Kalender professionell nutzen

Organisieren des Zeitplans

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Nachdem Sie die grundlegenden Teile des Kalenderzeitplans reserviert haben, können Sie fortlaufend weitere Details hinzufügen und an jede Person in der Schleife Aktualisierungen senden.

Weitere Tipps gefällig?

Kalendergrundlagen

Hinzufügen von Feiertagen zum Kalender

Nachdem Sie die grundlegenden Teile des Zeitplans reserviert haben,

können Sie nach und nach weitere Details hinzufügen und Aktualisierungen senden, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Bei diesem Ereignis habe ich einen Kontaktnamen und einige weitere Details hinzugefügt. Jetzt sende ich die Aktualisierung und klicke auf 'Ja', um die Nachricht zu schließen.

Als Nächstes möchte ich sicherstellen, dass alle Mailadressaten die neuen Informationen erhalten. Deshalb klicke ich auf 'Aktualisierungen an alle Teilnehmer senden'.

Während ich weitere Informationen hinzufüge, kann ich von der Monatsansicht zu einer Ansicht wechseln, die mir mehr Details anzeigt. Klicken Sie auf 'Woche'.

Um den persönlichen Kalender anzuzeigen, aktivieren Sie ihn in der Ordnerliste. Wenn beide Kalender aktiviert sind, werden sie nebeneinander angeordnet angezeigt.

Es gibt ein paar weitere Möglichkeiten zum Anzeigen mehrerer Kalender. Wechseln Sie zur Registerkarte 'Ansicht', und klicken Sie auf 'Überlagerung'.

Daraufhin werden die Kalender überlagert, sodass Sie sie bei Konflikten schnell sehen können.

Sie können auch auf 'Planungsansicht' klicken und so die Woche auf eine horizontale Zeitachse verschieben.

Klicken Sie auf 'Arbeitszeiten', bis diese Option nicht mehr hervorgehoben ist, um Ereignisse anzuzeigen, die außerhalb der normalen Arbeitszeiten stattfinden.

Ich klicke auf 'Woche', um zur Wochenansicht zurückzukehren und dem Kalender eine weitere Detailebene hinzuzufügen.

Auf der Registerkarte 'Ansicht' klicke ich auf 'Tägliche Aufgabenliste' und 'Normal'.

Und am Ende des Kalenders wird dieser Bereich geöffnet, in dem ich tägliche Aufgaben einfügen kann.

Ähnlich wie bei Terminen und Besprechungen gilt: Eine Aufgabe muss nicht immer eine Aufgabe sein,

sondern kann eine beliebige Art von Erinnerung oder Aufgabenelement sein, die bzw. das mit einer Uhrzeit verbunden ist.

Klicken Sie unter einen Tag, und beginnen Sie mit der Eingabe.

Aufgaben ähneln sehr stark Terminen.

Tatsächlich gilt: Wenn Sie feststellen, dass sich eine Aufgabe einfacher in Form eines Zeitblocks darstellen lässt, können Sie sie schnell konvertieren.

So können Sie beispielsweise diese Erinnerung an die Fahrt nach Stuttgart nehmen und auf den Kalender ziehen.

Passen Sie die Größe mithilfe des Ziehpunkts am unteren Ende des Termins so an, dass die Zeitdauer für die Fahrt wiedergegeben wird.

Wenn Sie alles anzeigen möchten, was im Zusammenhang mit einer Aufgabe erledigt werden kann, doppelklicken Sie darauf.

Wie Sie sehen können, gibt es bei Aufgaben anstelle von Start- und Endzeiten Start- und Fälligkeitsdaten.

Da ich eine Aufgabe gerade als Erinnerung verwende, sind die beiden Datumsangaben identisch.

Sie könnten eine Aufgabe aber beispielsweise zum Schreiben eines Romans erstellen, dessen Fälligkeitsdatum in zwei Jahren liegt.

Während Ihrer Arbeit an der Aufgabe könnten Sie dann die Optionen 'Status',

'Priorität' und '% erledigt' aktualisieren und Details, ja sogar Anlagen, hinzufügen.

Hier ist etwas, das ich für unsere Tourplanung verwenden kann.

Wenn Sie eine Aufgabe oder ein Aufgabenelement hinzufügen, werden Sie standardmäßig deren bzw. dessen Besitzer.

Sie können diese Aufgabe aber auch einer anderen Person zuweisen, indem Sie auf 'Aufgabe zuweisen' klicken.

Geben Sie einfach einen Namen in die Zeile 'An' ein.

Obwohl Sie das Element an jemand anderen delegieren,

können Sie eine aktualisierte Kopie des Elements in Ihrer Aufgabenliste beibehalten und nach dessen Erledigung einen Statusbericht empfangen.

Fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu. Und klicken Sie auf 'Senden', um die Aufgabe zu senden.

Der Empfänger der Aufgabe öffnet die E-Mail. Wenn er die Aufgabe akzeptiert, wird sie automatisch der eigenen Aufgabenliste hinzugefügt.

Er kann auf 'Antwort sofort senden' oder 'Antwort vor dem Senden bearbeiten' klicken. Dann klickt er auf 'OK'.

Nachdem Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, können Sie sie als 'erledigt' kennzeichnen, indem Sie auf das Flaggensymbol klicken.

Die Aufgabe wird aus der Liste der täglichen Aufgaben im Kalender gelöscht.

Sie können sie mit allen Ihren Aufgaben aber weiterhin anzeigen, indem Sie in der Navigationsleiste auf 'Aufgaben' und in der Ordnerliste auf 'Vorgangsliste' klicken.

Erledigte Aufgaben werden durchgestrichen dargestellt.

Hier sind einige weitere Dinge, die Sie vielleicht hilfreich finden: Erstellen Ihrer eigenen Vorgangsliste und Kategorisieren persönlicher Aufgaben.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf 'Vorgangsliste', und klicken Sie auf 'Neuer Ordner'.

Sie könnten einen Tourordner erstellen und darin tourbezogene Aufgaben getrennt von Ihren persönlichen Aufgaben aufbewahren.

Das müssen Sie aber nicht tun, weil die 'Tägliche Aufgabenliste' im Kalender verwendet wird.

Ich möchte jedoch einfach Kategorien verwenden. Dazu wähle ich eine Aufgabe aus. Dann klicke ich auf 'Kategorisieren' und wähle eine Farbe aus.

Jetzt kann ich meine persönlichen Aufgaben schnell finden.

Ich habe den Kalender und die Aufgabentools als Hilfen beim Einrichten einer Promotiontour verwendet.

Die Tour wird aber nur zu einem Erfolg, wenn alle Mitglieder des Tourteams auf demselben Wissensstand sind. Als Nächstes gebe ich deshalb den Kalender frei.

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