Organisieren und Planen von Aufgaben in einer Projektaufgabenliste

Einige Aufgaben in einem Projekt können weiter in kleinere Aufgaben oder Teilvorgänge aufgebrochen werden. Wenn Ihnen bekannt ist, dass Ihr Projekt mehrere Aufgaben umfasst, die zu einer übergeordneten Aufgabe gehören, dann können Sie einen Sammelvorgang in der Projektaufgabenliste erstellen, um die größere Aufgabe darzustellen. Sie können auch Beziehungen zwischen Aufgaben darstellen, indem Sie die Aufgaben kennzeichnen, die abgeschlossen werden müssen, damit andere Aufgaben begonnen werden können.

Erstellen eines Sammelvorgangs

Beim Erstellen von Aufgaben in einer Projektaufgabenliste ist es wichtig zu planen, welche Aufgaben möglicherweise unter übergeordnete Aufgaben fallen. Ihr Projekt wird z. B. möglicherweise in Phasen durchgeführt, wobei in den einzelnen Phasen verschiedene Aufgaben vorkommen. Die Darstellung der Phasen in der Projektaufgabenliste ist eine geeignete Ansicht der Abläufe im Projekt auf höherer Ebene.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Elemente in der Gruppe Neu auf den Pfeil für Neues Element, und klicken Sie dann auf Sammelvorgang.

  2. Füllen Sie das Formular zum Erstellen des neuen Sammelvorgang mit den folgenden Informationen aus:

    • Name    Geben Sie den Namen des Sammelvorgangs

    • Vorgänger   Wählen Sie die Sammel- und/oder Teilvorgänge aus, die abgeschlossen werden müssen, bevor dieser Sammelvorgang gestartet werden kann. Mit diesen im linken Feld ausgewählten Vorgängen klicken Sie aufHinzufügen, um diese in das rechte Feld zu verschieben. Weitere Informationen zu Vorgängern finden Sie im nächsten Abschnitt des Artikels.

      Tipp : Wenn Sie sich hinsichtlich der Bedeutung von Vorgängern nicht sicher oder bei Ihrer Planung nicht weit genug vorangeschritten sind, dass nicht alle Vorgänger der Sammelvorgänge zu Ihrer Projektaufgabenliste hinzugefügt wurden, können Sie diesen Bereich erstmal leer lassen und Vorgängerbeziehungen später über den linken Tabellenbereich der Ansicht mit der Projektaufgabenliste hinzufügen.

    • Priorität    Wählen Sie die Prioritätsstufe aus, die die Bedeutung dieses Sammelvorgangs am besten reflektiert, da er sich auf die anderen Sammelvorgänge in diesem Projekt bezieht.

    • Aufgabenstatus    Wählen Sie den Deskriptor aus, der den Status der Aufgabengruppe am besten reflektiert, die unter diesen Sammelvorgang fallen. Wenn Sie nur ein Projekt planen und keine der Aufgaben dieses Sammelvorgangs begonnen wurde, wählen Sie Nicht begonnen aus.

    • % abgeschlossenGeben Sie ein Prozentwert ein, der am besten wiedergibt, welcher Anteil der Arbeit an der Aufgabengruppe abgeschlossen ist, die unter den Sammelvorgang fallen. Wenn Sie nur ein Projekt planen und keine der Aufgaben in diesen Sammelvorgang begonnen wurde, lassen Sie dieses Feld frei, oder geben Sie "0 %" ein.

    • Zugewiesen an  Mithilfe dieses Felds können Sie die Person kennzeichnen, die für diesen Sammelvorgang zuständig ist. Weitere Informationen zum Zuweisen von Aufgaben finden Sie unter Zuweisen von Personen zu Aufgaben in einer Projektaufgabenliste.

    • Beschreibung   Geben Sie eine Kurzbeschreibung für den Sammelvorgang ein.

    • Startdatum    Geben Sie das Datum ein, an dem der erste Teilvorgang dieses Sammelvorgangs beginnen soll.

    • Fälligkeitsdatum    Geben Sie das Datum ein, an dem der letzte Teilvorgang dieses Sammelvorgangs abgeschlossen sein soll.

  1. Klicken Sie zum Erstellen des Sammelvorgangs auf Speichern.

Nachdem der Sammelvorgang erstellt wurde, können Sie im linken Tabellenbereich der Ansicht auf den Namen der Sammelvorgangs klicken, um den Sammelvorgang in einer neuen Ansicht für die Projektaufgabenliste anzuzeigen. Innerhalb dieser Ansicht können Sie die Aufgaben hinzufügen, die unter diesem Sammelvorgang zusammengefasst werden. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Aufgaben finden Sie unter Hinzufügen und Aktualisieren von Aufgaben in einer Projektaufgabenliste. Wenn Sie wieder zu der Ansicht zurückkehren möchten, in der der Sammelvorgang angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Liste in der Gruppe Ansichten verwalten auf Nach oben navigieren.

Seitenanfang

Einrichten von Beziehungen zwischen Aufgaben

Innerhalb einer einzelnen Projektaufgabenliste kann es eine bestimmte Reihenfolge geben, in der Aufgaben (einschließlich der Sammel- und Teilvorgänge) abgeschlossen werden müssen. Wenn Sie z. B. ein Haus bauen, muss das Fundament fertig sein, bevor Sie die Mauern hochziehen können, die wiederum erforderlich sind, bevor das Dach darauf gesetzt werden kann. Sie können diese Reihenfolge mithilfe der Spalte Vorgänger darstellen.

  1. Klicken Sie in einer Aufgabenzeile auf die Zelle in der Spalte Vorgänger. Klicken Sie dann rechts neben der Zelle auf den Pfeil, um eine Liste aller Aufgaben innerhalb der aktuellen Projektaufgabenliste anzuzeigen. Dies umfasst sämtliche Sammel- und Teilvorgänge innerhalb dieser Liste.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben den jeweiligen Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, bevor diese Aufgabe begonnen werden kann.

    Tipp :  Hier kann eine gewisse Übereifrigkeit schnell dazu führen, dass alle Aufgaben aktiviert werden, die vor der aktuellen Aufgabe aufgeführt sind. Sie müssen jedoch wirklich nur die Aufgaben aktivieren, die unmittelbar vor der aktuellen Aufgabe kommen. Angenommen, ich besitze eine Projektaufgabenliste, die drei Aufgaben enthält: Aufgabe 1, Aufgabe 2 und Aufgabe 3. Wenn Aufgabe 1 abgeschlossen ist, kann Aufgabe 2 beginnen. Wenn Aufgabe 2 abgeschlossen ist, kann anschließend Aufgabe 3 starten. Bei der Eingabe der Vorgänger für Aufgabe 3 liegt es nahe zu denken, dass sowohl Aufgabe 2 als auch Aufgabe 2 abgeschlossen sein müssen, bevor Aufgabe 3 beginnen kann. Da aber Aufgabe 1 bereits als Vorgänger für Aufgabe 2 aufgeführt ist, muss Aufgabe 1 nicht auch als Vorgänger für Aufgabe 3 aufgelistet werden.

  3. Passen Sie die Datumsangaben in den Spalten Startdatum und Fälligkeitsdatum an, um die Beziehungen zwischen den Aufgaben zu reflektieren. Angenommen, Sie verfügen über zwei Aufgaben, die jeweils zwei Tage bis zum Abschluss erfordern. Sie richten die erste Aufgabe als Vorgänger für die zweite Aufgabe ein. Sie müssen die Spalte Startdatum für die zweite Aufgabe anpassen, damit das Datum hinter dem Fälligkeitsdatum für die erste Aufgabe liegt. Außerdem müssen Sie die Spalte Fälligkeitsdatum für die zweite Aufgabe anpassen, damit dieses zwei Tage nach dem neuen Startdatum folgt.

    Tipp :  Ist eine umfassendere Automatisierung dieses Prozesses gewünscht? Erwägen Sie die Verwendung einer Unternehmenslösung für die Projektverwaltung, die mit Microsoft SharePoint Foundation 2010 kompatibel ist, z. B. Microsoft Project 2010 und Microsoft Project Server 2010.

Nachdem Sie die entsprechenden Vorgänger für die einzelnen Aufgaben gekennzeichnet haben, werden diese Beziehungen im Gantt-Diagramm angezeigt. Wenn ein Vorgänger für eine Aufgabe gekennzeichnet ist, wird zwischen dem Ende des Vorgangsbalkens der vorstehenden Aufgabe und dem Anfang des Vorgangsbalkens der nachfolgenden Aufgabe ein Pfeil angezeigt.

Seitenanfang

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×