Organisieren von E-Mail

Einfache Regeln erstellen

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Erstellen Sie Regeln auf Basis der Absender oder Empfänger von Nachrichten, verwenden Sie Regelvorlagen, und löschen Sie eine Regel, um das Organisieren Ihrer E-Mails zu unterstützen.

Erstellen einer Regel basierend auf dem Absender oder den Empfängern einer E-Mail
  1. Markieren Sie die Nachricht, für die Sie eine Regel erstellen möchten.

  2. Wählen Sie Start > Regeln aus.

    Basierend auf den Absendern oder Empfängern der Nachricht werden vorgeschlagene Regeln angezeigt.

  3. Wählen Sie eine Option aus:

    • Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Regeln und dann einen Zielordner aus, und klicken Sie dann auf OK.

    • Zum Anzeigen weiterer Regeloptionen basierend auf Absender, Empfängern oder Betreff wählen Sie Regel erstellen aus.

  4. Wenn Sie in Schritt 3 die Option Regel erstellen auswählen, wird das Feld Regel erstellen angezeigt.

  5. Aktivieren Sie in Wenn eine eingehende Nachricht alle gewählten Bedingungen erfüllt die Kontrollkästchen der gewünschten Bedingungen.

  6. Aktivieren Sie in Folgendes ausführen die Kontrollkästchen für die Aktion, die die Regel ausführen soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt sind.

  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben.

  8. Wählen Sie Ordner auswählen und dann einen vorhandenen Ordner aus, oder wählen Sie Neu aus, um einen Ordner zum Speichern der Nachrichten zu erstellen.

  9. Wählen Sie Erweiterte Optionen aus, um weitere Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen zur Regel hinzuzufügen.

  10. Befolgen Sie die restlichen Anweisungen im Regel-Assistenten, und wählen Sie dann OK aus.

Verwenden von Outlook-Regelvorlagen
  1. Wählen Sie Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.

  2. Wählen Sie im Feld Regeln und Benachrichtigungen die Option E-Mail-Regeln und dann Neue Regel aus.

  3. Wählen Sie in Schritt 1: Vorlage auswählen eine Vorlage aus der Liste der Vorlagen in Den Überblick behalten oder Auf dem Laufenden bleiben aus.

  4. Wählen Sie in Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten einen unterstrichenen Wert aus. Wenn Sie z. B. den Link Person oder öffentliche Gruppe auswählen, wird das Adressbuch geöffnet.

  5. Wählen Sie Weiter aus.

  6. Wählen Sie in Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die von den Nachrichten erfüllt werden müssen, damit die Regel angewendet werden kann.

  7. Wählen Sie in Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten einen unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Bedingung aus, und legen Sie dann den Wert fest.

  8. Wählen Sie Weiter aus.

  9. Wählen Sie in Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

  10. Wählen Sie in Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten einen unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Aktion aus, und legen Sie dann den Wert fest.

  11. Wählen Sie Weiter aus.

  12. Wählen Sie in Schritt 1: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen für die Regel aus, und wählen Sie dann Weiter aus.

  13. Wählen Sie in Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten einen unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Ausnahme aus, und legen Sie dann den Wert fest.

  14. Wählen Sie Weiter aus.

  15. Geben Sie in Schritt 1: Regelnamen eingeben einen Namen für die Regel ein.

  16. Aktivieren Sie in Schritt 2: Regeloptionen festlegen die Kontrollkästchen der gewünschten Optionen.

    • Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits im Posteingang befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Posteingang befinden.

    • Die neue Regel wird jetzt automatisch aktiviert. Wenn Sie die Regel deaktivieren möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren.

    • Damit diese Regel auf alle in Outlook konfigurierten E-Mail-Konten angewendet wird, aktiveren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.

  17. Wählen Sie Fertig stellen aus.

Löschen einer Regel
  1. Wählen Sie eine E-Mail aus.

  2. Wählen Sie Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.

  3. Wählen Sie in Regeln und Benachrichtigungen eine beliebige vorhandene Regel und dann Löschen aus.

  4. Wählen Sie zum Bestätigen Ja aus.

Weitere Tipps gefällig?

Weitere Kurse wie diesen finden Sie unter den LinkedIn Learning

Verwalten von E-Mails mithilfe von Regeln

Organisieren von E-Mails mithilfe von Posteingangsregeln in Outlook.com oder Outlook im Web

Möchten Sie bestimmte E-Mails, die Sie erhalten, automatisch in einen von Ihnen erstellten Ordner verschieben lassen?

Sie können das mit einfachen Regeln erledigen.

Wie Sie einfache Regeln erstellen, zeige ich in diesem Video.

In meinem Beispiel geht es darum, dass alle E-Mails mit dem Betreff "Skype for Business" in den von mir erstellten Projektordner "Skype for Business" verschoben werden.

Um eine Regel zu erstellen, wechsle ich im Register "Start" in die Gruppe "verschieben", direkt auf die Schaltfläche "Regeln" und wähle ganz unten den Befehl "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".

Im darauffolgenden Dialogfeld, im Register "E-Mail-Regeln", klicke ich direkt auf die Schaltfläche "neue Regel".

Sie landen direkt im Regelassistenten.

Dieser besteht aus mehreren Schritten.

Im ersten Schritt muss ich eine Vorlage auswählen.

Wenn ich die Vorlagen einmal anschaue, dann habe ich hier die zweite Vorlage "Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben".

Das ist genau die Regel, die ich suche.

Über den Regelassistenten haben Sie immer die Möglichkeit, mit einer Vorlage zu beginnen.

Nachdem ich die Vorlage mit einem Klick ausgewählt habe, wechsle ich zum zweiten Schritt.

Dieser untere Bereich hier wird häufig übersehen, nur als kleiner Tipp.

Im oberen Bereich habe ich die Vorlage ausgewählt.

Im zweiten Schritt muss ich die Regel bearbeiten.

Nach Erhalt einer Nachricht mit bestimmten Wörtern im Betreff und über den linkbestimmten Wörtern, habe ich die Möglichkeit "Skype for Business" festzulegen.

Ich klicke direkt auf "bestimmten Wörtern" und es öffnet sich ein weiterer Dialog.

Im Bereich "in Betreff zu suchende Wörter" schreibe ich jetzt "Skype for Business" [Tippgeräusch] und klicke direkt auf die Schaltfläche "hinzufügen".

Als kleiner Tipp, Sie können hier auch weitere Wörter eingeben, denn es kann ja vorkommen, dass Wörter falsch geschrieben werden.

In diesem Fall könnten die falsch geschriebenen Wörter hier eingefügt werden, denn die Regel prüft ja später die Nachrichten nach den Einträgen, die hier vorgenommen wurden.

In meinem Fall wird jetzt der Betreff nach "Skype for Business" durchsucht.

Ich bestätige hier mit Okay und als nächstes muss ich noch den Zielordner festlegen.

Also wohin sollen Nachrichten, die "Skype for Business" im Betreff stehen haben, verschoben werden?

Also klicke ich noch einmal auf "Zielordner".

Und hier im oberen Bereich, habe ich den Posteingang, wo mir alle vorhandenen Ordner aufgelistet werden.

Mein Posteingang ist hier schon aufgeklappt.

Das kann sein, dass das so zugeklappt ist und dass man das aufklappen muss In diesem Fall muss ich auch Projekte nochmal aufklappen, damit das wirklich hier in den Ordner "Skype for Business" verschoben wird, also wähle ich den Ordner aus und bestätige mit Okay.

In meinem Fall sind jetzt alle Bedingungen und Aktionen ausgewählt, deshalb kann ich hier unten direkt auf die Schaltfläche "fertig stellen" klicken.

In diesem Dialog hab ich jetzt die Möglichkeit die Regel sofort in meinem Posteingang anzuwenden und dafür gibt es diese Schaltfläche hier im oberen Bereich.

Und ich hab ja im Hintergrund einige E-Mails, wo im Betreff schon "Skype for Business" steht.

Wenn ich jetzt hier draufklicke, werden die E-Mails gleich weitergeleitet.

Ich mach das einfach mal.

Ich klicke direkt auf die Schaltfläche.

Ich wähle nochmal die Regel aus und klicke ganz unten auf "jetzt ausführen", danach schließe ich den Dialog und klicke auf Okay.

Wenn ich mir jetzt den Posteingang anschaue, sehe ich hier nicht mehr den Betreff "Skype for Business".

Sie sehen hier in meinem Ordner Projekte "Skype for Business" und es werden mir zwei neue ungelesene Emails angezeigt, wenn ich da direkt draufklicke, sehe ich, dass die E-Mails dahin verschoben wurden.

Dieses Video hat Ihnen aufgezeigt, wie Sie einfache Regeln zum automatischen verschieben von E-Mails erstellen können.

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