Zusammenarbeiten mit anderen Benutzern

Besprechungen organisieren

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In Outlook können Sie den Kalender anzeigen, die Terminpläne von Personen überprüfen, einen Raum suchen und eine Besprechungseinladung senden.

Erstellen einer Besprechung
  1. Wählen Sie in Outlook Ihren Kalender aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start den Befehl Neue Besprechung aus Neue Besprechung .

  3. So laden Sie einen Kontakt zu Ihrer Besprechung ein:

    • Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Namen in das Feld An ein.

    • Wählen Sie An aus, um Kontakte aus dem Adressbuch hinzuzufügen.

      1. Wählen Sie im Feld Teilnehmer und Ressourcen auswählen einen Kontakt aus.

      2. Wählen Sie aus, ob der Kontakt als Teilnehmer Erforderlich oder Optional ist.

      3. Wählen Sie OK aus.

  4. Geben Sie den Betreff der Besprechung in das Feld Betreff ein.

  5. Geben Sie einen Besprechungsort in das Feld Ort ein.

  6. So wählen Sie einen Konferenzraum aus:

    1. Wählen Sie Räume... aus.

    2. Wählen Sie im Feld Räume auswählen:Alle Räume einen verfügbaren Raum aus.

    3. Wählen Sie Räume aus.

    4. Wählen Sie OK aus.

  7. Wählen Sie die Uhrzeiten für Beginn und Ende der Besprechung aus.

  8. Wählen Sie auf der Registerkarte Besprechung weitere Optionen aus:

    1. Zeigen Sie Ihre Verfügbarkeit an, und wählen Sie eine Option in der Dropdownliste Anzeigen als aus.

    2. Legen Sie eine Besprechungserinnerung fest, und wählen Sie eine Uhrzeit in der Dropdownliste Erinnerung aus.

    3. Wählen Sie Zeitzonen aus, um eine Zeitzone für die Besprechung auszuwählen.

    4. Wählen Sie Serie aus, um festzulegen, wie oft die Besprechung stattfinden soll.

  9. Wählen Sie auf der Registerkarte Besprechung und unter der Gruppe Anzeigen die Option Terminplanungs-Assistent aus, um die Verfügbarkeit aller Personen zu prüfen.

  10. Verschieben Sie den Schieberegler auf ein verfügbares Zeitfenster, falls das aktuelle Zeitfenster belegt ist.

  11. Wählen Sie auf der Registerkarte Besprechung die Option Termin aus, um Text zur E-Mail mit der Besprechungseinladung hinzuzufügen.

  12. Wählen Sie Senden aus, um die Besprechungsanfrage zu senden.

Weitere Tipps gefällig?

Weitere Kurse wie diesen finden Sie unter den LinkedIn Learning

Planen einer Besprechung mit anderen Personen

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Besprechungen organisieren können.

Dazu erstelle ich eine neue Besprechung, ich lade eine Person ein, gebe hier den Betreff ein, hier den Ort, der Termin soll am 30.11.

stattfinden und zwar von 15 bis 16 Uhr.

Auf der Registerkarte Besprechung kann ich sehen, dass diese Stunde blockiert ist, sie wird als beschäftigt angezeigt, das heißt, kein anderer kann hier einen Termin für mich eintragen, und ich werde 15 Minuten vor Beginn erinnert.

Es kann natürlich jetzt sein, dass Thorsten keine Zeit hat, und deswegen möchte ich den Termin im Terminplanungs-Assistenten prüfen.

Hier oben werden meine Termine angezeigt, da ist alles frei, und ich sehe schon, aha, Thorsten hat da keine Zeit, ich muss den Termin nach vorne verschieben.

Dazu ziehe ich diese Linie mit gedrückter Maustaste, bis 10 Uhr, und dann die andere auch hierher, dann dauert dieser Termin eine Stunde und beginnt um 10 Uhr.

Jetzt könnte ich hier auf Senden klicken, um Thorsten zu dieser Besprechung einzuladen.

Und ich klicke hier auf Termine und gebe hier noch einen Text ein, und dann klicke ich auf Senden, um die Einladung an Thorsten zu senden.

Gut, der Termin ist erstellt, die Besprechung ist hier eingetragen, und jetzt muss Thorsten die Einladung noch annehmen.

Wenn ich prüfen will, ob er die Einladung angenommen hat, dann doppelklicke ich auf die Besprechung und dann sehe ich hier oben, dass eine Person zugesagt hat.

Da ich auch nur eine Person eingeladen habe, ist es jetzt alles in Ordnung.

Angenommen ich habe mehrere Personen eingeladen, dann kann ich hier oben nicht genau sehen, welche Person wirklich zugesagt hat.

Dann kann ich hier auf Status klicken, und dann wird hier bei mehreren Personen angezeigt, welche Person zugesagt hat.

Sollte die Besprechung aus irgendwelchen Gründen doch nicht stattfinden können, kann ich hier auf der Registerkarte Besprechung die Besprechung absagen.

Sie sehen, mit dem Terminplanungs-Assistenten ist es kein Problem, einen Besprechungstermin für mehrere Personen zu generieren und dabei die Kalender der entsprechenden Personen zu prüfen.

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