Website in der Liste der Websiteordner in Office 365 aus, um die Dokumentbibliotheken auf dieser Website anzuzeigen.

Siehe auch

Anzeigen und Bearbeiten Ihres Profils in Office Delve

Video: Kopieren oder Verschieben von Bibliotheksdateien mit "Öffnen" im Windows-Explorer

Erstellen von Ordnern, Bibliotheken und Unterwebsites

Suchen verlorener oder fehlender Dateien in OneDrive

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